Делопроизводство в федеральных и муниципальных органах исполнительной власти

Документирование и организация работы с документами в федеральных и муниципальных органах исполнительной власти. Новое в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти. Государственные услуги в электронном виде. Проблемы межведомственного электронного документооборота. Данный раздел актуален не столько для руководителей федеральных и муниципальных органов власти, сколько всем специалистам для ориентации направлений взаимодействия в условиях распространения системы «государственных заказов».

Далее следуют не мене значимые, но вполне ожидаемые рубрики для обеспечения эффективности самого журнала: Архив организации, Школа заказчика, Формула успеха, Вопрос-ответ. Положительно можно оценить и тот факт, что редакция представляет план тематики освещения актуальных вопросов, однако по проблеме документационного обеспечения управления – небольшой процент из названных тем. Тем не менее, есть и такая тема как «Организация службы ДОУ с нуля». На сайте журнала выделена рубрика «Статьи» и среди них имеется «Документирование управленческой деятельности». Так в номере №7 за 2011 год отражены вопросы документационного обеспечения управления. Обзор документов представил С.Л. Кузнецов, к.и.н, консультант Федерального архивного агентства. Он уделил внимание отношению руководителей государства к организации работы с электронными документами. Он дал обоснование различий в понятии «электронный документ» в ФЗ «Об электронной подписи» №63 от 2011 года и ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Также обеспечил внимание понятиям «электронная цифровая подпись», «участники электронного взаимодействия» и значении старого и нового закона об электронной подписи. Кроме того автор обратился к иным законодательным актам, которые направлены на реализацию указанного закона и предлагает обратиться к таким актам как «Перечень документов (сведений), обмен которы­ми между органами и организациями при оказании государ­ственных услуг и исполнении государственных функций осуществляется в электронном виде», утв. распоряжением Правительства РФ от 17.03.2011 № 442-р, Планом мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот, утвержденным распоряжением Прави­тельства РФ от 12.02.2011 № 176-р. Далее в этой же рубрике «Статьи», но в ином подразделе, где речь идет об информационных технологиях размещена работа О.Г. Харитоновой,
и П.Н. Кочетковой о распространении в службе ДОУ нового понятия «ЕСМ». Они отмечают, что термину СЭД (система электронного документооборо­та) сотрудники служб ДОУ уже привыкли. Но рядом с аббревиатурой СЭД все чаще появляется новая - ECM, которая расшифровывается как enterprise content management -система управления контентом. Контент - понятие, неоднозначно переводимое на русский язык: это и «наполнение», и «информация», и «содержание». Контент - это все тексты, картинки, звуковые и видеофайлы, все то, что сейчас называют «мультимедиа». Документы, пе­реведенные в электронный вид, - тоже контент. Авторы уверены, что специалистам службы ДОУ необходимо изучить теорию классификации информации, основы информационной безопасности, модули управления потоками работ и внимательно изучать изменяющееся законодательство в этой области знаний. Главная роль службы ДОУ, по мнению авторов статьи, при организации работы с этим модулем (модуль управления web-контентом) - разработка такого порядка работы, чтобы содержание информационных порталов всегда отражало самую свежую информацию, чтобы не возникало противо­речий между информацией, помещенной на сайте, и дей­ствующими документами. А для работы с модулем совместной работы (collaboration) важно изучить основы проектной работы т. е. организации работы в рамках того или иного проекта.

В журнале №2 2011 года в рубрике «Документирование управленческой деятельности» размещена статья Рубрика "Документирование управленческой деятельности" В.И. Андреевой, к.и.н, о типичных ошибках специалистов ДОУ при внедрении системы электронного документооборота. Она полагает, что все специалисты, занимающиеся проблема­ми совершенствования работы с информационными системами, понимают значение и важность предпроектных исследований традиционного бумажного документооборота до создания про­екта СЭД. Она уверена, что с позиций традиционного делопроизводства регистрации подлежит подготовленный документ, а не его проект, а до­кументом проект становится только после подписания его руководителем организации или уполномоченным им лицом. Таким образом, документ должен быть распечатан, подписан и только потом зарегистрирован (получается, что дата реги­страции и регистрационный номер должны вноситься в до­кумент от руки). Поэтому автор приглашает специалистов к обсуждению проблемы. Ошибки в документировании - серьезное препятствие при создании СЭД.

