Лабораторная работа № 4. Конструирование форм.

Цель работы: Освоение технологии конструирования и использования форм.

Формы. Краткие сведения.

Форма является удобным средством для просмотра содержимого БД, а также для ввода новых дан­ных или редактирования существующих. Форма обычно отображает поля одной строки таблицы или за­проса. В форме можно отображать данные нескольких таблиц или запросов. Применение форм позволяет упростить ввод данных в БД и уменьшить количество допускаемых ошибок при вводе данных. Для этого форма снабжается:

- форматами ввода;

- условиями проверки вводимых данных;

- масками ввода для ввода стандартизованной информации;

- пояснительным текстом;

- группировкой данных, приближающей ее вид к бумажному бланку.

Форма содержит следующие разделы: заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы и примечание.

Заголовок формы может содержать название формы, инструкции по ее использованию, а также кнопки, предназначенные для открытия подчиненных форм и выполнения других задач. В режиме формы заголовок отображается в верхней части экрана, а при печати — в верхней части первой страницы.

Область данных содержит записи. На экране одновременно их может располагаться от одной до нескольких.

Примечание формы может содержать кнопки и инструкции по использованию формы. В режиме формы примечание отображается в нижней части экрана, а при печати — на последней странице после области данных.

Верхний колонтитул может содержать заголовок формы, графические объекты, заголовки столбцов и любые другие сведения, которые должны изображаться в верхней части каждой страницы. Верхние колонтитулы используются только при печати формы.

Нижний колонтитул может содержать дату, номер страницы и любые другие сведения, которые должны отображаться в нижней части каждой страницы. Нижний колонтитул появляется только при печати формы.

При проектировании формы можно использовать текстовые строки, рисунки и линии, кнопки, списковые окна и т.п. Форма проектируется при помощи панели эле­ме­нтов.

В форме может быть разрешено или запрещено корректировать определенные данные или вообще ввод новых записей.

С формой можно работать в 3-х основных режимах:

- в режиме конструктора;

- в режиме формы;

- в режиме таблицы.

Формы, присоединенные к данным, можно открывать также в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа анализа данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных.

Основные виды форм:

- простая форма по одной таблице;

- простая форма по связанным таблицам;

- простая форма на основании запроса;

- форма со списком или с полем для списка;

- составная форма;

- форма-меню с кнопками управления.

- форма в виде сводной таблицы.

Составная форма содержит главную форму и подчиненные ей формы. Подчиненные формы позволяют решать следующие задачи:

- отображать отношения один-к-одному или один-к-многим между таблицами или запросами, например, в главной форме выводят только категорию товаров, а в подчиненной - полный список товаров, относящихся к этой категории;

- обновлять записи в разных таблицах с помощью одной формы.

При необходимости, пользователь имеет возможность изменить макет подчиненной формы.

Допускается вставка в главную форму нескольких подчиненных форм.

Возможна вставка в главную форму двух вложенных друг в друга подчиненных форм. Это означает, что в форму вставлена подчиненная форма, которая сама содержит подчиненную форму. Для ссылки на значение элемента управления подчиненной формы используют выражение.

Если для свойства формы Допустимые режимы задано значение Все, то в режиме формы для главной формы допускается вывод подчиненной формы, как в режиме формы, так и в режиме таблицы. Для перехода в режиме формы из подчиненной формы в главную следует щелкнуть мышью на любом поле в главной форме. Для перехода из главной формы в подчиненную следует щелкнуть мышью на любом месте подчиненной формы (или выбрать имя подчиненной формы в раскрывающемся списке Переход к полю на панели инструментов).

Примечания

1. Для отказа от данных только что введенных в запись необходимо 2 раза нажать клавишу Esc.

2. В режиме конструктора форму можно преобразовать в отчет, если выполнить команду ФАЙЛ / Сохранить как отчет.

Задание 1. Создайте простую форму по одной таблице Студент, включив в нее все поля таблицы.

Технология

1. Установите в окне базы данных вкладку Формы и щелкните по кнопке Создать.

2. В окне Новая форма выберите Мастер форм и укажите в качестве источника данных таблицу Студент.

