Основные законы и принципы систем управления

Среди основных законов управления можно выделить следующие.

Закон единства и целостности системы управления. Он гласит, что система управления должна обладать организационным и функциональным единством.

Единство системы означает, что она образует собой новую систему, а не арифметическую сумму частей, фрагментов и блоков.

Закон эффективности системы управления в зависимости от объема использованной информации. Этот закон отражает зависимость между качеством выполнения задач управления и объемом информации, используемой для принятия управленческого решения.

Зависимость между эффективностью управленческого решения (Э), а также расходуемым на его принятие временем (Т) и объемом используемой информации (И)показана на рисунке 1.2.1.

Из графика видно, что с увеличением объема поступающей информации эффективность принимаемого решения (кривая Э) быстро растет. Однако после накопления определенного объема информации дальнейшее ее увеличение уже существенно эффективность не повышает.

Кроме того, с увеличением объема информации время, расходуемое на принятие решения (кривая Т), изменяется по-разному. Когда информации недостаточно, времени на принятие решения будет затрачиваться много, так как необходимо рассматривать множество вариантов действий.

 

 

Рисунок 1.2.1 - График зависимости между эффективностью управленческого решения, временем на его принятие и объемом используемой информации

 

По мере увеличения объема используемой информации число вариантов, подлежащих рассмотрению, становится меньше, а эффективность возрастает значительно. Поэтому время, затрачиваемое на принятие решения, уменьшается. Дальнейшее увеличение объема информации приводит к увеличению времени на принятие решения, требующего значительных затрат на обработку, осмысление, сопоставление и анализ. При этом качество принимаемых решений повышается менее интенсивно, поскольку оно уже близко к оптимальному.

Если время, отводимое на принятие решения, ограничено (Tg),то любой объем информации в интервале а...б считают достаточным, поскольку он обеспечивает принятие решения в допустимые сроки. Однако необходимым будет только тот объем информации, который находится в интервале в...г, т.е. обеспечивает принятие эффективного решения в минимальное время.

Использование данного закона позволяет:

- организовывать информационный поток при построении систем управления;

- формировать структуру информационного обеспечения в автоматизированных системах управления;

- планировать мероприятия по повышению живучести, надежности и защищенности средств и систем связи, сбора, обработки, передачи и отображения информации.

Закон единства и соподчиненности критериев эффективности, используемых в процессе управления. Эффективность любого планируемого управленческого действия зависит от соответствия выбранным критериям эффективности. Учитывая, что каждая управленческая структура руководствуется своими ведомственными целями, нельзя выработать такого универсального критерия эффективности, который мог бы служить показателем степени достижения целей на любом уровне управления.

На одних уровнях управления для характеристики степени достижения цели может быть достаточно одного показателя, а на более высоких уровнях управления потребуется несколько показателей или некоторая критериальная функция, зависящая от многих показателей. А в целом нужна система критериев эффективности, увязанная с «деревом целей».

Закон совместимости применяемых технических средств соподчиненным и взаимодействующим системамуправления. Этот закон отражает одно из важнейших условий обеспечения эффективности взаимодействия различных систем при совместном решении задач управления. Прежде всего, совместимость должна обеспечивать совместимость технических средств по пропускной способности, формам ипараметрам входных и выходных документов, другим характеристикам.

Кроме технической совместимости средства автоматизации должны обладать информационной и программной совместимостью.

Информационная совместимость предусматривает единую классификацию информации, используемой в автоматизированной системе управления, единую систему формализации документов и т.д.

Программная совместимость означает обеспечение работы комплекса средств управления по единым программам и достигается за счет применения унифицированных машинных команд и специальных ретрансляторов, обеспечивающих преобразование программ, написанных на разных алгоритмических языках.

Принципы управления - это наиболее общие, основополагающие правила и рекомендации, которые необходимо учитывать и выполнять в практической деятельности на всех уровнях управления. Их отличие от законов состоит в том, что законы существуют и действуют объективно, независимо от воли и желания людей, а принципы сознательно формируются в интересах практики и применяются в зависимости от конкретных условий. По своему предназначению принципы управления являются связующим звеном между законами управления и управленческой практикой. Из основных принципов можно выделить следующие:

принцип научности обеспечивает построение системы управления и ее деятельности на научных основах, но с учетом имеющихся противоречий теории и практики, объективных и субъективных факторов;

принцип экономии времени требует постоянного уменьшения трудоемкости операций в процессе управления, включая информационные операции по подготовке и реализации решений;

принцип делегирования полномочий, которые представляет собой ограниченное право использовать имеющиесяресурсы и направлять усилия системы управления на выполнение определенных задач.

Делегирование полномочий означает передачу задач и полномочий управляющей структуре, которая принимает на себя ответственность за их выполнение.

