Тема 5. Процесс управления запасами в звеньях цепей поставок

 

План

1. Процедура разработки алгоритма управления запасами в звене цепей поставок.

2. Участие подразделений организации в этапах разработки алгоритма управления запасами.

3. Процедура использования алгоритма управле­ния запасами.

4. Процесс прогнозирования потребности в за­пасе.

5. Виды потребности в запасе.

6. Определение чистой потребности в запасе.

 

Краткое содержание темы

 

Для того чтобы запас мог обеспечивать имеющуюся потребность, необходима реализация процесса управления запасами. Под управлением запасами понимается деятельность, направленная на обеспечение требуемого уровня запаса. Процесс управления запасами требует наличия алгоритма управления запасами. Процедура разработки такого алгоритма включает несколько этапов:

1) Определение объема потребности в запасе.

2) Определение состава статей затрат, связанных с созданием и поддержанием запаса.

3) Расчет оптимального размера заказа, пополняющего запас.

4) Согласование условий пополнения запаса.

5) Проектирование алгоритма управления запасами.

Последовательность этапов процедуры разработки алгоритма управления запасами связана с логикой модели формирования запаса.

Определение объема потребности в запасе позволяет определить предполагаемые характеристики выходящего материального потока.

В работах по определению потребности в запасе могут принимать участие (в зависимости от отрасли деятельности) отдел маркетинга, отдел продаж (или коммерческий отдел), производственные подразделения (или планово-экономические отделы, обслуживающие производство), отдел логистики, отдел информационных технологий (или отдел бизнес-аналитики).

Определение состава статей затрат, связанных с запасами, является основой принятия решений по управлению запасами. Затраты, связанные с запасами, представляют собой основной критерий оптимизации уровня запаса. В работе по согласованию состава статей затрат, организации их учета и использованию величин затрат в управлении запасами принимают участие планово-экономический отдел, отдел управленческого учета, бухгалтерия, отдел логистики, отдел информационных технологий (или отдел бизнес-аналитики).

Расчет оптимального размера заказа, пополняющего запас, позволяет предварительно определить характеристики входящего материального потока. Учитывая, что исходной информацией работы с запасом являются характеристики потребления, формирование характеристик входящего потока представляет собой главный инструмент манипуляции с запасом. Определение оптимального размера заказа - фактически, главная возможность оптимизации уровня запаса. Расчет оптимального размера заказа проводится отделом логистики при участии транспортного отдела, складского хозяйства, производственных подразделений, отдела информационных технологий.

Согласование условий пополнения запаса проводится с представителями поставляющего звена (поставщиком) на основе результатов расчета оптимального размера заказа, проведенного на предыдущем этапе разработки алгоритма управления запасом. Такое согласование проводится в рамках переговоров с поставщиком и предполагает учет позиции и интересов поставщика. Результат 4-го этапа, как правило, приводит к определению характеристик входящего материального потока, отличных от рассчитанных на 3-ем этапе. В работе по этому этапу участвуют отдел закупок, отдел логистики, юридический отдел, финансовый отдел.

К началу 5-го этапа у разработчика алгоритма управления запасом имеются определенные характеристики выходящего материального потока (результат 1-го этапа) и входящего материального потока (результат 4-го этапа). Запас формируется в результате расхождения этих характеристик. 5-ый этап разработки алгоритма управления запасами обеспечивает формирование алгоритма, который позволит поддерживать созданный запас на оптимальном (для организации, содержащей запас) уровне. Разработку алгоритма управления запасами ведет отдел логистики или специалисты отдела (группы) бизнес-аналитики.

Состав подразделений организации, участвующих в процедуре разработки алгоритма управления запасами (таблица 13), зависит от организационной структуры конкретного предприятия и распределения функций между этими подразделениями. В целом, можно считать состав подразделений, отмеченных в таблице 13, рекомендуемым.

