Документ: понятие, функции, виды

Документ -это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее инфицировать.

К основным функциям документа относятся:

1. Информационная функция

2. Организационная функция

3. Коммуникативная функция

4. Юридическая

5. Воспитательная

Документы делятся на следующие группы:

1. По способу документирования:

Рукописные

Электронные

Графические

Кино и фото документы

2. По сфере использования или вилам деятельности:

Организационно-распорядительные

Финансовые

Научно-технические

Отчетно-статистические

3. По месту составления:

Внутренние

Внешние (входящие и исходящие)

4. По степени сложности:

Простые

Сложные

5. По степени гласности:

Открытые документы

Документы с грифом ограничения доступа (государственная тайна, для служебного пользования, секретно)

6. По происхождению:

Официальные или служебные

Личные

7. По юридической силе:

Оригиналы или подлинники

Копии

Заверенные копии

Выписки

Дубликаты

Отпуск (копирующийся документ)

8. По форме изложения:

Индивидуальные (Объяснительные)

Тарифные (договор о туристическом обслуживании)

Типовые

Примерные

Унифицированные

9. По срокам исполнения:

Срочные (срок исполнения)

Не срочные

10. По срокам хранения:

Временного до 10 лет

Долговременного свыше 10 лет

Постоянного

11. По стадиям подготовки:

Черновики

Подлинники

Состав организационно-распорядительной документации

Организационно-распорядительный документ-это документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и конкурентной функции управления.

К организационно-распорядительным документам относятся следующие виды:

1.Распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения, постановление, решения).

2.Организационные документы (устав, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция и т.д.).

3.Справочно-информационные документы (акт, письмо, докладная, объяснительная, телефонограмма и т.д.).

20. Требование к оформлению штатного расписания, структуры и штатной численности

Структура организации и штатная численность оформляется на общем бланке, подпись заместителя руководителя, визируется главным бухгалтером, начальником отдела кадров, утверждается генеральным директором, гриф утверждения заверяется гербовой печатью и имеет следующую форму:

Наименование организации

Наименование вида документа Гриф утверждения

Место издания М.П.

Код подразделения	Наименование структурных подразделений	Наименование должностей	Штатная численность
		Всего:

Подпись

Визы

Штатное расписание- это правовой акт, устанавливающий штатный состав, штатную численность организации в соответствии с ее уставом.

Содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы, утвержден приказом руководителя организации, изменения вводятся так же в состав с приказом.Подпись заместителя руководителя, визируется руководителем кадровой системы и главным бухгалтером, утверждаются приказом руководителя, гриф утверждения заверяется печатью.

Наименование организации УВЕРЖДЕНО

Наименование вида документа приказом №____

____________№______________ от «__»______20__г

На период с «__»______20__г штат в количестве

_____ единиц

С месячным фондом

Заработной платы

______(прописью) руб.

Структурное Подразделение	Должность	Количество единиц	Тариф	Надбавки	Всего
Наименование названия подразделения	Код				Вредные условия	Стаж
Всего

Подпись

Визы

21.Требования к оформлению приказов, распоряжений, указаний

Должностная инструкция (указания) - локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

На основании должностной инструкции составляют трудовой договор с работником. Инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия оформленном на общем бланке.

После утверждения на подлиннике ставится ознакомительная виза «С инструкцией ознакомился, дата и подпись». Инструктаж составляется в 3х экземплярах:

1-в отдел кадров

2-руководителю подразделения

3-работнику

Включает следующие разделы:

Общее положение

Должностные обязанности

Права работника, включающие следующие реквизиты:

Наименование организации

Гриф утверждения

Дата и нумерация документа

Место составления

Заголовок к тексту

Текст

Подпись

Визы

Распорядительная документация. К наиболее распорядительным видам документов относятся постановление, решение, приказы, указания.

Текст состоит из 2х взаимосвязанных частей: констатирующая и распорядительная.

Констатирующая часть является введением существующего распорядительного документа. Они призваны объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Констатирующая часть дает пересказ акта вышестоящего органа в исполнении которого издается документ (приказ).

В этом случае указывается вид документа, его дата, автор и номер.

Констатирующая часть может отсутствовать, если нет необходимости разъяснения. Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме в зависимости от вида документа. Она начинается со словами «постановляет (постановил), постановление»; решает, решил, решение, предлагаю в распоряжение, приказываю в приказе.

Приказ -это правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения в целях решения производственных задач.

По содержанию делится на 2 вида:

По основной деятельности (организационной работы, финансирования, планирования).

По личному составу (прием, увольнение, перевод сотрудников).

Подготовка приказов включает следующие стадии:

1.изучение существующего вопроса, законодательства и других актов по данному вопросу, проработка информационно-справочных документов.

2.подготовка текста документа

3.его согласование

4.подписание приказа

5.доведение об сведениях исполнителей

Оформляется следующим образом:

Наименование организации

Наименование вида документа

№________

Место издания_________

Заголовок

Тест

Подпись

Отметка об исполнении

Текст приказа констатирующей ее части отвечает на вопрос (в связи с чем создан приказ?). Распорядительство начинается со соловом «Приказываю» (большими буквами, без «», от левого края). В последнем пункте приказа указывают на кого возложен контроль. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

22.Требования к оформлению письма и телефонограммы

Письмо -это обобщённое название различных по содержанию документов для обмена информацией ежу организациями.

Выделяют следующие виды писем:

1.письмо-запрос

2.гарантийное письмо

3.письмо-оферта-это письменное предложение о заключение договора

4.письмо-рекламация-представляет собой предъявление претензий к сторонам, нарушившей принятые обязательства и требования к возмещению убытков.

5.сопроводительное письмо

6.письмо подтверждение

7.письмо извещение (ответ на письмо-запрос)

8.письмо напоминание

9.письмо просьба

10.информационое письмо

11.рекламное письмо

Деловые письма оформляются на бланках организации с угловым расположением реквизитов:

Письма составляются в 2х экземплярах.

1-ый в журнале исходящей корреспонденции и отправляется адресату

2-ой- хранится в деле.

Письмо включает следующие реквизиты:

Наименование организации

Справочные данные Адресат

Дата и номер документа

Ссылка на регистрацию

Номер

Заголовок

Текст