Расчет экономической и практической эффективности внедрения подсистемы «Учет ГСМ и путевых листов»

 

Расчет стоимости разрабатываемой конфигурации

Объект конфигурации	Количество затраченного времени на 1 объект	Стоимость, руб.
Справочник «Коэффициенты норм ГСМ»	0,5
Справочник «Модели автотранспорта»	0,5
Справочник «Автотранспорт»
Документ «Установка коэффициентов норм ГСМ
Документ «Путевой лист»
Документ «Списание ГСМ»
Отчет «Остатки и обороты топлива»		1 000
Отчет «Журнал путевых листов»	0,5
Отчет «Пробег автотранспорта»	0,5
Итого		18 000

 

Внедрение разработанной информационной подсистемы «Учет ГСМ и путевых листов» принесет предприятию явные выгоды, которые можно оценить количественно в виде экономического эффекта.

Затраты на разработку и внедрение информационной подсистемы «Учет ГСМ и путевых листов» можно разделить на видимые и невидимые затраты. К видимым затратам относятся стоимость лицензии, стоимость внедрения, стоимость обновления и стоимость сопровождения. К невидимым затратам относятся затраты на оборудование и дополнительное программное обеспечение, затраты на обучение персонала и стоимость отказа.

Так как информационная подсистема «Учет ГСМ и путевых листов» разрабатывается для конкретного предприятия и будет внедрена только там, то все затраты, связанные с ее разработкой и внедрением будут однократными и лягут только на данное предприятие.

Оборудование (ПК, периферийные устройства, источники бесперебойного питания и др.) специально для разработки системы не приобреталось, поэтому его стоимость в стоимости разработки системы примем равной нулю.

Стоимость программного обеспечения, необходимого для реализации информационной подсистемы «Учет ГСМ и путевых листов» представлена в таблице 3.13.

Программное обеспечение	Стоимость лицензии, руб.
Основное программное обеспечение – 1С: Предприятие 8.2	5 200
Операционная система Windows XP	4 514

 

Таблица 3.13 Стоимость программного обеспечения

Операционная система Windows XP специально для разработки подсистемы не приобреталась, поэтому ее стоимость не включается в стоимость разработки подсистемы. Затраты, связанные с реализацией подсистемы, представлены в таблице 3.14.

Этапы реализации	Стоимость, руб/ч	Длительность, дн	Итого, руб.
Разработка технического задания			1 200
Разработка технического проекта			3 000
ЕСН (28%)			6 216
Амортизация (20%)
Электроэнергия	1,05
Итого 10995

 

Таблица 3.14 Затраты, связанные с реализацией подсистемы

Стоимость разработки технического задания равна 50 рублей в час. Длительность разработки технического задания составляет 3 дня при 8-ми часовом рабочем дне. Таким образом, затраты на разработку технического задания составят 50 * 8 * 3 = 1 200 рублей.

Стоимость разработки технического проекта равна 75 рублей в час. Длительность разработки технического проекта составляет 5 дней при 8-ми часовом рабочем дне. Таким образом, затраты на разработку технического проекта составят 75 * 8 * 5 = 3 000 рублей.

Начисление амортизации производится линейным методом. Стоимость компьютера составляет около 30 000 рублей. Срок полезного использования составляет 5 лет, годовая норма амортизации 20%. Длительность использования компьютера на разработку системы равна 23 дня при 8-ми часовом рабочем дне. Сумма начисленной амортизации составит 0,2 * 30 000 * (23 / 360) = 383 рубля.

Стоимость 1 кВт/ч электроэнергии равна 3,05 рубля. Длительность использования электроэнергии составляет 23 дня или 184 часа. Мощность потребления электроэнергии компьютером равна 0,35 кВт/ч. Затраты на использование электроэнергии составят 3,05 * 0,35 * 184 = 196,42 рубля.

Затраты, связанные с реализацией подсистемы составят 1 200 + 3 000 + 6 216 + 383 + 196 = 10 995 рублей.

