Письмо как вид речевой деятельности. Факторы и этапы составления текста. Деловое письмо

Письменная речь – самостоятельная, целостная, целенаправленная речевая структура, которая обеспечивает общение с помощью письменного текста.

Письменный текст выступает представителем автора как участника речевой коммуникации. Создает текст автор. Он приступает к созданию текста, когда складывается ситуация, которая вызывает необходимость осуществления этого процесса (при устройстве на работу – заявление о приеме).

Для составления текста, автору необходимо располагать соответствующим материалом.

Текст создается для того, чтобы его воспринимал адресат, следовательно, автор должен четко представлять адресата текста и то, что и как он воспримет из текста, как текст может на него повлиять. Цели создания текста могут быть разные: - внешние и внутренние; - открытые или скрытые; - осознанные или неосознанные; - объективные или субъективные; - истинные или ложные.

На следующем этапе речевого продуцирования определяется предмет, тема и проблема текста. Под предметом понимается некая целостная часть действительного мира, отраженного в речевом произведении. Под темой понимается то главное, о чем говорится в тексте, предмет, который стал содержанием текста. Проблема – это та мыслительная задача, которую автор должен решить в тексте.

Понятие темы, предмета, проблемы конкретизируется в зависимости от жанрово-стилистической принадлежности текста. Под жанром понимается количественно выработанные в процессе коммуникативно-речевого опыта и развития типовые модели текста. Когда жанр предписан, то знание его законов помогает автору определить достаточный объем текста, выбрать стилистико-речевое оформление.

Текст создается от общего к частному, но воспринимается наоборот, т.е. читатель по заполненным фрагментам воссоздает содержание текста, автор же создает текст, отталкиваясь от общей темы. Однако возможен другой путь: написание отдельных частей в более или менее случайном порядке, а затем оформление их в композиционное целое.

Деловое письмо

Основной формой письменной речевой коммуникации в профессиональной деятельности специалиста СКС является официально-деловой текст. Под официально-деловым текстом понимается текст того или иного вида документов, составленных в целях управления. Деловое письмо в России характеризуется тем, что документы не циркулируют изолированно, они объединены в унифицированные системы документации, каждая из которых имеет свои требования к форме и содержанию документа.

В настоящее время действует приблизительно 20 унифицированных систем документации, например, отчетно-статистическая, финансовая, снабженческо-сбытовая, организационно-распорядительная и др. Аппарат управления реализует свои функции главным образом через систему организационно-распорядительной документации.

Письма, направленные вышестоящим организациям обычно содержат указание, распоряжение, разъяснение, информационные сообщения.

Письма, направляемые в вышестоящие учреждения может содержать отчеты, запрос информации, ответы, пояснения, предложения.

Деловые письма оформляются только на бланке организации со всеми ее реквизитами.

Текст делового письма как правило посвящен 1 проблеме и состоит из 2-х частей. В 1 части формулируются факты, которые послужили основанием для написания документа. Во 2 части излагаются выводы, просьбы, предложения.

Каждая разновидность делового письма характеризуется аспектом содержания и языковой формулой. Например, если аспектом содержания является выражение гарантии, то для реализации этого аспекта потребуется языковая формула гарантийного письма. В отдельных случаях деловые письма могут быть много аспектными то есть содержательную и гарантию, и напоминание и подтверждение

Под языковой формулой понимаются устойчивые обороты, которые будут отражать характер той или иной деятельности. Сопроводительное письмо (*направляем, затем указывается, что именно направляем, договор и также указывается следующее: просим подписать, заверить печатью и выслать 1 экземпляр по нашему адресу. Указывается приложение, в котором будет договор); Гарантийное письмо (состоит из 2-х частей. В первой части формулируется просьба (* просим произвести ремонт помещений). Во 2 части, указывается какая – либо гарантия (* оплату в соответствии со сметой гарантирую)); Письмо – приглашение. ( Его цель – предложить адресату принять участие в каком – либо мероприятии. Может быть адресовано лицу или организации) - «Приглашаем вас принять участие в …., которое будет проводится (место, сроки)» «Необходимые документы и правила их подготовки» и др..