Поддержка множественных идентификационных записей

Если с почтовой программой работают несколько человек, то некоторые программы позволяют каждому пользователю создать собственную идентификационную запись и, тем самым, получить собственный комплект папок. Предполагается, что при подключении к почтовому серверу происходит загрузка только тех сообщений электронной почты, которые адресованы владельцу текущей идентификационной записи. При смене пользователя происходит смена идентификационной записи, и тогда возможно копирование других поступивших сообщений. Из соображений безопасности операция смены идентификационной записи может сопровождаться запросом пароля.

Поддержка множественных учетных записей

Если пользователь имеет несколько "почтовых ящиков", открытых на разных почтовых серверах, то некоторые почтовые программы позволяют выбрать текущую запись и легко переключаться между ними.

Управление "почтовым ящиком"

В тех случаях, когда ежедневный объем поступающих сообщений значителен, можно использовать почтовые программы, обладающие функциями предварительно просмотра заголовков до загрузки сообщений с почтового сервера. Это позволяет отказаться от записи незатребованной корреспонденции, избежать приема нежелательных файлов почтовых вложений, удалить сообщения, имеющие незаполненные строки заголовка. Все операции отбора и удаления выполняются непосредственно на почтовом сервере, что снижает нагрузку на каналы связи и уменьшает расходы на их эксплуатацию.

Слежение и контроль за исполнением работ

Для организаций, получающих по электронной почте большой поток обращения от граждан или других организаций, важным фактором является эффективный контроль за движением и исполнением входящих документов. В очень крупных организациях, обрабатывающих тысячи обращений в год, для этой цели используют специальные системы управления делопроизводством. В малых и средних организациях во многих случаях удается ограничиться почтовой программой, имеющей расширенные функции для контроля за движением входящих сообщений по рабочим местам исполнителей.

Резервирование и архивация сообщений

В тех случаях, когда характер электронной почты, проходящей через организацию, отличается особо важной документальной ценностью, используют средства для работы с электронной почтой, обладающие функциями автоматического резервирования и архивации. Это достигается встраиванием в почтовую программу специальной системы резервирования данных в сжатом формате, а также средствами работы по расписанию.

Наличие этих функций значительно повышает надежность и устойчивость почтовой программы. Так, например, в случае ее выхода из строя открывается возможность полного восстановления всей переписки, включая данные адресной книги.

Автоматическая генерация ответа и переадресации

Автоматическая генерация ответа на поступившее почтовое сообщение позволяет соблюсти этикет электронной почты и оперативно ответить на поступившее сообщение, даже находясь в длительном отсутствии. Обычно на все поступающие сообщения генерируется стандартный ответ с изложением причин временного отсутствия. Если при этом использовать описания выше функции фильтрации, то можно классифицировать входящие сообщения по имени отправителя или теме сообщения и генерировать разные автоответы на разные обращения.

Пользователи, которые много времени проводят в разъездах, наряду с функцией автоответа пользуются также функцией автоматической переадресации.

Экспортно-импортные функции

Форматы, в которых разные почтовые программы сохраняют сообщения электронной почты, могут различаться. Различаются и структуры папок, и форматы данных внутренних адресных книг. Наиболее мощные программы для работы с электронной почтой позволяют экспортировать данные в форматы других программ или, наоборот, импортировать их.

Подготовка и передача сообщения с использованием электронной почты организуется за счет активизации почтовой программы, позволяющей передать уже созданный документ или для оперативной подготовки текста, подлежащего пересылке.

Сообщение состоит из заголовка и непосредственного тела сообщения. У почтового сообщения следующая структура:

· заголовок, который записывается в определенных строках окна для передачи сообщения. В состав заголовка входят: электронные адреса получателя и отправителя, тема сообщения, дата отправки и т. д.;

· тело сообщения: текст, подлежащий пересылке;

· электронная подпись (signature - может отсутствовать.

При подготовке сообщений электронной почты используют так называемые эмотиконы и аббревиатуры.

Аббревиатуры и эмотиконы используются в электронных сообщениях для упрощения клавиатурного ввода. Как правило, их использование ограничено личной перепиской. В служебной переписке их использование нежелательно.

Эмотиконы создаются с использованием клавиатурных комбинаций символов. В Internet эмоции называют "смайликами" (smiles). Рассматривать их следует, мысленно повернув изображение на 90° по часовой стрелке:

:-)	-	улыбка;
:-/	-	ирония;
:-(	-	печаль, грусть;
:-с	-	несчастье;
:-D	-	смех
:-о	-	удивление;
-<N	-	злость;
:-@	-	крик;
%-)	-	непонимание и т. д.

