Функции редактирования и форматирования текста в MS Word.

 

Форматирование текстового документа

Форматирование документа – это изменение его внешнего вида. WORD обеспечивает форматирование документов на пяти различных уровнях:

на уровне символов (изменение гарнитуры, начертания, размера и цвета шрифта, межбуквенного интервала в слове, анимации и т.д.)

на уровне абзацев (выравнивание по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине; отступы справа и слева; отступ первой строки; отступы до и после абзаца; межстрочный интервал, управление разбивкой на страницы и т.д.)

на уровне страниц (параметры страниц, ориентация страниц, рамка, колонтитулы первой страницы, четных и нечетных страниц и т.д.)

на уровне разделов (формирование разделов со следующей страницы или на текущей странице, разбиение текста на колонки и т.д.)

на уровне документа (номера страниц, оглавление и т.д.).

Форматирование осуществляется посредством меню Формат.

Редактирование документа — это изменение его фрагментов,проверка и исправление текста перед печатью.

Под редактированием понимается копирование,перемещение и удаление фрагментов.

 

14 Построение таблиц средствами MS Word. Вычисления в таблицах.

 

 

Таблица состоит из строк и столбцов ячеек, которые могут содержать цифры, текст, рисунки и используются для упорядочения и представления данных, позволяют выстроить числа в столбцы, а затем отсортировать их, а также выполнить различные вычисления.

Создание таблицы

Создание новой таблицы можно осуществить тремя способами:

 

-Нарисовать
-Вставить
-Создание на основе существующих данных (текста, чисел)

1. Нарисовать (создать) таблицу

Для создания таблицы со сложным заголовком целесообразно использовать способ Нарисовать таблицу, выбрав команду Таблица / Нарисовать таблицу. Появится плавающая панель инструментов Таблицы и границы, с помощью которой можно создать таблицу и осуществить ее редактирование и форматирование

2. Вставка (создание) таблицы

Чтобы быстро создать простую таблицу, необходимо воспользоваться командой Таблица / Вставить / Таблица. Появится диалоговое окно Вставка таблицы

В этом окне можно задать размер (количество столбцов и строк), установить Автоподбор ширины столбцов, выбрать один из вариантов Автоформатирование. Установив флажок По умолчанию для новых таблиц, можно сохранить выбранный формат и в дальнейшем использовать его по умолчанию.

3. Преобразование существующего текста в таблицу

При преобразовании текста в таблицу необходимо указать, в каком месте должен начинаться каждый столбец. Для этого используют символы разделителей. В качестве разделителя может быть выбран знак абзаца, знак табуляции, точка с запятой или другой.

Ввод текста в ячейку

Для ввода текста в ячейку, необходимо щелкнуть на ячейке и ввести текст с клавиатуры или вставить из буфера обмена при копировании текста. Если текст не помещается в строке, то он переносится на другую строку и увеличивает высоту строки.

Для изменения ориентации текста в ячейке необходимо установить курсор в ячейку и в меню Формат выбрать команду Направление текста. Для изменения выравнивания текста в ячейке на панели инструментов Таблицы и границы выберите параметр выравнивания по вертикали и горизонтали.

Для перемещения, копирования и удаления текста в ячейках необходимо выделить этот текст. Выделенный текст можно удалять клавишей Delete или Backspace, а также копировать и перемещать как с помощью буфера обмена, так и методом перемещения при помощи мыши (при нажатой левой или правой клавиши).

Форматирование текста в ячейках осуществляется методами форматирования обычного текста. Добавить текст перед таблицей в начале страницы можно, если установить курсор в начале первой строки и нажать клавишу Enter.

Редактирование

К операциям редактирования таблиц относится:

Вставить и удалить строки и столбцы
Объединить и разбить ячейки
Разбить таблицу

Для редактирования элементов (ячеек, строк, столбцов) необходимо выделить эти элементы, а затем использовать меню Таблица или контекстное меню.

 

Для форматирования таблицы используется команда Автоформат в меню Таблицы, а также панель инструментов Таблицы и границы.

