Принципы классификации деловых писем могут быть различными. — КиберПедия 

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого...

Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни...

Принципы классификации деловых писем могут быть различными.



  1. По теме письма разделяются на коммерческие и собственно деловые.
    Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнёрами).
    Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.
  2. По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. Последние, в свою очередь, подразделяются на письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).
  3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные.
    Циркулярные письма - это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинённым инстанциям (организациям).
    Обычные письма направляются одному получателю.
  4. По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные.
    В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой.
    Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.
  5. По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение, как то: договоры, оферта, рекламация), электронные письма и факсы. Последние два вида писем используюбтся когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.
  6. По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определённого формата бумаги. Последний вид писем тем не менее предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.
  7. По цели письма подразделяются на информационные ("полезные"), создаваемые с целью передать информацию и документы, призванные повлиять на адресата (рекламные письма).

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а следовательно, составляется с учётом разных аспектов. Так, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре - чаще всего регламентированным, по цели – информационным. Всё перечисленное влияет и на форму, и на языковые особенности данного вида писем.



Перечислим основные факторы, влияющие на текст и форму делового письма:

  • кто пишет письмо (адресант);
  • получатель (адресат);
  • тема;
  • цель;
  • функция письма;
  • сколько вопросов будет обсуждено в письме;
  • каким образом оно будет отправлено;
  • существуют ли строго регламентированные формы (требования ГОСТа) для этого вида писем.

Таким образом, составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два основных момента: 1) оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства; 2) текст самого письма. Оба момента одинаково важны.

Любое деловое письмо имеет следующую структуру:

Реквизиты отправителя (адресанта);

  1. Реквизиты получателя (адресата);
  2. резолюция руководителя;
  3. заголовочная часть;
  4. текст письма;
  5. подписи составителей письма.

Текст рассматриваемых документов, как и любого другого вида деловых писем, должен включать следующие части: 1) обращение, 2)вводную часть, 3)основную часть, 4)заключение.



В обращении, как правило, используются стандартные языковые формулы: Уважаемый г-н Степанов!; Многоуважаемый господин директор!; Уважаемые господа! (если получатели письма неизвестны); Уважаемые коллеги! (используется в общении людей одной профессии); Господин президент! (обращение без фамилии принято, если адресат является должностным лицом органа власти, депутатом, презтдентом (председателем) общества, компании, фирмы и т.п.) Если адресат вам хорошо знаком, лучше использовать менее официальные формулы: обращение по имени-отчеству или только по имени: Глубокоуважаемая Анна Петровна! Дорогая Анна! Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить. Если письмо не адресовано конкретному лицу, обращение можно опустить.

В вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

Ниже приводятся типичные языковые формулы, используемые в вводной части письма.

Письмо-запрос В целях ознакомления с...
Письмо-предложение (оферта) В ответ на Ваш запрос от... В подтверждение нашей предварительной договорённости... Зная Вас как надёжного партнёра... В соответствии с Вашей просьбой... Согласно контракту №... от... ООО "Полюс" в связи с ... представляет на Ваше рассмотрение следующее предложение...
Письмо-рекламация К большому сожалению... С сожалением...
Письмо-ответ В ответ на Ваше письмо от... В ответ на Ваш запрос от... Нами рассмотрены Ваши предложения... Подтверждаем получение... В связи с...

Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма.

Ниже приводятся типичные языковые формулы, используемые в основной части письма.

Письмо-запрос Прошу предоставить информацию... ...просим выслать...
Письмо-предложение (оферта) ...направляю Вам... ...высылаю Вам перечень предложений... ...мы с удовольствием предлагаем Вам... Наша компания имеет честь предлождить Вам... ООО "Стройсервис" предлагает изготовление...
Письмо-рекламация (Официально) заявляем Вам рекламацию на.../в отношении... Направляем Вам товар /рекламацию/ рекламационный акт... Сообщаем Вам, что... Мы вынуждены поставить Вас в известность, что... Ставим Вас в известность, что... Доводим до Вашего сведения...
Письмо-ответ ...сообщаю Вам, что... ...информируем Вас, что...

