Основы теории формирования библиотечного фонда

БФ – это сложное образо., где док. содержатся в особо упорядоченном состоянии. Всю инфо. необходимо выявить, отобрать, доставить, обработать, разместить в фондохранилище, отразить в СПА, организовать его распространение и длительную сохранность. Все эти процессы заключены в ФБФ.

БФ взаимодействует с другими подсистемами библиотеки: МТБ, КА, БП. При комплектовании и обработке нужны компьютеры, при хранении – фондохранилища, при использовании различных видов док. – определенные технические средства и т.д.

БФ взаимодействует с КА. При моделировании фонда учитываются потребности абонентов, при использовании БФ – КА необходим, при анализе спроса изучается мнение читателей.

БФ взаимодействует с БП. БФ не существует без БП. Все процессы ФБФ выполняются БП.

По существу ФБФ представляет собой цикл, состоящий из последовательных процессов, направленных на превращение хаотического множества документов в упорядоченную совокупность.

ФБФ включает 4 основных процесса: 1. Моделирование; 2. Комплектование; 3. Организация; 4. Управление.

Моделирование позволяет создать образ фонда и выявить наиболее рациональный способ его формирования. Комплектование – процесс наполнения фонда документами и его постоянного обновления. Организация фонда – это учет, обработка документов, их расстановка и размещение. Управление – это планирование работы с БФ на основе его изучения и развития, создание аппарата управления, методики принятия решений по его оптимальному формированию.

Под моделированием БФ понимается создание образа фонда библиотеки, модели, воспроизводящей все его параметры, границы, уровни наполнения документами. М. – первый процесс ФБФ, создающий условия для целенаправленного применения затем различных методов комплектования, организации фонда и управления им. Каждая библиотека должна иметь модель своего фонда, однако на практике этого не происходит. Результатом является приобретение и набор массивов документов интуитивно, без научного обоснования, что ведет к стихийному росту объема фонда. При составлении модели фонда исходят прежде всего из задач, стоящих перед библиотекой. Существуют два вида модели БФ: 1. Модель-копия; 2. Модель-образец.

1 – Отражает состав уже сформированного фонда, 2- строится с перспективой, прогнозирует развитие фонда, предполагает длительное функционирование библиотеки и является эталоном, по которому затем создается реальный фонд.

Моделирование фонда, основанное на прогнозировании результата, носит вероятностный характер.

Осн. параметры фонда, которые должны быть отражены в модели:

*Функциональный, по которому определяется тип библиотеки;

*Читательская ориентация – социально-демографические и др. характеристики контингента абонентов.

*Тематический, т.е. отображающий основные темы, отрасли, которые определяют профиль фонда;

*Документно-типологический, характеризующий целевое назначение фонда, т.е. литература учебная, научно-популярная, научная и т.д.

*Документно-видовой, определяющий обязательные виды документов;

*Языковой, уточняющий, на каких языках должны быть исполнены собираемые в фонде документы.

*Хронологический, указывающий, документы каких лет издания должны включаться в фонд.

*Географический или национальный – обозначает местонахождение библиотеки и учитывает отраслевые особенности региона;

*Количественный – дает представление об экземплярности документа по каждой теме, типу, виду и т.д.

Макетная модель БФ – имитирует внешний вид фонда, в т.ч. расположение книжных стеллажей, систему доставки документов, размещение структурных подразделений библиотеки.

Описательная модель – письменное или устное описание состава фонда конкретной библиотеки, его границ и уровня наполнения.

Библиографическая модель – представляет собой список комплектов конкретных документов, которые должны быть в фонде данной библиотеки или в фондах библиотек подобного типа. Существуют 3 вида библиографических моделей:

• Общая типовая – предельно полный профильный библиографический указатель для библиотек определенного типа и вида.

• Модель ядра фонда – особые библиографические указатели наиболее ценной, постоянно используемой литературы для библиотек различных типов и видов.

Эти две модели используются для работы с уже вышедшими документами.

• Проспективная – используется в оперировании с документами, намеченными к изданию. Используются две формы: 1- заключается в централизованном отборе изданий для массовых библиотек, 2- каждая библиотека составляет библиографический список книг, выбранных из перспективных тематических издательских планов, для пополнения фонда в следующем году.

Тематико-типологическая модель – это тематический план комплектования библиотеки, в котором отмечаются 4 главных параметра фонда: тематика, тип, вид, экземплярность.

Математическая модель – создает образ фонда в виде математических формул.

Второй процесс ФБФ – комплектование – с лат означает полный набор, состав чего-либо, а в общем смысле составление комплекта, его увеличение до полного состава. В библиотековедении это процесс постоянного включения в фонд новых документов и исключение устаревших. Для оценки комплектования используется система качественных и количественных критериев. К качественным критериям относятся такие характеристики БФ как степень его соответствия модели фонда, актуальность, надежность, информативность, достоверность данных и т.д.

