Бумажные копии электронной персональной медицинской записи

Бумажная копия ЭПМЗ может быть создана автором и собственноручно подписана им. В этом случае вся ответственность возлагается на автора и регламентируется нормативными документами, определяющими правила работы с медицинскими документами.

В ситуации, когда бумажная копия ЭПМЗ создается без участия автора, она должна иметь явные визуальные отличия, свидетельствующие о том, что данный документ является бумажной копией ЭПМЗ, а не традиционным медицинским документом. Для соответствия данному требованию каждая страница копии должна содержать колонтитул, включающий в себя:

§ надпись «Копия из ЭМА» (электронного медицинского архива);

§ идентификатор ЭМА;

§ идентификатор ЭПМЗ в данном ЭМА;

§ дату распечатывания;

§ номер страницы и общее число страниц в документе;

§ идентификатор ЭМА и идентификатор ЭПМЗ, приведенные в виде штрихового кода, доступного для чтения средствами автоматической идентификации.

В конце документа должны быть указаны дата и время подписания ЭПМЗ и Ф.И.О. подписавшего. Символ штрихового кода следует печатать в соответствии с ГОСТ 307431 (ГОСТ 30743-2001 (ИСО/МЭК 15417-2000). Автоматическая идентификация. Кодирование штриховое. Спецификация символики Code 128 (Код 128).

), что позволяет уникально идентифицировать данную ЭПМЗ, и должен содержать следующую информацию:

§ идентификатор электронного медицинского архива (14 символов);

§ идентификатор ЭПМЗ (8 символов).

Идентификатор электронного медицинского архива должен позволять идентифицировать место постоянного хранения ЭПМЗ и включать в себя следующие элементы:

§ код зарегистрировавшего данный ЭМА медицинского учреждения по «Общероссийскому классификатору предприятий и организаций» ОК 007-93.

§ четырехзначный уникальный числовой код данного ЭМА среди всех ЭМА, зарегистрированных данной медицинской организацией.

Медицинский сотрудник, производящий распечатывание, должен выполнить процедуры, обеспечивающие проверку неизменности и авторства ЭПМЗ. Регламент таких процедур должен быть установлен в «Политике безопасности» медицинской организации. Медицинский сотрудник, сделавший бумажную копию, должен удостоверить подпись автора ЭПМЗ своей подписью. Эта подпись удостоверяет только правильность печати и соблюдение всех принятых в данной организации процедур обеспечения неизменности и персонифицируемости ЭПМЗ. Удостоверяющий подпись сотрудник не принимает на себя ответственность за медицинское содержание ЭПМЗ, она сохраняется за автором ЭПМЗ.

Список лиц, имеющих права удостоверения подписи на бумажных копиях ЭПМЗ, должен быть указан в «Политике безопасности» медицинской организации. Право удостоверения подписи следует предоставлять:

§ лечащим врачам для подписи ЭПМЗ их пациентов;

§ заведующим отделениями, старшим медицинским сестрам отделений, дежурным врачам (в период их дежурства) для подписи ЭПМЗ всех пациентов отделения;

§ другим лицам по усмотрению администрации лечебного учреждения.

С учетом данных требований бумажная копия ЭПМЗ приобретает статус официального медицинского документа и может быть использована в установленном порядке (подшита в историю болезни, выдана пациенту, направлена в другое медицинское учреждение и др.).

 

Обеспечение надежной и бесперебойной работы медицинской информационной системы

 

Требования к обеспечению бесперебойной и качественной работы медицинских информационных систем

Поскольку информационные системы коллективного пользования становятся неотъемлемым элементом лечебно-диагностического процесса, сбой в их работе может привести к серьезным нарушениям в работе всей медицинской организации. Для таких систем предъявляют высокие требования к надежности и бесперебойности, а также к способности персонала квалифицированно работать с ними. В идеале они должны быть работоспособными 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году.

Требования к обеспечению надежности и бесперебойности работы информационной системы, требования к максимально допустимому временем ее простоя должны быть внесены в «Политику безопасности» медицинского учреждения. В этом документе также должны быть указаны:

§ мероприятия по обеспечению надежности и бесперебойной работы систем;

§ регламентные работы по обеспечению работоспособности, контроля функционирования информационной системы и резервному копированию информации;

§ действия в случае аварийных и нештатных ситуаций;

§ организация обучения и тренинга пользователей и правила допуска их к работе с системой;

§ организация службы поддержки пользователей;

§ технологические службы, обеспечивающие надежность и бесперебойность системы, поддержку пользователей системы.

 

Требования к технологическим службам, обеспечивающим бесперебойную работу, регламентное обслуживание и поддержку пользователей

Для обеспечения бесперебойной работы информационных систем должны быть организованы специальные технологические службы, в обязанности которых входит проведение регламентных работ, ликвидация аварийных и нештатных ситуаций, контроль работоспособности системы, поддержка и консультирование пользователей системы.

Эти работы могут выполнять как штатные сотрудники медицинской организации, так и представители сторонней организации по отдельному договору.

Регламент работ, часы работы технологической службы и ее состав обусловлены технологическими особенностями функционирования систем в конкретных организациях, требованиями бесперебойности, максимально допустимым временем простоя системы, числом рабочих мест и пользователей системы. Данные особенности должны быть указаны в «Положении о технологической службе» и должностных обязанностях ее сотрудников или в договоре об обслуживании системы, заключенном со сторонней организацией.

