MS Access. Терминология, импортирование и встраивание БД.

База данных — это один или несколько файлов данных, предназначенных для хранения, изменения и обработки больших объемов взаимосвязанной информации.

В базе данных предприятия, например, может храниться:

· вся информация о штатном расписании, о рабочих и служащих предприятия;

· сведения о материальных ценностях;

· данные о поступлении сырья и комплектующих;

· сведения о запасах на складах;

· данные о выпуске готовой продукции;

· приказы и распоряжения дирекции и т.п.

Даже небольшие изменения какой-либо информации могут приводить к значительным изменениям в разных других местах.

Существуют два различных способа переноса данных в Microsoft Access: импортирование и встраивание. Импортирование выполняется при переносе данных из одной программы в другую (из Microsoft Excel в Access). При встраивании данные представляют для Access внешнюю таблицу, они остаются в исходном формате и в дальнейшем могут обрабатываться как в оригинальном формате так и в формате Access. Структуру встроенной таблицы изменять нельзя, т.е. нельзя добавлять или удалять поля, изменять их параметры.

MS Access — наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров. Она представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой. Данные в таких базах оформляются в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных записей. Система обслуживания включает в себя ввод данных в ЭВМ, отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам), преобра­зование структуры данных, вывод данных, являющихся результа­том решения задач в табличном или каком-либо ином удобном для пользователя виде.MS Access позволяет создавать связанные объекты и устанав­ливать ссылочную целостность данных*. MS Access поддерживает встраивание OLE-объектов (Object Linking and Embedding) в рам­ках среды Windows.В состав пакета MS Access входит также ряд специализирован­ных программ, решающих отдельные задачи (так называемых «мастеров»). База данных (БД) — это интегрированная совокупность взаи­мосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.Для облегчения работы с базами данных используются систе­мы управления базами данных (СУБД, англоязычная аббревиатура DBMS — Database Management System) — специальные пакеты программ обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на за­просы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают со­хранность и перемещение данных, а также возможность их ис­пользования другими программными средствами. В настоящее время большинство экономических и информационно-справоч­ных программных комплексов реализовано на основе примене­ния той или иной СУБД. После запуска MS Access на экране появляется главное окно Access с наименованием Microsoft Access в строке заголовка. Если открывается существующая база данных, то ее имя помещается в строку заголовка окна БД. Это окно может быть развернуто до размера полного экрана, уменьшено, минимизировано до пикто­граммы или закрыто.* Под целостностью данных понимается система правил Microsoft Access, позволяющих при изменении одних объектов автоматически изменять все связанные с ними объекты и обеспечивать защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.Главное окно MS Access содержит строку меню, панель инст­рументов, строку состояния и окно базы данных. Закрытие окна БД приводит к закрытию самой базы.Через меню Файл можно открыть имеющуюся базу данных или создать новую базу данных. База данных — это один или несколько файлов данных, предназначенных для хранения, изменения и обработки больших объемов взаимосвязанной информации

29.MS Access. Схема связи, виды связей базы данных. Что такое связи между таблицами

В реляционной базе данных связи позволяют избежать избыточности данных. Например, в ходе создания базы данных, содержащей сведения о книгах, может появиться таблица под названием "Книги", в которой будут храниться параметры каждой книги, такие как ее название, дата публикации и издатель. Кроме того, есть и дополнительные сведения об издателе, которые может потребоваться сохранить, такие как его телефонный номер, адрес и почтовый индекс. Если хранить их в таблице с книгами, то телефонный номер издателя будет повторяться для каждой опубликованной им книги.
Более правильным вариантом является вынесение сведений об издателях в отдельную таблицу "Издатели". При этом таблица "Книги" будет содержать ссылки на записи таблицы "Издатели".
Чтобы сохранить синхронизацию, следует обеспечить целостность данных между таблицами "Книги" и "Издатели". Связи с обеспечением целостности данных позволяют следить за тем, чтобы данные в одной таблице соответствовали данным в другой. Например, каждая книга в таблице "Книги" связана с определенным издателем в таблице "Издатели". Добавить в таблицу книгу для издателя, отсутствующего в базе данных, невозможно.

/ Виды связей между таблицами/ Связь осуществляется путем сопоставления данных в ключевых столбцах; обычно это столбцы, имеющие в обеих таблицах одинаковые названия. В большинстве случаев сопоставляются первичный ключ одной таблицы, содержащий для каждой из строк уникальный идентификатор, и внешний ключ другой таблицы. Например, с каждым из изданий, находящихся в продаже, можно связать объемы его продаж путем создания столбца "ИД_издания" в таблице "Книги" (первичный ключ) и столбца "ИД_издания" в таблице "Продажи" (внешний ключ)./Существует три вида связей между таблицами. Вид создаваемой связи зависит от того, как заданы связанные столбцы.

/ Связи "один ко многим"/ Связь "один ко многим" - наиболее распространенный вид связи. При такой связи каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б, однако каждой строке таблицы Б может соответствовать только одна строка таблицы А. Например, между таблицами "Издатели" и "Книги" установлена связь "один ко многим": каждый из издателей может опубликовать множество книг, однако каждая книга публикуется лишь одним издателем./Связь "один ко многим" создается в том случае, когда только на один из связываемых столбцов наложено ограничение уникальности или он является первичным ключом./В Microsoft Access сторона связи "один ко многим", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, обозначается символом бесконечности.

/ Связи "многие ко многим"/ При установлении связи "многие ко многим" каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот. Такая связь создается при помощи третьей таблицы, называемой соединительной, первичный ключ которой состоит из внешних ключей, связанных с таблицами А и Б. Например, между таблицами "Авторы" и "Книги" установлена связь вида "многие ко многим", задаваемая с помощью связей вида "один ко многим" между каждой из этих таблиц и таблицей "АвторыКниг". Первичный ключ таблицы "АвторыКниг" - это сочетание столбцов "ИД_автора" (первичного ключа таблицы авторов) и "ИД_книги" (первичного ключа таблицы заголовков).

/ Связи "один к одному"/ При установлении связи "один к одному" каждой строке таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот. Связь "один к одному" создается в том случае, когда оба связанные столбца являются первичными ключами или на них наложены ограничения уникальности./Этот вид связи используется редко, поскольку в такой ситуации связываемые данные обычно можно хранить в одной таблице. Использовать связь вида "один к одному" можно в указанных ниже случаях.

• Чтобы разделить таблицу, содержащую слишком много столбцов.
• Чтобы изолировать часть таблицы по соображениям безопасности.
• Для хранения данных кратковременного использования, удалить которые проще всего путем очистки таблицы.
• Для хранения данных, имеющих отношение только к подмножеству основной таблицы./В Microsoft Access сторона связи "один к одному", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, также обозначается символом ключа.