Структура адреса получателя представлена на рис. 7.6.

Рис. 7.6. Структура адреса электронной почты

· адрес должен состоять из двух основных частей, разделенных символом @;

· левая часть содержит имя получателя (username). Обычно в качестве имени используется фамилия или имя, или несколько слов (часто в сокращенном виде) конкретного адресата в латинском написании;

· правая часть адреса, находящаяся за знаком @, называется доменный адрес (domain name) и в свою очередь состоит из нескольких частей.

· часть, следующая за знаком @, называется hostname - имя, данное хост-компьютеру, имеющему соединение с сетью Internet. Hostname является именем, состоящим из одного слова или нескольких слов, когда в организации имеется несколько хост-компьютеров или локальных вычислительных сетей;

· следом за hostname в электронном адресе должен быть проставлен домен верхнего уровня, указывающий на регион нахождения пользователя. В различных регионах, кроме США, обычно указывается условное название страны.

Например:

· Россия - ru

· Финляндия - fi

· Япония - jp

· Австралия - au

· Швеция - se

· в США вместо домена us чаще всего используется сокращенное обозначение профиля организации или региональный компьютерной сети:

o edu (education) - университеты, колледжи;

o com (company) - компании, фирмы;

o gov (govermental) - правительственные организации;

o mil (military) - военные организации;

o org (organization) - некоммерческие организации;

o net (network) - сетевые организации.

После подготовки сообщения пользователю необходимо дать указание почтовой программе, чтобы она выполнила передачу сообщения. По сигналу на передачу сообщения устанавливается связь персонального компьютера пользователя с почтовым хост-компьютером, непосредственно включенным в ту или иную глобальную сеть. Сообщение, попадая на хост-компьютер отправителя, далее передается в почтовый ящик пользователя, расположенный на его хост-компьютере, из которого получатель забирает поступившую почту на свой персональный компьютер и обрабатывает ее.

Телеконференции

Сетевые новости Usenet или, как их принято называть в России, телеконференции - это вторая по распространенности сетевая служба Internet. Под телеконференцией ("теле-" обозначает "удаленный", "действующий на расстоянии") понимают обсуждение или коллективные дискуссии на разные темы, проводимые при помощи сетевых средств.

Если электронная почта передает сообщения по принципу "от одного - одному", то сетевые новости передают сообщения "от одного - многим". Механизм передачи каждого сообщения похож на передачу слухов: каждый узел сети, узнавший что-то новое (т. е. получивший новое сообщение), передает новость всем знакомым узлам, т. е. всем тем узлам, с кем он обменивается новостями. Таким образом, посланное сообщение распространяется, многократно дублируясь, по сети, достигая за довольно короткие сроки всех участников телеконференций Usenet во всем мире. При этом в обсуждении интересующей темы может участвовать множество людей, независимо от того, где они находятся физически, и можно найти собеседников для обсуждения самых необычных тем.

Телеконференции в сети поддерживают специальные серверы, их называют серверами новостей. Серверы периодически обмениваются содержимым почтовых ящиков телеконференций, поэтому материалы конференций в полном объеме доступны пользователю на любом таком сервере.

Для чтения новостей необходимы специальное (клиентское) программное обеспечение и доступ к серверу новостей. Можно воспользоваться одним из общедоступных серверов новостей, а можно получать новости и по электронной почте. При использовании сервера новостей и специального программного обеспечения можно "подписаться" на отдельные группы новостей. Подписка подразумевает процедуру пересылки абоненту новых статей по интересующей его теме или оповещения абонента об их появлении.

Новости разделены по иерархически организованным тематическим группам, и имя каждой группы состоит из имен подуровней иерархии, разделенных точками, причем более общий уровень пишется первым.

Изначально существовало семь официальных категорий:

· сomp - компьютеры и относящиеся к ним темы;

· news - новости в самой системе новостей;

· rec - хобби, игры, отдых;

· sci - наука;

· soc - социальные группы;

· misc - дискуссии, которые больше некуда поместить;

· talk - разговор на любые темы.

Кроме того, существует самая большая и популярная категория - alt. В нее вошли дискуссии на альтернативную тематику.

По названию конференции легко определить ее тематику. Например, конференция comp.sys.sun.admin:

· comp - это название верхнего уровня иерархии, предназначенного для обсуждения всего, связанного с компьютерами.

· sys - подуровень иерархии comp, предназначенный для обсуждения различных компьютерных систем.

· sun означает компьютерные системы фирмы Sun Microsystems.