 

Таблица 13 – Состав подразделений организации, принимающих участие в процедуре разработки алгоритма управления запасами

Этап	Ведущие подразделения	Обеспечивающие подразделения
1) Определение потребности	Отдел маркетинга Отдел продаж (или коммер ческий отдел) Производственные подразделения или планово-экономические отделы	Отдел информационных технологий (или отдел бизнес-аналитики). Отдел логистики
2) Определение состава статей затрат	Планово-экономический отдел Отдел управленческого учета Финансовый отдел Бухгалтерия	Отдел логистики Отдел информационных технологий (или отдел бизнес-аналитики)
3) Расчет оптимального размера заказа	Отдел логистики	Транспортный отдел Складское хозяйство Производственные подразделения Отдел информационных технологий (или отдел бизнес-аналитики)
4) Согласование условий пополнения запаса	Отдел закупок	Отдел логистики Юридический отдел Финансовый отдел
5) Проектирование алгоритма управления запасами	Отдел логистики (или специалисты отдела (группы) бизнес-аналитики)	Отдел информационных технологий

 

В таблице 14 по подразделениям указаны этапы процедуры разработки алгоритма управления запасами, в которых участвуют руководители или сотрудники этих подразделений.

 

Таблица 14 – Участие подразделений организации в этапах процедуры разработки алгоритма управления запасами

Подразделение	Этап
Отдел логистики	(1) Определение потребности (2) Определение состава статей затрат (3) Расчет оптимального размера заказа (4) Согласование условий пополнения запаса (5) Проектирование алгоритма управления запасами
Отдел маркетинга	(1) Определение потребности
Отдел продаж (коммерческий отдел)	(1) Определение потребности
Производственные подразделения	(1) Прогнозирование (планирование) потребности (3) Расчет оптимального размера заказа
Отдел закупок	(4) Согласование условий пополнения запаса
Планово-экономический отдел	(1) Определение потребности (2) Определение состава статей затрат
Финансовый отдел	(2) Определение состава статей затрат (4) Согласование условий пополнения запаса
Бухгалтерия	(2) Определение состава статей затрат
Отдел управленческого учета (контроллинга)	(2) Определение состава статей затрат
Отдел информационных технологий	(1) Определение потребности (2) Определение состава статей затрат (3) Расчет оптимального размера заказа (5) Проектирование алгоритма управления запасами
Отдел (группа) бизнес-аналитики	(1) Определение потребности (2) Определение состава статей затрат (3) Расчет оптимального размера заказа (5) Проектирование алгоритма управления запасами
Транспортный отдел	(3) Расчет оптимального размера заказа
Складское хозяйство	(3) Расчет оптимального размера заказа
Юридический отдел	(4) Согласование условий пополнения запаса

 

Процедура разработки алгоритма является одним из шагов процесса управления запасами, которая включает в себя вопросы, решаемые на различных уровнях организационной структуры управления предприятием.

На операционном уровне по завершении разработки алгоритма управления запасами требуется разработка и отладка программного обеспечения для поддержки принятия решений в соответствии с алгоритмом (рисунок 16).

 

Рисунок 16 – Процедура использования алгоритма управления запасами

 

Эксплуатация разработанного алгоритма может завершиться введением нового алгоритма принятия решений по управлению запасами.

Определение объема потребности в запасах представляет собой первый этап процедуры разработки алгоритма управления запасами.

Определение объема потребности в запасе зависит от характера потребляющего звена. Если запас создается на входе производственного предприятия, объем потребности по основным группам сырья и материалам определяется планом производства и плановыми потребностями в обслуживании основного производства (например, планом проведения планово-предупредительного ремонта оборудования, плановой потребностью во вспомогательных материалах и др.).

Планы производства и его обслуживания рассчитывается на основе данных о длительности циклов производства продукции. Несмотря на относительную стабильность, производственные планы и планы обслуживания производства могут корректироваться. Годовые планы имеют полугодовые или квартальные корректировки, квартальные планы – месячные, планы на месяц могут корректироваться по декадам, неделям, пятидневкам или дням. Для обеспечения обслуживания запасом корректируемой производственной потребности, потребности в запасных частях, вспомогательных материалах и др., особенно в случаях, когда время пополнения запаса велико (более, соответственно, недели, месяца или квартала), необходимо прогнозирование потребности в товарно-материальных ценностях. Под прогнозированием здесь понимается попытка предсказать будущий объем потребности.

Возможные отклонения от производственного плана порождают корректировки потребностей отдельных рабочих мест в запасах незавершенного производства.

Предсказание будущего объема потребности требуется и для обеспечения запасом готовой продукции плана продаж, который значительно в большей степени, чем производственные планы, подвержен отклонениям от заранее определенных показателей. Точность прогнозирования объема потребности в запасе определяет требуемый уровень страховой составляющей запаса, а, следовательно, и общий объем запаса.

