Как начинать и заканчивать рабочий день. Как экономить время в течение рабочего дня.

Ранний подъем. Это правило, конечно, условное. Если человек утренний, и если он встал позже 7:00, то день уже не задался. Однако в силах каждого человека отследить, в какое время дня он наиболее продуктивен, и провести эти часы с пользой.

Как экономить время:

-Если в вашем списке дел есть задача, которую можно выполнить менее чем за 2 минуты, сделайте ее безотлагательно.

-Выработайте привычку доводить дела до конца

-Не отвлекайтесь

-Составить два плана. Один - план на день. Другой - на неделю. Что это за планы? Начинать нужно с плана на неделю, в котором вы указываете одну наиболее приоритетную задачу, которую нужно выполнить.

-Составьте график дня

-Используйте чек-листы

Это задача или проект, разбитый на несколько шагов

- Возьмите на вооружение интеллект-карты

Для этого можно взять лист бумаги и по ее центру написать главную мысль, или цель, от которой прорисовать несколько векторов. Каждый вектор в свою очередь, будет родителем последующих.

-Выжимайте пользу с каждой секунды

-Анализируйте

Замеряйте время, затраченное на выполнение каждой рутинной задачи. После чего старайтесь улучшить показатели. Вы можете расти в двух направлениях:

Сокращать время, затраченное на конкретное задание;

Успевать сделать больше дел за один промежуток времени.

Как заканчивать рабочий день:

- День прошел — переверните страницу. Не отвлекайтесь на мысли о прошлых успехах или провалах.

-Более долгий рабочий день не равняется более высокой продуктивности. Ограничения — это возможности.

Не обманывайте себя надеждой, что сидение за столом каким-то образом приведет к тому, что работа будет сделана. Сделайте все возможное, чтобы закончить текущие задачи до конца нормального рабочего дня и не сидеть по ночам.

10) Составление рамочного плана дня.

Рамочный план дня это инструмент составления дневного распорядка

При составлении рамочного плана нужно помнить о следующих моментах:

- начало работы;

- спокойный час;

- график дневной продуктивности;

- регулирование пауз;

- график дневных «помех»;

- контроль за результатами дня;

- предварительное планирование следующего дня.

С помощью данного плана полезно составить также недельный рамочный план, причем Вы приобретете навык

в распределении дел по отдельным дням недели.

Интегрируйте в свой «идеальный день» и «идеальную неделю» также личные дела и цели,

касающиеся, например, семьи, занятий спортом, отдыха, культурных мероприятий, хобби, общения с друзьями и т.д.

 

Сам план выглядит так:

Время дня Задачи Примечания

 

9:00 - -

10:00 - -

13:00 - -

И так далее

Контроль и самоконтроль. Анализ прошедшего дня, оценка результатов.

Выявление и устранение причин потерь рабочего времени.

Основными причинами потерь рабочего времени можно назвать

опоздания; различные необоснованные перерывы;

безответственное отношение к работе

усталось из-за переработки, что в итоге снижает эффективность и подрывает мотивацию

Мероприятия по устранению потерь рабочего времени.

четкий график рабочего времени;

строгая дисциплина труда с целью ликвидации опозданий, прогулов и прочих необоснованных потерь рабочего времени;

точно соблюдать время на необходимые перерывы вроде обеда.

Нерациональное распределение времени как потенциальный источник стресса.

Стресс— совокупность реакций организма на воздействие различных неблагоприятных факторов–стрессоров (физических или психологических)

Эффект нехватки времени приводит не только к перегрузке человека и необходимости работать сверхурочно. Он вызывает и особый вид стресса - так называемый стресс нехватки времени.

Суть проблемы

Основная проблема нехватки времени – его неграмотное распределение. Большинству компаний свойственны следующие распространенные ошибки:

1. Работа без четкого плана. Вы беретесь за все подряд, не доделывая начатое, забывая о важных делах в пользу менее значимых. Все это ведет к снижению эффективности работы компании. Если у руководителя нет плана, работа, скорее всего, окончится крахом.

2. Неправильная оценка своих способностей и времени, затраченного на работу. Если не рассчитать, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи, менеджеры не смогут выполнить план на день, а потом и еженедельный и ежемесячный планы.

3. Отсутствие активности работника. Каждый работник должен выполнять только ту работу, которая входит в сферу его компетенции. Кроме того, сотрудник должен быть предельно мотивирован на то, чтобы выполнять свою работу качественно. К тому же нельзя избыточно перегружать рутинной работой (если это не является основной обязанностью), а это снижает эффективность.

4. Постоянная спешка. В спешке мы забываем о качестве выполненной работы и упускаем многие детали.

5. Нет мотивации. Мотивация крайне важна в любой работе, а лучшая мотивация – это денежное вознаграждение и достижение общей цели. Если же сотрудник не мотивирован, он будет медлителен и не внимателен к своей работе.

6. Нечеткость постановки задачи. Из-за неправильно поставленной задачи сотруднику приходится тратить время на уточнение нюансов и переделку уже сделанного. Время эффективной работы значительно уменьшается.