Создание базы данных в MSACCESS

Таблица 8.2

ПоступлениеСельхозПродукции

Таблица 8.3

Структура записи таблицы ПоступлениеСельхозПродукции

2. Таблица СельхозПродукция (таблица 8.4) и ее структура записи (таблица 8.5) БД УчетСельхозпродукции. Таблица СельхозПродукция соответствует сущности СельхозПродукцияи по смыслу является справочникомсельхозпродукции, поэтому первичным ключом нужно определить поле КодПродукции.

Таблица 8.4

Таблица СельхозПродукция

Таблица 8.5

Структура записи таблицы СельхозПродукция

3. Таблица Поставщики (таблица8.6) и ее структура записи (таблица 8.7) БД УчетСельхозпродукции. Таблица Поставщики соответствует сущности Поставщики по смыслу является справочникомпоставщиков, поэтому первичным ключом нужно определить поле КодПоставщика.

Таблица 8.6

Таблица Поставщики

Таблица 8.7

Структура записи таблицы Поставщики

4. Таблица МатОтЛица (таблица8.8) и ее структура записи (таблица 8.9) БД УчетСельхозпродукции. Таблица МатОтЛица соответствует сущности Материально – ответственные лицаи по смыслу является справочником материально – ответственных лиц, поэтому первичным ключом нужно определить поле ТабНомМОЛ.

Таблица 8.8

Таблица МатОтЛица

Таблица 8.9

Структура записи таблицы МатОтЛица

ВНИМАНИЕ! Во всех справочниках коды объектов следует объявить ключевыми полями. Ниже приведена информационно-логическая модель проектируемой базы данных (рис. 8.1).

М

Поставщики ÑКодПоставщика НаименПоставщика

СельходПродукция ÑКодПродукции НаименПродукции ЕдиницаИзмерения

Поступление СельхозПродукции ДатаПост Поставщик МатОтвЛицо СельхозПродукция Количество ЦенаТысРуб

МатОтвЛица ÑКодМОЛ НаимМОЛ ЛичныеДанные

М

М

М

Поставщики ÑКодПоставщика НаименПоставщика

СельходПродукция ÑКодПродукции НаименПродукции ЕдиницаИзмерения

Поступление СельхозПродукции ДатаПост Поставщик МатОтвЛицо СельхозПродукция Количество ЦенаТысРуб

МатОтЛица ÑКодМОЛ ФамилияМОЛ ЛичныеДанные

М

М

Рис 8.1 Информационно-логическая модель БД УчетСельхозпродукции

6. Сохраните и выполните запрос.

7. Задайте порядок сортировки запроса.

а) Следует поместить поля в бланке запроса в порядке выполнения сортировки. Сортировка начинается с самого левого поля. В примере так и есть.

б) В бланке запроса в строке Сортировка для поля, по которому следует рассортировать, нажмите кнопку РАСКРЫТИЯ СПИСКА и выберите порядок сортировки: По возрастанию или По убыванию. В нашем запросе для поля НаименПродукции выбрать По возрастанию, для поля ЦенаТысРуб – По убыванию. Окончательный вид бланка запроса изображен на рис.9.1. Схема выбора данных по запросу представлена на рис. 9.2.

8. Сохраните и выполните запрос.

Рис. 9.1. Запрос ЗапПоступлСельхозПрод в режиме КОНСТРУКТОРА

Рис. 9.2. Схема выбора данных по запросу ЗапПоступлСельхозПродукции

Задание 2

Создание запросов с условиями отбора

Условия отбора, позволяющие выбрать только определенные записи таблицы, задаются в строках Условие отбора, или и могут представлять собой выражения сравнения. В выражениях могут использоваться логические операторы NOT, AND, OR, а также конструкция BETWEEN.

Если выражения вводятся в одну строку нескольких столбцов Условие отбора, то они автоматически объединятся с помощью логического оператора AND. Выражения же, введенные в разные строки (Условия отбора и или), объединятся с помощью логического оператора OR.

Создайте запрос ЗапПостКлюква, структура результирующей таблицы которого идентична, ЗапПоступлениеСельхозПродукции, но в таблицу включите только данные о поступлении клюквы.

Порядок выполнения задания

1. Скопируйте ЗапПоступлСельхозПрод с именем ЗапПоступлКлюква (последовательно нажав кнопки Копировать и Вставить).

2. Откройте ЗапПоступлКлюква в режиме КОНСТРУКТОРАи в строку Условие отбора поля НаименСельхозПродукции введите значение“Клюква”. Макет ЗапПоступлКлюква изображен на рис.9.3.