Для обеспечения максимальной точности прогнозирования объема потребности в запасе требуется различать отдельные виды потребности. Общая потребность в группе товарно-материальных ценностей, относящихся к сырью и материалам, складывается из потребностей в конкретном виде сырья и материалов на все возможные цели:

Побщ_i=Ппр_i+Пкс_i+Пнт_i+Прэ_i+Птехн_i+Пнзп_i,

где Побщ_i – общая потребность в i-ом наименовании товарно-материальных ценностей, единиц;

Ппр_i – потребность в i-ом наименовании товарно-материальных ценностей на выполнение плана производства и продаж, единиц;

Пкс_i – потребность в i-ом наименовании товарно-материальных ценностей на капитальное строительство, единиц;

Пнт_i – потребность на внедрение новой техники, единиц;

Прэ_i – потребность в i-ом наименовании товарно-материальных ценностей на ремонтно-эксплуатационные нужды, единиц;

Птехн_i – потребность в i-ом наименовании товарно-материальных ценностей на изготовление технологической оснастки и инструментов, единиц;

Пнзп_i – потребность в i-ом наименовании товарно-материальных ценностей на прирост незавершенного производства, единиц.

 

При работе с запасом готовой продукции общая потребность должна учитывать иные составляющие, определяемые состоянием рынка. В отличие от производственной потребности, потребность в готовой продукции определяется в основном не внутренними факторами организации, а внешними, прежде всего, рыночными факторами.

Общая потребность (или брутто-потребность) в товарно-материальных ценностях на любом этапе движения материального потока может быть скорректирована на объем имеющихся наличных запасов, которые могут быть использованы для покрытия планируемого или прогнозируемого спроса.

Пример. Расчет чистой потребности в запасе.

Если прогнозируемый спрос на будущий период составляет 1000 единиц товара, а на складе на начало периода уже имеется 200 единиц этого товара, то в течение планового периода требуется обеспечить вновь создаваемым запасом не 1000, а 800 единиц потребности (1000 – 200 = 800). Такая потребность, учитывающая наличный запас называется чистой потребностью (или нетто-потребностью).

Потребность в товарно-материальных ценностях может иметь регулярный и нерегулярный характер. Регулярное потребление – это ситуация, в которой запас потребляется ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Точность прогнозирования такой потребности должна быть максимальной.

Нерегулярное потребление – это ситуация, в которой спрос на товар-но-материальные ценности время от времени отсутствует. Для нерегулярного потребления характерно, что объем отгрузок (продаж) в отдельные дни (недели или месяцы) больше среднего объема продаж за длительный период времени.

Прогнозирование как регулярного, так и нерегулярного потребления может представлять собой довольно сложную задачу. И при регулярном, и при нерегулярном потреблении могут иметься периоды сезонного потребления – периодическое увеличении или уменьшение спроса на запас в течение года. Потребность может иметь и случайные изменения, что характерно для так называемого непредсказуемого (спорадического) спроса.

Потребность на товарно-материальные ценности как группы сырья и материалов, так и групп незавершенного производства, готовой продукции или товаров может иметь зависимый и независимый характер.

Зависимый спрос имеет место при наличии технологической (вертикальной) обусловленности закупок, производственного процесса или процесса потребления. Например, потребность в готовом изделии определяет потребность на входящие в него сырье, материалы, детали, комплектующие, сборочные единицы.

Зависимый спрос может иметь и горизонтальную составляющую, если демонстрируется связанная потребность в нескольких, технологически не связанных товарах. Например, розничный магазин, торгующий фасованным древесным углем, может обслуживать и зависимый спрос на одноразовую посуду, столовые приборы, одноразовые скатерти, используемые при проведении пикников. Как правило, горизонтальный зависимый спрос имеется при проведении рекламных компаний. При наличии горизонтального зависимого спроса потребность диктуется замыслами маркетинга. Зависимый спрос определяется по спросу на основной продукт в соответствии с известными нормами применяемости или использования.

Независимый спрос – это спрос, никак не связанный со спросом на другой продукт. Такая характеристика потребности характерна для большинства продуктов рынка конечного потребления. Независимый спрос прогнозируется отдельно для каждого наименования товарно-материальных ценностей.

