Создание новой таблицы в существующей базе данных

1. Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите команду Открыть.

2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

3. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица.

 

 

57. Представление базы данных на пользовательском уровне: компоненты и их характеристика, основные технологии (режимы) их создания.

 

Основные компоненты СУБД Access

 

Основными компонентами (объектами) базы данных являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

 

Таблица — фундаментальная структура системы управления реляционными базами данных. В Microsoft Access таблица — это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов).

 

Запрос — вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкция на отбор записей, подлежащих изменению.

 

Форма — это объект Microsoft Access, в котором можно разместить элементы управления, предназначенные для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.

 

Отчет — это объект Microsoft Access, который позволяет представлять определенную пользователем информацию в определенном виде, просматривать и распечатывать ее.

 

Макрос — одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи.

 

Модуль — набор описаний, инструкций и процедур, сохраненных под одним именем. В Microsoft Access имеется три типа модулей: формы, отчета и общий.

 

Технологии создание базы данных

 

Создание базы данных с помощью мастера

 

1)При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Запуск мастера, а затем нажмите кнопку ОК.

2)Если база данных уже была открыта или если было закрыто первое диалоговое окно, нажмите кнопку 3)Создать базу данных на панели инструментов.

4)Установите указатель на нужный значок шаблона базы данных и дважды нажмите кнопку мыши.

5)Укажите имя и каталог для создаваемой базы данных.

6)Чтобы начать создание новой базы данных, нажмите кнопку OK.

Создание базы данных без помощи мастера

 

1)При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Новая база данных, а затем нажмите кнопку ОК.

2)Если база данных уже была открыта или уже закрыто окно запуска, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значок новой базы данных.

3)Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку ОК.

4)После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.

 

Создание форм

 

Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора.

 

Для создания простой формы, содержащей один столбец, используется кнопка Новый объект.

Создание запроса

 

Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.

 

Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, попытайтесь использовать мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.

 

Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, пользуйтесь мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки переключитесь в режим конструктора.

 

Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля, сохраните фильтр как запрос.

 

Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, создайте самостоятельно запрос в режиме конструктора.

 

 

Создание отчета

 

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

 

58. Запросы в MS Access: назначение, классификация, технология разработки.

 

Использование запросов позволяет осуществлять различные формы доступа к одной и той же информации. Запрос – это объект БД, допускающий многократное использование. Результат запроса – представленный в табличном виде набор данных, который задается в режиме Конструктора.

 

Классификация:

• запрос на выборку;
• перекрестный запрос;
• запрос на создание таблицы;
• запрос на обновление;
• запрос на добавление записей;
• запрос на удаление записей.

 

Для задания нового запроса нужно:

1. В окне БД выберите вкладку Запрос и нажмите кнопку Создать.
2. Выберите режим Конструктор.
3. В диалоговом окне Добавление таблицы укажите имена таблиц, по полям, которых будет производится запрос, нажимая кнопку Добавить после каждого указанного имени таблицы.
4. Нажмите кнопку Закрыть.

59. Формы и отчеты в MS Access: их назначение и представление в режиме конструктора (назначение основных областей макета формы и отчета). Основные компоненты «Панели элементов».

 

С помощью формы пользователь может заполнять только те поля, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления для автоматизации ввода.

Режим конструктора обеспечивает более подробное представление структуры формы. В нем отображаются разделы колонтитулов и данных формы. В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просмотреть соответствующие данные. Однако некоторые задачи удобнее выполнять в режиме конструктора, а не макета, например следующие:

· добавление в форму дополнительных элементов управления, таких как границы привязанных объектов, разрывы страниц и диаграммы;

· изменение источников элемента управления "текстовое поле" непосредственно в самом поле, без использования окна свойств;

· изменение размеров разделов формы, таких как "Заголовок формы" или "Область данных";

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство.

Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовый отчет, который затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

1. В окне базы данных нажмите кнопку Отчеты на панели Объекты.

2. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

3. В диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор.

4. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет. Нажмите кнопку OK.

 

Панель элементов является основным инструментом для добавления элементов управления в форму в режиме Конструктора.

Отображение панели элементов на экране выполняется одним из трех способов:

· выберите команду Вид, Панель элементов;

· нажмите кнопку Панель элементов на панели инструментов Конструктор форм;

· щелкните правой кнопкой мыши по любой панели инструментов и выберите в контекстном меню команду Панель элементов.

 

60. Проблемы при хранении данных в однотабличных базах данных. Нормализация, ключевые поля типы связей между таблицами. Назначение инструмента «Схема данных» и порядок работы с ним.