Заключительная часть одноаспектного письма обычно представляет собой формулы вежливости. Если же письмо является сложным, многоаспектным, эта часть письма может быть более развёрнутой.

Ниже приведены типичные языковые формулы, используемые в заключительной части письма.

Письмо-запрос Письмо-предложение (оферта) В ожидании Вашего согласия... Выражаем надежду на продолжение нашего сотрудничества... Заранее благодарны... Просим выслать... в течение недели... Надеемся получить ответ в ближайшее время... В ожидании скорого ответа... Искренне Ваш... С уважением...
Письмо-рекламация -
Письмо-ответ - -

Текст письма в среднем должен заниматьоколо одной страницымашинописного текста и ни в коем случаене должен превышать трёх машинописных страниц.

Рекомендации, которые дают российские и зарубежные специалисты, весьма различаются, что связано как с национальной традицией написания писем, так и с особенностями общественно-политического строя. Однако ряд требований является интернациональным. К ним относятся следующие:

  1. Выбирая форму документа, ставьте себя на место получателя.
  2. Применяйте слова в их прямом значении, старайтесь избегать неоднозначности.
  3. Делайте каждое предложение точным и завершённым, насколько это возможно.
  4. Используйте одно предложение для выражения только одной, главной, мысли. Прежде чем объединять в одно предложение два разных суждения, следует подумать, с какой целью вы это делаете.
  5. Написав предложение, обязательно отредактируйте его. Для этого прочитайте предложение вслух, обращая внимание на ряд моментов: а) стиль изложения (с одной стороны он не должен быть разговорным, с другой - не должен быть чрезмерно синтаксически сложным); б) длину предложения (не более 20 слов); в) порядок слов; г) выбор слов (избегайте жаргона, лишних слов и т.п.) и однозначность их прочтения; д) правильное применение местоимений; е) форму подлежащего и сказуемого (они должны быть согласованы); ж) время, в котором употребляются глаголы.
  6. Перед тем как отправить документ, отредактируйте его текст и проверьте: а) грамматику, б) длину текста, в) ясность смысла. Не стоит посылать ответственное письмо сразу после написания: следует выждать не менее 24 часов, затем ещё раз перечитать его, внести правку, если она необходима, и только затем отправить.
  7. Не акцентируйте внимания только на деталях, проверьте весь текст в целом и оцените, правильно ли он составлен с точки зрения стоящей перед вами задачи.
  8. Проверьте правильность написания имён.
  9. Проверьте правильность употребления формы подлежащего (подлежащее - сочетание слов: субъект действия отождествляется не с отдельным лицом, а с его собирательным статусом).
  10. Применяйте знакомые, правильные образцы писем аналогичного содержания.
  11. Не злоупотребляйте аббревиатурами; при первом употреблении аббревиатуры в тексте письма дайте её расшифровку.

Ниже приводятся языковые отличия, которые необходимо учитывать при составлении писем за рубеж.

Рекомендации иностранных специалистов Рекомендации российских специалистов
Применяйте простые синтаксические конструкции, начинающиеся с ключевого слова Основная информация (ключевое слово) находится в конце предложения
Используйте активный залог Используйте пассивный залог
В ряде писем желательна высокая эмоциональность Желателен сдержанный тон письма; требования к стилю - объективность, нейтральность
Обращайтесь к людям так, как они вам представились Обращайтесь к людям так, как того требует российский деловой этикет
Важно учесть: а) особенности личности получателя (его ожидания, симпатии); б) производимое впечатление (тон письма); в) ожидаемый эффект (должно ли письмо влиять на получателя или только информировать его); г) шанс на прочтение (будут ли письмо читать в любом случае или сначала надо завоевать внимание получателя) В первую очередь необходимо ориентироваться на общепринятую форму составления письма. Письмо должно быть выдержано в тоне, принятом для деловой коммуникации. Для увеличения шансов на прочтение письма имеет смысл повторить основной тезис документа как в начале, так и в конце текста

В большинстве случаев коммерческие письма представляют собой традиционные почтовые отправления, хотя в последнее время все более популярными видами коммерческой корреспонденции становятся факсы и электронные сообщения.

