Упражнение 3.1. Запуск Access

Упражнение 3.2. Окно Access

Упражнение 3.3. Настройка панелей инструментов

Упражнение 3.4. Окно базы данных

Упражнение 3.5. Работа со справкой

На этом занятии вы узнаете, что:

• запустить Access можно прямо с рабочею стада Windows.

• в окне Access обеспечивается доступ ко всем его функциям;

• наиболее часто используемые команды меню представлены

• кнопками на панели инструментов;

• каждому режиму работы соответствует свое меню и одна или несколько панелей инструментов;

• пользователь может настроить панели инструментов по ему усмотрению;

• в окне базы данных Access представлены все ее объекты;

• справочная система Access обеспечивает иск нужной информации.

 

Упражнение 3.1 Запуск Access

Для работы с Access на локальном компьютере пользователя должна быть установлена операционная система Windows 98/ ME/NT/2000/XP и СУБД Access.

Для того чтобы начать работу в Access, после загрузки операционной системы запустите соответствующую программу.

1. Нажмите кнопку Пуск на панели задач в нижней части рабочего стола Windows.

2. В открывшемся меню Windows нажмите кнопку Все программы.

3. Выберите программу Microsoft Access и запустите ее.

4. Если Access уже запускался на компьютере, выберите его из списка недавно использовавшихся программ, также представленного в меню Пуск.

Для быстрого запуска Access удобно иметь ярлык этой программы на рабочем столе Windows. И

1. Выберите программу Microsoft Access, как при ее запуске.

2. Нажмите правую кнопку мыши.

3. В контекстном меню выберите команду Отправить и в ее меню выполните команду Рабочий стол (создать ярлык).

Созданный ярлык отобразится на рабочем столе в виде, представленном на рис. 3.1.

 

Рис. 3.1. Ярлык для запуска Access

4. Запустите Access щелчком мыши на ярлыке.

Ярлык может быть создан и посредством проводника Windows.

1. Нажмите правую кнопку мыши на кнопке Пуск панели задач Windows,

2. Выберите команду Проводник.

3. Откройте папку, в которой хранится Access. Как правило, для Access 2003 это папка Program Files\Microsoft Оffiсе\ OFFICE11. Для определения местонахождения файла может быть использована команда Поиск.

4. Установите курсор на значок программы Msaccess.cxe, нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню выберите команду Создать ярлык. Ярлык будет создан в той же папке, где находится программа Msaccess.exe.

5. Перетащите новый ярлык на рабочий стол.

 

Упражнение 3.2.

Окно Access

Появившееся после запуска окно Microsoft Access представлено на рис. 3.2.

Строка заголовка окна содержит кнопку системного меню, название приложения Microsoft Access и три кнопки, управляющие представлением окна на экране.

1. Сверните окно Access, нажав кнопку Свернуть (Minimize).

Теперь Microsoft Access представляется только в виде кнопки на панели задач Windows (рис. 3.3).

Достаточно нажать его кнопку на панели задач, чтобы вер­нуть окно на экран.

2. В свернутом окне Access продолжает работать, Верните окно на экран нажатием кнопки Microsoft Access на панели задач,

3. Разверните окно Access на весь экран нажатием кнопки Раз­вернуть (Maximize). В полноэкранном окне кнопка Раз­вернуть (Maximize) заменяется кнопкой Восстановить (Re­store).

4. Сократите окно до размера предшествующего развертыванию его на весь экран, использую кнопку восстановить.

5. Завершите работу Access нажатием кнопки закрыть (Close).

Рис. 3.3. Панель задач Windows

 

Замечание

Кнопка системного меню открывает список команд для управления размерами окна, его положением на экране с помощью клавиатуры Системное меню содержит такую команду, позволяющую закрыть приложение.

Строка меню содержит несколько пунктов, каждый из которых имеет собственное выпадающее меню, открываемое щелчком мыши. Выпадающее меню содержит список команд Access. Многофункциональная система Access имеет несколько рабочих режимов. Каждый режим Access имеет свою строку меню и, соответственно, свой набор команд, представляющий его функциональность.

 

Замечание

Строка меню и набор доступных команд меняются автоматически при изменении режима Access.

 

Панель инструментов состоит из значков-кнопок, представляющих наиболее часто используемые команды из меню. Кнопки панели позволяют выполнить, не обращаясь к командам, те же операции, но более быстрым и удобным способом.

Эти панели выводятся в окне Access по умолчанию, в соответствии с текущим режимом работы. Например, сразу после запуска Access (см. рис. 3.2) выводится панель инструментов База данных (Database).

1. Устанавливайте курсор на кнопки, и всплывающая подсказка поможет найти нужную операцию.

2. Переместите панель в любое место экрана. Установите курсор мыши на рамку панели слева, где курсор примет вид пересекающихся двунаправленных стрелок, и, нажав кнопку мыши, перетащите панель в нужное место.

3. После перемещения панель представляется отдельным окном. В заголовке такого окна панели находится название панели и стрелка, которая открывает доступ к команде Добавить или удалить кнопки (Add or Remove Buttons). С помощью этой кнопки откройте список доступных для этой панели команд (рис. 3.4).

4. В этом списке отмечены те кнопки, которые отображены на панели. Щелкните на любой из отмеченных значком v кнопок списка и убедитесь, что на панели соответствующая кнопка будет скрыта.

 

Рис. 3.4.Окно панели инструментов База данных и список ее команд.

5. Отобразите кнопку на панели щелчком на команде, которая не отмечена в списке.

6. Двойным щелчком мыши на заголовке перемещенной панели возвратите ее на первоначальное место.

7. Аналогичными действиями переместите меню в любое место экрана и откройте список ее команд.

8. В каждом режиме доступно несколько панелей инструментов. Откройте контекстное меню щелчком правой кнопки мыши на строке меню или любой выведенной на экран панели, просмотрите список доступных в текущем режиме панелей и выведите нужные на экран.

 

Замечание

Правая кнопка мыши используется в большинстве объектов Access для вызова динамического контекстного меню, содержащего наиболее часто используемые команды.

Выполните команду Вид | Панели инструментов (View | Toolbars) и также получите список доступных панелей инструментов.

Строка состояния предназначена для вывода текста сообщения, вязанного с текущим режимом, состоянием объекта. Сообщение Готово (Ready) означает, что Access готов принять команду пользователя. В клетках, представленных в правой части строки состояния, отображается состояние клавиш <Caps Lock>, <Num Lock>, <Scroll Lock> и некоторые режимы.

Область задач доступна в окне Access вне зависимости от режимa работы, как и в других приложениях Microsoft Office. В области задач представлены часто используемые функции Access.

1. Для отображения области задач на экране выберите соответствующую строку в контекстном меню панелей инструментов.

2. Нажмите стрелку Другие области задач в заголовке области задач. Откроется список доступных областей задач.

3. Область задач Приступая к работе открывается уже при запуске Access. Для переключения на другую область задач щелкните на ней.

 

Замечание

Если нужно отключить вывод области задач при запуске, выполните команду Сервис | Параметры (Tools | Options). На вкладке Вид (View) окна Параметры в группе Отображать снимите флажок области задач при запуске.

 

Упражнение 3.3