· admin обозначает группу, предназначенную для обсуждения вопросов администрирования таких компьютерных систем.

Таким образом, телеконференция comp.sys.sun.admin предназначена для обсуждения вопросов администрирования компьютерных систем фирмы Sun Microsystems.

Часть групп ограничена более узкой сферой распространения, такие группы могут подразделяться по географическому признаку, например, eunet - европейские конференции, world - международные, su - для СНГ.

Существуют достаточно много национальных групп конференций. В России самой популярной является группа Relcom. Например:

· relcom.archives - новые поступления на файловые серверы;

· relcom.cinema - общие разговоры о кино;

· relcom.commerce.computers - компьютеры, модемы и т. д.;

· relcom.commerce.tour - туризм, отдых, развлечения;

· relcom.education - проблемы образования;

· relcom.humor - юмор и т. д.

К различным иерархиям применимы различные нормы и правила работы с ними. В первую очередь, это касается языка сообщений - группы российской иерархии relcom лучше всего писать по -русски, в то время как в группы глобальной иерархии comp можно писать только по -английски. Менее строгими являются ограничения на возможные объемы цитирования предыдущих авторов в сообщении, размер подписи пользователя и т. д.

Существуют следующие виды телеконференций, представленные на рис. 7.7.

Рис. 7.7. Виды телеконференций

Конференции off-line	Характеризуются тем, что пользователь, ознакомившись с сообщениями, может направить ответное сообщение либо непосредственно автору статьи, либо предоставить свое сообщение всем авторам
Конференции on-line	Позволяют участникам конференции общаться друг с другом в режиме реального времени, задавая друг другу вопросы и обмениваясь мнениями на заданную тему
Свободные (открытые) конференции	Сообщения никем не контролируются. Пользователь посылает произвольный текст, и он сразу появляется в Internet
Модерируемые (закрытые) конференции	Контролируются редактором — модератором (moderator — арбитр, посредник, ведущий дискуссию). Модератор организует и ведет конференцию. Сообщение пользователя сначала попадает к нему, и он принимает решение о публикации материала, исходя из устава конференции, который принимается открытым сетевым голосованием. В качестве модератора может выступать не только человек, но и программа, фильтрующая сообщения по определенным ключевым словам. В последнем случае говорят об автоматической модерации.

Можно выделить несколько основных этапов в работе модератора при проведении конференций:

· обеспечение успешного начала (старта) конференции;

· обучение и помощь на начальной стадии;

· поддержка в разработке и развитии темы дискуссии;

· завершение (закрытие) конференции.

Жизненный цикл телеконференции состоит из нескольких этапов, представленных на рис. 7.8.

увеличить изображение
Рис. 7.8. Жизненный цикл телеконференции

Начало конференции. Конференция начинается некоторым исходным сообщением, задающим ее тему.

Обсуждение темы конференции. Каждый из участников имеет возможность добавить к исходному сообщению свою реплику. Все реплики располагаются последовательно по мере поступления и доступны вместе с исходным текстом всем участникам телеконференции. При последующих обращениях можно получать либо весь текст, либо только новые фрагменты текста. В случае оформления подписки на данную конференцию, участникам пересылаются новые сообщения или приходит оповещение об их поступлении.

Хранение сообщений в конференции. Поступившие в конференцию сообщения доступны всем пользователям в течение заранее определенного срока с момента их поступления (обычно 1-2 недели), а затем сообщения с истекшим сроком хранения помещаются в архив.

Закрытие конференции. Закрытие конференции происходит в два этапа. Сначала модератор уведомляет всех участников о скором закрытии конференции и переводит телеконференцию в режим "только чтение". Это позволяет участникам сохранить информацию, которая им необходима. В этот период новые комментарии в конференции не размещаются. Через некоторое время модератор удаляет конференцию из системы.

Преимуществами телеконференций являются:

· высокая оперативность, т. к. любое сообщение за время в пределах одного часа будет разослано по всей планете;

· низкая цена распространения информации в сравнении с бумажными технологиями и международной телефонной связью;

· доступность с точки зрения технических средств пользователя.

Гипертекстовые технологии

В 1945 г. Ваневар Буш - научный советник президента США Г. Трумена, проанализировал способы представления информации в виде отчетов, докладов, проектов, графиков, планов и, осознав неэффективность такого представления, предложил способ размещения информации по принципу ассоциативного мышления. На основе этого принципа была разработана модель гипотетической машины "МЕМЕКС" - машины, которая не только хранила бы информацию, но и связывала между собой имеющие друг к другу отношение текст и картинки. "МЕМЕКС" так и остался в проекте, но через 20 лет Теодор Нельсон реализовал этот принцип на ЭВМ и назвал его гипертекстом. Под влиянием идей Буша Теодор Нельсон создал компьютерный язык, который давал возможность пользователю переходить от одного источника информации к другому через электронные ссылки.