Реклама в деловой речи.

Общая характеристика рекламы как вида делового текста.
Рекламный текст - особый вид делового текста. Реклама (фр. reclame от лат. reclamo - "выкрикиваю") - это информация о товарах, различных видах услуг с целью оповещения потребителей и создания спроса на товары и услуги. Известный специалист по рекламе Д.Огилви пишет, что рекламными текстами интересуются в среднем 5% общего числа читателей газет и журналов, и это совсем не мало. Реклама пропагандирует достоинства товара, что бы повысить его популярность.

Цели рекламного текста:

  • привлечение внимания
  • сообщение информации
  • воздействие, приводящее к подсознательному утверждению и закреплению материала (убеждение).

Отношения, возникающие в процессе производства, размещения и распространения рекламы на рынках товаров, работ, услуг Российской Федерации, регулируются Федеральным законом от 18.07.1995 № 108-ФЗ "О рекламе".

Рекламный текст включает следующие элементы:

  • заголовок;
  • рекламный лозунг (слоган);
  • зачин (первая строка текста, вступления);
  • серия зачинов строфы для текстов большого объёма;
  • основная часть;
  • конец текста (заключение).

Как уже говорилось, основными целями рекламного текста являются аттракция (привлечение внимания), убеждение и информирование. Д.Огилви утверждает, что ему известно 96 рекламных приёмов. Рассмотрим лишь некоторые из них.

В процессе восприятия рекламного текста должно включаться как произвольное, так и непроизвольное внимание читателя. Произвольное внимание характерно для ситуации, когда читатель сознательно хочет получить информацию. Соответственно рекламный текст обязательно должен включать информационный блок, сообщающий не только о достоинствах предлагаемого товара, но и фирме, предлагающей этот товар, местах, где его можно приобрести, возможно, о цене товара.

Однако, большинство рекламных текстов создаются не только с целью информировать и убедить в покупке заинтересованную аудиторию, но и для того, что бы переключить на данный объект внимание других людей. Соответственно любой рекламный текст прежде всего должен быть рассчитан на непроизвольное внимание читателя.

Известно, что существуют сильные позиции текста, обращающие на себя непроизвольное внимание адресата. Непроизвольное внимание включается, когда наше сознание концентрируется на тексте самой рекламы как сильного раздражителя.

К числу наиболее сильных раздражителей относится заголовок текста, помогающий читателю определить, интересует ли его данное предложение. В среднем заголовки читают в пять раз чаще, чем сами тексты. Отсюда и особые требования к заголовку, призванному выполнять тройную функцию: привлечение внимания, первичное информирование и убеждение.

Заголовок размещается в самом начале рекламного объявления. В заголовке важны содержание текста (характеристика фирмы, товара, его цены), использованные языковые средства выразительности, особенности графического выделения, место рекламного слогана.

Заголовок может представлять собой:

  • название фирмы или рекламный слоган (Компьютеры Cash and Carry. Свободный доступ к низким ценам);
  • рекламный слоган и название фирмы (Мы умеем продавать дешевле. Свега);
  • Рекламный слоган, включающий название фирмы (Electrolux сделает жизнь легче);
  • название фирмы и рекламный слоган, ключевое выражение (тезис) основного текста (LG.Life`s good. СУПЕРпредложение!);
  • Название рекламируемого товара и рекламный слоган, включающий название фирмы (Siemens mobile. Ультра [сеть салонов связи] атакует. ЦЕНЫ ОТСТУПАЮТ);
  • и т.п.

В последнее время в рекламе крупных фирм заголовок часто заменяется названием фирмы (её логотипом). В основном этот приём применяется, когда само название фирмы содержит элемент убеждения.

Нередко в заголовках используют поговорки, крылатые выражения ("Куда Макар телят не гонял?"; "132 шипа и 33 удовольствия для тех, кто за рулём, от магазинов КОЛЕСО"). Их образность привлекает внимание; слова, с помощью которых трансформируется поговорка или крылатое выражение, представляют собой ключевые слова и, следовательно, сообщают необходимый минимум информации о товаре.

