Общие сведения о документировании процесса перевозок грузов

Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Форма и порядок заполнения транспортной накладной устанавливаются правилами перевозок грузов.

Груз, на который не оформлена транспортная накладная, перевозчиком для перевозки не принимается.

Перевозка груза осуществляется на основании договора перевозки груза, который может также заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению наряд-заказа (договора фрахтования), а при наличии договора об организации перевозки груза (см. приложение 1) - заявки грузоотправителя.

Если на руках имеется договор, согласно которому происходит организация грузоперевозки, то она может быть осуществлена лишь на основании заявки, предоставленной владельцем груза. Данная заявка является своего рода приложением к договору. Особенности ее заполнения указаны в Письме, изданном Федеральной Налоговой службой, повествующем о направлениях систематизированных материалов, необходимых при документировании операций, связанных с перевозками грузов (см. приложение 2).

Наряд-заказ подписывается с целью предоставления транспорта. Его также принято называть договором фрахтования согласно 2 статье Устава об автомобильном транспорте (см. приложение 3).

Заполнение такого вида договора строго регламентируется Правилами грузоперевозок. В соответствии с этими правилами, транспортировка может быть осуществлена совместно с получателем груза, если он желает проконтролировать процесс. Ведется он исключительно в соответствии с условиями, прописанными сторонами в договоре. Его заключение необходимо в том случае, если сторонами не был предусмотрен иной вариант. Чаще всего документ имеет форму заказа – наряда.

К основным правилам составления договора можно отнести:

1. Количество копий не должно быть меньше трех.
2. В конце ставятся личные подписи сторон.
3. Заверение печатями обеих сторон.
4. Одна копия остается у экспедитора, вторую получает водитель. Третья копия договора, вместе со всеми полагающимися знаками, должна быть приложена к специальной смете за использование автомобиля.

В случае осуществления погрузки на несколько транспортных единиц, необходимо составить и подписать соответствующее количество заказов – нарядов. Также следует отметить, что подписи имеют право ставить лишь зарегистрированные в ИП или юридические лица.

При организации и осуществлении перевозки грузов автомобильным транспортом, помимо путевых листов составляют следующие документы:

1. Транспортная накладная (ТН) – это сопроводительный документ на перевозку груза.

Одновременно действуют две формы:

1. Транспортная накладная (новая) – установленная Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 г. № 272).

2. Товарно-транспортная накладная (ТТН) – унифицированная межотраслевая форма №1-Т (Постановление Госкомстата России от 28.11.97 № 78).

Главным отличием новой формы накладной является отсутствие товарного раздела и сведений о цене перевозимого груза.

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза (п. 20 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", далее - Закон N 259-ФЗ).

Начиная с 25 июля 2011 года расходы на доставку при перевозках грузов автотранспортом необходимо подтверждать транспортной накладной, составленной по новой форме. Этот документ потребуется и при налоговой проверке, когда налоговики оценивают реальность операций и обоснованность расходов.

Новая форма транспортной накладной используется в случае, когда товар перевозит специализированная транспортная компания или предприниматель, оказывающий услуги по автоперевозке. То есть участниками операции по перевозке являются грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель.

Использование транспортной накладной не исключает применения накладных форм N N 1-Т и ТОРГ-12.

Товарная накладная по форме N ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

Товарно-транспортная накладная по форме N 1-Т, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, используется для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Форма N Т-1 может использоваться в случае, когда перевозка товаров осуществляется без участия специализированной транспортной компании. В этом случае договор перевозки груза не составляется. Организация, выступающая в роли отправителя или получателя, самостоятельно осуществляет перевозку товаров (п. 2 Постановления N 78).