3. В окне Создание форм выберите все поля таблицы и нажмите кнопку Далее.

4. Выберите внешний вид формы в один столбец и нажмите кнопку Далее. Выберите стиль оформления Стандартный и нажмите кнопку Далее. Присвойте имя форме: Студент – простая и нажмите кнопку Готово. Просмотрите информацию таблицы с помощью созданной формы.

5. Выполните редактирование формы – введите заголовок формы Список студентов. Для этого:

- установите режим Конструктор, с помощью вертикальной линейки создайте достаточную область для ввода заголовка формы;

- выберите на панели элементов Надпись и отметьте границы надписи в области заголовка, введите текст в рамку надписи; если панель элементов отсутствует, включите ее, выполнив команду ВИД/Панель элементов или включив контекстное меню инструментальных панелей.

- выделите рамку надписи и отрегулируйте ее размер и местоположение;

- выделите надпись и установите необходимый размер и начертание шрифта, для изменения параметров шрифта выделите контур надписи, щелкнув по вертикальной линейке слева от надписи.

6. Просмотрите форму, щелкнув по кнопке инструментальной панели Вид и установив режим Форма.

7. Закройте форму, сохранив изменения.

Задание 2. Создайте простую форму по связанным таблицам для просмотра перечня групп с расшифровкой специальностей и названий факультетов. Для создания формы необходимо использовать 3 таблицы: Группа, Специальность и Факультет.

Технология

1. В окне базы данных на вкладке Формы щелкните по кнопке Создать. В окне Новая форма выберите Мастер форм и укажите в качестве источника данных таблицу Группа.

2. В окне Создание форм выберите из таблицы Группа поле N группы, из таблицы Факультет - поле Наименование факультета, из таблицы Специальность – поля N специальности и Наименование специальности. Нажмите кнопку Далее.

3. На следующем шаге выберите вид представления данных: Группа. Нажмите кнопку Далее. Выберите внешний вид формы – ленточный и стиль – официальный. Нажмите кнопку Готово. Просмотрите данные, выводимые в форму.

4. Отредактируйте заголовок формы. Вызовите Панель элементов, щелкнув по соответствующей кнопке панели инструментов. Поместите панель элементов горизонтально над панелью задач Windows. Увеличьте высоту области заголовка формы. Переместите контуры названий столбцов вниз и на освободившееся место вставьте надпись для названия формы. Для перемещения надписи выделите ее контур и перетащите мышкой расположенный в левом верхнем углу контура маркер. Введите заголовок формы Список групп.

5. Закройте форму, присвоив ей имя Ленточная форма Студент. Просмотрите форму.

Задание 3. Создайте простую форму на основании запроса. Необходимо создать форму по запросу с вычисляемым полем (запрос для получения справки по стоимости обучения коммерческих студентов с учетом НДС - задание 10 лабораторной работы №2), включив в форму все поля запроса. Порядок действий аналогичен порядку, рассмотренному в предыдущем задании. В пункте 5 следует выбрать иной внешний вид формы – выровненный. Присвойте форме имя Простая форма по запросу.

Задание 4. Создайте форму со списком. Необходимо создать форму, позволяющую просматривать и редактировать данные каждого студента, а также вводить в таблицу Студент новые записи. Форма должна быть снабжена списком групп, в котором для каждой группы указывается ее номер специальности и наименование факультета. Для создания формы следует использовать таблицу Студент и специально подготовленный запрос Группа-факультет. Образец формы приведен на рис. 4.1.

 

Рис. 4.1. Форма со списком

Технология

1. Подготовьте простой запрос на выборку по таблицам Группа, Факультет, включив в него поля: № группы, № специальности, Наименование факультета. Присвойте запросу имя Группа-факультет.

2. Создайте с помощью Мастера форм простую форму в один столбец по таблице Студент, включив в нее поля: ФИО, № зачетной книжки, Дата рождения, Коммерческий.

3. В окне Создание форм присвойте форме имя Форма с полем для списка. Включите флажок Изменить макет формы для непосредственного перехода в режим конструктора. Для ознакомления с приемами конструирования форм включите флажок Вывестисправку по работе с формой. Щелкните по кнопке Готово.