Если в рекламном тексте есть иллюстрации, то заголовок помещают сразу после них или рядом с ними.

Заголовок может:

  • обещать читателю какую либо пользу или выгоду ("Окна нового поколения и свежий воздух в подарок!" - реклама оконного завода "Пластбург");
  • содержать новости, полезную информацию (в роли новости может выступать как объявление о появлении нового товара, так и о повышении качества старого продукта или о новом способе его применения; рекламу с новостями читают на 22% больше людей, чем рекламу без новостей);
  • содержать название рекламируемого продукта, иначе 90% читателей не поймут, о чём реклама;
  • содержать информацию о доступности товара по цене для большинства покупателей или о снижении цены на товар, скидках, специальных акциях и т.п.("Наша техника АКЦИЯ!!! Месяц без торговой наценки!");
  • включать сведения, подтверждающие надёжность фирмы ("Сонар. Заказ, доставка, гарантия. Нам 8 лет!");
  • носить юмористический характер ("Чувствуешь себя как селёдка в бочке? Да ещё и "под шубой"? - реклама в метро дезодоранта "Rexona");
  • быть коротким (до 10 слов) или длинным (коротки заголовки выразительнее и больше привлекают внимание, но длинные - коммерчески выгоднее, так как содержат конкретную информацию, которя действует лучше, чем обобщённая).

Другими сильными позициями текста, привлекающими к себе непроизвольное внимание адресата, являются начало, первая строка (зачин) и конец текста. Общеизвестен так называемый "эффект края", когда запоминаются начальная и конечная информация сообщения, поэтому первым строкам рекламы и конечной фразе уделяется, как правило, особое внимание.

В конце текста обычно располагается справочная информация (адрес, телефон, e-mail , время работы фирмы, иногда цена товара

В основной частитекста говорится о достоинствах рекламируемого товара (услуги), приводятся аргументы в его пользу.

В основной части предлагаемый товар или услуга позиционируются. Цель позиционирования - добиться, что бы рекламируемый товар не смешивался в восприятии потребителя с другими товарами.Позиционирование - это то, "чем является продукт и для кого он предназначен.... Я мог бы позиционировать мыло "Dove" как моющее средство для мужчин после грязной работы, однако вместо этого решил назвать его туалетным мылом для женшин с сухой кожей. Последние 25 лет это действовало безотказно" (Д.Огилви).

Основной текст большого объёма делится на абзацы, часто совпадающие со строфами. Начало этих строф, называющее зачином строфы, является объектом непроизвольного запоминания.

В основной части следует:

  • писать текст, адресованный не безликой толпе, а персонифицированный, от одного человека к другому, представляя, что вы пишете письмо;
  • не утомлять людей излишним глубокомыслием, а попытаться заинтересовать их покупкой;
  • использовать по возможности короткие предложения в малых абзацах, избегать трудных для понимания слов и выражений;
  • объяснять простым и доступным языком, какую выгоду получит покупатель, купив этот продукт;
  • не увлекаться безудержным восхвалением товара;
  • не злоупотреблять аналогиями и аллегориями.

Языковые средства рекламы
Основными особенностями языка рекламы являются:

  • образность, афористичность, приводящая к возникновению слоганов, требование яркости, броскости;
  • лаконичность, синтаксическая расчленённость, часто - наличие противительных отношений между компонентами (А, но В; А не В; А, зато В), что обеспечивает быструю усвояемость на уровне подсознания ("Indesit. Мы работаем - вы отдыхаете"; "Квас - не Кола, пей Николу" - реклама кваса "Никола");
  • наличие таких контекстуальных отношений, которые обнаружили бы непривычные грани привычного слово-употребления, нарушение коммуникативных ожиданий ("Пребывание на кухне - как путешествие. А путешествовать я люблю налегке. Майонез `Балтимор лёгкий`");
  • диалогичность рекламного текста, включающего императивные и восклицательные конструкции с привлечением различных форм обращений, рекламные вопросы и т.п., что создаёт эффект беседы с потенциальным покупателем ("Вы получили лицензию на Вашу деятельность?" - реклама юридической фирмы; "Я повторяю десятый раз для всех: НОЛЬ процентов - первый взнос. НОЛЬ процентов за кредит. Кредит 10 месяцев. Вопросы есть?"; "Не понял, а деньги?" - реклама сети магазинов "Эльдорадо");
  • мотивирующий характер рекламы (опора на опыт других людей; аргументация к авторитету).