ФУНКЦИИ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

Управление - это вид деятельности, который состоит из следующих функций: планирование, организация, мотивация, координация и контроль (рис. 1.3.1).

Коммуникации (обмен информацией)

Принятие решений

Функции управления и связывающие процессы

ПЛАНИРОВАНИЕ

ОРГАНИЗАЦИЯ

МОТИВАЦИЯ

КООРДИНАЦИЯ

КОНТРОЛЬ

Рисунок 1.3.1 - Основные функции системы управления

Процесс управления любой системой начинается с планирования. Поэтому функция планирования является начальной в системе управления и одновременно ведущей. Заключается она в научно обоснованном формировании процесса управления.

Планирование - вид управленческой деятельности по определению перспектив развития, разработке заданий, на определенный промежуток времени.

В процессе планирования:

- анализируют существующие системы управления;

- определяют перспективные направления развития системы управления;

- устанавливают пути реализации направлений развития системы.

Таким образом, цель планирования - разработка рационального плана на основе выработанного решения.

Функция планирования включает прогнозирование, составление стратегического (долгосрочного) и на его основе перспективного (среднесрочного), текущего и оперативно-производственного планов.

Стратегическое планирование представляет собой набор действий, которые требуют разработки специфических решений, направленных на достижение выбранных целей в течение длительного времени.

В рамках процесса стратегического планирования реализуются четыре основных вида управленческой деятельности: распределение ресурсов, адаптация к внешней среде, внутренняя координация и организационное стратегическое предвидение.

Тактическое планирование - второй основной этап процесса планирования организационных систем. При тактическом планировании формируют условия для достижения промежуточных целей применительно к достаточно коротким периодам времени (как правило, год).

Тактические планы более конкретны и более детальны.

Оперативное управление - функция управления, обеспечивающая функционирование управляемых процессов в рамках параметров, заданных планом, программой, регламентом.

Для систем любого типа большое значение имеет организация управления. В процессе организации система обеспечивается трудовыми, техническими, финансовыми, материальными и другими ресурсами, предназначенными для реализации выбранного направления развития системы.

Сущность мотивации заключается в том, чтобы подсистемы выполняли свои функции в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом.

Особое положение занимает среди функций управления контроль, по результатам которого корректируют решения.

Существует две основные формы контроля - активный и пассивный.

Контроль пассивный осуществляется дискретно, по окончании какого-либо процесса. При контроле активном во время всего процесса на управляемый объект оказывается воздействие через функцию оперативного управления, что позволяет устранять отклонения и компенсировать возмущающее воздействие с минимумом потерь.

В иерархических организационных системах контроль должен осуществляться систематически и оперативно, одновременно сверху и снизу.

 

1.4КЛАССИФИКАЦИЯ МЕТОДОВ

И ВИДОВ УПРАВЛЕНИЯ

Методы управления - это система способов и приемов воздействия субъекта управления на объект управления для достижения определенного результата.

Существует несколько классификаций методов управления. По наиболее распространенной классификации методы делят на три группы (рис. 1.4.1):

1. Экономические методы управления. Использование этих методов основано на системе экономических интересов личности, коллектива, общества и государства.

2. Организационно распорядительные (административные).

3. Социально-психологические, основанные на формировании и развитии общественного мнения.

В практике управления все методы взаимосвязаны между собой, находятся в жестком взаимодействии и образуют единую систему.

 

 

Это система способов и приемов воздействия субъекта управления на объект управления для достижения определенного результата

МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ

Это совокупность способов и приемов воздействия на экономические интересы людей в целях достижения наилучших результатов их функционирования с наименьшими требованиями и материальными затратами

ЭКОНОМИЧЕСКИЕ МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ

Это совокупность способов и приемов организационного распорядительного воздействия, направленного на обеспечение непрерывности и ритмичности управленческих процессов

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ (АДМИНИСТРАТИВНЫЕ) МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ

Это совокупность способов и приемов воздействия на органы управления (коллективы) и людей через социально-психологические интересы

СОЦИАЛЬНО-ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ

Рисунок 1.4.1 -Методы управления

 

По видам воздействия на объект управления различают прямое и косвенное воздействие, по формам организации выработки управленческих решений – единоличные и групповые.

Экономические методы управления - это совокупность мер, обеспечивающих рациональное использование экономических законов.

Содержание экономических методов управления состоит в целенаправленном воздействии на экономические интересы личности, коллектива, государства в целях достижения наилучших результатов их функционирования с наименьшими требованиями и материальными затратами.

Методы управления, оказывающие экономическое воздействие на коллективные и индивидуальные интересы, могут иметь положительную (материальное стимулирование) и отрицательную (материальные санкции) направленность.

Различают три группы материальных интересов: государственные, коллективные и личные.

