Документы, содержащие персональные данные

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ

 

1. Понятие персональных данных >>>

2. Документы, содержащие персональные данные >>>

3. Право работников на защиту своих персональных данных >>>

 

Понятие персональных данных

 

Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных - определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон о персональных данных)).

К ним относятся:

- фамилия, имя, отчество;

- пол, возраст;

- образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;

- место жительства;

- семейное положение, наличие детей, родственные связи;

- факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);

- финансовое положение (доходы, долги, владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.);

- деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;

- прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Из указанного списка работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора. Подробнее об этом см. п. 2 настоящего материала.

 

Ситуация из практики. Относится ли фотография работника к персональным данным?

В действующем законодательстве прямо не установлено, что фотография относится к персональным данным. Однако работодатель не может использовать фотографию работника без его согласия.

Исходя из определения персональных данных, которое дано в Законе о персональных данных, нельзя однозначно сказать, является ли фотография сама по себе персональными данными. Как следует из смысла Закона, под персональными данными понимается информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). В этом Законе фотография прямо не указана как объект, на основании которого можно идентифицировать человека (п. 1 ст. 3 Закона о персональных данных). Следовательно, отнести ее к персональным данным, вероятнее всего, нельзя.

Тем не менее согласно ст. 152.1 ГК РФ обнародование и дальнейшее использование изображения гражданина допускаются только с его согласия. Соответственно, использование фотографии человека (в т.ч. работника) без его согласия не допускается.

 

ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

 

1. Требования к обработке персональных данных >>>

2. Условия обработки персональных данных. Согласие работника на обработку его персональных данных >>>

3. Обработка персональных данных без использования средств автоматизации >>>

4. Обработка персональных данных с использованием средств автоматизации >>>

 

Требования к обработке персональных данных

 

В соответствии со ст. 3 Закона о персональных данных обработка персональных данных - это любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием или без использования средств автоматизации, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Согласно ст. 5 Закона о персональных данных при обработке персональных данных должны соблюдаться следующие принципы:

1) обработка должна осуществляться на законной и справедливой основе;

2) обработка должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка, несовместимая с целями сбора персональных данных;

3) не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;

4) обработке подлежат только те персональные данные, которые отвечают целям обработки;

5) содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Не допускается обработка избыточных данных по отношению к заявленным целям обработки;

6) при обработке должны быть обеспечены точность и достаточность персональных данных, а в необходимых случаях - актуальность по отношению к целям обработки. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных;

7) форма хранения персональных данных должна позволять определять субъекта этих данных. Хранение не должно длиться дольше, чем этого требуют цели обработки, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

 

Оформление журналов учета персональных данных

 

Поскольку на работодателя возложена обязанность соблюдать режим конфиденциальности персональных данных, то целесообразно вести журналы учета персональных данных, их выдачи и передачи другим лицам и представителям различных организаций, государственным органам.

В журнале учета внутреннего доступа к персональным данным (доступа работников организации к персональным данным других работников) следует указывать такие сведения, как дата выдачи и возврата документов (личных дел), срок пользования, цели выдачи, наименование выдаваемых документов (личных дел). Лицо, которое возвращает документ (дело), должно обязательно присутствовать при проверке наличия всех имеющихся документов по описи, если выданные документы составлены более чем на одном листе.

Лицо, которое получает личное дело другого работника во временное пользование, не имеет права делать в нем какие-либо пометки, исправления, вносить новые записи, извлекать документы из личного дела или помещать в него новые.

Помимо этого, также следует вести журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам, в котором необходимо регистрировать поступающие запросы, а также фиксировать сведения о лице, направившем запрос, дату передачи персональных данных или уведомления об отказе в их предоставлении и отмечать, какая именно информация была передана.

Система учета персональных данных также может предусматривать проведение регулярных проверок наличия документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников, а также устанавливать порядок работы с ними. В этой связи необходимо ведение журнала проверок наличия документов, содержащих персональные данные работника.

 

Требования к помещению, где хранятся персональные данные

 

Работодатель обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных работников от неправомерного использования или утраты либо обеспечить принятие таких мер. Это следует из п. 7 ст. 86 ТК РФ, ч. 1 ст. 19 Закона о персональных данных.

В частности, работодатель может предусмотреть в локальном нормативном акте требования к помещениям, в которых находятся носители информации (например, компьютеры с базами данных, документы на бумажных носителях), содержащие персональные данные работников.

Обращаем внимание, что Закон о персональных данных и Трудовой кодекс РФ не устанавливают каких-либо требований к упомянутым помещениям. Представляется, что работодатель может определить особый режим доступа в них, требования к оборудованию, установить перечень лиц, имеющих право доступа в данные помещения. Такие выводы следуют из анализа ч. 1, 2 ст. 19 Закона о персональных данных, ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22, ст. 87 ТК РФ.

