Графическое представление данных в Excel

Для более наглядного представления табличных данных часто используют графики и диаграммы. Средства программы Excel позволяют создать диаграмму, основанную на данных из электронной таблицы.

Для создания диаграмм и графиков следует выделить диапазон данных, которые будут на ней отображаться, а затем нажимаем на кнопку Мастер диаграмм на панели инструментов или выбираем из меню Вставка команду Диаграмма.

Мастер диаграмм позволяет создание диаграмм и работает в несколько этапов. Переход от этапа к этапу выполняется щелчком на кнопке Далее. На первом этапе работы Мастера диаграмм выбирают тип диаграммы. Программа Excel представляет возможность создания нескольких десятков различных типов и видов диаграмм. На втором этапе необходимо указать или изменить область выделенных ячеек, на третьем – задать параметры диаграммы, на последнем этапе работы мастера выбирают рабочий лист для размещения готовой диаграммы. После щелчка на кнопке Готово диаграмма создается и размещается на рабочем листе.

Созданную диаграмму можно рассматривать как формулу. Если внести изменения в данные, использованные при ее создании, то диаграмма изменится. Готовая диаграмма состоит из ряда элементов, которые можно выбирать и изменять. Выбранный элемент помечается маркерами.

Для того чтобы отредактировать диаграмму, достаточно дважды щелкнуть по ней мышью. На экране появиться диалоговое окно, в котором можно задать рамку диаграммы, её цвет и толщину контора, тип и размер шрифта и прочие атрибуты. Можно обрабатывать отдельно и различные компоненты диаграммы, но предварительно их необходимо выделить с помощью мыши. Выделенные объекты помечаются на краях мелкими квадратиками. После этого вызвать диалог форматирования либо из главного меню, либо двойным щелчком, либо через контекстное меню.

 

Базы данных Microsoft Access

База данных – структурированная упорядоченная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ и постоянного применения. Набор средств, необходимых для создания, изменения данных и обеспечения доступа к ним, называется системой управления базами данных (СУБД).

Существует три вида баз данных: сетевые, иерархические и реляционные. Они различаются способом реализации связей между данными. Сетевые БД реализуют связи посредством отношений, т.е. в них одни данные связаны с другими, другие – с третьими и т.д.; возможны также множественные связи. В результате данные в базе связаны между собой подобно сети. Иерархические БД являются некоторой разновидностью сетевых БД, поскольку в них допустим только один вид связи – «владелец – подчиненный». В итоге связи получаются направленными строго «сверху вниз» (на рисунке это можно изобразить в виде дерева). Реляционные БД реализуют связи между данными посредством ссылок (или реляций), т.е. одни данные хранят ссылки на другие данные. Такие БД имеют жесткую структуру и могут быть представлены в виде таблиц. Данные, которые нужно хранить, обычно неоднородны. Поэтому, если в одной базе данных нужно хранить информацию о разных объектах, то эти данные хранят в разных таблицах, но при этом таблицы являются взаимосвязанными. Таблицы и связи между ними образуют структуру базы данных (или схему данных). Однако просто хранить данные недостаточно, необходимо обеспечить доступ к ним. СУБД должна выдать пользователю набор записей, удовлетворяющих его запросу. «Доступ к данным» означает, что в некоторых таблицах баз данных следует найти те записи, которые нужны пользователю, так что поиск информации сводится к поиску конкретных записей в таблицах. Для того чтобы найти нужную запись в таблице, используется метод ключей поиска. Он состоит в нахождении записи с помощью значения одного из ее полей. Это поле называется ключевым или просто ключом. Одно и то же поле у нескольких записей в таблице может иметь одно и то же значение. Поэтому такой ключ не является уникальным. Если один из ключей уникален, т.е. его значения не повторяются среди всех записей в таблице, то он называется первичным ключом. Этот ключ всегда указывает только на одну запись в отличие от остальных ключей, которые указывают на определенное множество записей и значения которых могут повторяться. Обычно в роли первичного ключа выступает специальное числовое поле, значение которого автоматически увеличивается СУБД при добавлении записей в таблицу. Такое поле называется идентификатором.

В настоящее время наибольшее распространение получили реляционные базы данных (Microsoft Access). Они состоят из полей и записей.

Поле – это наименьший элемент данных, имеющий имя и значение (поле – это столбец таблицы).