Государственные материальные интересы заключаются в росте и совершенствовании общественного производства для повышения благосостояния всего населения страны; коллективные материальные интересы - в совершенствовании деятельности и росте прибыльности конкретного предприятия и связанном с этим повышении уровня вознаграждения занятых в нем сотрудников.

Личные материальные интересы связаны с увеличением трудового вклада каждого работника с целью получения более высокого материального вознаграждения.

Нерациональное использование экономических методов приводит к таким отрицательным явлениям, как значительная дифференциация населения по уровням доходов, что может привести к социальной напряженности, увеличению уровня экономических преступлений и т. д.

Для реализации экономических методов управления, общество может использовать различные институциональные структуры и механизмы.

Организационно-распорядительные методы управления (ОРМУ) – включают способы и приемы воздействия субъекта управления на объект управленияна основе указов, законов, постановлений, приказов, распоряжений, указаний, инструкций и других административных документов.

Особенностями административно-организационных методов управления являются: оперативность; прямое воздействие на управляемый объект; обязательность выполнения указаний, распоряжений, приказов; ответственность за невыполнение приказов и распоряжений; персональная ответственность за выдачу ошибочных решений.

Акты управления, осуществляемые в рамках административно-организационного управления, подразделяют на два вида: нормативные и индивидуальные. Нормативные акты управления не имеют конкретного адресата. Они содержат общие нормы действий применительно к тем или иным условиям и рассчитаны, как правило, на продолжительное время. К ним относятся положения об управленческих органах, должностные инструкции, нормы и нормативы, стандарты и т. д.

Индивидуальные акты управления адресуются конкретным объектам управления. К ним относятся приказы, циркуляры, распоряжения, указания.

Задача административно-организационного воздействия - обеспечить четкие действия управленческого аппарата, всех подразделений и служб. Осуществляемые в форме приказов и распоряжений управленческие решения не должны противоречить существующему законодательству, правовым актам и положениям.

В зависимости от проблемы, которая стоит перед структурой управления, ОРМУ подразделяют на две группы:

- приемы, методы и средства краткосрочного распорядительного воздействия;

- приемы, методы и средства длительного воздействия.

Кратковременные распоряжения призваны обеспечить четкое функционирование организационных систем, повседневную слаженную работу органов управления, их структурных подразделений и должностных лиц.

Длительные распорядительные воздействия осуществляются при помощи административных актов длительного действия, имеющих юридическую правовую силу - директив, положений, уставов, правил, инструкций и т. п.

Регламентирующие методы управления включают: общеорганизационные, определяющие общие принципы устройства органов власти;

- структурные, определяющие структуру органов власти, т.е. звеньев и уровней управления;

- должностные, определяющие должностной статус каждого лица, обладающего властью;

- функциональные, определяющие порядок функционирования тех или иных властных структур и общественных организаций.

Регламентирующие методы управления основаны на использовании нормативов и норм.

Норма - это величина, характеризующая естественные условия протекания природных и антропогенных процессов.

Норматив - это условное распределение (закрепление) чего-либо на единицу чего-либо.

Нормативы подразделяются на следующие виды:

Организационные (нормативы времени, трудовых затрат, расхода материальных средств и т. п.), применяют их к тем сторонам деятельности органов управления или отдельных должностных лиц, которые в силу объективных причин не могут быть жестко регламентированы. Они устанавливают границы определенных процессов; численности, например работников земельной службы, приходящихся на 1 тыс. чел. населения; нормативы предельно допустимой концентрациивредных веществ в атмосфере, почве и т. д.; нормативы объемов проводимых землеустроительных действий и т. д.

Инструктирующие методы управления направлены на предупреждение непрофессиональных действий, которые могут повлечь за собой социальные, экологические и экономические негативные последствия.

Инструктированиевключает в себя различные виды информирования: предостережение, разъяснение, ознакомление, советы и т. п.

Социально-психологические методы управления представляют собой механизм воздействия на органы управления и конкретных исполнителей через социально-психологические интересы.

Классификация социально-психологических методов управления определяется уровнем иерархии социальных процессов, которая включает общество, коллектив, группу, личность.

Методы управления коллективами и группами включают следующие действия:

- оценка индивидуальных качеств работников;

- выработка целей, создающих условия для максимального проявления профессиональных качеств работников;

- создание обстановки, условий, ориентирующих поведение конкретной личности в направлении проявления ее лучших созидательных качеств.

 

Контрольные вопросы: 1. Дайте определение понятиям «система», «элементы системы», «свойства». 2. Назовите свойства сложных систем. 3. Назовите процессы (алгоритмы) процесса управления. 4. Перечислите основные законы и принципы управления. 5. Какие функции систем управления вы знаете. 6. Назовите основные методы управления.