4. В режиме конструктора переместите вниз горизонтальную линию, разделяющую области данных и примечания.

5. Выберите на панели элементов конструирования формы элемент Поле со списком. Укажите мышью местоположение окна для списка в области данных формы. Высота окна должна быть равна высоте кнопки, раскрывающей список. В окне Создание полей со списком оставьте включенным переключатель объект «поле со списком» будет использовать значения из таблицы или запроса. Щелкните по кнопке Далеe.

6. В следующем окне включите переключатель Показать запросы и выберите ранее созданный запрос Группа-Факультет. Щелкните по кнопке Далее. На следующем шаге включите в список все поля запроса. Далее выберите сортировку списка по возрастанию номеров групп, а затем, перетаскивая границы заголовков столбцов, определите их ширину. Щелкните по кнопке Готово.

7. Просмотрите готовую форму, щелкнув по кнопке Вид инструментальной панели. Сохраните форму с именем Форма Студент с полем для списка.

8. Добавьте к списку заголовки строк. Для этого перейдите в режим конструктора и откройте окно свойств поля со списком, щелкнув правой клавишей мыши по маркеру в левом верхнем углу контура поля. В контекстном меню выберите пункт Свойства. На вкладке Макет выберите для свойства Заглавия ст олбцов значение Да. Закройте окно свойств поля и перейдите в режим формы для просмотра результата.

9. Обеспечьте вывод в поле со списком номера группы при просмотре сведений о каждом студенте с помощью кнопок перехода по записям. Для этого снова откройте окно свойств поля со списком и на вкладке Данные выберите для свойства Данные значение N группы.

10. Отключите расположенную в форме слева и не используемую вертикальную полосу – область выделения. Для этого в окне конструктора формы откройте окно свойств формы, щелкнув правой клавишей мыши по квадрату, расположенному в левом верхнем углу окна на пересечении горизонтальной и вертикальной линеек. В контекстном меню выберите пункт Свойства. В окне Свойства на вкладке Макет установите для свойства Область выделения значение Нет.

11. Отредактируйте с помощью формы данные какого-либо студента в таблице Студент. Примените форму для ввода сведений о новом студенте.

Задание 5. Создать составную форму. Составная форма должна содержать главную форму и одну подчиненную форму табличного вида (рис.4.2). Форма предназначена для вывода информации о группе. Главная форма должна содержать общие сведения о группе:

- № группы;

- № специальности;

- наименование специальности;

- наименование факультета.

Для получения этих сведений можно использовать запрос Группа-специальность-факуль­тет. Подчиненная форма должна содержать список группы, в который необходимо включить поля:

- ФИО;

- № зачетной книжки;

- Дата рождения;

- Коммерческий.

 

 

Рис.4.2. Составная форма

Технология

1. Создайте простой запрос на выборку Группа-специаль­ность-факультет, включив в него необходимые поля.

2. Создайте табличную автоформу с именем Подчиненная со списком студентов из таблицы Студент.

3. Создайте с помощью Мастера форм главную форму на основе запроса Группа - специальность-факультет, включив в нее все поля. Главную форму создайте в один столбец стандартным стилем, используя тип представления данных по группе. Включите флажок Изменить макет формы. Задайте имя формы: Составная форма. Щелкните по кнопке Готово.

4. В режиме конструктора:

- увеличьте область для размещения данных;

- введите элемент Надпись с текстом Список группы:;

- разместите под надписью элемент Подчиненная форма/отчет;

- в появившемся окне мастера подчиненных форм выберите из числа имеющихся форм – форму Подчиненная, щелкните по кнопке Далее;

5. В окне определения полей связи сохраните включенным переключатель Выбор из списка и выберите строку, предложенную мастером. Щелкните по кнопке Далее;

6. В последнем окне мастера, не изменяя имени подчиненной формы, щелкните по кнопке Готово.

7. Перейдите в режим формы и, используя кнопки перехода по записям, просмотрите перечень и списки групп.

8. Переходя из режима формы в режим конструктора и обратно, отрегулируйте размеры и местоположение полей, главной и подчиненной формы, измените размеры и типы шрифтов и линий.