Запись – более сложный элемент данных, состоящий из значений нескольких полей (запись – строка таблицы). В отличие от поля запись не имеет имени, но имеет номер. Количество полей в записи можно изменить (добавить или удалить). В записи не может быть менее одного поля.

С каждым полем связано очень важное свойство – тип поля. Тип указывает, какие значения может содержать поле.

Основные типы данных

Текстовое поле может содержать: текст; текст и числа; числа, над которыми не производятся вычисления (например, почто­вый индекс, телефонный номер). Максимальная длина текста в этом поле составляет 255 символов, включая пробелы между словами и знаки препинания. В поле MEMO хранят большие тексты, так как его емкость составляет 64 тысячи символов. Если для поля указан формат «Числовой», то в поле хранят числа, над которыми производят вычисления. Если числа используются для финансовых (денежных) расчетов, то такое поле не подходит для их хранения. Для хранения даты и времени используют поля «Дата/время». Поле с форматом «Денежный» хранит числовые данные о деньгах. Использование такого типа предотвращает округле­ния во время вычислений. Счетчик автоматически вставляет увеличивающиеся на еди­ницу номера при добавлении записи в базу данных. Если для поля определен тип «Логический», то записи могут быть только одного из двух типов «да-нет» (или «истина-ложь», или «вкл.-выкл.»). Для хранения документов Word, электронных таблиц Excel, рисунков или звуков существуют поля объекта OLE.

Гиперссылки на другие файлы или Web-страницы хранятся в полях «Гиперссылка».

Создание базы данных состоит из трех этапов:

1 Проектирование БД. На этом этапе определяется:

- какие таблицы будут входить в состав БД;

- структура таблиц (из каких полей, какого типа и размера будет состоять каждая таблица);

- какие поля будут выбраны в качестве первичных (главных) ключей каждой таблицы.

2 Создание структуры. На этом этапе создается структура таблиц, входящих в состав БД.

3 Ввод записей. Заполнение таблиц базы данных конкретной информацией.

СУБД Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и модули.

Таблица представляет собой набор записей одного типа. Таблица всегда имеет имя и может быть пустой.

Запрос создается пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц.

Форма предназначена для ввода, просмотра и корректировки взаимосвязанных данных из базы на экране в удобном виде, который может соответствовать привычному для пользователя документу.

Отчет предназначен для формирования выходного документа в пригодном для вывода на принтере виде.

Макрос – объект, дающий возможность с помощью одной операции выполнять некоторую последовательность команд.

Модуль представляет собой программу на каком-либо языке программирования, реализующую некоторый алгоритм обработки данных в базе.

Для того, чтобы запустить Access, надо щелкнуть мышью на ее значке на панели Microsoft Office или запустить команду Microsoft Access из меню Пуск – Программы.

При запуске Access на экран сначала выводится диалоговое окно, а затем появляется главное окно Access. В нем располагаются переключатели, указывающие на возможные действия: Новая база данных, Запуск мастера, Открыть базу данных.

Для того чтобы создать новую базу данных, нужно щелкнуть мышью кнопку Новая база данных и нажать кнопку ОК.

Если вы уже работали с какой-то БД, то, чтобы создать новую базу данных, выберите в меню Файл команду Создать или щелкните в панели инструментов кнопку Создать базу данных. Появится диалоговое окно Создание. При необходимости щелкните вкладку Общие. Затем щелкните дважды значок Новая база данных. Появится диалоговое окно Файл новой базы данных. Введите название новой базы данных и щелкните кнопку Создать. Microsoft Access создаст новую БД.

Новую базу данных можно создать также с помощью Мастера баз данных. Для этого в диалоговом окне Microsoft Access нужно установить переключатель напротив кнопки Запуск мастера, а затем нажать кнопку ОК. Если необходимо открыть уже существующую базу данных, то в списке баз данных дважды щелкнуть на ее названии мышью или выбрать его и нажать кнопку ОК. Чтобы после выключения компьютера введенная вами информация не была утеряна, необходимо сохранить свою работу. При создании базы данных она сохраняется, когда ей дается название. Кроме того, после ввода каждой записиAccess автоматически будет сохранять вашу работу. Поэтому вAccess нет необходимости сохранять работу перед закрытием базы данных. Однако если вы изменили структуру таблицы, формы или другого объекта, появится диалоговое окно, с запросом, сохранять или нет внесенные изменения.