Ниже перечислены некоторые языковые средства, используемые в рекламе.

Языковое средство Пример использования
Каламбур - высказывание, основанное на одновременной реализации в слове (словосочетании) прямого и переносного значений "... Если нужен ГАЗ!" (реклама автомобилей марки ГАЗ)
Использование современного жаргона "Плазменный беспредел" (реклама плазменных телевизоров)
Рифма "Модель идеальна, цена оптимальна" (стиральные машины "Candy")
Юмористическое название, игра слов "Образовательный центр `ИнтерФэйс`. Английский, французский, немецкий".
Анафора (повторение одних и тех же элементов в начале каждого параллельного ряда) "ДВЕРИ Стильные, Стальные"
Вопрос "Эстетично?.. ..Дёшево, надёжно, практично"
Крылатые выражения, поговорки, пословицы, прямые цитаты или просто заключённый в кавычки текстё "VEKA. Клуб производителей отечественных окон. Ты узнаешь его по профилю" "А из нашего окна видно Смольный! А из вашего?" (реклама строящегося жилого комплекса) "Компьютер не роскошь, а инструмент образования" (реклама сети магазинов "Компьютерный мир")
Синтаксический параллелизм "Рождены природой, расчитаны наукой, сделаны мастером!"
Повторы "Матрица. Матрица. Матрица. Много - это только половина того, что мы предлагаем"
Включение слов, привлекающих внимание группы потребителей, на которую он расчитан (если это ограниченный круг лиц) "T-ZONE - это натуральные средства от капризов кожи"
Включение слов, имеющих положительную окраску или вызывающих эмоциональную реакцию "Совершенно. КБЕ. Новые окна для России. КБЕЭЛИТА"
Отклонения от нормативной орфографии:
  • следование нормам дореволюционной орфографии;
  • употребление прописных букв в начале, середине или конце наименования;
  • сочетание латиницы с кириллицей
  Газета "Коммерсантъ" МаксидоМ "LADAмаркет - максимум преимуществ!"
Использование окказионализмов - новых слов, отсутствующих в системе языка "Не тормози! Сникерсни!" (реклама шоколада "Сникерс")
Персонификация - перенесение на неживой предмет свойств и функций живого лица "Tefal заботится о вас"

Значение деловой речи в профессиональной коммуникации.Основные требования к деловой речи.

Деловое общение - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определённой задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.), то есть цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения.

Принципы деятельности любой социальной организации накладывает определённые ограничения на поведение людей. Отметим среди них следующие:

  1. Достаточно жёсткая регламентация целей и мотивов общения, которое объясняется тем, что за каждым работником в организации закрепляется стандарт поведения в виде устойчивой структуры прав и обязанностей, которому он должен следовать.
    Соответственно в отношении речевого поведения ожидается, что обмен сведениями между сотрудниками носит не личный характер, но подчинён прежде всего совместному решению служебной задачи.
  2. Иерархичность построения организации: между подразделениями и сотрудниками закрепляются отношения подчинения, зависимости, неравенства. Одним из следствий действий этого принципа для речевой коммуникации оказывается проблема условий передачи точной и по возможности полной информации по звеньям иерархической пирамиды и соответственно эффективности обратной связи.
    Так, эффективность распространения деловой информации "по горизонтали" (то есть между отделами, подразделениями или сотрудниками одного уровня), как правило, очень высока. Люди, работающие на одном и том же уровне, понимают друг друга "с полуслова".
    Эффективность вертикальной коммуникации (то есть вверх и вниз по иерархическим уровням) значительно ниже. По некоторым данным, лишь 20-25% информации, исходящей от высшего управленческого звена, доходит непосредственно до конкретных исполнителей и правильно ими понимается. Отчасти это объясняется тем, что на пути прохождения информации от источника к адресату присутствуют звенья-посредники.Посредниками могут становиться линейные руководители, секретари, ассистенты, канцелярские работники и др. Устные сообщения при передаче с одного уровня на другой могут быть сокращены, отредактированы, искажены прежде, чем они дойдут до получателя (эффект "испорченного телефона").
    Другая причина, вызывающая низкую эффективность вертикальной коммуникации, связана с убеждением, что подчинённым вовсе не обязательно знать о положении дел на предприятии в целом, они должны выполнять поставленные перед ними задачи и не задавать лишних вопросов. Но, если конкретные исполнители лишены возможности действовать осмысленно, они начинают искажать и домысливать имеющуюся информацию.
    Стремление учесть эти особенности деловой коммуникации проявляется, с одной стороны, в требовании письменной фиксации распоряжений, решений, приказов, а с другой - в признании деловых бесед важнейшим средством повышения эффективности обратной связи в организации.
  3. Мотивация труда, как условие деятельности эффективной деятельности организации и предприятия. В случае если потребности работника как личности не удовлетворяются в процессе его деятельности или его собственные идеи и стиль поведения не совпадают с групповыми нормами, может возникнуть внутриличностный конфликт, снизиться интерес к выполняемой работе. Конфликты такого рода часто оказываются темой обсуждения между сотрудниками, а иногда причиной проблемных бесед между руководителями и подчинёнными.
    Наряду с такими способами мотивации труда персонала, как различные виды морального и материального поощрения, продвижение по службе, повышение квалификации за счёт организации и др., огромное воздействие могут оказать беседы руководителя с подчинёнными: критические оценки, формы постановки задач, ответы руководителя на вопросы; они могут либо помогать сотрудникам ориентироваться в своей деятельности, побуждать их работать успешнее и прибыльнее, либо препятствовать этому.

Требования к речевой коммуникации в деловой среде могут быть сформулированы следующим образом:

  • Чётко определяйте цели своего сообщения.
  • Делайте сообщения понятными и доступными для восприятия разными группами работников: находите конкретные иллюстрации общих понятий, развивайте общую идею, используя яркие примеры.
  • Делайте сообщения по возможности краткими и сжатыми, отказывайтесь от излишней информации, привлекайте внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно.
  • В разговоре с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрируйте им сигналя вашего понимания и готовности к совместным действиям.

Деловая беседа - это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответствено её участники должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, то есть общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия друг на друга.

К числу целей, требующих проведение деловой беседы, можно отнести, во--первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определённое влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существуюшую деловую ситуацию или деловые отношения; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений или высказываний сотрудников.

Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; заваршение беседы.

Подготовительный этап. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы её целесообразности, условия и время её проведения, подготовить необходимые материалы и документы.

Готовясь к предстоящей беседе, важно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности в своём умении провести эффективный разговор, а с другой - своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи. В перврм случае инициатива может перейти к партнёру, во втором - малейшее отклонение от плана может привести к растеренности и неуверенности.

Начало беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору.

Перечислим ряд методов, использование которых эффективно в начале беседы:

  • метод снятия напряжённости: использование тёплых слов, комплиментов, шутки для установления контакта с собеседником;
  • метод "зацепки": использование какого-либо события, личного впечатления или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа;
  • метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы;
  • метод "прямого подхода": непосредственный переход к делу - краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.

Основная часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.

Конструктивно-критической атмосфере деловой беседы противоречат:

  • бестактное обрывание на полуслове;
  • неоправданное лишение собеседника права высказать своё мнение;
  • навязывание мнения ведущего беседу;
  • игнорирование или высмеивание аргументов собеседника;
  • грубая реакция на высказывание партнёрами противоположных точек зрения;
  • подтасовка фактов;
  • необоснованные подозрения, голословные утверждения, окрики за критику;
  • давление на собеседника голосом, манерами.