В глобальной сети «Интернет» имеется возможность познакомиться с существованием журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» информация располагается на сайте Делопресс (http://old.delo-press.ru/magazines/documents/ [8].. Данный сайт располагает архивами журнала с 2002 года, но нет никаких известий о работе журнала во втором полугодии 2011 года и в 2012 году. Тем не менее, можно обратиться к вопросам отражения документационного обеспечения управления на страницах электронной версии журнала в предыдущие годы. Коллектив авторов не вызывает сомнения в компетентности, так как это преподаватели РГГУ, специалисты ВНИИДАД, преподаватели вузов, занятых в подготовке специалистов ДОУ, эксперты специализированных компаний, банков, журналисты и др.

Журнал предлагает возможности общения с подписчиками через почту, личный кабинет, семинары, и на станицах журнала. Чрезвычайно интересен подход к общению через конкурсы и с участниками конкурсов через их статьи. Так в 2011 году предлагались конкурсов для специалистов ДОУ:

«Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Кадровая служба и управление персоналом предприятия». На конкурс поступили статьи и пользователи сайта могут ознакомиться с экспертными заключениями, что очень важно для коррекции своих представлений специалистов ДОУ, особенно небольших организаций, где существует необходимость совмещения функций. Cогласование проектов документов при помощи MS Outlook

Так на статью Н. Беляевой по теме «Cогласование проектов документов при помощи MS Outlook» дает заключение Н.А. Храмцовская (компания ЭОС). Она отмечает, что статья интересна тем, что описывает реально работающую в коммерческой организации технологию согласования документов, построенную на базе простых общедоступных средств. Несомненным достоинством является живой стиль изложения, не сводящейся к цитированию внутренних нормативных документов компании, а также то, что автор не скрывает «проблемных» мест описываемой технологии.

Также в сети Интернет можно ознакомиться с журналом «Справочник секретаря и офис-менеджера», который стал выходить в электронном формате. Электронная версия - полное отражение журнала, от содержания до дизайна, с дополнительными интерактивными сервисами, необходимыми для оперативной работы. Она выходит с июля 2009 г. ежемесячно (http://e.sekretariat.ru/e/about/) [9]. Пользователи сети- читатели журнала могут ознакомиться с содержанием каждого номера, но редакция использует такой прием мотивации - поддержки интереса к чтению, что располагает содержание рядом с информацией о домашнем задании от научного редактора – В.И. Андреевой. Оригинаm и возможность голосования за материал статей по критериям «Понравилось» и «Не понравилось». Однако свободный доступ к тексту возможен только через преодоление дополнительного ограничения-авторизации и подписки. Содержание номера дает представление о содержании раздела «Школа профессионального секретаря». Так в №12 2012 года секретарь уточняет ситуацию работы с документами по расторжению трудового договора в связи с аморальным поступком работника и деятельность по уничтожению с истекшими сроками хранения. На сайте имеется возможность прямого доступа к тексту ранее вышедших номеров, но снова через ограничение – отбор ряда демонстрационных версий делает сама редакция (например, указаны номера за 2010, отдельные за 2009, поэтому пользователь ограничен в анализе всей системы информации, т.е. базы данных, кроме анонсов за все последние четыре года.

