Поиск конкретных документов с известными реквизитами

 

Если ищется конкретный документ, то в этом случае, как правило, известны какие-либо реквизиты документа: номер документа, вид документа, принявший орган, (примерное) название, (примерная) дата принятия. Таким образом, для поиска конкретных документов обычно используются поля «Номер», «Название документа», «Вид документа», «Принявший орган», «Дата», «Номер в Минюсте», «Дата в Минюсте».

При таком виде поиска следует определить, какие реквизиты документа известны (хотя бы приблизительно), и задать их в соответствующих полях Карточки поиска. Если реквизиты известны приблизительно, то следует задать несколько возможных значений, соединив их логическим условием ИЛИ (для поля «Дата» задать диапазон дат). Очевидно, что наличие точных реквизитов документа позволяет его найти без особого труда.

Поиск документов в системе основан на принципе последовательного сужения круга соответствующих запросу документов. При заполнении полей Карточки поиска следует обращать внимание на информацию в нижней части Карточки поиска о количестве документов из разных ИБ, удовлетворяющих запросу. После заполнения очередного поля количество документов, удовлетворяющих запросу, будет уменьшаться. Указанная информация поможет принять решение: сформировать список или уточнить запрос. Обычно достаточно заполнить не более двух-трех полей.

Наиболее простой для поиска необходимого документа вариант — тот, когда известен номер документа: в большинстве случаев достаточно указать только этот реквизит. Следующим по эффективности поиска документа является поле «Название документа». Поля «Вид документа», «Принявший орган» и «Дата» (если дата принятия документа известна не точно, а только приблизительно) обычно используются для уточнения запроса. Поля «Номер в Минюсте» и «Дата в Минюсте» используются редко.

 

Поля «Номер», «Вид документа», «Принявший орган», «Номер в Минюсте»

 

Выбор значений в словарях полей «Номер», «Вид документа», «Принявший орган», «Номер в Минюсте» проводится по одному алгоритму. Установив курсор на поле, следует начать набирать требуемое значение. Автоматически откроется словарь, где в поисковой строке появятся набранные символы. При наборе каждого последующего символа встроенный в словарь поля фильтр будет оставлять в словаре только те значения, которые соответствуют набранному в поисковой строке фрагменту. В зависимости от выбранного условия действия фильтра (оно указано справа от поисковой строки) останутся те значения, которые начинаются с заданного фрагмента, либо те, в которые фрагмент входит любым образом. Требуемое значение набирать в поисковой строке полностью не обязательно: как только в словаре останется немного значений, можно визуально найти нужное и отметить его галочкой.

Если набрано значение, которого нет в словаре, то оно в строке поиска изменит цвет на красный.

Если номер сложный и содержит символы (/, @ и пр.), то бывает удобно установить условие действия фильтра «Любое вхождение» и задать только фрагмент номера.

Неверно набранный символ можно удалить с помощью клавиши Backspace. Полностью очистить поисковую строку можно с помощью кнопки , расположенной справа от поисковой строки.

Если в поле надо занести только одно значение, достаточно в словаре установить на него курсор и нажать кнопку «В карточку», расположенную в нижней части окна поля, либо нажать клавишу Enter.

Словарь поля «Принявший орган» отличается от словарей других полей тем, что имеет две колонки: в правой представлены полные названия органов, а в левой — их общепринятые сокращения и аббревиатуры. В поисковой строке можно задавать любой вариант.

 

Поле «Название документа»

 

Поле «Название документа» содержит три вкладки «Основной поиск», «Расширенный поиск» и «Поиск со словарем». Большинство поисковых задач можно решить, используя вкладку «Основной поиск». В этом случае система сама подберет необходимые параметры поиска, обеспечивающие оптимальный результат.

Запрос в этой вкладке может состоять из одного или нескольких слов, цифр, дат, номеров и т.д., введенных через пробел. Установив курсор на поле «Название документа», просто набираем одно или несколько слов или целую фразу. В результате будут найдены документы, в названии которых содержатся все эти слова (причем в любом порядке и с любыми окончаниями). Если название документа известно только приблизительно, указывайте те слова, которые отражают его суть и точно в нем присутствуют.

 

Поле «Дата»

 

Поле «Дата» имеет две вкладки — «Словарь» и «Диапазон». Вкладка «Словарь» используется, если точно известна дата принятия документа. Нужную дату следует задать с клавиатуры, но без набора разделительных точек.

Если же дата приятия документа известна примерно, то следует воспользоваться вкладкой «Диапазон», в которой задается временной период. В этой вкладке можно задать и дату точно. Весь список возможностей задать временной период таков:

Точно

С... по...

Раньше

Позже

Даты можно задавать с клавиатуры (разделительные точки не набираются) или же воспользоваться встроенным календарем.