Общая стоимость разработки подсистемы равна 10 995 рубля. Предполагаемое количество внедрений равно 1, следовательно, стоимость разработки подсистемы составит 10 995 рублей

Эффективность информационной подсистемы «Учет ГСМ и путевых листов» оценивается на временном интервале, равном 3 годам. Маловероятно, что за этот период подсистема учета производства потребует обновления. Таким образом, стоимость обновления, равная 10% от стоимости разработки, не учитывается.

Стоимость поддержки и сопровождения подсистемы администратором рассчитываются следующим образом (3.1):

СтА=В*СтЧ, (3.1)

где СтА - стоимость поддержки и сопровождения подсистемы администратором;

В - время, которое потратиться на администрирование, час;

СтЧ - стоимость часа работы администратора, руб./час.

СтА=2ч./нед.*52нед.*50руб./ч.=5200 руб. в год.

Среднее повышение заработной платы составляет 5% в год. Затраты заработной платы за три года составит 5200+(1+0,05)* 5200+(1+0,05)²*5200= 16393 рублей.

Полная стоимость затрат на подсистему считается по формуле (3.2):

СТ=СтР+СтА, (3.2)

где СТ - итого стоимость затрат на подсистему руб.;

СтР - затраты, связанные с реализацией подсистемы, руб.;

СтА- стоимость поддержки и сопровождения подсистемы администратором, руб;

СтП – стоимость ПО, руб.

СТ = 10 995 руб.+16 393 руб. + 5 200 руб.= 32 588 руб.

 

Для определения доходной части от внедрения информационной подсистемы «Учет ГСМ и путевых листов» необходимо построить дерево «Проблемы – Цели – Задачи» до необходимого и допустимого уровня детализации.

В процессе разработки подсистемы «Учет ГСМ и путевых листов» были выявлены основные проблемные области и высоко затратные элементы системы производственного учета, в результате чего сформулированы проблемы, на решение которых должна быть нацелена разрабатываемая система. Был составлен список целей создания системы, а также определены задачи первого и второго уровней, решение которых направлено на достижение целей.

Структура «Проблемы – Цели – Задачи» проекта представлена в таблице 3.15.

Проблемы	Цели	Задачи 1-ого уровня	Задачи 2-ого уровня
Большие затраты времени по оформлению документов	Снижение трудоемкости работ	Занесение информации непосредственно в ИС	- Ведение справочников - Ведение документов
Отсутствие учета расхода сырья и материалов в производстве	Организовать учет расхода сырья и материалов в производстве	Определение фактического расхода сырья и материалов в производстве	Расчет фактического расхода сырья и материалов
Отсутствие учета выпуска готовой продукции	Организовать учет выпуска готовой продукции	Определение фактического выпуска готовой продукции	Расчет фактического выпуска готовой продукции

 

Таблица 3.15 Структура "Проблемы-Цели-Задачи" проекта

Далее проводилась работа по выявлению качественных улучшений в рамках бизнес-процессов, а также выявлению тех экономических выгод, к которым приводят данные улучшения. В результате чего были выделены следующие типовые показатели экономического эффекта:

- уменьшение количества рутинных операций по оформлению документов;

- контроль за расходом топлива;

- повышение качества и снижение количества ошибок.

До внедрения системы учета ГСМ, предприятие не имело АИС (Автоматизированную систему учета) и весь учет ГСМ велся в Exсel (Водители в поездках или на заводе оформляли путевой лист, и предоставляли данные в формате.xls диспетчерам, они(диспетчера) в свою очередь проверяли входящую информацию и передавали бухгалтерам для составления отчетности и ведения учета, бухгалтера в другом exсel файле формировали отчеты и отдавали на контроль начальству. Сейчас весь этот процесс автоматизирован, водители сразу вносят информацию в учетную систему, система выполняет функции диспетчера, автоматически проверяет расход топлива по факту и по норме и считает отклонения. Бухгалтер, открыв документ путевой лист или отчет «Движение ГСМ» может увидеть большие отклонения, так же, чтобы сформировать отчеты бухгалтеру не нужно вручную высчитывать расход топлива и формировать excel файл. Так как система устанавливается на неограниченное количество рабочих мест, то директору достаточно просто зайти в информационную систему и самому сформировать отчеты, тем самым увеличивая актуальность.