Рис. 9.3. Запрос ЗапПоступлКлюква в режиме КОНСТРУКТОРА

Задание 3

Создание запросов с параметрами

Создайте запрос ЗапПоступлПар, позволяющий просмотреть данные о поступлении заданной сельхозпродукции.

Порядок выполнения задания

1. Создайте запрос ЗапПоступлПар по аналогии с ЗапПоступлСельхозПрод, но в строку Условие отбора поля НаименПродукции вместо надписи Клюква введите приглашение на ввод условия отбора в квадратных скобках, например, [Введите наименование сельхозпродукции]. Получился запрос с параметром. При выполнении запроса перед формированием таблицы будет выводиться заданное приглашение: «Введите наименование сельхозпродукции». И, вводя наименование требуемой продукции, можно получить данные о ее поступлении. Запрос ЗапПоступлПар в режиме конструктора изображен на рис. 9.4.

2. Выполните и сохраните запрос.

Рис. 9.4. Запрос ЗапЭкзаменыПар в режиме КОНСТРУКТОРА

Задание 4

Создание простого запроса с помощьюМАСТЕРА ЗАПРОСОВ

С помощью мастера запросов создайте запрос ЗапПоступлениеМас, содержащий сведения о поступлении продукции, результирующая таблица которого должна содержать сведения в следующем порядке: ДатаПост изтаблицы ПоступлениеСельхозПродукции, НаименПродукции, ЕдиницаИзмерения из таблицы СельхозПродукция,ФамилияМОЛ из таблицы МатОтвЛица,НаименПоставщика изтаблицы Поставщики, Количество и ЦенаТысРуб изтаблицы ПоступлениеСельхозПродукции. Все объекты представляются своими наименованиями.

Порядок выполнения задания

1. На вкладке Создание ленты меню в группе Запросы нажмите кнопку .

2. В окне НОВЫЙ ЗАПРОС выберите пункт Простой запрос.

3. Из нужных полей соответствующих таблиц скомпонуйте макет запроса, перемещая поля кнопкоймежду листами. Выберите поля: ДатаПост изтаблицы ПоступлениеСельхозПродукции, НаименПродукции, ЕдиницаИзмерения из таблицы СельхозПродукция, ФамилияМОЛ из таблицы МатОтвЛица ,НаименПоставщика изтаблицы Поставщики, Количество и ЦенаТысРуб изтаблицы ПоступлениеСельхозПродукции. Нажать Далее.

4. В появившемся окне отметьте пункт Выбрать подробный отчет, нажмите Далее.

5. В следующем окне задайте имя запроса ЗапПоступлениеМас и выберите одно из предложенных действий: Открыть результат выполнения запроса; Изменить структуру запроса. Нажмите Готово.

Задание 5

Формирование запросов с группировкой

Создайте запрос ЗапПоступлениеГрупп, показывающий количество видов сельхозпродукции, поступившей от каждого поставщика.

Порядок выполнения задания

1. На вкладке Создание ленты меню в группе Запросы нажмите кнопку .

2. В появившемся окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ нажмите вкладку Запросы идобавьте запрос ЗапПоступлСельхозПрод. Закройте окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ.

3. В строку Поле макета переместите поля НаименПоставщика и НаименПродукции из ЗапПоступлСельхозПрод.

4. В строке Вывод на экран проверьте наличие флажков (V) для полей.

5. Нажмите кнопку ,в бланке запроса появится новая строка Групповая операция, в которой для всех полей указано Группировка.

6. В поле НаименПродукции вместо надписи Группировка задайте нужную функцию (Count ), выбрав ее из списка функций, появившихся по щелчку клавишей мыши в правой части поля.

7. Сохраните и выполните запрос.

Задание 6

Создание перекрестного запроса

Подсчитайте суммарную стоимость каждого вида продукции, поступившей к каждому материально ответственному лицу и выведите результаты в виде перекрестной таблицы.

Порядок выполнения задания

1. На вкладке Создание ленты меню в группе Запросы нажмите кнопку .

2. В окне НОВЫЙ ЗАПРОС выберите пункт Перекрестный запрос.

В появившемся окне выполните следующие действия.

а) Выберите Показать запросы, в качестве источника укажите ЗапПоступлСельхозПрод, нажмите Далее.

б) Для наименования строк выберите поле ФамилиМОЛ, переместитекнопкой , нажмите Далее.

в) Для наименования столбцов выберите НаименПродукции, нажмите Далее.

