Построение диаграмм сводных таблиц

Сводные таблицы, так же как и любые таблицы данных, могут быть использованы для построения диаграмм. Добавление такой диаграммы в ваш отчет заметно повысит его наглядность. Работая с диаграммами и сводными таблицами, следует позаботиться о том, чтобы выделить в них наиболее существенную информацию. Лучше ограничиться в сводной таблице не более чем двумя рядами и двумя столбцами. В противном случае, диаграмма будет выглядеть слишком загроможденной и трудно читаемой. Перед построением диаграммы также следует удалить из сводной таблицы все данные общих итогов, иначе отдельные данные на диаграмме будут перекрыты изображениями итоговых маркеров.

Упражнение 13. Удалите поля суммарной выручки

Удалите из сводной таблицы значения общих итогов. Сводная таблица теперь представляет только данные по максимальному количеству проданных ксероксов и факсов разных названий.

Упражнение 14. Постройте диаграмму сводной таблицы

1. Убедитесь, что внутри сводной таблицы выделена какая-либо ячейка.

2. На вкладке Параметры (Работа со сводными таблицами) в группе Действия щелкните на раскрывающейся кнопке Выбрать.

3. В появившемся меню выберите команду Всю сводную таблицу.

Вся сводная таблица выделена.

4. В группе Сервис вкладки Параметры (Работа со сводными таблицами) щелкните на кнопке Сводная диаграмма.

5. В открывшемся диалоговом окне Вставка диаграммы выберите тип и вид создаваемой сводной диаграммы.

6. Нажмите кнопку ОК.

На основе сводной таблицы построена диаграмма, показывающая максимальное количество проданных ксероксов и факсов разных наименований. Если метки на вертикальной оси видны не полностью, увеличьте размер диаграммы, перетащив мышью любой из углов ее рамки. Если ваша сводная таблица состоит из нескольких страниц, то приих перелистывании диаграмма будет автоматически меняться,отображаяиные, находящиеся на текущей странице сводной таблицы.

7. Сохраните файл в своей папке.

 

Контрольные вопросы

1. Как создать сводную таблицу?

2. С помощью какой команд обновляют данные сводной таблицы?

3. Как расположить данные на отдельных страницах?

4. Вставка вычисляемого поля.

5. Возможно ли скрыть данные сводной таблицы?

6. Построение диаграммы сводной таблицы.

7. Можно ли восстановить данные, удаленные из сводной таблицы?

Заполните таблицу
(заполненная таблица помещается в отчет
по вычислительной практике)

 

Чтобы	Необходимо
Создать сводную таблицу
Скрыть или показать данные в сводной таблице
Удалить данные из сводной таблицы
Переместить данные внутри сводной таблицы
Изменить функцию подведения итогов
Удалить общие итоги
Автоматически форматировать сводную таблицу
Изменить метку
Просмотреть исходные данные
Отформатировать числа сводной таблицы

Задание 5. Автоматизация выполнения повторяющихся задач

 

Вы научитесь:

· создавать макросы для автоматизации повторяющихся операций;

· вносить комментарии, поясняющие действия макросов;

· создавать кнопки для быстрого запуска макросов.

Некоторыедействия в MS Excel могут носить повторяющийся характер. Например, вам нужно дополнить одинаковыми заголовками целый ряд рабочих документов или одним и тем же способом отформатировать все заголовки. Вместо того чтобы каждый раз вводить одни и те же данные или выполнять команды форматирования, вы можете создать макрос и затем, запуская его выполнять такие операции автоматически. Макрос представляет собой последовательность макрокоманд, написанных на языке Visual Basic, применение которого разрешено в среде MS Excel. Для того чтобы создать макрос, вовсе не требуется детального понимания макроязыка, необходимо только знать, какие команды MS Excel вы хотите выполнять с помощью макроса. Вы последовательно записываете команды, и они переводятся на макроязык, используемый MS Excel.

При выполнении этого задания вы узнаете, как автоматизировать выполнение повторяющихся задач с помощью макросов, как снабжать макросы комментариями, чтобы впоследствии определить назначение макроса, как создать кнопку для быстрого вызова макроса.

Начало работы

Откройте в папке Мои документы свою папку и выберите файл с именем Задание2.xls, а затем сохраните его под новым именем Задание5.xls.

Запись макроса

Процесс записи макроса состоит из трех шагов:

1. Активизация процесса записи.

2. Выполнение действий, которые составляют суть макроса.

3. Остановка процесса записи.

Процесс записи макроса рассмотрим на примере.

На листе Полный ассортимент находится таблица Информация о товарах (рис. 2.1). Предположим, что фирма «Запад» в связи с колебанием курса доллара каждый день обновляет стоимость товаров, их количество и соответственно изменяет сумму. Поэтому в процессе работы, перед очередным обновлением ассортимента поле Дата и столбцы Стоимость, Количество и Сумма нужно очистить. Запишем макрос, обеспечивающий выполнение этой работы.

Начало записи макроса

1. Чтобы начать запись макроса, нужно на вкладке Вид ленты инструментов в группе щелкнуть на раскрывающейся кнопке Макросы. В открывшемся меню выбрать команду Запись макроса. На экране появится одноименное диалоговое окно (рис. 5.1).

2. В поле Имя макроса нужно ввести имя макроса. В дальнейшем это имя будет использоваться для запуска макроса, поэтому оно должно отражать суть макроса, его назначение. При записи имени макроса можно использовать буквы латинского и русского алфавитов, цифры (пробел использовать нельзя). Если нужно, чтобы имя макроса состояло из нескольких слов, то вместо пробела можно использовать символ подчеркивания.

3. В поле Описание нужно ввести краткое описание макроса.

4. В раскрывающемся списке Сохранить в нужно выбрать книгу, в которой будет сохранен записываемый макрос.

Макрос может быть сохранен в личной книге макросов или в текущей книге. По умолчанию записываемый макрос будет сохранен в личной книге макросов. Личная книга макросов (файл personal.xls) — это специальная книга, которая автоматически загружается при запуске Excel, что обеспечивает возможность запуска макросов, находящихся в этой книге, во время работы с другими книгами. В личную книгу макросов обычно помещают универсальные макросы. По умолчанию личная книга макросов скрыта от пользователя.

Макросы, предназначенные для решения специфических задач, связанных с конкретной книгой обычно записывают в ту книгу, в которой находится таблица, для обработки которой предназначен макрос. Поэтому в рассматриваемом примере в списке Сохранить в нужно выбрать Эта книга.

5. После ввода имени макроса, его описания и выбора книги, в которую будет помещен макрос, нужно щелкнуть на кнопке ОК.

В результате будет активизирован процесс записи макроса и с этого момента Excel запоминает все действия пользователя.

Рис. 5.1 Окно Запись макроса

 

Процесс записи макроса

В процессе записи макроса пользователь должен выполнить те действия, которые в дальнейшем будет выполнять макрос. Желательно, чтобы действия пользователя были оптимальны, не содержали лишних операций (для этого нужно их продумать заранее).

Ниже перечислены действия, которые нужно выполнить в процессе записи макроса Обновление_ассортимента (см. рис. 5.1):

1. Выделить ячейку B3, нажать клавишу <Del>.

2. Выделить диапазон D7:D27, нажать клавишу <Del>.

3. Выделить диапазон F7:F27, нажать клавишу <Del>.

4. Выделить диапазон G7:G27, нажать клавишу <Del>.

5. Щелкнуть в ячейке B3.