Товарно-материальные ценности с различным характером потребления нуждаются в различных методах прогнозирования [2, стр. 76-86].

Тесты

1. Под управлением запасами понимается:

а) деятельность, направленная на определение резервов снижения затрат организации

б) деятельность, направленная на определение максимально возможной величины запаса в точке безубыточности в отчетном периоде

в) деятельность, направленная на обеспечение требуемой величины запаса

г) деятельность, направленная на определение критической величины запаса в планируемом периоде

2. Какова последовательность этапов процедуры разработки алгоритма управления запасами:

а) Определение состава статей затрат; расчет оптимального размера заказа; определение объема потребности в запасе; согласование условий поставки; проектирование алгоритма управления запасами;

б) Определение объема потребности в запасе; определение состава статей затрат; расчет оптимального размера заказа; согласование условий поставки; проектирование алгоритма управления запасами;

в) Расчет оптимального размера заказа; определение объема потребности в запасе; согласование условий поставки; проектирование алгоритма управления запасами; определение состава статей затрат;

г) Расчет оптимального размера заказа; определение объема потребности в запасе; согласование условий поставки; определение состава статей затрат; проектирование алгоритма управления запасами;

3. В каких этапах разработки алгоритма управления запасами участвует планово-экономический отдел?

а) определение объема потребности в запасе; определение состава статей затрат;

б) проектирование алгоритма управления запасами;

в) расчет оптимального размера заказа; согласование условий поставки;

г) согласование условий поставки; определение состава статей затрат;

4. Объем потребности по основным группам сырья и материалам определяется планом производства и плановыми потребностями в обслуживании основного производства, если:

а) запас создается на входе оптовой торговой организации;

б) запас создается на выходе производственной организации;

в) запас создается на входе производственной организации;

г) запас создается на входе розничной торговой организации.

5. Определите общую потребность в группе товарно-материальных ценностей, относящихся к сырью и материалам, если известно, что потребность в товарно-материальных ценностях на выполнение плана производства и продаж составит 500 единиц, потребность в товарно-материальных ценностях на капитальное строительство составит 100 единиц, потребность на внедрение новой техники составит 50 единиц, потребность в товарно-материальных ценностях на ремонтно-эксплуатационные нужды составит 100 единиц, потребность товарно-материальных ценностях на прирост незавершенного производства составит 40 единиц, готовая продукция составит 600 единиц.

а) 1390 ед.

б) 790 ед.

в) 750 ед.

г) 600 ед.

6. Определите чистую потребность в запасе, если прогнозируемый спрос на будущий период составляет 1200 единиц товара, а на складе на начало периода уже имеется 300 единиц этого товара. Ежедневное потребление составит 100 единиц товара.

а) 1500 ед.

б) 800 ед.

в) 900 ед.

г) 1000 ед.

7. Ситуация, в которой запас потребляется ежедневно, еженедельно или ежемесячно характеризует:

а) нерегулярное потребление товарно-материальных ценностей;

б) регулярное потребление товарно-материальных ценностей;

в) сезонное потребление товарно-материальных ценностей;

г) страховое потребление товарно-материальных ценностей.

8. Зависимый спрос –:

а) это спрос, никак не связанный со спросом на другой продукт;

б) это спрос, который формируется с учетом конъюнктуры рынка;

в) это спрос, который носит исключительно сезонный характер;

г) имеет место при наличии технологической (вертикальной) обусловленности закупок, производственного процесса или процесса потребления. Например, потребность в готовом изделии определяет потребность на входящие в него сырье, материалы, детали, комплектующие, сборочные единицы.

9. Каким образом проявляется влияние технологических факторов на деятельность организации:

а) в низких расходах государства на науку и технику, в низком техническом уровне и др.;

б) в традициях, жизненных ценностях;

в) через регулирование величины налогов, денежной массы;

г) в недостаточном антимонопольном регулировании.

10. Какие возможные последствия в результате отрицательного влияния политических факторов на деятельность организации:

а) ужесточение налогообложения, удорожание кредитов;

б) низкое качество и высокая себестоимость продукции;

в) рост неплатежей, снижение объема производства и качества продукции;

г) ухудшение инвестиционного климата, вывоз капитала и др.