Сохранение и защита информации электронных таблиц

Результаты работы содержатся в оперативной памяти компьютера до выполнения команды сохранить из основного меню (на базовой вкладке). Программа предложит задать имя файла (сохраняемой книги) и место назначения (где будет создан файл). Кроме того, можно управлять параметрами формата, расширения. Так, файлы с расширением *.xlsx совместимы с версиями Microsoft Office с 2010 года, в то время как для более ранних версий (если придётся открывать создаваемую электронную таблицу на таких версиях программы) необходимо выбрать соответствующую опцию и расширение *.xls.

Команда Защитить лист… защищает от ввода, редактирования и удаления данных все ячейки листа, помеченные как Защищаемая ячейка. По умолчанию все ячейки имеют такую пометку, ставится и снимается она командой Формат ячеек…, вкладка Защита. Данную команду можно применить к одной ячейке или к блоку выделенных ячеек. При включении защиты листа можно задать пароль. Чтобы отключить защиту нужно из контекстного меню дать команду Снять защиту листа…(если при защите листа был задан пароль, то для снятия защиты необходимо его ввести).

Созданный файл может быть целиком защищён паролем для открытия. Пароль выполняет две задачи:

выдача запроса на ввод пароля при попытке открыть файл;

шифрование содержимого файла на диске криптографическим методом, использующим символы пароля в качестве параметров шифрования.

Для защиты электронной таблицы паролем на системной вкладке Рецензирование (в более ранних версиях - на системной вкладке Файл) далее вариант Защитить лист либо Защитить книгу (в более ранних версиях выбрать команду Сведения, затем Защитить книгу). В открывшемся списке выбирается команда Зашифровать паролем, пароль вводится дважды (второй раз — для подтверждения).

Рис. 39. Установление защиты листа, книги

Снятие или изменение пароля производится выбором тех же команд, что и для его задания.

Из файла могут быть удалены персональные данные (данные пользователя и компьютера, на котором редактировался файл). Для удаления личных данных выбирается команда Поиск проблем (системная вкладка Файл, команда Сведения). В открывшемся списке выбирается вариант Инспектор документов, а в появившемся диалоговом окне нажимается кнопка Проверить. После проверки группы параметров, содержащие личные данные, будут выделены восклицательным знаком и рядом с ними появятся кнопки Удалить все, нажатием которых завершается удаление личных данных.

Для рабочих книг Excel может быть установлена также защита структуры, в этом режиме невозможно удалять, добавлять, перемещать и переименовывать листы. Для задания защиты этого типа выбирается команда Защитить книгу. В открывшемся списке выбирается команда Защита структуры и окон, возможен (но не обязателен) ввод пароля пользователя.

Рис. 40. Защита структуры и окон книги

Электронная таблица Excel может быть снабжена цифровой подписью. Для этого на вкладке Файл выбирается команда Сведения, далее вариант Защитить книгу. В открывшемся списке выбирается команда Добавить цифровую подпись. Ключи для создания и проверки цифровой подписи генерируются в специальных Сервисных центрах и высылаются пользователю по сети Интернет.

В данном пункте описаны способы защиты файла Excel в целом, которые представлены на системной вкладке Файл. Защита отдельных элементов электронной таблицы осуществляется с помощью команд Формат ячеек и Защитить лист…, описанных в пунктах 3 и 5 данного практикума.