Исходя из п. 21 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008) документы воинского учета, содержащие персональные данные работников, рекомендуем хранить в железных шкафах в специально оборудованных помещениях.

 

Защита персональных данных

 

Защита персональных данных представляет собой регламентированный технологический процесс, предупреждающий нарушение установленного порядка доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и обеспечивающий безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности компании.

Для обеспечения внешней защиты персональных данных работников работодатель должен принять следующие меры:

- установить пропускной режим и особый порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей;

- установить особый порядок выдачи пропусков и удостоверений работников;

- использовать технические средства охраны;

- использовать программно-технический комплекс защиты информации на электронных носителях и пр.

Для обеспечения внутренней защиты персональных данных работников работодатель должен предпринять следующее:

- ограничить и регламентировать состав работников, функциональные обязанности которых требуют доступа к персональным данным других работников;

- избирательно и обоснованно распределить документы и информацию, содержащую персональные данные, между лицами, уполномоченными на работу с такими данными;

- рационально размещать рабочие места для исключения бесконтрольного использования защищаемой информации;

- регулярно проверять знание работниками, имеющими отношение к работе с персональными данными, требований нормативно-методических документов по защите таких данных;

- создавать необходимые условия для работы с документами и базами данных, содержащими персональные данные работников;

- определять состав работников, имеющих право доступа (входа) в помещения, в которых хранятся персональные данные;

- организовать порядок уничтожения информации;

- своевременно выявлять и устранять нарушения установленных требований по защите персональных данных работников;

- проводить профилактическую работу с должностными лицами, имеющими доступ к персональным данным работников, по предупреждению разглашения таких сведений.

 

Оформление обязательства о неразглашении персональных данных работниками, имеющими доступ к этим данным

 

В соответствии с п. 7 ст. 86 ТК РФ на работодателя возложена обязанность по защите персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты. Следовательно, работники, которые имеют доступ к персональным данным других работников, обязаны не разглашать эти данные, которые стали им известны в связи с выполнением ими трудовых обязанностей. При этом привлечь к ответственности работников, которые разгласили такую информацию, можно, только если она стала известна им в связи с исполнением трудовых обязанностей и они обязались не разглашать такие сведения (п. 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2). Следовательно, работодатель должен оформить с работниками, которые в силу своих должностных обязанностей имеют доступ к персональным данным других работников, обязательство об их неразглашении.

См. образец составления обязательства.

 

Оформление Положения о персональных данных

 

В соответствии со ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью. Поскольку из содержания п. 1 ст. 86 ТК РФ следует, что персональные данные работников обрабатываются исключительно в связи с трудовой деятельностью, то локальные нормативные акты, регламентирующие обработку персональных данных, являются документами, связанными также с их трудовой деятельностью. Следовательно, со всеми локальными нормативными актами, регламентирующими обработку персональных данных, работник должен быть ознакомлен до подписания трудового договора. Структура Положения о персональных данных может быть следующей:

1) "Общие положения". В данном разделе следует указать, с какой целью принимается данное Положение и какие вопросы оно регулирует;

2) "Основные понятия. Состав персональных данных работников". Здесь следует указать, какие документы в организации содержат персональные данные;

3) "Обработка персональных данных". В этом разделе следует указать, какие условия должны быть соблюдены при обработке персональных данных работника;

4) "Передача персональных данных". Здесь следует прописать порядок передачи персональных данных работников внутри организации, а также сторонним лицам и государственным органам;

5) "Доступ к персональным данным". В данном разделе должна содержаться информация о порядке доступа к персональным данным работников. Доступ делится на внутренний (предоставление персональных данных отдельным работникам организации) и внешний (передача персональных данных представителям других организаций и государственных органов);

6) "Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных". В данном разделе нужно указать, кто в организации несет ответственность за нарушение правил хранения и использования персональных данных.

См. образец составления Положения.

 

Оформление согласия работника на передачу его персональных данных

 

В соответствии со ст. 88 ТК РФ передача персональных данных работника третьей стороне без письменного согласия указанного работника не разрешается, за исключением предусмотренных законом случаев. Также данной статьей предусмотрено, что без согласия работника персональные данные не могут передаваться в коммерческих целях. Соответственно, для передачи персональных данных необходимо письменное согласие работника. Из указанного документа должно быть понятно, кому будут передаваться персональные данные работника и с какой целью. Следует также учитывать, что в соответствии со ст. 88 ТК РФ работодатель обязан предупредить лиц, получающих персональные данные, о том, что данные сведения могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.

См. образец составления согласия.

 

См. образец составления письма.