Вычсиления в таблицах

В таблицах можно проводить вычисления. Для этого используют специальные функции:

AVERAGE()-среднее значение из списка значений
AND(x;y)-1 если оба истины,0 если хотя бы одно ложно
COUNT()-количество элементов в списке
ABS(x)-абсолютное значение числа
DEFINED(x)-1 если допустимо,0 если нельзя вычислить
FALSE-0
INT(x)-целая часть числа
MIN()-наименьшее значение в списке
MAX()-наибольшее значение в списке
MOD(x;y)-остаток от деления икс на игрик
NOT(x)-0 если истина,1 если ложь
OR(x;y)-1 если одно из двух истино,0 если оба ложны
PRODUCT()-произведение значений
ROUND(x;y)-икс округленное до указанного десятичного разряда игрик
SIGN(x)-знак числа,1 если больше 0,-1 если меньше
SUM()-сумма значений
TRUE-1

1. Сумма строки или столбца чисел

Выделить ячейку, в которой будет отображаться сумма

В меню Таблица необходимо выбрать команду Формула

Если выделенная ячейка находится в самом низу столбца чисел, Word выводит формулу =SUM(ABOVE), а если выделенная ячейка находится с правого края строки чисел, Word предлагает формулу =SUM(LEFT).

2. Выполнение вычислений

Выделить ячейку, в которую будет помещен результат

В меню Таблица необходимо выбрать команду Формула

Если Word предлагает формулу, которая не подходит для вычислений, то ее необходимо удалить

В списке "Вставить функцию" выберите функцию. Для ссылки на ячейки введите в формулу адреса этих ячеек в скобках, например для суммирования содержимого ячеек B5 и C7 введите формулу =SUM(b5,c7).

При изменении ссылок на ячейки результаты вычислений можно обновить, выделив поле и нажав клавишу F9

 

 

15. Шаблоны и стили оформления документов в MS Word

 

После запуска MS Word на экране появляется пустой документ под названием Документ 1. Это название указывает на то, что данный документ является первым созданным вами с момента запуска программы. При создании последующих документов Word присваивает им имена с возрастающими номерами: Документ 2, Документ 3 и т.д. Даже в том случае, если вы закроете Документ 1, следующий документ, созданный в текущем сеансе работы, будет назван Документ 2.

При создании нового документа MS Word строит его на основе одного из шаблонов. Шаблоны являются той основой, на основании которой строится новый документ. Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы:

Текст (например, верхние и/или нижние колонтитулы)

Предопределенные стили (заголовки уровней, нормальный, основной текст и т.п.), а также созданные вами пользовательские стили

Таблицы

Рамки

Графические изображения

Специальные средства (макросы, кнопки и даже панели инструментов) и т.д.

В MS Word существуют шаблоны трех типов:

Шаблон "Обычный", который предназначен для создания стандартных документов с параметрами, принятыми по умолчанию

Специальные шаблоны, входящие в комплект поставки MS Word (например, письма, факсы, и т.д.), а также созданные вами разнообразные пользовательские шаблоны

Шаблоны мастеров, которые в интерактивном режиме проводят вас через все стадии создания документа. Для этой цели используется последовательность окон диалога, с помощью которых на каждом этапе вы указываете конкретные характеристики документа. В качестве примера шаблона этого типа можно привести Мастер создания календаря.

Для создания первого документа воспользуемся шаблоном "Обычный". Этот шаблон полезен в тех случаях, когда вам нужен пустой документ, в который в дальнейшем будет вводиться информация. При этом к документу не предъявляется каких-либо специальных требований по оформлению или форматированию.

Для создания нового документа, основанного на обычном шаблоне, вы можете нажать Ctrl+N на клавиатуре или кнопку Создать на стандартной панели инструментов. Команда Создать из меню Файл выводит окно диалога " Создание документа ", в котором можно выбрать шаблон для нового документа.

Оно предоставляет в ваше распоряжение все предопределенные и стандартные шаблоны, которые могут быть использованы при создании новых документов. Это окно диалога содержит закладки, на каждой из которых представлена определенная группа шаблонов и мастеров. Вы можете воспользоваться любым из шаблонов, присутствующем в списке шаблонов (входящих в состав поставки MS Word или своим собственным). Помимо обычных шаблонов присутствуют, так называемые, шаблоны-мастера. Мастера шаг за шагом проведут вас через все стадии создания документа. Например, вместе с Мастером писем (или факсов) вы сможете самостоятельно создать деловое письмо. Все, что от вас требуется - это следовать инструкциям, появляющимся в окнах диалога. Кнопки, расположенные в нижней части каждого из окон диалога, позволяют вам перемещаться из текущего окна к следующему или возвратиться к предыдущему.