г) Выберите функцию, которую необходимо выполнить для ячеек на пересечении строк и столбцов. В нашем случае выберите функцию Сумма(Sum) и укажите поле СтоимостьПродукции, нажмите Готово.

3. Выполните запрос и сохраните с именем ЗапПоступлениеПерекрестный.

Результирующая таблица перекрестного запроса ЗапПоступлениеПерекрестный изображена на рис. 9.5.

Рис. 9.5. Результирующая таблица перекрестного запроса ЗапПоступлениеПерекрестный

Задания для самостоятельного выполнения

Кроме рассмотренных запросов создайте следующие запросы в базе данных УчетСельхозПродукции.

1. Создайте запрос ЗапПоступСамостПар для вывода данных о поступлении сельхозпродукции от заданного поставщика (по форме ЗапПоступлСельхозПрод).

2. Сконструируйте запрос ЗапПоступлСамостГрупп для вывода суммарной стоимости сельхозпродукции, поступившей от каждого поставщика.

3. Постройте перекрестный запрос ЗапПоступлСамостПерекр, показывающийколичество видов продукции, поступивших от каждого поставщика к каждому из материально ответственных лиц.

Контрольные вопросы

1. Перечислите виды запросов на выбор данных.

2. Перечислите поля, входящие в бланк запроса на выбор данных.

3. Сколько уровней сортировки можно задать в запросе на выбор данных.Поясните, как происходит сортировка данных по двум полям.

4. Как выбрать данные из нескольких таблиц в запросе?Как создать запрос с параметром?

5. Какая информация нужна для создания запроса с группировкой и перекрестного запроса. Является ли результатом выполнения запроса таблица БД?

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 10

Цельработы

1. Научиться создавать сложные формы и отчеты с несколькими уровнями группировки данных.

2. Приобрести навыки применения разнообразныхэлементов оформления, необходимых для формирования выходной информации информационных систем.

Форма – это объект базы данных, предназначенный для представления на экране полей таблицы в удобном для пользователя порядке (например, в виде привычного бланка), используется для организации интерфейса пользователя.

Отчет – это гибкое средство для организации данных при выводе на печать, позволяет вывести необходимые сведения в нужном виде. Отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций, и других документов. Отчеты имеют широкие возможности для группировки данных и для вычисления промежуточных и общих итогов.

Задание 1

Задание 4

ЛИТЕРАТУРА

1. Access 2010: Андрей Сеннов — Москва, Питер, 2010 г.- 288 с.

2. Базы данных / А. Д. Хомоненко, В. М. Цыганков, М. Г. Мальцeв; под редакцией профессора А. Д. Хомоненко. – 6-е изд. – Санкт-Петербург: КОРОНА-Век, 2010. – 736 с.

3. Балтер, Э.MicrosoftofficeAccess 2007: профессиональное программирование / ЭлисонБалтер. – Москва. Санкт-Петербург. Киев, 2009. – 1296 с.

4. Гетц, К. Access. Сборник рецептов для профессионалов/ К. Гетц, П. Литвин, Э. Бэрон. – Москва. Санкт-Петербург. Нижний Новгород. Воронеж. Новосибирск. Ростов-на-Дону. Екатеринбург. Самара. Киев. Харьков. Минск, 2005. – 781 с.

5. Дейт, К. Дж. Введение в системы баз данных / К. Дж. Дейт. – 8-e издание. – Москва. Санкт-Петербург. Киев, 2008. – 1314 с.

6. Змитрович, А. И. Базы данных и знаний / А. И. Змитрович, В. В. Апанасович, В. В. Скакун. – Минск: ИздательскийЦентрБГУ, 2007. – 362 с.

7. Кренке, Д. Теория и практика построения баз данных / Д. Кренке. – 9-е изд. – Москва. Санкт-Петербург. Нижний Новгород. Воронеж. Новосибирск. Ростов-на-Дону. Екатеринбург. Самара. Киев. Харьков. Минск,. 2005. – 858 с.

8. Новалис, С. Access: руководство по макроязыку и VBA / С. Новалис. – Москва: Лори, 2000. – 590 с.

9. Новые информационные технологии / под ред. В. П. Дьяконова. – Москва: СОЛОН-Пресс, 2005. – 639 с.

10. Железко Б. А., Морозевич А. Н. Теория и практика построения информационно-аналитических систем поддержки принятия решений. – Мн.: «Армита - Маркетинг, Менеджмент», 1999. – 144 с.

11. Железко Б.А., Синявская О.А. Системы поддержки принятия решений в деятельности фондового рынка // Управление информационными ресурсами: Материалы научно-практической конференции 15 мая 2003 г. – Мн.: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2003. – С. 54 – 56.