В программе реализованы разные печатные формы путевых листов (для легкового транспортного средства, грузового и т.д.) Эти печатные формы доступны из единого документа Путевой лист, раньше водителям приходилось иметь «под рукой» несколько разных excel файлов, что бы иметь возможность печатать разные путевые листы, т. е. В информационной системе учета ГСМ реализована возможность раз внести исходные данные и напечатать разные виды путевых листов.

С введением подсистемы «Учет ГСМ и путевых листов» практически прекратились недостачи бензина, система контролирует расход бензина по факту (его заносят водители ТС(транспортных средств)) и по норме (рассчитывается на основании исходных данных введенных в систему), и если отклонения факта от нормы превышают установленный предел бухгалтер, контролирующий учет ГСМ может оперативно это заметить и принять меры.

Резюмируя экономическую и практическую эффективность подсистемы«Учет ГСМ и путевых листов», можно сделать вывод о том, что она уменьшает количество рутинных операций и как следствие снижается риск допуска ошибки и повышается количество обработанной документации. Так же она позволяет вести точный учет расхода ГСМ, что исключает недостачу топлива.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполнения дипломной работы были рассмотрены основные понятия учёта горюче-смазочных материалов, перечень необходимых документов для ведения учётной деятельности и правила ведения учетной деятельности, описанный в главе 1. Был сделан сравнительный анализ программных продуктов, предназначенных для автоматизации обработки путевой и товарно-транспортной документации, путем сопоставления их основных характеристик. Так же выполнен анализ средств разработки системы учета. В результате был сделан вывод об использовании 1С: предприятие 8.2 в качестве языка программирования.

Предприятие ООО «МеталлПрофКровля», а именно его структура, финансовые показатели и функции работников были рассмотрены в главе 2. Были описаны характеристики информационной системы, бизнес процессы на предприятии и проблемы касающиеся автоматизации учёта горюче-смазочных материалов. Исходя из собранных данных были определены требования к будущей под системе, такие как интерфейс, совместимость с ПО, язык и т.д.

В главе 3 описывается непосредственно проектирование и разработка автоматизированной информационной подсистемы «Учет ГСМ и путевых листов». Так же представлены расчеты экономической эффективности внедрения подсистемы

Таким образом, в результате дипломной работы, была доработана конфигурация «1С:Управление торговлей» на базе платформы «1С:Предприятие» версии 8.2. В состав конфигурации включена подсистема учета ГСМ и путевых листов. Подсистема соответствует всем требованиям и пожеланиям заказчика и обладает следующими функциональными возможностями:

- хранение коэффициентов норм ГСМ;

- хранение видов топлива;

- хранение списка водителей;

- хранение списка автотранспорта предприятия;

- хранение списка маршрутов движения автотранспортных средств;

- автоматизация установки значений коэффициентов ГСМ;

- автоматизация ввода остатков ГСМ по водителям;

- автоматизация ввода путевых листов и вывода его печатной формы; автоматизация списания ГСМ.

Использование данной программы позволяет значительно повысить эффективность работы.

Разработанное ПО позволяет получить значительную экономию финансовых, материальных и трудовых расходов в процессе своей эксплуатации пользователем. При использовании подсистемы достигается существенное снижение трудоемкости выполняемых операций и уменьшение затрат времени на их выполнение за счет автоматизации обработки документации, материальных ресурсов - со снижением расходов на материалы (бумагу), а финансовых - с уменьшением денежных расходов (статьи "прочие затраты", "накладные расходы").

В результате проделанной работы описан объект автоматизации, выполнена постановка задачи, описаны функциональные возможности системы, структура информационной базы данных, программное и организационное обеспечение.