Стиль - это совокупность параметров форматирования, имеющая свое название.

Зачем нужны стили?

Представьте себе документ, отформатированный одним шрифтом, без отступов, табуляций, заголовков. Без сомнения, вы согласитесь, что такой текст трудно читать. Для того чтобы превратить этот текст в читабельный вам потребуется выделить заголовок, оформить подзаголовки в соответствии с их уровнем, выполнить подписи к рисункам и таблицам, выделить новые термины, примечания, установить колонтитулы, и т.д. Теперь представьте, что вам придется отформатировать каждый из элементов вручную. Если документ имеет достаточно большой объем, то задача становится неразрешимой при условии, что все элементы одного типа (например, подписи и заголовки соответствующих уровней) должны быть оформлены единообразно.

С помощью стилей вы можете установить несколько параметров форматирования за один шаг. При этом для каждого из элементов оформления можно установить собственный стиль, который будет иметь уникальное наименование. В этом случае вам не придется при форматировании элементов устанавливать параметры с помощью команд меню Формат (Шрифт, Абзац и т.д.). Вам достаточно установить требуемые стили, а затем каждый раз просто выбирать из списка требуемый стиль.

Использование стилей позволяет повысить эффективность и ускорить выполнение вашей работы. Форматирование с помощью стилей сводится к выделению нужных фрагментов текста и выбору из списка требуемого стиля для данного фрагмента.

В MS Word стиль может быть применен как к целому абзацу, так и к нескольким символам. Принципиальное отличие заключается в том, что абзац, благодаря знаку конца абзаца, можно не выделять, достаточно установить в нем курсор, а стиль символов можно применить к фрагменту текста любой величины, но без знака абзаца, поэтому требуемый фрагмент обязательно должен быть выделен.

Самый простой способ установки стиля одного символа - это выделить его и нажать нужную кнопку панели инструментов: полужирный, курсив, подчеркивание, и выделенный символ будет оформлен соответствующим образом. Что касается стиля абзаца, то его название появляется в поле Стиль панели инструментов "Форматирование" при установке курсора в пределах абзаца.

В качестве основного стиля, установленного по умолчанию используется стиль "Нормальный". Этот стиль применяется для основного текста любого документа и служит основой для создания других стилей.

Таким образом, форматируя абзацы соответственно вашему представлению о том, как должен выглядеть тот или иной элемент текста, не забывая при этом дать название новому виду форматирования, можно создать различные стили для разных целей.

Собственно назначение стилей состоит в удобстве их применения. Дело в том, что при наличии различных стилей вам не придется тратить время на форматирование отдельных элементов текста, достаточно установить курсор в пределах абзаца, стиль которого требуется поменять, открыть список стилей стандартной панели инструментов и выбрать нужный вам стиль из предложенного списка. В результате фрагмент будет оформлен соответствующим образом.

Параметры форматирования можно узнать из специального справочного окна (его можно вызвать, используя кнопку на панели инструментов "Стандартная"), а так же из окон диалога "Стиль", "Изменение стиля", "Создание стиля", "Организатор". Все перечисленные выше окна диалога содержат раздел "Описание", в котором представлены все параметры формата.

MS Word содержит несколько десятков встроенных стилей, а также пять основных или, как их еще иногда называют, базовых стилей: Нормальный, Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и Шрифт абзаца по умолчанию. Стили, используемые в текущем документе, представлены в списке Стиль на панели инструментов "Форматирование". Весь список встроенных стилей можно увидеть в окне диалога "Стиль" при установке в поле Список опции Всех стилей.

В ряде случаев MS Word автоматически назначает встроенные стили. Это происходит при использовании команд Примечание, Название, Оглавление и указатели и Сноска из меню, Вставка, а также из меню Сервис - команды: Конверты и наклейки, из меню Вид - Колонтитулы.

Ниже приведены встроенные стили, автоматически используемые MS Word при применении ряда команд.

Параметры форматирования, входящие в понятие стиля абзаца:

Шрифт, которым написан текст абзаца

Отступы и интервалы, установленные для данного стиля абзаца

Позиции табуляции, установленные в абзаце

Обрамление вокруг абзаца текста

Язык, которым написан абзац. (Используется для подключения соответствующих словарей при проверке орфографии и грамматики для данного абзаца)

Кадр

Нумерация строк в абзаце

Шрифт. В Word форматирование шрифта настраиваются через диалоговое окно "Шрифт". (Вызывается: меню "Формат" - "Шрифт...", или через контекстное меню: команда "Шрифт...")