Гипертекст обладает нелинейной сетевой формой организации материала, разделенного на фрагменты, для каждого из которых указан переход к другим фрагментам по определенным типам связей. При установлении связей можно опираться на разные основания (ключи), но в любом случае речь идет о смысловой, семантической близости связываемых фрагментов. Следуя по ключу, можно получить более подробные или сжатые сведения об изучаемом объекте, можно читать весь текст или осваивать материал, пропуская известные подробности. Текст теряет свою замкнутость, становится принципиально открытым, в него можно вставлять новые фрагменты, указывая для них связи с имеющимися фрагментами.

Фактически гипертекст - это технология работы с текстовыми данными, позволяющая устанавливать ассоциативные связи типа гиперсвязей или гиперссылок между фрагментами, статьями и графикой в текстовых массивах. Благодаря этому становится доступной не только последовательная, линейная работа с текстом, как при обычном чтении, но и произвольный ассоциативный просмотр в соответствии с установленной структурой связей, а также с учетом личного опыта, интересов и настроения пользователей. Гипертекстовый документ таким образом получает дополнительные измерения. С одной стороны, он подобен обычному текстовому документу, имеющему фиксированное начало и конец. С другой стороны, гипертекст одновременно организован по тематическим линиям, по индексам и библиографическим указателям.

Структурно гипертекст состоит из следующих элементов, представленных на рис. 7.9.

Рис. 7.9. Структурные элементы гипертекста

Информационный материал подразделяется на информационные статьи, состоящие из заголовка статьи и текста. Информационная статья может представлять собой файл, закладку в тексте, web -страницу. Заголовок - это название темы или наименование описываемого в информационной статье понятия. Текст информационной статьи содержит традиционные определения и понятия, т. е. описание темы. Текст, включаемый в информационную статью, может сопровождаться пояснениями, числовыми и табличными примерами, графиками, документами и видеоизображениями объектов реального мира.

В тексте информационной статьи выделяют ключи или гиперссылки, являющиеся заголовками связанных статей, в которых может быть дано определение, разъяснение или обобщение выделенного понятия. Гиперссылкой может служить слово или предложение. Гиперссылки визуально отличаются от остального текста путем подсветки, выделения, оформления другим шрифтом или цветом и т. д. Они обеспечивают ассоциативную, семантическую, смысловую связь или отношения между информационными статьями.

Все гиперссылки можно разделить на две категории:

· локальные гиперссылки;

· глобальные гиперссылки.

Локальные гиперссылки - это ссылки на другие части того самого документа, откуда они осуществляются. Примерами локальных гиперссылок являются:

· ссылки из содержания на главы текста;

· ссылки из одной главы текста на другую главу;

· ссылки от какого-либо термина на его определение, расположенное в словаре терминов данного текста и т. п.

Пример локальной гиперссылки приведен на рис. 7.10.

увеличить изображение
Рис. 7.10. Примеры локальных гиперссылок

Локальные гиперссылки практически всегда выполнимы, т. е. выполнение данной ссылки приводит к появлению той части документа, куда должен осуществляться переход по ссылке.

Глобальные гиперссылки - это ссылки на другие документы, в общем случае на какие-либо ресурсы, расположенные вне данного документа. Примерами глобальных ссылок являются:

· ссылки на другой файл, логически не связанный с документом и существующий независимо от него;

· ссылки на страницу удаленного Web-сервера.

Примеры глобальных гиперссылок приведены на рис. 7.11.

увеличить изображение
Рис. 7.11. Примеры глобальных гиперссылок

Для глобальных гиперссылок возможны случаи, когда требуемый ресурс, на который производится ссылка, по тем или иным причинам отсутствует. Например, файл, на который следует перейти по ссылке, удален или устарела страница Web -сервера.

Тезаурус гипертекста - это автоматизированный словарь, отображающий семантические отношения между информационными статьями и предназначенный для поиска слов по их смысловому содержанию. Термин " тезаурус " был введен в XIII в. флорентийцем Брунетто Лотики для названия энциклопедии. С греческого языка этот термин переводится как "сокровище, запас, богатство".