Комплектование БФ состоит из 4 этапов: 1. Анализ потока документов; 2. Первичный отбор; 3. Заказ документа; 4. Прием новых поступлений.

На первом этапе необходимо иметь представление о библиографических пособиях, извещающих о том, какие документы имеются в обращении и какие планируются к выходу в свет.

Выявив источники, приступают к их отбору (2 этап). Он состоит из 5 стадий. При изучении документов по бг. пособиям выясняют их соответствие фонду по формальным признакам. Затем следует самая трудная и ответственная стадия- отбор документов по смысловому соответствию профилю фонда. В случае полного соответствия профилю фонда переходят к третьей стадии отбора – внутри- и внешнесистемному соответствию. На 4-й стадии определяются с финансовыми возможностями библиотеки. На 5-й стадии на основе изучения изложенных выше факторов принимают решение по первичному отбору.

Третий этап: заказ документа. Выявив нужный библиотеке документ, комплектатор приступает к поиску источника, который мог бы обеспечить его этим документом.

4-й этап – прием новых поступлений. Поступление заказанного документа из источника снабжения свидетельствует о заключительном этапе комплектования и одновременно- о начале следующего процесса ФБФ –организации фонда.

Организация БФ включает в себя следующие процессы, которые следуют друг за другом: 1. Прием; 2. Учет; 3. Научно-техническая обработка; 4. Передача документов в фондохранилище или в структурное подразделение библиотеки; 5. Расстановка на полках; 6. Размещение в фондохранилище; 7. Обеспечение хранения и сохранности; 8. Использование читателями.

•Прием – происходит по счету или накладной, которая прилагается к партии документов и содержит их опись. В случае отсутствия накладной составляется акт приема документов в библиотеку.

•Учет – это регистрация всех поступающих в фонд и выбывающих из него документов в книге суммарного учета, в инвентарной книге. Он необходим для контроля за движением фонда, изменениями в нем и обеспечения сохранности фонда. Учет БФ происходит в двух формах: бухгалтерский и статистический. Бух.учет – это финансовый контроль бухгалтерии над стоимостным выражением БФ. Статистический учет – составление количественной характеристики объема, состава и движения БФ в процессе его формирования и функционирования. Он проводится по особым учетным формам. Различают суммарный и индивидуальный учет. Суммарный учет дает количественную характеристику фонда в целом и по отдельным его частям. Ему подвергаются все имеющиеся в фонде документы и поступающие в него. Единицей учета является группа или партия документов. Суммарный учет проводится в книге суммарного учета.

Индивидуальный учет – это регистрация отдельных изданий по названиям и экземплярам документов для сохранности БФ. Принято две единицы учета: название и экземпляр. Для периодических, продолжающихся изданий ведутся соответствующие регистрационные картотеки и каталоги. Поэкземплярно-индивидуальный учет документов в библиотеке ведется для сохранения наиболее ценных документов. С этой целью проводятся регулярные проверки БФ. В зависимости от того, какой ценности документы находятся в фонде, граничатся сроки данных акций. Чаще всего проверке подвергаются фонды редких изданий. Сроки варьируются от 5 лет до 15.

Расстановка документов – это упорядочение фонда с определенными целями. Эти цели заключаются в полном раскрытии семантики фонда по разным признакам: тематике, авторам и т.д., в экономии мест на полке по вертикали и горизонтали.

2 группы способов расстановки:

1.Семантическая расстановка – связана с содержанием книги;

2.Формальная расстановка – по внешним признакам.

Последний процесс ФБФ – управление БФ. Заключается в изучении БФ, планировании работы и принятии решения, создании аппарата управления БФ.

Изучение БФ бывает централизованным и индивидуальным. Централизованное – это изучение фонда нескольких библиотек одинакового типа или вида.

Существует два метода индивидуального изучения:

9)Систематическое наблюдение за использованием фонда, контроль за выполнением читательских заказов, ознакомление с документами фонда

10)Ежегодные исследования по специально разработанной программе, в которую входят определение целей и задач изучения, разработка программы, определение объема работ и сроков их проведения, изучение фонда с применением утвержденных методов, подведение итогов, обобщение, выработка предложений по развитию фонда.

Планирование работы с БФ – составляется план, который состоит из разделов. Первый раздел включает главный пункт: задачи библиотеки и информационные потребности пользователей. Здесь содержится перечень наиболее актуальных тем, по которым предлагается развивать фонд. 2-й раздел – пополнение фонда. 3-й раздел – исключение литературы из фонда. 4-й раздел – управление БФ – ремонт книгохранилища или постройка нового, оснащение новой техникой, ремонт оборудования, литературы и т.д.

Система управления БФ – это особый аппарат в помощь ФБФ, для выявления основных направлений работы, структура функциональных отделов, занимающихся обработкой фондов, их комплектованием и контролем за ФБФ, изучение и обобщение работы на каждом этапе его формирования.