Инструмент 2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, этот инструмент смело можно назвать визитной карточкой тайм-менеджмента и планирования в принципе. Один из наиболее популярных, простых и эффективных.

Вот так выглядит матрица.

Квадрат А – срочно и важно (Нельзя отложить, последствия от невыполнения будут фатальными)

Квадрат B – важно, но не срочно (Последствия от невыполнения будут фатальными, но не сегодня, а через какое-то время)

Квадрат С – срочно, но не важно (Нужно сделать сейчас, но, в принципе, можно вообще не делать)

Квадрат D – не срочно и не важно (Наши любимые "хронофагушки")

Первое. Распределите в матрице, что у вас в рабочей тетради, все пункты вашего списка. В этот раз отталкивайтесь от последствий, которые несет провал дела. (Грубо говоря, если вам на работе нужно сдать проект на следующей неделе, и в случае провала вы потеряете источник средств существования, в этом случае сдать проект – важно для реализации вашей Большой Цели J )

Первый важный момент. Пишите в квадратах номера приоритетности.

Первый интересный момент. На первый взгляд может показаться, что вы второй раз делаете одно и то же – расставляете дела в соответствии с приоритетом. Но практика показывает, что далеко не всегда дела, которым вы во время «выгрузки мозга» присвоили высокий приоритет (по ощущениям) оказываются в квадрате А или B. Если у вас много дел оказались не в тех квадратах, где вы бы хотели их видеть – это повод крепко задуматься.

В итоге у вас должна получиться наглядная картина того, как у вас обстоят дела.

Второе. Возьмите маркер вашего любимого цвета и выделите в матрице все дела, выполнение которых продвинет вас, хотя бы чуть-чуть, в направлении Большой Цели.

Для удобства можете подсматривать на листок, где вы формулировали свою миссию, и прямо по пунктам: «Как выполнение этой задачи/проекта/дела/действия продвинет меня на пути к…?». Если ответ есть – отмечаете. Нет ответа – пропускаете.

Наконец,

вы получаете картину того, как много из всей вашей активности посвящено движению к Большой Цели, и какие потенциальные препятствия есть в вашей естественной среде на данный момент.

Препятствие естественной среды – это дело, находящееся в квадрате А или В, и никак не продвигающее вас относительно главной цели.

Что теперь?

Теперь выпишите помеченные пункты отдельно. В вашем плане эти дела всегда должны иметь критерий «Важно». И впредь, когда в перечне дел, которые вам нужно сделать, появляется новый пункт, всегда проверяйте, как результат продвинет вас к главной цели.

На этом планирование, разумеется, не заканчивается. На самом деле, оно только начинается. Используйте весь арсенал тайм-менеджмента, чтобы выстраивать свою активность, опираясь на ту картину, которую только что получили. Распределяйте дела таким образом, чтобы по минимуму тратить время и силы на дела, которые не двигают вас к главной цели.

Проделывайте описанную здесь работу периодически. Или когда почувствуете, что ваш «to do list» уже не так прозрачен и понятен, как хотелось бы.

 

Как сделать планирование наглядным

 

В дополнение к предыдущим двум инструментам, хотели поделиться еще одним. Называется он ровно так, что из себя представляет - доска.

На фотографии пример нашей доски, которая висит в комнате, где мы работаем.

Суть данного инструмента – организовать некое пространство таким образом, чтобы там компактно и наглядно разместились стимулы, которые вы используете регулярно. Регулярность в данном случае важный момент. Заклеивать все стены, пол и потолок бумажками с различными изображениями, словами и цифрами категорически не стоит. Иначе они просто перестанут работать, превратившись в фон, который вы через месяц и замечать даже не будете. Толку от них будет только гостей шокировать.

Поэтому крайне важно максимально компактно и наглядно изобразить основные смыслы, идеи и образы, которые вы хотите видеть как можно чаще.

Отсюда первая практическая рекомендация – создавайте понятные и простые символы для обозначения основных идей.

Смысловое наполнение символа может быть абсолютно любым и настолько глубоким, насколько вы этого захотите. Наше сознание лучше реагирует на простые объекты с небольшим количеством деталей. Объекты, которые можно просто взять и воспринять. Сразу. Целиком. Этим вы можете пользоваться. То есть, при выборе символа вам нужно стараться избегать сложных комбинаций. Самый простой пример сложной для восприятия комбинации – фраза. Картинка, обозначающая нечто и фраза, описывающая тоже самое будут восприниматься абсолютно по-разному. По картинке достаточно скользнуть взглядом, и мозг тут же её распознает и произойдет то, что вы хотите – запустится цепочка нужных мыслей. Чтобы воспринять фразу, на ней нужно задержаться глазами и прочесть. А иногда даже прочесть и осознанно сконцентрироваться на ней взглядом.