Тезаурус гипертекста состоит из тезаурусных статей, каждая из которых имеет заголовок и список заголовков родственных тезаурусных статей. Заголовок тезаурусной статьи совпадает с заголовком информационной статьи и содержит данные о типах отношений с другими информационными статьями. Тип отношений определяет наличие или отсутствие смысловой связи. Существует два типа отношений информационных статей:

· референтные отношения;

· организационные отношения.

Референтные отношения указывают на смысловую, семантическую, ассоциативную связь двух информационных статей. В информационной статье, на которую сделана ссылка, может быть дано определение, разъяснение, понятие, обобщение, детализация понятия, выделенного в качестве гиперссылки. Референтные отношения образуют связь типа: род - вид, вид - род, целое - часть, часть - целое. Пользователь получает более общую информацию по родовому типу связи, а по видовому - более детальную информацию без повторения общих сведений из родовых тем. Примеры референтных отношений информационных статей приведены на рис. 7.12.

увеличить изображение
Рис. 7.12. Примеры референтных отношений информационных сетей

К организационным отношениям относятся те, для которых нет ссылок с отношениями род - вид, целое - часть, т. е. между информационными отношениями нет смысловых связей. Они позволяют создать список главных тем, оглавление, меню, алфавитный словарь. Пример организационных отношений приведен на рис. 7.13.

увеличить изображение
Рис. 7.13. Пример организационных отношений информационных сетей

Список главных тем содержит заголовки информационных статей с организационными отношениями. Обычно он представляет собой меню, содержание книги, отчета или информационного материала.

Алфавитный словарь содержит перечень наименований всех информационных статей в алфавитном порядке. Он также реализует организационные отношения.

Изучая информацию, представленную в виде гипертекста, пользователь может знакомиться с информационными фрагментами гипертекста в произвольном порядке. Процесс перемещения пользователя по информационным фрагментам называется навигацией.

В зависимости от признака классификации можно выделить следующие виды навигации, представленные на рис. 7.14:

увеличить изображение
Рис. 7.14. Виды навигации по гипертекстовому документу

По способу изучения материала выделяют:

· терминологическую навигацию - последовательное движение пользователя по терминам, вытекающим друг из друга;

· тематическую навигацию> - получение пользователем всех статей, необходимых для изучения выбранной темы.

По способу просмотра информационных статей различают:

· последовательную навигацию - просмотр информации в порядке расположения ее в гипертекстовом документе, т. е. в естественном порядке;

· иерархическую навигацию - просмотр информационных статей, характеризующих общие понятия по выбранной теме, затем переход к информационным статьям, детализирующим общие понятия и т. д.;

· произвольную навигацию - произвольное перемещение по ссылкам гипертекстового документа, порядок которого определяется личным опытом, интересами и настроением пользователя.

Переход пользователя от одной информационной статьи к другой может быть постоянным или временным.

Постоянный переход. Пользователь имеет возможность ознакомиться с новым информационным фрагментом, а затем выбрать следующую информационную статью для перехода без возврата к первоначальному фрагменту

Временный переход. Пользователь имеет возможность ознакомиться с примечанием, пояснением, толкованием термина, а затем обязательно должен вернуться к первоначальному информационному фрагменту

Гипертекстовые технологии реализуют следующие сервисные инструменты пользователя, представленные в табл. 7.1.

Таблица 7.1. Сервисные инструменты гипертекстовых технологий
Название инструмента	Описание возможностей
Откат	Возврат к ранее рассмотренным фрагментам. Возможны два варианта реализации этого инструмента: · быстрый переход к последнему в цепочке просмотренных фрагменту; · предоставление пользователю заголовков всех просмотренных им фрагментов с возможностью выбора того уровня, к просмотру которого необходимо вернуться
Список всех фрагментов гипертекстов ого документа	Список организован в виде иерархической системы, на верхнем уровне которой содержатся только общие формулировки тем фрагментов, а при снижении от уровня к уровню в существующей иерархии достигается все большая детализация и конкретизация
Поисковый механизм	Позволяет искать в сети гипертекстового издания фрагменты (статьи), содержащие необходимую информацию по ключевым словам и (или) атрибутам фрагментов. В качестве атрибутов могут выступать, например, название, имя автора, стоимость фрагмента, дата его последней модификации и т. п.
Книжная закладка	Предоставляет пользователю возможность отмечать интересующий его информационный фрагмент
Записная книжка	Обеспечивает пользователю реализацию функции сохранения произвольных комментариев к просмотренным фрагментам и возможность их последующего изменения
Средства сохранения состояния системы	Возможность продолжения работы с гипертекстовым документом после вынужденного или запланированного перерыва, начиная с того места, на котором работа с изданием была прервана