Работа технологических служб должна организовываться и координироваться администратором информационной системы.

 

Требования к технологическим инструкциям и процессу обучения и тренинга пользователей

Для обеспечения бесперебойной и качественной работы медицинского персонала с информационными системами в медицинском учреждении должно быть проведено обучение всего персонала.

Система обучения персонала включает в себя:

§ обучение общим навыкам работы с компьютерным и электронным оборудованием;

§ обучение в группах (общее описание системы, ее структуры и основы ее функционирования);

§ обучение и тренинг непосредственным приемам работы на рабочем месте.

Наиболее удобной и гибкой является трехуровневая система организации персонала:

§ технический персонал, в совершенстве знающий технические особенности системы и ее возможности, умеющий выполнять ее настройку и устранять нестандартные и аварийные ситуации;

§ медицинские работники, обладающие высоким уровнем компьютерной грамотности и оказывающие помощь и поддержку другим медицинским работникам в своем подразделении; в обязанность этих сотрудников входит также первичная оценка недостатков и ошибок в работе систем, формулирование предложений по реорганизации и перенастройке систем;

§ медицинский персонал, непосредственно работающий с информационными системами.

Персонал каждой категории должен проходить обучение по своей программе.

По результатам обучения желательно проводить тестирование и оценку подготовленности персонала. По результатам тестирования может осуществляться допуск к работе с системами.

Для каждой категории персонала должны быть разработаны соответствующие инструкции.

Для медицинского персонала должна быть разработана «Инструкция о поведении в экстренных, аварийных и нестандартных ситуациях», включающая телефоны аварийных и технических служб и информацию о действиях, которые необходимо выполнить до их прибытия, а также способах работы без использования информационной системы.

Для технического персонала должны быть разработаны инструкции, описывающие структуру системы, организацию данных, функции отдельных ее модулей, входные и выходные данные, способы настройки системы, методы устранения аварийных и чрезвычайных ситуаций, регламент обслуживания системы.

Обучение вновь поступивших сотрудников, допуск их к работе с аппаратно-программными средствами информационных систем, переподготовка и тренинги персонала, устранение аварийных ситуаций, постоянно действующая поддержка пользователей систем должны быть возложены на соответствующие технологические службы.

Контрольные вопросы

 

1. Дайте определение понятию «персональная медицинская запись».

2. Дайте определение понятию «электронная персональная медицинская запись».

3. Дайте определение понятию «электронный медицинский архив».

4. Дайте определение понятию «электронная история болезни».

5. Является ли электронная история болезни «компьютерным эквивалентом» традиционной «бумажной» истории болезни?

6. Назовите обязательное условие использования электронных персональных медицинских записей.

7. В чем заключается принципиальное различие индивидуальные и коллективных систем ведения электронных персональных медицинских записей?

8. При каких условиях электронная персональная медицинская запись становится документом?

9. Перечислите обязательные элементы электронной персональной медицинской записи.

10. С какой целью в медицинском учреждении, использующем электронные персональные медицинские записи, должен быть создан документ «Политика безопасности»? Из каких двух частей он должен состоять и почему?

11. Какие сведения должны быть представлены в открытой части «Политики безопасности»?

12. Какие сведения должны быть представлены в закрытой части «Политики безопасности»?

13. Что такое «жизненный цикл электронной персональной медицинской записи»? Какие этапы он включает?

14. Могут ли права на создание, ведение и подписание электронной персональной медицинской записи быть предоставлены различным лицам – сотрудникам медицинского учреждения?

15. Может ли электронная персональная медицинская запись быть изменена после ее подписания?

16. Почему процедура подписания электронной персональной медицинской записи должна быть активной и осознанной?

17. Какие данные вносятся в электронную персональную медицинскую запись в процессе ее подписания?

18. Какие методы используются для обеспечения сохранности электронной персональной медицинской записи?

19. Имеет ли пациент право доступа к собственной электронной персональной медицинской записи?

20. Дайте определение понятия «персонифицируемость» электронной персональной медицинской записи. При каких условиях она выполнима?

21. В каких случаях использование электронной цифровой подписи для подписания электронной персональной медицинской записи является желательным, а в каких – обязательным?

22. Назовите основные требования к пользовательскому интерфейсу электронной персональной медицинской записи. Перечислите обязательные его элементы.

23. Перечислите требования к передаче электронной персональной медицинской записи заинтересованным лицам и организациям.

24. Чем должна быть дополнена электронная персональная медицинская запись, передаваемая заинтересованным лицам и организациям?

25. Кто несет ответственность за достоверность данных, содержащихся в электронной персональной медицинской записи?

26. Какие реквизиты должна иметь бумажная копия электронной персональной медицинской записи, созданная (распечатанная) без участия автора?

27. Несет ли сотрудник, распечатавший бумажную копию электронной персональной медицинской записи, ответственность за ее содержание?

28. Кому может быть предоставлено право удостоверения подписи на бумажной копии электронной персональной медицинской записи?

29. Для чего может быть использована бумажная копия электронной персональной медицинской записи?

30. Назовите основные составляющие системы обеспечения надежности и бесперебойной работы медицинской информационной системы.