Абзац. Характеристики абзаца такие как: положение абзаца на странице, межстрочный интервал в абзаце, расстояния до и после абзаца, справа и слева от полей и др. В Word форматирование абзаца настраиваются через диалоговое окно "Абзац". (Вызывается: меню "Формат" - "Абзац...", или через контекстное меню: команда "Абзац...")

Табуляци я - позиции табулянтов, по которым выравнивается текст, при наличии знаков табуляции в тексте. В Word форматирование табуляции настраиваются через линейку форматирования (под панелями инструментов), или через диалоговое окно "Табуляция". (Вызывается: меню "Формат" - "Табуляция...", или через кнопку "Табуляция..." диалогового окна "Абзац")

Обрамление - наличие рамки вокруг абзаца и ее тип. Задается через меню "Формат" - "Обрамление и заливка", или через панель инструментов "Панель обрамления".

 

Язык - Определяет каким языком написан текст абзаца. Это влияет на проверку орфографии. Определяется через меню "Сервис" команда "Язык".

Кадр - прямоугольный участок документа, обтекаемый текстом. Абзац текста тоже может находится в кадре. Для того, чтобы стилю назначить свойство кадра, необходимо через меню "Формат" команда "Стиль...", - выбрать нужный стиль, нажать кнопку и "Изменить", в появившемся диалоговом окне нажать кнопку "Формат" и выбрать команду "Кадр".

Нумерация - в Word имеется возможность автоматической нумерации абзацев. Это свойство можно присвоить стилю. Для того, чтобы стилю назначить свойство автонумерации абзацев, необходимо через меню "Формат" команда "Стиль...", - выбрать нужный стиль, нажать кнопку "Изменить", в появившемся диалоговом окне нажать кнопку "Формат" и выбрать команду "Нумерация...".

Для правильного форматирования документа, каждому абзацу, который имеет отличительные характеристики форматирования, необходимо назначать собственный стиль. Для этого, после форматирования абзаца, необходимо щелкнуть по полю "Стиль" (панель инструментов) и указать новое имя стиля.

Или вызвать диалоговое окно "Стили" (меню "Файл" - команда "Стиль...") и воспользоваться кнопкой "Создать...".

 

Название стиля, вводится в поле Имя.

Поле Стиль указывает, к какому стилю (абзаца или символа) относится выбранный стиль.

Поле Описание содержит параметры форматирования стиля, выбранного для изменения.

В поле Основан на стиле указан стиль, на котором основан новый стиль. В случае необходимости вы можете изменить базовый стиль. Для этого следует нажатием кнопки, расположенной в правой части поля, открыть список и выбрать из него требуемый стиль.

В поле Стиль следующего абзаца указан стиль, который установлен для следующего абзаца. Если вам требуется изменить этот стиль, выберите нужный стиль из раскрывающегося списка.

Нажмите кнопку Формат. На экране появится ниспадающее меню.

Выберите команду в зависимости от того, какие параметры вы собираетесь изменить. В соответствии с вашим выбором откроется окно диалога. Предположим, что требуется изменить шрифт. В этом случае вы выбираете команду Шрифт. Откроется уже знакомое вам окно диалога "Шрифт".

Если вы хотите, чтобы внесенные вами изменения сохранились в шаблоне, установите флажок Добавить в шаблон.

Для завершения внесения изменений нажмите OK.

В случае необходимости вы можете внести изменения в любой из стандартных или пользовательских стилей. Возможно вам потребуется изменить тип или размер шрифта, использовать все прописные буквы или ввести буквицу. Все эти изменения вы можете внести в стиль, воспользовавшись командой Стиль из меню Формат. Откроется окно диалога "Стиль".

В списке Стили будет выделен стиль, которым был оформленный текущий абзац. Если требуется изменить какой-либо другой стиль, выберите его в списке Стили.

Нажмите кнопку Изменить. Откроется окно диалога " Изменение стиля ", которое в точности повторяет окно Создание стиля.

Можно изменить стиль и без использования этого окна. Для этого с помощью команд Шрифт и Абзац из меню Формат или контекстного меню, а также кнопок панели инструментов " Форматирование " и клавишных команд установите новые параметры стиля.

