Группировка элементов по временным диапазонам — КиберПедия 

Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни...

Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰)...

Группировка элементов по временным диапазонам



Мастер сводных таблиц автоматически группирует элементы внутреннего поля для каждого заголовка, создаёт промежуточные итоги для каждой группы. Но иногда необходимо группировать, например, месячные элементы в квартальные группы или даты в месяц и т.д. Рассмотрим группировку на примере Рабочей ведомости.

Пример 3. Скопируем лист Рабочая ведомостьна лист Группировка. Добавим столбцы Датаи Месяц в конце таблицы и заполним их данными (смотри
таблицу ниже). Столбец Период удалим.

 

На основе полученной таблицы создадим сводную таблицу с получением сумм Сумма к выплате и Оплаченопо месяцам и заказчикам.

Отметим нужные поля сводной таблицы:

 
 

Фрагмент сводной таблицы выглядит так:


 

Выделим ячейку с любой датой и выполним команду Группировать/Группа по выделенному.

 

В появившемся окне Группированиеникаких установок делать не надо. Нажать ОК. Получим сводную таблицу, в которой даты сгруппированы по месяцам и суммируются по каждому заказчику:


 
 

Пример 4. На основе исходной таблицы, скопированной на лист Группировка, создадим сводную таблицу, в которой по месяцам выведем Сумму к выплатеи Оплачено. Сгруппируем данные по месяцам с шагом 3, т.е. по кварталам. Отметим нужные поля сводной таблицы:

Получим сводную таблицу:

 
 

Выделим ячейку в столбце месяц на сводной таблице и выполним команду Группировать/Группа по выделенному. В появившемся окне Группирование установим шаг – 3 в окне с шагом:

 

Получим в сводной таблице группы:

По каждому заказчику вычислены Сумма к выплате и Оплачено за каждый квартал, т.е. за каждые три месяца.

Слияние. Письма и рассылки

Word имеет возможность создавать и тиражировать письма, сообщения и др., имеющие постоянный текст и переменную информацию. Переменной информацией могут быть адреса, фамилии, организации, значения данных из таблиц и т.д. Для этой цели в Word имеется инструмент Слияние.

Операцию можно выполнять, используя Мастер слияния. Рассмотрим слияние на результатах примера листа Если.

Последовательность выполнения работы:

1. подготовка источника данных в Excel;

2. создание постоянной части основного документа в Word;

3. вставка в основной документ полей слияния и полей Word;

4. предварительный просмотр результатов слияния;

5. получение составного документа.

Пример. Разослать письма с уведомлением тем заказчикам, у которых очень большой долг.


Для этого сначала с помощью Фильтра отберем из таблицы тех заказчиков, которые имеют такой долг.



Получим таблицу данных, которая служит источником данных для слияния. Скопируем источник данных на лист Слияние, начиная с первой ячейки А1.

 

Сохраним файл под именем Учебная задача и закроем его.

Порядок создания писем:

· Создать в Word основной документ (например, Сообщение). Внести в него постоянный текст.

Сообщение

 
 


Адрес:

 
 


Заказчик

 
 


Предлагаем немедленно погасить задолженность сумме

 

Бухгалтер Петров В.В.

· Сохранить документ в своей папке (папке студента), под именем Сообщение. Документ Сообщение не закрывать.

· Для выбора типа основного документа на панели инструментов нажать кнопку Рассылки/ Начать слияние

· Установить флажок Письма.

·
       
   
 

Для подключения к источнику данных нажать на панели инструментов кнопку – Использовать существующий список.

· В окне Выбор источника данных найти и выделить файл Учебная задача и нажать кнопку Открыть.

· В следующем окне выделить лист Слияние - источник данных и нажать ОК.

·
 
 

Установить курсор в основной документ после пробела за словом Адрес и нажать на панели инструментов кнопку – Вставить поля слияния. Выбрать название первого поля Адрес и нажать кнопку Вставить.

· Эти же операции повторить для полей Наименование заказчика и поля Долг+Пеня.

· После того, как вставлены все поля, на панели инструментов нажать кнопку – Просмотр результатов.

· Заполнится данными одно письмо. С помощью кнопки Перейти к записи можно просмотреть другие письма.

·
 
 

Для создания всех писем, надо выполнить слияние с помощью кнопки – Найти и объединить.

· Откроется окно Составные новые документы. Установить флажок Все и нажать ОК. Все письма создаются на отдельных страницах Их можно просмотреть и распечатать.



Примечание: При создании писем иногда требуется изменять обращение к клиенту в зависимости от его пола: Уважаемый господин или Уважаемая госпожа. Для автоматизации этого необходимо присутствие пола клиента в источнике данных (в нашем примере его нет). Можно добавить столбец, заполненный соответственно М или Ж.

Для изменения обращения необходимо:

· Установить курсор в начало той строки, в которой должно быть обращение к клиенту.

·
Нажать кнопку Добавить поле Word на панели Слияниеи выбрать из списка Правиластроку IF…THEN…ELSE.

· В появившемся диалоговом окне в списке поле выбрать слово “Пол”.

· В списке оператор выбрать слово “Равно” и в списке значение следует ввести М.

· В окне Вставить следующий текст: Уважаемый господин.

· В окне В противном случае вставить следующий текст: Уважаемая госпожа.

· Нажать кнопку ОК.






Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ - конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой...

Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰)...

Кормораздатчик мобильный электрифицированный: схема и процесс работы устройства...

Папиллярные узоры пальцев рук - маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни...





© cyberpedia.su 2017 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав

0.007 с.