Описание организации и проведения технического аудита

Общие положения

4.1.1 Целью проведения технического аудита является повышение уровня безопасности движения на полигоне ОЖД на основе систематизированного и последовательного анализа и оценки деятельности структурных подразделений железной дороги, филиалов, дирекций ОАО «РЖД», дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД», действующих на полигоне ОЖД.

4.1.2 Проведение технического аудита направлено на повышение уровня технического обслуживания и эксплуатационной деятельности структурного подразделения в целом, так как способствует раннему выявлению проблем, поиску их коренных причин, предотвращению появления проблем, определению рисков и управлению ими.

4.1.3 Технические аудиты подразделяются на:

- аудиты 1-го уровня (организуют и проводят сами структурные подразделения железной дороги, филиалы, дирекции ОАО «РЖД», дочерние и зависимые общества ОАО «РЖД», действующие на полигоне ОЖД) – организуются по процессам структурных подразделений – аудит процессов.

Аудит процесса – этот аудит предназначен для оценки качества процесса выполнения работ или способов выполнения операций процесса. Поэтому, главная цель данного вида аудита заключается в проверке способности процесса обеспечить требуемый уровень обеспечения безопасности движения поездов. В ходе аудита процесса, основными задачами являются:

- Проверить идентификацию процессов – т.е. в ходе аудита проверяется наличие декомпозиции процессов (в соответствии с «методическими рекомендациями по декомпозиции процессов, связанных с вопросами обеспечения безопасности движения, в деятельности структурных подразделений», указание №Н-141/у от 25.04.2011).

- Проверить установление требований к процессу – т.е. в ходе аудита проверяется наличие формализованных описаний процессов (паспорт процесса, матрица ответственности по процессу).

- Проверить соблюдение установленных требований к процессу – т.е. в ходе аудита проверяется выполнение необходимых условий осуществления процесса (наличие подходящего оборудования, персонала, ресурсов и т.п.).

- Оценить параметры производительности и качества процесса – т.е. необходимо оценить, на сколько реальные параметры производительности и качества процесса соответствуют установленным параметрам в документации (например, в картах процесса или регламентах).

- Определить проблемные этапы (операции) выполнения процесса - т.е. в ходе аудита выявляются те элементы процесса или условия выполнения процесса, которые приводят к нарушению требований по безопасности движения (отказам) или снижению производительности процесса.

- Проверить соответствие процесса нормативным и регламентирующим документам - т.е. в ходе аудита проверяется насколько правила выполнения процесса, представленные в документах соответствуют реальной работе.

- Проверить действенность и целесообразность оформляемой документации по процессу – часто бывает, что процесс со временем изменяется, изменяются его параметры и условия выполнения отдельных операций, а документация остается прежней. Аудит процесса позволяет выявить документы, требующие изменений или отмены.

- аудиты 2-го уровня (организует и проводит аппарат главного ревизора дороги по безопасности движения) – организуется по системе взаимосвязанных процессов филиалов, дирекций, дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД», действующих на полигоне ОЖД – аудит системы.

Аудит системы – этот аудит предназначен для оценки работы всей системы менеджмента безопасности движения службы, дирекции или филиала. Главная цель данного вида аудита заключается в оценке результативности и эффективности работы СМБД.

В ходе аудита системы, основными задачами являются:

- Оценка и фиксация фактического состояния системы безопасности движения - т.е. в ходе проверки определяется, насколько внедрены требования СМБД, как выполняется работа по процессам и соответствует ли эта работа требованиям СМБД;

- Выявление несоответствий в работе СМБД - в ходе проверки выявляются, какие требования СМБД не выполняются, что в работе подразделения не соответствует требованиям СМБД;

- Проверяется стимулирование правильного отношения сотрудников к требованиям СМБД - аудит проводится не только с целью определить, соответствует СМБД требованиям или не соответствует, но также и с целью провести тренинг сотрудников, с целью еще раз обратить их внимание на необходимость работать по документации системы.

- Проверка соответствия нормативной документации требованиям «Функциональной стратегии обеспечения гарантированной безопасности и надежности перевозочного процесса ОАО «РЖД» - т.е. в ходе аудита проверяется насколько разработанная документация отражает требования «Положения о порядке создания систем менеджмента безопасности движения в холдинге «РЖД» и осуществления деятельности в сфере менеджмента безопасности движения с учетом Функциональной стратегии обеспечения гарантированной безопасности и надежности перевозочного процесса», утвержденной распоряжением ОАО «РЖД» от 17.12.2009г. №2608р и стандарта ИСО 9001:2008.

- Проверка выполнения мероприятий по улучшению (корректирующих и предупреждающих действий) – в ходе аудита проверяется статус выполнения мероприятий по улучшению, которые были разработаны по результатам предыдущего аудита или являются мероприятиями отдельного плана по улучшению работы СМБД.

4.1.4 План технического аудита формируется после подведения итогов работы за прошедший год. В зависимости от срочности решения проблем и их значимости, технические аудиты могут быть проведены вне плана, по решению вышестоящего руководства непосредственно после ревизорской проверки или в течение определенного руководством времени.

4.1.5 Если до технического аудита в структурном подразделении был проведен аудит СМК, ревизии и другие проверки руководитель подразделения (владелец процесса) обязан представить его результаты группе технического аудита.

4.1.6 Аудиторы, прошедшие соответствующую подготовку как аудиторы СМБД и СМК, могут проводить совместно комплексный аудит.

4.1.7 При проведении технического аудита структурных подразделений хозяйства (дирекции) группа технического аудита может подразделяться на подгруппы. Руководитель группы технического аудита анализирует отчеты аудиторских подгрупп и составляет общий отчет.