12. Саати Т. Принятие решений. Метод анализа иерархий: Пер. с англ. – М.: Радио и связь, 1989. – 316 с.

13. Саати Т., Кернс К. Аналитическое планирование. Организация систем. М.: Радио и связь, 1991. - 224 с.

Цель работы

1. Научиться создавать базу данных в среде MSACCESS: конструировать таблицы и наполнять их данными, определять первичный ключ в таблицах.

2. Приобрести навыки построения простых форм для работы с таблицами.

3. Приобрести умение грамотно строить схему данных.

Необходиморазработать базу данных для хранения и обработки информации о поступлении сельхозпродукции на перерабатывающее предприятие.

Производители и посредники поставляют сельхозпродукцию на перерабатывающее предприятие, материально – ответственные лица (МОЛы) принимают поступающую сельхозпродукцию.Каждый МОЛ несет материальную ответственность за принятую им продукцию. Учет поступления сельхозпродукции представляется в виде таблицы 8.1.

Таблица 8.1

Поступление сельхозпродукции на предприятие

Для решения задачи можно выделить следующие объекты: Поставщики, Сельхозпродукция, МатериальноОтветственныеЛица и ПоступлениеСельхозпродукции. Каждый вид сельхозпродукции может поставляться несколькимипоставщиками, от каждого поставщика можетпоступать нескольких видов сельхозпродукции, каждое материально-ответственное лицо принимает несколько видов сельхозпродукции. Связи между объектами Поставщики–ПоступлениеСельхозПродукции, СельхозПродукция -ПоступлениеСельхозПродукции, МатОтвЛица–ПоступлениеСельхозПродукции имеют тип 1:M.

При определении объектов Поставщики, Материально – ответственные лица, Сельхозпродукция мы добавили по одному свойству к каждому типу: «Табельный номер материально – ответственного лица» и коды объектов, и объявили их первичными ключами.

В процессе логического проектирования, с ориентацией на СУБД MSAccess и с учетом законов нормализации базы данных, получена следующая совокупность логически связанных таблиц (таблицы 8.2 – 8.9).

Очевидно, что сущности отобразились в таблицы, а свойства – в поля записей.

1. Таблица ПоступлениеСельхозПродукции (таблица8.2) и ее структура записи (таблица8.3) БД УчетСельхозпродукции. Таблица ПоступлениеСельхозПродукции соответствует агрегированной сущности (процессу учета поступления сельхозпродукции), поэтому в ней не нужно определять первичный ключ!!!

Задание 1

Создание базы данных в MSACCESS

Создайте БД с именем УчетСельхозпродукции в личной папке (в папке Х: Группа/Фамилия_студента).

Порядок выполнения задания

1. ЗапуститеСУБД MS Access

2. В открывшемся окне нажмите кнопку

3. В области Новая база данных в поле Имя файла введите имя файла (УчетСельхозпродукции). Если имя файла указано без расширения, расширение будет добавлено автоматически. Чтобы сохранить файл в другой папке, отличной от используемой по умолчанию, нажмите кнопку Открыть (рядом с полем Имя файл), перейдите к нужной папке и нажмите кнопку ОК.

3. Нажмите кнопку Создать. В результате будет создана база данных, содержащая пустую таблицу с именем Таблица1, которая будет открыта в режиме ТАБЛИЦЫ. Закройте появившуюся пустую таблицу, выбрав из контексного меню таблицы команду Закрыть.

Задание 2

Создание таблиц в режиме конструктора

Создайте таблицы СельхозПродукция, Поставщики, МатОтвЛица, структурутаблицы ПоступлениеСельхозПродукции с помощью КОНСТРУКТОРА таблиц.

Порядок выполнения задания

1. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните клавишей мыши по кнопке Конструктор таблиц .

2. Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных (см. рис.8.2).

При необходимости можно ввести описание для каждого поля в столбце Описание. Для указания типа поля необходимо щелкнуть клавишей мыши в колонке Тип поля и выбрать из раскрывшегося списка тип (например, Числовой). Для описания размерности числа в окне СВОЙСТВ поля (нижняя часть экрана) щелкнитеклавишей мыши в строке Размер поля и с помощью кнопки из появившегося списка выберите необходимую характеристику. Так же установите формат поля.

Замечание. Размеры текстовых полей НаименПродукции и Единица Измерения установить равными 20 и 10. Остальные свойства полей принять по умолчанию.

3. Оставаясь в режиме КО