Задание 6. Создайте составную форму для просмотра состава групп с пользовательскими кнопками следующего вида:

Особенности формы:

- отключены линейки прокрутки по записям групп;

- для перехода от группы к группе введены пользовательские кнопки Стрелка вниз и Стрелка вверх

- в форме выводится количество студентов в группе всего и в том числе количество коммерческих студентов.

 

Рис.4.3. Форма с кнопками

 

Для создания такой формы необходимо подготовить:

1. Запрос с итогом по количеству студентов в группах на основании таблиц Факультет, Специальность, Группа и Студент, включив в него поля Наименование факультета, Наименование специальности, N группы, курс. Запрос должен подсчитывать общее количество студентов в группе и количество из них коммерческих.

2. Подчиненную форму Студент подчиненная в табличном виде, содержащую список студентов, и подготовленную на основании таблицы Студент

Технология

1. На основании таблицы Студент и запроса Подсчет коммерческих по группам, сконструированного в лабораторной работе N2, создайте запрос на выборку с итогами, содержащий поля:

- N группы;

- Наименование факультета;

- Наименование специальности;

- Курс;

- Количество студентов всего;

- Количество коммерческих.

2. На схеме данных бланка запроса установите связь между полями N группы таблицы Группа и исходного запроса. Присвойте новому запросу имя Факульт-Специальность-Группа-Кол-во студентов. Вид запроса в режиме конструктора приведен на рис. 4.4.

Рис.4.4. Запрос Факультет-Специальность-Группа-Кол-во студентов

3. Создайте с помощью конструктора главную форму. Для этого в окне базы данных щелкните по кнопке Создать. Выберите в качестве источника данных запрос Факульт-Специаль­ность-Группа-Кол-во студентов.

4. В окне конструктора форм, находясь в области данных, разместите поля, перетаскивая их названия из окна со списком полей запроса и располагая их в соответствии с образцом формы.

5. Выровняйте местоположение и размеры полей и подписей к ним в соответствии с образцом, перемещая маркеры их контуров. Проверьте вид главной формы, переключившись из режима конструктора в режим формы. Вернитесь в режим конструктора. Закройте окно со списком полей исходного запроса.

6. Включите мастера конструирования форм, щелкнув по кнопке Мастер на инструментальной панели. Далее, щелкнув по кнопке Подчиненная форма/отчет, разместите контур подчиненной формы в нижней части области построения. В окне мастера выберите из числа имеющихся форм Подчиненную, разработанную в предыдущем задании.

7. Переключившись в режим формы, проверьте вид формы и при необходимости откорректируйте ее в режиме конструктора. Увеличьте ширину и высоту области данных.

8. Отключите в главной форме линейки (полосы) прокрутки, кнопки перехода по записям и область выделения. Для этого откройте окно свойств формы, щелкнув по кнопке Свойства на инструментальной панели конструктора форм. Установите вкладку Макет и измените на ней значения соответствующих свойств.

Рис.4.5. Вкладка Макет окна свойств формы.

 

9. Дайте новое название создаваемой формы - Состав групп. Для этого на вкладке Макет в окне свойств формы введите значение Состав групп в свойство Подпись.

10. Создайте в форме кнопку со стрелкой для перехода к следующей группе студентов. Для этого включите мастера панели элементов, щелкнув по соответствующей кнопке этой панели. Выберите на панели элемент Кнопка и очертите контур будущей кнопки при нажатой левой клавише мыши. После отпускания клавиши мыши появится окно Создание кнопок.

11. В окне Создание кнопок выберите категорию Переходы по записям, а в нем - действие Следующая запись. Щелкните по кнопке Далее. В следующем окне включите флажок Показать все рисунки и выберите рисунок Стрелка вверх (черная). Щелкните по кнопке Далее. Не изменяя имя, предложенное Access, щелкните по кнопке Готово. Перейдите в режим формы и проверьте правильность работы кнопки. При ее нажатии должен происходить вывод сведений о следующей группе.

12. Аналогичным образом создайте кнопку с рисунком Стрелка вниз (черная) для перехода к предыдущей записи. Проверьте работу кнопок со стрелками в режиме формы и сохраните макет формы.