Прекрасная иллюстрация этой разницы есть на нашей доске.

Цифрой «1» обозначен символ 2016 года для нас. Как только вы увидите картинку, общий смысл станет понятен сразу. Чтобы понять его точно, нужно услышать наше объяснение, но главную задачу, о которой мы говорим сейчас – сокращать время реакции – эта картинка выполняет блестяще.

Напротив, цифрой «2» отмечена длинная и замысловатая фраза. Эта фраза для нас так же обладает определенным смыслом, но её восприятие невозможно «сразу». Можете проанализировать, как это было у вас. Вы сначала прочли её, потом подумали, чтобы это могло значить, и только потом эта информация связалась с какими-то смыслами и получила эмоциональный отклик.

На данный момент мы еще не придумали, каким бы символом её заменить, но то, что мы её заменим – это однозначно. Хотя бы даже потому, что символ можно разместить на что-нибудь компактное и держать перед глазами, в то время как с фразой так поступить гораздо сложнее.

Вторая практическая рекомендация – информация должна быть наглядной.

Что это означает? При взгляде на изображение, вы должны сразу понимать главное. Посмотрите на колесо, рядом с которым стоит цифра «3». Если мы скажем, что красный контур внутри показывает текущий уровень прогресса относительно всего круга (максимума), как быстро вы сможете сказать, насколько хорошо обстоят дела у проекта, чья готовность там показана? Вот именно, сразу. Вам не нужно думать и высчитывать, чтобы оценить общий уровень соотношения малой части, обозначенной контуром, и целым кругом. Это происходит интуитивно. Именно так это и должно происходить. Если вы хотите что-то изобразить, делайте это наглядно!

На картинке так же есть еще две цифры. «4» и «5». Давайте поговорим о том, на что они обращают внимание.

Цифра «4» обозначает так называемую «область успеха». То есть место, куда мы собираем все бумажки с делами, которые сделаны. (Проницательный читатель сразу же заметит среди бумажек одно дело, важность которого выше остальных. J И теперь вы сможете объяснить, почему вы нашли его так быстро).

Первое, что бросается в глаза – там очень много бумажек. На фото может быть не так заметно, но все листки – это не одиночные стикеры, а пачки, причем, во многих больше десяти штук. О чем символизирует такое количество бумажек-дел в области успеха? Именно об этом! О том, что мы чертовски много сделали в этом году J И опять же, совершенно неважно, что написано на каждом из стикеров, главная задача – наглядно изображать проделанную работу.

Эта область является частью компонента под названием «Фиксация промежуточного результата». Взгляд на этот ворох бумажек вызывает приятные эмоции и хочется делать еще больше. Ведь так много уже сделано! Нужно поднажать.

Цифра «5» обращает наше внимание на большую белую стрелку, размеченную в виде календаря. Сегодня мы говорим исключительно об очевидных вещах, поэтому – это и есть календарь. Но у этого календаря есть одна не столь очевидная задача. И вот какая.

На фото не видно, но под доской – диван. Представьте, что вы вошли в комнату и смотрите на этот календарь. Сможете вы прочесть, что написано на бумажках? Нет. Для этого нужно подойти и присмотреться. В отличие от электронного, этот календарь не умеет напоминать, с ним сложнее работать. Можно забыть передвинуть сердечко, и он будет показывать неправильный день. Абсолютно бесполезная трата усилий, может показаться на первый взгляд. Однако, главная задача этого календаря – наглядно показывать определенную ситуацию. Мы размещаем на нем только те дела, которые являются значимыми шагами на пути к нашей приоритетной цели.

И теперь, если посмотреть на фотографию, держа в голове то, что бумажки – это дела-шаги к цели, сразу же можно понять, насколько предстоящий месяц будет продуктивным, как распределены дела и что это будут за дела. (Цвета тоже кое-что означают).

Наконец, обратите внимание на бумажки, висящие по краям. О чем они символизируют, как вы думаете?

На самом деле – ни о чём. Это наглядный пример информационного шума, изображенного графически. Единственное, что делают эти бумажки – отвлекают внимание и усложняют восприятие пространства доски.

Посмотрите на ту же самую фотографию, но без лишнего мусора.

Отсюда третья практическая рекомендация – наглядной информации не должно быть слишком много.

Вы можете сделать по аналогии, а можете продумать свой уникальный способ визуального оформления. В рабочей тетради у вас есть место, чтобы продумать и описать такую визуализацию, которая будет работать для вас наилучшим способом.

Раздел в рабочей тетради "Наглядное планирование".

Первый раздел "Мои символы" Пустая таблица. Один столбец называется "Смысл" второй - "Символ"

Второй раздел "Мой идеальный способ визуального планирования". Список вопросов, отвечая на которые человек получит описание его способа планирования.

Список вопросов для описания способа планирования:

1...

2...