Заключительная часть беседы служит своеобразной общей её оценкой. Успешно завершить беседу - значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости дальнейшего контакта с собеседником.

Важно отделить завершение беседы от других её фаз; для этого используются выражения типа "Давайте подведём итоги" или "Мы подошли к концу нашей беседы".

Дискуссия - от лат. discussio - рассмотрение, исследование. Это вид спора, в рамках которого рассматривается, обсуждается какая-либо проблема с целью достичь взаимоприемлемого её решения. Как правило, участниками дискуссии являются лица, которые обладают необходимыми знаниями по обсуждаемым вопросам и имеют полномочное право принимать решение или рекомендовать то или иное решение.

Дискуссия представляет собой последовательную серию высказываний её участников относительно одного и того же предмета. В большинстве случаев тема дискуссии формулируется до её начала, что даёт возможность подготовиться её участникам подготовиться к ней более основательно.

От других видов споров, прежде всего полемики (из др. греч. polemikos - воинствующий, враждебный), дискуссия отличается своей целенаправленностью и используемыми средствами. Цель любой дискуссии - достижение максимально возможной степени согласия её участников по обсуждаемой проблеме. Дискуссия содержит в себе известную долю компромисса, так как она ориентирована на поиск и утверждение истины или оптимального решения. Истина или оптимальное решение являются синтезом взаимосвязанных элементов, которые содержатся в различных точках зрения, высказанных участниками дискуссии.

Итог дискуссии не должен сводиться к сумме высказанных точек зрения. Он должен представлять собой синтез объективных и необходимых черт, присущих дискутируемому предмету. Другими словами, результат дискуссии должен выражаться в объективном суждении, поддерживаемом всеми участниками дискуссии или их большинством. Таким образом, в дискуссии выкристаллизовывается более чёткая и ясная формулировка решения проблемы, снимается до известного предела момент субъективности: убеждения одного человека или группы людей получают должную поддержку других и тем самым объективируются.

Телефонный разговор.Специфика телефонного разговора заключается прежде всего в его дистантности. Дистантность общения обусловливает отсутствие части его паралингвистических факторов (жесты, мимика и пр.). В связи с этим возрастает роль других паралингвистических факторов общения, в частности интонации - нередко она не менее важна, чем само содержание разговора.

Опосредованное общение служит причиной для возникновения дополнительных шумов, поэтому особенно важны такие характеристики разговора, как громкость и чёткость произношения.

Ещё одним специфическим фактором в телефонной коммуникации является стоимость переговоров. Очевидно, что этикет телефонных переговоров направлен на экономию как собственных средств, так и средств партнёра - отсюда требование по ограничению времени переговоров. На информационную беседу по телефону рекомендуется тратить не более полутора минут, на беседу, целью которой является решение проблемы - не более трёх минут. При общении по междугороднему, международному или мобильному телефону разговор не должен превышать две минуты.

Телефонный разговор рекомендуется разбивать на несколько частей:

  1. инициальная часть;
  2. введение в курс дела;
  3. обсуждение ситуации;
  4. заключительная часть.

Специалистами предлагаются следующие временные нормативы для каждой из частей:

  • взаимные представления - 15-25 секунд;
  • введение в курс дела - 35-45 секунд;
  • обсуждение ситуации - 1 минута 35 секунд - 1 минута 45 секунд;
  • подведение итога и слова прощания - 15-25 секунд.

В российской практике лаконичность переговоров пока ещё не стала нормой. Нередко разговоры по телефону продолжаются 10-15 минут, а иногда и более.

Сократить время разговора можно путём предварительного обдумывания словесных формулировок. Старайтесь выразить существо проблемы одной фразой. Заранее заготовленная краткая фраза может пригодится при "общении" с автоответчиком.

Телефонные разговоры бывают "санкционированными" и "несанкционированными". К "санкционированным" относят звонки по конта






Индивидуальные и групповые автопоилки: для животных. Схемы и конструкции...

Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни...

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого...

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим...





© cyberpedia.su 2017 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав

0.02 с.