Общие сведения об объектах текстового редактора MicrosoftWord

Рассмотрим принципы работы и возможности текстовых процес­соров на примере текстового процессора MicrosoftWord 2003 из па­кета прикладных программ MicrosoftOffice 2003.

Элементарным объектом этого текстового процессора является символ. Символы делятся на следующие группы:

• алфавитно-цифровые;

• знаки препинания (точка, запятая, тире, скобки, кавычки и т.д.);

• символы форматирования (конца абзаца fl, табуляции про­бела • и т.д.).

Для переключения между режимами отображения и скрытия сим­волов форматирования используется сочетание клавиш CTRL + + SHIFT + *.

Здесь и далее названия клавиш или их сочетаний на клавиатуре обозначаются заглавными буквами, например ENTER, CTRL + F10.

Символы составляют абзац, заканчивающийся символом конца абзаца. Помимо символов абзацы могут составлять объекты других типов: рисунки, формулы и т. п. Абзацы составляют текст документа.

Табличные процессоры

Табличные процессоры, их функции и структура

Решение некоторых математических и экономических задач не­редко сводится к обработке данных, хранящихся в прямоугольных таблицах. Написание отдельной программы для решения каждой за­дачи такого типа неэффективно. Текстовые процессоры позволяют вести и форматировать таблицы, однако они не приспособлены для вычислений данных в них. Поэтому были разработаны программы, называемые табличными процессорами или электронными таблица­ми, объединяющими в себе следующие возможности:

• создание и форматирование таблиц;

• математические вычисления табличных данных;

• представление результатов вычислений в виде таблиц, диаграмм и графиков.

• ведение и обработка БД с реляционной моделью данных, в ко­торой данные хранятся в виде двумерных таблиц.

Табличные процессоры используются для решения таких эконо­мических задач, как учет объемов продаж и прибыли, контроль численности персонала и рабочего времени, расчет налогов и за­работной платы и др. Благодаря большому количеству разнообраз­ных математических функций, табличные процессоры позволяют решать широкий круг задач в области естественных и технических наук.

2. Таблица должна находиться в начале документа или листа без пустых строк перед ней.

Шаблон содержит документ, который будет создаваться для каждой записи из базы данных.

Чтобы создать шаблон документа, необходимо выполнить следую­щие действия:

1) создать документ MicrosoftWord (сочетание клавиш CTRL + + N);

2) убедиться, что файл базы данных закрыт;

3) открыть панель инструментов Слияние (выбрать пункт меню Вид | Панели инструментов | Слияние);

4) нажать кнопку Открыть источник данных на панели инстру­ментов Слияние и выбрать файл базы данных;

5) для каждого из полей слияния выполнить следующие дей­ствия:

- установить курсор на место, где необходимо вставить поле

слияния;

• нажать кнопку Вставить поле слияния на панели инстру­ментов Слияние\

• выбрать поле слияния и нажать кнопку Вставить.

Чтобы выполнить слияние, необходимо открыть шаблон, нажать

кнопку Слияние в новый документ на панели инструментов Слияние или нажать сочетание клавиш ALT + SHIFT + N.

В результате будет создан документ, состоящий из шаблонов с за­полненными полями слияния из базы данных.

Путь к файлу базы данных записывается в файл шаблона. Поэто­му при изменении расположения файла базы данных необходимо вновь открыть файл базы данных.

Специальные служебные поля, используемые при слиянии.

• NEXT — перейти к следующей записи базы данных без создания документа для текущей записи. Используется для помещения не­скольких записей в текущий документ, а не в новый.

• SKIPIF — пропустить текущую запись в случае истинности условия. Общий вид поля:

{SKIPIF Поле Оператор Значение },

где Поле — название поля слияния; Оператор — операторы сравне­ния, «пусто», «не пусто»; Значение — значение поля, при котором запись должна быть пропущена.

Ключи Оператор и Значение образуют условие;

• NEXTIF — пропустить следующую за текущей запись в случае истинности условия. Общий вид поля:

{NEXTIF Поле Оператор Значение },

где Значение — значение поля, при котором следующая запись долж­на быть пропущена;

• IF — вставка текста в зависимости от значения поля. Общий вид поля:

{IF Поле Оператор Значение Текст 1 Текст2 },

где Текст! — текст, который будет вставлен в случае истинности условия; Текст2 — текст, который будет вставлен в случае ложности условия;

• MERGEREC — фактический номер записи в базе данных;

• MERGESEQ — число записей, вставленных в шаблон на теку­щий момент. Будет отличаться от MERGEREC в случае пропуска записей.

Чтобы вставить служебное поле в шаблон, необходимо выполнить следующие действия:

1) нажать кнопку Добавить поле Word на панели инструментов Слияние;

2) выбрать в списке название служебного поля;

3) при необходимости задать ключи поля.