К сожалению, поиск необходимых статей также имеет ряд ограничений для пользователя в том случае, если его интересует только тема и он может дать ключевые понятия. Однако если не укажет автора или выпуск, название, то поиск не дает результатов. Среди положительных черт отмечаем то, что с журнала можно перейти на сайт портала для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней, где находим среди рубрики «новости» необходимую для нас информацию эксперта журнала о подготовке отчета о работе службы ДОУ за год (http://www.sekretariat.ru/) [10]

Ранее речь шла о журнале «Делопроизводство». Главным редактором которого являлась Т.В. Кузнецова, а ее заместителем М.В. Ларин. Естественно, что в составе редакционной коллегии работали преподаватели РГГУ, Поэтому рейтинг журнала всегда высок. Как уже отмечали в журнале отражена и история делопроизводства и архива, теория и практика работы с документами. Имеется специальный раздел «Компьютерные технологии». Однако вопросы документационного обеспечения управления хоть и отражены в журнале, но не доминируют среди иных тем. Главное, что важно для современного специалиста ДОУ-это возможность электронного доступа. Данный журнал имеет электронную версию за многие годы его существования, которая доступна на сайте компании "Термика" (www.termika.ru) на сайте Центра компетенции по документационному обеспечению управления (www.edou.ru).

Для управленцев и их помощников- секретарей очень полезны статьи:

Кузнецова Т. В. Изменения в законодательной правовой и нормативно­методической базе документационного обеспечения управления: 2009–2010 гг. // Делопроизводство, 2011, № 1;

Кузнецов С. Л. Новый стандарт на системы электронного делопроизводства // Делопроизводство, 2011, № 1

Кузнецов С. Л. Электронное правительство и организация межведомственного электронного документооборота // Делопроизводство, 2010, № 3;

Непосредственно отражены вопросы организации службы ДОУ. И вновь анализ публикаций по датам выхода в свет статей отражает соотношение свободы деятельности специалистов ДОУ и степень их ограничения. Впервые поднимается вопрос и об уголовной ответственности, но в последующие годы не находит своего развития на страницах журнала.

Если электронная версия журнала (и бумажная) «Справочник секретаря и офис-менеджера» обратилась к возможности введения раздела «Обсуждаем практические ситуации», то журнал «Делопроизводство» и его электронная версия рассматривал это явление через основательные статьи с обоснованием и вариантами рекомендаций. Коссов И. А. Правовые требования к документационному оформлению расторжения трудового договора по инициативе работника // Делопроизводство, 2008, № 2; Коссов И. А. Правовые требования к разработке правил внутреннего трудового распорядка организации // Делопроизводство, 2008, № 4; Коссов И. А. Требования к документированию процесса рассмотрения трудового спора в комиссии по трудовым спорам // Делопроизводство, 2008, № 3; Коссов И. А.Особенности документационного оформления расторжения трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников // Делопроизводство, 2009, № 2;, Лушников А. М. Защита персональных данных работника (сравнительно ­правовой комментарий гл. 14 Трудового кодекса РФ) // Делопроизводство, 2009, № 4, 2010,, №1 Коссов И. А. Гражданско ­правовые договоры, связанные с трудом: требования к содержанию и форме // Делопроизводство, 2011, № 2;

Таким образом, рассмотрев только ряд из имеющихся сегодня электронных версий специализированных профессиональных изданий или электронных журналов для специалистов ДОУ можно сделать вывод о наличии имеющееся возможности обращения к тексту по необходимой теме – «документационное обеспечение управления». Однако в условиях отсутствия единой базы данных по всем имеющимся журналам и рубрикам этих журналов найти необходимые ответы на запросы затруднительно. В тоже время сам поиск при условии достаточного времени может обнаружить и те аспекты, которые специалист не предполагал в своей деятельности, но прочтение статей или разделов даст определенное направление личного профессионального совершенствования не только специалиста ДОУ, но прежде всего руководителя учреждения, который сегодня «обязан» разрабатывать значительное число локальных актов.

Отчасти поэтому с сентября 2012 года значительное число потребителей услуг Интернета подписались на личную доставку «горячих» документов через услуги СПС «Консультант плюс». Однако это не решает проблему в полном объеме при внедрении электронного документооборота в управленческой деятельности образовательного учреждения.