Порядок составления организационно-распорядительных документов.

Текущее хранение документов.

4. Принцип оформления дел бухгалтерского архива.

Постоянное хранение документов.

Организация изъятия документов.

Утилизация документов.

Хранение электронных документов

Понятие и организация деловодства в бухгалтерии.

Организация работы с документами – это важная часть процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления.

Деловодство – это совокупность работ связанных с ведением корреспонденции; приемом и отправкой документов; регистрацией, контролем за выполнением; хранением обработанных документов в текущем архиве.

Базовым моментом в системе деловодства является номенклатура и форма документов. Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел с определением сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

Различают три вида номенклатуры дел:

– типовая – общепринятая;

– приблизительная – близкая типовой;

– индивидуальная.

Номенклатуру дел на предприятии разрабатывает должностное лицо ответственное за деловодство (секретарь-референт, канцелярия, главный бухгалтер) с привлечением работников архива (архивариусов).

На большинстве предприятий формирование дел осуществляется по видам документов. Например, акты, приказы, контракты и т.д. Сформированная номенклатура утверждается руководителем предприятия. Всем отделам на предприятии и делам в номенклатуре присваивают индекс, который состоит из индекса структурного подразделения предприятия (в соответствии со штатным расписанием или классификатором структурных подразделений) и порядкового номера дела подразделения. Например, юридический отдел может иметь индекс «01», индекс дела договоров – «01-01», а индекс первого договора – «01-01-001» и т.д.

В конце года в номенклатуре дел осуществляют итоговую запись о количестве и категории дел, фактически заведенных за год. Номенклатуру дел составляют в 3-х экземплярах, на каждом из которых проставляют гриф согласования с Экспертной комиссией и руководителем архива предприятия. 1 экземпляр остается в отделе, который ее составил, 2 – передается в архив, 3 – используется для формирования дел и поиска документов.

Бухгалтерия осуществляет деловодство и формирование дел в соответствии с принятыми нормативными документами. Номенклатуру дел бухгалтерии составляет главный бухгалтер и согласовывает её с централизованной номенклатурой дел на предприятии.

В номенклатуре дел указывают: индекс дел, который содержит номер структурного подразделения и порядковый номер дела; наименование дел; количество томов (дел); срок хранения; даты начала дела, передачи их в архив, лица, ответственные за формирование дел.

Распределение дел в номенклатуре может быть следующим:

1. Организационно-распорядительная документация вышестоящей организации (приказы, распоряжения).

2. Внутренняя организационно-распорядительная документация

3. Плановая и отчетная документация.

4. Учетные регистры.

5. Первичная документация.

6. Переписка.

После завершения календарного года номенклатуру дел закрывают на срок хранения до 10 лет.

Порядок составления организационно-распорядительных документов.

Правила составления организационно-распорядительных документов предусмотрены соответствующими стандартами и предполагают:

1. Составление служебных документов на фирменных бланках.

Использует 2 вида бланков:

– бланки для писем содержат наименование, индекс, почтовый адрес, номер факса и телефона, дата входного документа и номер расчетного счета;

– бланки документов массового применения (приказы, протоколы, справки, акты и т.д). Имеет трафаретную часть текста, которая при формировании документа дополняют переменной информацией.

2. При составлении документов с названием адресата наименование адресата указывают в Именительном падеже, а должность и фамилию в Дательном падеже. Например:

Министерство образования и науки Украины

Министру образования Украины

Ф.И.О.

Если письмо адресуется непосредственно на имя должностного лица, то название должности и фамилию указывают в Дательном падеже.

Например:

Ректору ОНАПТ

Акад. Егорову Б.В.

3. Поступившие документы регистрируют и направляют исполнителю с конкретной резолюцией.

Резолюция – это письменное указание руководителя на документе. Резолюция содержит элементы: ФИО исполнителя, порядок и характер выполнения документа, срок выполнения, подпись руководителя, дата. Резолюцию пишут в верхнем левом углу с лицевой стороны листа.

Например:

Бухгалтеру Ивановой Т.М. составить описи для проведения инвентаризации до 15.11.15. г. Подпись

Бухгалтеру Ивановой Т.М 15.11.15 г. Подпись

На документе, как правило, не должно быть больше одной резолюции. Если в резолюции нет указания на то, что и как делать, исполнитель принимает решение сам.