4.1.8 Технический аудит проводится по следующим этапам:

а) подготовительный этап;

б) этап проведения технических аудитов процессов, связанных с вопросами обеспечения безопасности движения, в структурных подразделениях службы (дирекции, филиала, ДЗО);

в) этап разработки корректирующих и предупреждающих действий по результатам проверки;

г) этап проведения контрольных проверок и повторных (надзорных, инспекционных) технических аудитов.

Ответственность

4.2.1 При проведении аудита 1-го уровня руководитель структурного подразделения (владелец производственного процесса) несёт ответственность за:

а) разработку приказа о проведении технического аудита;

б) своевременное информирование персонала предприятия (подразделения) о целях, сроках и объемах предстоящего технического аудита;

в) назначение руководителя аудиторской группы;

г) предоставление всей необходимой информации и документов по требованию аудиторов.

д) своевременную разработку и полноту реализации утверждённого плана корректирующих действий и предупреждающих мер;

е) своевременное формирование и предоставление установленным порядком отчётов о ходе реализации утверждённого плана корректирующих действий и предупреждающих мер.

4.2.2 При проведении аудита 2-го уровня:

4.2.2.1 Главный ревизор несет ответственность за:

а) разработку приказа о проведении технического аудита;

б) назначение руководителя аудиторской группы;

в) своевременное информирование руководителя структурного подразделения о целях, сроках и объемах предстоящего технического аудита;

г) проведение аудита в намеченные сроки;

д) своевременное формирование и предоставление установленным порядком отчётов о проведенном аудите ходе реализации утверждённого плана корректирующих действий и предупреждающих мер.

4.2.2.2 В рамках проведения аудита 2- го уровня владелец процесса (руководитель структурного подразделения железной дороги, филиала, дирекции ОАО «РЖД», дочернего и зависимого общества ОАО «РЖД», действующего на полигоне ОЖД) несет ответственность за:

а) назначение полномочного представителя, а также сопровождающих лиц для решения всех вопросов, связанных с организацией и проведением аудиторской проверки;

б) предоставление всей необходимой информации и документов по требованию аудиторов.

в) своевременную разработку и полноту реализации утверждённого плана корректирующих действий и предупреждающих мер;

г) своевременное формирование и предоставление установленным порядком отчётов о ходе реализации утверждённого плана корректирующих действий и предупреждающих мер.

4.2.3 Руководитель группы технического аудита несет ответственность за:

а) разработку плана конкретного технического аудита;

б) распределение обязанностей между аудиторами;

в) обеспечение аудиторов необходимой документацией;

г) внесение изменений, если это необходимо, в распределение обязанностей между аудиторами;

д) проведение технического аудита;

е) доведение до сведения руководителя проверяемого подразделения информации обо всех выявленных несоответствиях;

ж) утверждение отчетов о техническом аудите;

з) точность, полноту, достоверность и своевременность составления итогового отчета и его рассылку;

и) обеспечение контроля за разработкой необходимых корректирующих действий и предупреждающих мер;

к) обеспечение проверки соответствия разработанного плана корректирующих действий и предупреждающих мер утверждённому итоговому отчету о техническом аудите.

4.2.4 Аудиторы при проведении технического аудита несут ответственность за:

а) объективность и беспристрастность процесса технического аудита;

б) сбор и анализ доказательств, необходимых для оценки соответствия проверяемой деятельности (системы) критериям аудита (объективных свидетельств аудита);

в) ведение и сохранение записей в ходе аудита;

г) сохранение конфиденциальности.

4.2.5 Сопровождающие должны оказывать помощь группе по техническому аудиту и действовать по просьбе руководителя группы. В их обязанности входит:

а) обеспечение контактов и назначение времени для бесед с персоналом проверяемой организации;

б) обеспечение доступа для посещений аудитором определенных участков организации;

в) обеспечение соблюдения правил техники безопасности и ознакомление группы технического аудита с такими правилами.

Технический аудит процесса

4.3.1 Цель технического аудита процесса состоит в получении информации о процессе, позволяющей оценить процесс по отношению к требованиям, предъявляемым к его функционированию, управлению, результативности и эффективности, выходам и степени удовлетворенности потребителя. Технический аудит процесса основан на:

- анализе документов, регламентирующих процесс;

- проведении интервьюирования сотрудников, выполняющих процесс;

- анализе полученной информации о деятельности, в частности, по корректирующим и предупреждающим действиям, проводимым в процессе.

4.3.2 Технический аудит процесса по времени проведения может быть разделен на:

- плановый аудит (проводится в соответствии с установленным планом проведения аудитов);

- внеплановый аудит (проводится по требованию владельца процесса либо вышестоящего руководителя).

4.3.3 Для проведения опроса и правильных выводов о состоянии процесса аудитору рекомендуется использовать процессную модель (рисунок А).

Рисунок А – Общий вид процессной модели

Аудитор проверяет и анализирует процесс, а владелец процесса предоставляет информацию:

а) по документированию и анализу процесса,

б) по инфраструктуре процесса (например, состояние пути, тягового подвижного состава, вагонов, станков, производственной линии, измерительных средств, оснастки, зданий, сооружений и др.);

в) по обслуживанию инфраструктуры и предупредительной деятельности, направленной на обеспечение безопасности движения;

г) по необходимому обучению, знаниям или навыкам для результативной работы персонала в процессе;

д) о показателях результативности, измеряющих удовлетворенность потребителя;

е) об использовании статистических методов для наблюдения за поведением процесса;

ж) о достаточности и актуальности необходимых инструкций, процедур или записей для поддержания и улучшения деятельности процесса;

з) о проведении деятельности по планированию, разработке, организации работ и оценке результативности выполненных КД и ПД..