Анализ коммуникаций и информационного обеспечения в организации

Коммуникации выступают связующим процессом, необходимым для осуществления управленческих действий.

Коммуникации - обмен идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий. Процесс коммуникации состоит из этапов: отправление сообщения, передача сообщения, получение сообщения и обратная связь.Именно наличие обратной связи делает процесс коммуникации двусторонним. Присутствие всех этих элементов необходимо для осуществления эффективного общения.

Формальные коммуникации позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки. Они определяются существующими регламентами:

- организационными (например, схемой организационной структуры);

- функциональными (например, положением об отделах и службах).

Коммуникации в зависимости от пространственного расположения каналов и направленности общения. Информация по каналам передается по вертикали - сверху вниз, снизу вверх, а также в горизонтальной плоскости и по диагонали.

Нисходящие коммуникации - коммуникации, направленные сверху вниз - от руководителя к подчиненным. На предприятии ООО «Строймонтаж» нисходящая коммуникация состоит из следующих аспектов:

1. Информация о целях и задачах организационной деятельности, призванная создать у работников чувство приобщенности к деятельности предприятия, внушить подчиненным доверие и способствовать принятию целей организации.

2. Рабочая инструкция - сообщение, определяющее должностные обязанности сотрудников.

Характер инструкции должен соотноситься с характером выполняемой работы и рабочих заданий. Если задача отличается высоким уровнем неопределенности, она требует более подробной и развернутой инструкции.

Потребность же в информации у работника, выполняющего стандартную, повторяющуюся работу, минимальна. С приобретением сотрудником опыта и повышением его квалификации необходимость в инструкциях уменьшается, они могут носить все менее детализированный характер.

3. Обратная связь по результатам деятельности представляет собой оценку труда работника со стороны вышестоящих менеджеров. Эффективная обратная связь позволяет скорректировать деятельность исполнителя. В случае достижения работником положительных результатов позитивная обратная связь повышает его самооценку и мотивацию. При негативных результатах своевременная обратная связь позволяет скорректировать трудовой процесс.

4. Информация, касающаяся правил и процедур, действующих в организации, позволяет работнику приобщиться к существующим на предприятии традициям. Особенно это важно для новых сотрудников. Если человек, только что приступивший к работе, не получает ответа на вопрос, как принято действовать в этой организации, он может чувствовать себя неуверенно и не "вписаться" в коллектив.

5. Социально-психологическая поддержка. Для человека важно понимать, что не только его работа является важной для руководства, но и что он сам представляет для организации ценность. Поэтому внимание к работнику, его поддержка, особенно в сложной ситуации, создадут у него чувство безопасности и благодарности, что положительно скажется на его психологическом самочувствии и, как следствие, обеспечит его лояльность предприятию и результатам трудовой деятельности.

К средствам информации, использующейся на предприятии ООО «Строймонтаж» относят:

- доски объявлений;

- циркулярные письма и распоряжения;

- информационный листок, газета или журнал;

- групповые обсуждения;

- общие собрания.

Широкие возможности в этом смысле открывают локальные компьютерные сети, позволяющие оперативно, без лишних звеньев и, что немаловажно, без существенных затрат информировать всех сотрудников.

Восходящие коммуникации - коммуникации, направленные снизу вверх - от подчиненных к руководителю. На предприятии практикуются такие виды как:

1. Отчет о проделанной работе;

2. Разработка рекомендаций по улучшению деятельности предприятия.

Нисходящие коммуникации превалируют над остальными. Однако не менее значительную роль играют горизонтальные коммуникации между отделами и структурными подразделения. Они необходимы для полной и координированной работы всех отделов. На «Строймонтаж» горизонтальные коммуникации осуществляются как внутри предприятия, так и между структурными единицами самого предприятия и его партнеров.

Таким образом, на «Строймонтаж» имеет место четко структурированная и эффективная система коммуникации.