4. Документы должны быть подписаны.

Документы подписывает руководитель или его заместитель, а денежно-финансовые – еще и главный бухгалтер. Документы коллегиальных органов (решения, протоколы) подписывает два лица – председатель и секретарь. Если документы составлены на бланке предприятия, должность руководителя пишется в конце документа и указывают ФИО. Например:

Председатель правления (подпись) В.Н. Николаев.

Подписи на документах членов комиссии указывают не по должности, а по обязанностям, которые они выполняют в комиссии.

5. Определенные документы требуют утверждения.

Гриф утверждения располагают в верхнем правом углу документа и он содержит: слово «Утверждаю», расширенное название должности, подпись, ФИО лица, дату. Например,

«Утверждаю»

Председатель правления

ОАО «Спектр»

___________ Иванченко В.М.

Г.

При утверждении, возможно ссылка на документ, например:

«Утверждено» министром финансов Украины

Приказ от 10.05.15 г. №148

6. Датирование документов осуществляется рабскими цифрами, разде-ленными точками: первые 2 цифры – дата, вторые 2 – номер месяца, третьи две – последние две цифры года.

7. Поступившие документы на предприятие регистрируются в журна-лах, а на документах после регистрации ставится отметка (вручную) или штамп.

8. Текст документов должен быть аргументированным, выводы – объективными, стиль – нейтральным. Следует избегать сложных предложений, причастных и деепричастных оборотов, повторов. Применять общепринятые сокращения, стандартные тексты и термины. Текст документов делится на две части:

– в первой части описывается задания, причины и цель составления документа;

– во второй – просьба, предложения, вывод.

9. При составлении документа имеющего приложения, в тексте основного документа делают ссылку на приложение, а приложение подкалывают в конце документа.

10. Если документ требует согласования, то гриф согласования ставиться на документе. Например,

«Согласовано»

Глав. бухгалтер ООО «Мрия»

31.10.2015 г. подпись ФИО

Если у лица с которым согласовывают документ имеется замечания, то ставиться запись: «с содержанием приказа не согласен. Пояснения прилагаются». Должность, дата, подпись, ФИО.

11. Нумерация листов в документах начинается с второго листа до последнего. Номер проставляется в правом верхнем или нижнем углу. Точка не ставится.

12. Выполненные документы имеют реквизит «Отметка о выполнении документа и направление его в дело». Он включает:

– слова «в дело»;

– № дела, куда подшивается документ;

– дата направления в дело;

– подпись главного бухгалтера.

Реквизит располагается в левой или центральной части нижнего поля первого листа документа.

Бухгалтерия составляет и оформляет следующие организационно-распорядительные документы:

– акты;

– докладные записки на имя руководителя;

– инструкции по учету ТМЦ, ДС и др.;

– пояснительные записки;

– служебные и сопроводительные письма;

– протоколы и д.р.

Акты чаще всего составляют на типовых бланках, но иногда используются формы, разработанные бухгалтерией. Бухгалтерия принимает участие в составлении актов, которые относятся к первичным документам (например, акт о ликвидации ОС, МБП, акт приемки-передачи ТМЦ и т.д.).

Докладная записка информирует руководителя о выполненной работе или о ситуации, требующей срочного применения решения руководителя. Текст докладной записки состоит из двух частей:

– в первой показывается цель представления записки;

– во второй – предложение автора записки по данному вопросу.

Записки бывают инициативные и информационные.

Пояснительную записку составляют для объяснения ситуации, о деятельности предприятия.

Служебное письмо составляется с соблюдением требований, предъявляемых к служебной корреспонденции. Текст письма состоит из двух частей:

– в первой аргументируется потребность в написании письма;

– во второй, выдвигают предложение или просьбу. Письмо оформляют на фирменном бланке (Например, бухгалтерия составляет служебные письма по вопросам финансовых соглашений, расчетов с бюджетом и др.).

Сопроводительное письмо сообщает адресату факт отправки приложенных к нему документов (при отправке отчетов, пересылке исполнительных листов, обязательств и д.р.).

Сопроводительные письма составляются на фирменных бланках и начинаются словами:

– «Представляем»;

– «Направляем»;

– «Посылаем» и т.д.

В данном письме перечисляют документы, которые предоставляются. Пись-мо заканчивается словами: Например:

«Приложение: финансовая отчетность за 2015 г.».