Роль секретаря в современном управленческом аппарате и в структуре

Службы документационного обеспечения управления

В данной части работы рассмотрим - какими профессиональными знаниями и личностными качествами должен владеть работник, претен­дующий на должность секретаря, какое место секретарь занимает в структуре организации.

Официальные наименования должностей секретаря, его должностные обязан-ности и профессиональные знания содержатся в Ква­лификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37 [8, 16]. В нем установлены следующие наименования должностей секретаря: секретарь-машинистка; секретарь незрячего специалиста; секретарь руководителя; секретарь-стенографистка.

Квалификационные характеристики, представленные в Справочни­ке на эти должности, свидетельствуют о многопрофильности работы сек­ретаря.

В круг его должностных обязанностей входит осуществление работы по орга-низационно-техническому обеспечению административно-распо­рядительной дея-тельности руководителя, куда отнесены действия, связан­ные с делопроизводст-венным обслуживанием.

Должностные обязанности секретаря условно делятся на следующие части:

1.Документационное обеспечение управления (ведение делопро­изводства: документирование и организация работы с официальны­ми документами).

2.Информационное обеспечение управления - одно из основных на­правлений деятельности секретаря, которое включает сбор, обработку, ана­лиз, накопление, поиск, оформление и представление информации.

3. Организационная работа (бездокументное обслуживание): плани­рование ра-бочего дня, прием посетителей, телефонные переговоры, дело­вое общение, органи-зация разного рода совещаний, командировок руко­водителя.

Однако официальный перечень должностей секретаря практика активно дополняет наименованиями секретарь-референт, офис-менед­жер, а квалификационные характеристики требуют уточнения. Эти уточ­нения зависят от места, которое секретарь занимает в структуре организа­ции: является ли он секретарем руководителя, секретарем руководителя и его заместителей, секретарем, отвечающим за делопроизводство в орга­низации, секретарем структурного подразделения и т. д.

Наименования секретарских должностей и распределение должностных обязанностей между ними, существующие в частных компани­ях, зачастую не соответствуют Квалификационному справочнику должностей. На исследуемом предприятии должностные обязанности и требования к квалификации секретаря закре-плены в соответствующих должностных инструкциях, содержание которых будет подробно рассмотрено в разделе 2.1.1 настоящей работы.

В последние годы руководство организаций наряду с перечисленны­ми обязан-ностями возлагает на секретаря ведение кадровой, бухгалтерской документации, организацию архивного хранения документов, что требует от секретаря специальных знаний и специальной подготовки. Выполне­ние данных функций на исследуемом предприятии возложено на исполнителей соответствующих подразделений.

Секретаря по праву называют лицом организации, поэтому наряду с деловыми качествами, к которым относятся: профессиональные знания и умения; ответствен-ность и инициативность; умение хранить служебную и коммерческую тайну; пунктуальность и самоорганизованность; владение деловым этикетом и психологией делового общения.

Секретарь должен обладать рядом личных качеств, без которых не сможет в полной мере быть лицом организации: коммуникабельностью; умением адапти-роваться, т.е. выполнять различные поручения пе­реключаться с одной работы на друг-ую; вежливостью, доброжелательностью; стремлением к совершенствованию.

Несмотря на столь широкий спектр обязанностей секретаря, его ос­новная функция - служить связующим звеном между руководителем и сотрудниками организации, а также с внешним миром, для того чтобы обеспечить эффектив-ную работу руководителя [37].

Секретарь и служба ДОУ

На исследуемом предприятии ответственность за организацию дело­производства возложена на канцелярию. Секретари руководителей предприятия объединены в отдельное самостоятельное подразделение секретариат, задачи, функции и долж-ностные обязанности которого подробно рассмотрим в следующих главах работы.

В соответствии со структурой управления завода, утвержденной директором, секретариат входит в блок руководства предприятия и линейно подчиняется директору. Согласно структуре управления секретариата (приложение №7) его деятельность поделена на участки, осуществляющих документационное обеспечение руководителей предприятия: генерального директора, главного инженера, зам. глав-ного инженера по производству; зам.директора по коммерческим вопросам, зам. директора по экономике и финансам [27].

На исследуемом предприятии практический выбор орга­низационной формы делопроизводства сделан в пользу смешанной формы, так как полную централизова-ную обработку документов возможно осуществлять лишь в небольших организациях, объем документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год. ООО «Практика» имеет объем документооборота до 40 тыс.документов в год.

Выбор организационной формы влияет на взаимодействие секре­таря и службы ДОУ. Если делопроизводство ведут централизованно, это означает, что секретарь получает и передает из службы ДОУ документы на предварительное рассмотрение или на подпись руководителю, а за­тем возвращает их в службу ДОУ, где они регистрируются, контроли­руются и т. д.

При децентрализованной и смешанной форме функции секретаря и службы ДОУ в работе с официальными документами четко раз­делены, что отражено в должностных инструкциях секретарей. Независимо от наименования службы ДОУ, ее организационной формы эта служба наделена определенными целями, задачами и функциями. Служба ДОУ имеет также права и обязан­ности, которые должны неукоснительно соблюдаться и данные требования работникам секретариата необходимо исполнять.

Таким образом, секретарь должен четко осознавать свое место в структуре органи­зации. Для работников секретариата важно пони­мать, какие принципы положены в основу взаимодействия со служ­бой ДОУ предприятия. Чем четче эти принципы обозначены, тем качественнее аппарата секретарей будет выполнять свои обязанности в работе с официальными докумен­тами.