Рис. 4.6. Окно мастера создания кнопок

 

13. Измените формат поля N группы. Для этого в режиме формы щелкните левой клавишей мыши внутри поля и на инструментальной панели Формат установите размер шрифта 10 и полужирный шрифт.

Примечание. Существует и другой способ вставки подчиненной формы в главную форму. Вставку можно выполнить и буксировкой значка подчиненной формы из окна базы данных в область данных главной формы.

Задание 7. Создать форму с вкладками для просмотра списка студентов двух групп. На каждой вкладке должен располагаться список студентов только одной группы. На ярлычках вкладок должны отображаться номера групп.

Технология

1. С помощью мастера создайте два простых запроса, например Запрос Студент 651 и Запрос Студент 652, для выборки из таблицы Студент списка студентов двух групп (651 и 652). Включите в запросы все поля таблицы. В режиме конструктора введите в запросы условия отбора записей соответственно для групп 651 и 652.

2. С помощью мастера создайте две табличные формы, например Форма Студент 651 и Форма Студент 652 на основании запросов Запрос Студент 651 и Запрос Студент 652 с использованием стандартного стиля.

3. Создайте с помощью конструктора новую форму (главную), не используя в качестве источника таблицу или запрос. В окне конструктора щелкните по элементу Вкладка и очертите мышкой прямоугольный контур в области данных.

4. Замените названия ярлычков вкладок. Для замены имени ярлычка необходимо щелкнуть по ярлычку правой клавишей мыши и выбрать в контекстном меню пункт Свойства, а затем ввести в окне свойств элемента новое имя на вкладке Другие.

5. Выделите первую вкладку и разместите на ней подчиненную форму Форма Студент 651. Удалите связанную с подчиненной формой подпись формы.

6. Выделите вторую вкладку и разместите на ней подчиненную форму Форма Студент 652. Удалите связанную с подчиненной формой подпись формы.

7. Просмотрите форму в режиме формы. Удалите полосу прокрутки, кнопки перехода по записям и область выделения в главной форме. Отрегулируйте размеры починенных форм. Введите надпись для заголовка формы СОСТАВ ГРУПП. Настройте местоположение, размер и тип шрифта этой надписи. Внешний вид формы, которая должна быть получена, представлен на рис. 4.7.

Рис. 4.7. Форма с вкладками

 

8. Сохраните форму с именем Форма с вкладками.

Задание 8. Создайте форму в виде настраиваемой сводной таблицы для просмотра результатов экзаменационной сессии. Образец формы представлен на рис. 4.8.

Рис.4.8. Форма в виде сводной таблицы.

Технология

1. Создайте запрос на основании таблиц Общая ведомость и Дисциплина, содержащий поля: N группы, ФИО, Наименование дисциплины, Оценка. Присвойте запросу имя Общая ведомость с наименованием дисциплины.

2. В окне базы данных создайте новую форму в виде Автоформа: сводная таблица на основании созданного в п.1 запроса.

3. В окне формирования сводной таблицы перетащите мышкой поля из окна со списком полей в соответствующие области сводной таблицы:

- N группы – в область полей фильтра;

- Наименование дисциплины – в область полей строк;

- ФИО – в область полей столбцов;

- Оценка – в область полей итогов или данных.

4. Закройте окно со списком полей. Выведите итоги в виде среднего балла по каждому студенту и дисциплине. Для этого щелкните правой клавишей мыши по названию какого-либо столбца Оценка и в контекстном меню выберите пункт Автовычисления/Среднее.

5. Настройте форматы отображения итоговых данных. Установите фиксированный формат отображения числовых данных. Для этого щелкайте по заголовкам итоговых строк и столбцов и выбирайте в пункте Свойства на вкладке Формат соответствующий формат. Установите красный цвет шрифта для итоговых данных.

6. Замените название списка столбцов ФИО на Фамилия И. О. Для этого щелкните по названию ФИО правой клавишей мыши и в контекстном меню выберите Свойства. На вкладке Заголовки введите новое название.

7. Сохраните форму с именем Результаты экзаменационной сессии.