Нажмите кнопку раскрытия списка Стиль на панели инструментов " Форматирование " и выберите из списка имя этого стиля.

На экране появится окно диалога, с помощью которого вам будет предложено подтвердить изменение нормального стиля в соответствии с образцом. Нажмите кнопку ОК.

Поиск и замена стилей

Найти и заменить стиль любого фрагмента текста можно с помощью механизма поиска - замены. В окне диалога " Найти " предусмотрено меню Формат, в котором присутствует опция Стиль. MS Word анализирует параметры форматирования, установленные вами в качестве условий поиска. Аналогично работает механизм замены.

Копирование стилей из документа или шаблона

Стиль можно копировать из шаблона, в котором он сохранен в другой шаблон или документ, основанный на другом шаблоне. Это может быть стиль, который вы создали сами или стиль, который вам понравился в другом документе. Нет смысла создавать уже существующий стиль, когда можно его скопировать. Если в существующем документе или шаблоне уже имеется стиль с таким же именем, как и копируемый, Word потребует подтверждения замены параметров существующего стиля на параметры копируемого стиля.

Для этого используется окно диалога " Организатор " (вызывается кнопкой " Организатор... " из диалоговых окон " Шаблоны и надстройки " или " Стили ").

В левом списке MS Word отображены стили, используемые в активном документе или подключенном шаблоне. В правом списке - стили, используемые в шаблоне "Обычный".

Если вам требуется скопировать стиль не из активного документа или шаблона или требуется скопировать стиль не в шаблон, отличный от обычного, нажмите расположенную ниже соответствующего списка кнопку Закрыть файл. Название кнопки изменится на Открыть файл. Нажмите кнопку Открыть файл и откройте нужный документ или шаблон.

Если на вашем компьютере установлен MS Word, входящий в состав MS Office, по умолчанию шаблоны хранятся в папке "Шаблоны", вложенной в основную папку MS Office. Если нужный шаблон отсутствует в в списке, укажите другой диск или папку.

Выберите в соответствующем списке окна диалога "Организатор" стиль, который необходимо скопировать, нажмите кнопку Копировать.

Для выделения нескольких стилей, образующих непрерывную группу, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, выберите первый и последний элементы группы. Для выделения нескольких отдельных стилей, нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее, выберите каждый из нужных вам элементов.

Библиотека стилей

MS Word содержит ряд шаблонов (встроенных и, возможно, пользовательских), каждый из которых предоставляет в ваше распоряжение набор стилей для оформление документа. Для удобства использования стили, доступные во всех шаблонах, сведены в Библиотеку стилей, которая доступна через одноименное окно диалога. Данное средство предоставляет вам возможность не только выбрать, но и визуально оценить, как будет выглядеть документ, если вы воспользуетесь тем или иным шаблоном. Все это можно сделать, не покидая окна диалога " Библиотека стилей ". Открытие этого окна осуществляется с помощью команды Библиотека стилей из меню Формат

В левой части окна диалога содержится список всех доступных шаблонов, среди которых можно выбрать наиболее приемлемый с вашей точки зрения. Верхнее поле содержит имя выбранного вами шаблона.

Ниже расположены три переключателя:

При установке переключателя Документ в правом окне будет открыт активный документ. Перебирая различные варианты шаблонов, в этом окне вы сможете увидеть, как меняется ваш документ при изменении шаблона.

При установке переключателя Пример в основном окне демонстрируется встроенный пример шаблона, если он предусмотрен. Однако не все встроенные шаблоны сопровождаются примерами. Если пример отсутствует, то в окне появляется, сообщение, отформатированное стилем основного текста шаблона, о том что пример отсутствует.

Переключатель Образцы стилей действует аналогично переключателю Пример, то есть, если для шаблона предусмотрен пример, от отобразится в основном окне. Если шаблон не содержит образцов стиля, в окне появится сообщение, отформатированное стилем первой строки шаблона, о том, что образцы отсутствуют.

Любой из встроенных шаблонов можно применить к вашему документу и увидеть образец измененного текста. Подобрав устраивающий вас шаблон, следует нажать OK, в результате чего в ваш документ будет перенесены элементы формата выбранного шаблона. Сам же шаблон останется без изменений.

Библиотека стилей - очень удобное средство, с помощью которого также, как и с помощью окна диалога "Организатор" можно скопировать стили любых шаблонов.