 

См. образец составления ответа.

 

ЗАЩИТУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

 

1. Ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих защиту персональных данных >>>

2. Ответственность работника, имеющего доступ к персональным данным других работников >>>

2.1. Административная ответственность работника, имеющего доступ к персональным данным других работников >>>

2.2. Дисциплинарная ответственность работника, имеющего доступ к персональным данным других работников >>>

2.3. Уголовная ответственность работника, имеющего доступ к персональным данным других работников >>>

2.4. Материальная ответственность работника, имеющего доступ к персональным данным других работников >>>

2.5. Гражданско-правовая ответственность работника, имеющего доступ к персональным данным других работников >>>

 

Дисциплинарная ответственность работника, имеющего доступ к персональным данным других работников

 

Персональные данные относятся к сведениям, которые охраняются федеральным законом. Неправомерное разглашение персональных данных лицом, в чьи обязанности входит соблюдение правил хранения, обработки и использования такой информации, также является основанием для привлечения этого лица к дисциплинарной ответственности (ст. 90 ТК РФ). Согласно пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, то работника, разгласившего персональные данные, необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.

Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Дисциплинарные взыскания. Замечание, выговор, увольнение".

 

Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Расторжение трудового договора".

 

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ

 

1. Понятие персональных данных >>>

2. Документы, содержащие персональные данные >>>

3. Право работников на защиту своих персональных данных >>>

 

Понятие персональных данных

 

Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных - определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон о персональных данных)).

К ним относятся:

- фамилия, имя, отчество;

- пол, возраст;

- образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;

- место жительства;

- семейное положение, наличие детей, родственные связи;

- факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);

- финансовое положение (доходы, долги, владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.);

- деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;

- прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Из указанного списка работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора. Подробнее об этом см. п. 2 настоящего материала.

 

Ситуация из практики. Относится ли фотография работника к персональным данным?

В действующем законодательстве прямо не установлено, что фотография относится к персональным данным. Однако работодатель не может использовать фотографию работника без его согласия.

Исходя из определения персональных данных, которое дано в Законе о персональных данных, нельзя однозначно сказать, является ли фотография сама по себе персональными данными. Как следует из смысла Закона, под персональными данными понимается информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). В этом Законе фотография прямо не указана как объект, на основании которого можно идентифицировать человека (п. 1 ст. 3 Закона о персональных данных). Следовательно, отнести ее к персональным данным, вероятнее всего, нельзя.

Тем не менее согласно ст. 152.1 ГК РФ обнародование и дальнейшее использование изображения гражданина допускаются только с его согласия. Соответственно, использование фотографии человека (в т.ч. работника) без его согласия не допускается.

 

Документы, содержащие персональные данные

 

В процессе трудовой деятельности работника работодатель копит и хранит документы, содержащие персональные данные работника. Исходя из определения персональных данных, которое дано в ст. 3 Закона о персональных данных, такие сведения могут содержаться в следующих документах:

- анкета, автобиография, личный листок по учету кадров, которые заполняются работником при приеме на работу. В этих документах содержатся анкетные и биографические данные работника;

- копия документа, удостоверяющего личность работника. Здесь указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес регистрации, семейное положение, состав семьи работника, а также реквизиты этого документа;

- личная карточка N Т-2. В ней указываются фамилия, имя, отчество работника, место его рождения, состав семьи, образование, а также данные документа, удостоверяющего личность, и пр.;

- трудовая книжка или ее копия. Содержит сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы;

- копии свидетельств о заключении брака, рождении детей. Такие документы содержат сведения о составе семьи, которые могут понадобиться работодателю для предоставления работнику определенных льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;

- документы воинского учета. Содержат информацию об отношении работника к воинской обязанности и необходимы работодателю для осуществления в организации воинского учета работников;

- справка о доходах с предыдущего места работы. Нужна работодателю для предоставления работнику определенных льгот и компенсаций в соответствии с налоговым законодательством;

- документы об образовании. Подтверждают квалификацию работника, обосновывают занятие определенной должности;

- документы обязательного пенсионного страхования. Нужны работодателю для уплаты за работника соответствующих взносов;

- трудовой договор. В нем содержатся сведения о должности работника, заработной плате, месте работы, рабочем месте, а также иные персональные данные работника;

- подлинники и копии приказов по личному составу. В них содержится информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к трудовой деятельности работника;

- при необходимости - иные документы, содержащие персональные данные работников.

Кроме того, работодатель в процессе своей деятельности собирает информацию о соискателях, необходимую для принятия решения о вступлении с ними в трудовые отношения. Если эта информация содержит персональные данные соискателей, к ней в полной мере относятся установленные законом требования о сборе, обработке, хранении, защите персональных данных.