Упражнение 1. Составьте сводную таблицу полного ассортимента оргтехники

В этом упражнении вы составите сводную таблицу, показывающую суммарный приход от продажи отдельных видов оргтехники.

1. На листе Полный ассортимент выделите ячейку А6 и щелкните на кнопке Сводная таблица группы Таблицы вкладки Вставка. Можно выделить и любую другую ячейку базы данных.

Откроется диалоговое окно Создание сводных таблиц (рис. 4.1). Так как сводная таблица создается на основе базы данных Microsoft Excel, то оставьте включенной первую опцию диалога.

Рис. 4.1.

2. Щелкните на кнопке ОК.

В рабочей книге будет создан новый лист (рис. 4.2), в правой части которого находится область задач Список полей сводной таблицы, а слева макет сводной таблицы.

Рис. 4.2.

4. Перетащите мышью поле Название, находящее в области задач Список полей сводной таблицы внутрь области Перетащите сюда поля строк на макете сводной таблицы.

Каждое поле в области задач соответствует определенному полю базы данных. Перемещение поля Название означает, что названия ксероксов и факсов будут находиться в сводной таблице в отдельных строках.

5. Перетащите кнопку поля Товар в область Перетащите сюда поля столбцов макета сводной таблицы. Сведения о ксероксах и факсах будут находиться в разных столбцах сводной таблицы.

6. Перетащите поле Сумма из области задач Список полей сводной таблицы в область Перетащите сюда элементы данных макета сводной таблицы. Внутри каждого вида оргтехники с помощью функции СУММ будет просуммирована выручка от продажи единиц с одинаковым названием (рис. 4.3).

Созданная сводная таблица размещается на новом листе рабочей книги, переименуйте его в Сводный отчет.

На ленте панелей инструментов появится контекстно-зависимая вкладка Параметры (Работа со сводными таблицами), позволяющая изменять сводную таблицу.

Сводная таблица связана со своими источниками данных. При изменении источника данных сводную таблицу можно обновить с помощью кнопки Обновить группы Данные контекстно-зависимой вкладки Параметры.

Рис. 4.4 Сводная таблица

Изменение сводной таблицы

Начиная создавать сводную таблицу, вы не всегда заранее знаете, какие данные могут вам потребоваться для ее оформления. Сводные таблицы позволяют легко менять данные, в то время как при изменении рабочего листа, заполненного вручную, на переупорядочивание, добавление и удаление данных вы затратите гораздо больше времени и усилий. Сводные таблицы можно изменять с помощью контекстно-зависимой вкладки Параметры.

С помощью контекстно-зависимой вкладки Параметры и команд контекстного меню можно быстро добавлять и удалять данные из сводной таблицы. Вся информация исходной базы данных может быть использована в сводной таблице, даже если в текущем варианте сводной таблицы эта информация не отображена.

Контекстно-зависимой вкладки Параметры и поля области задач Список полей сводной таблицы позволяют менять как всю таблицу целиком, так и отдельные ее области. Кнопка Обновить группы Данные контекстно-зависимой вкладки Параметры позволяет обновлять данные сводной таблицы в соответствии с изменениями информации в исходной базе данных. Для изменения данных сводной таблицы можно пользоваться также контекстным меню.

Добавление данных

Составленная вами сводная таблица содержит один заголовок строк, один заголовок столбцов и одну функцию суммирования выручки от продажи ксероксов и факсов с одинаковым названием, но разными кодами моделей. Следующем упражнением введем в нее еще некоторые данные — отобразим количество проданных единиц товара.