Последовательность загрузки таблиц

Загрузка первых трех объектов ГРУППА ®СТУДЕНТ, КАФЕДРА, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, ПРЕДМЕТ может производиться в любой последовательности т.к. эти группы таблиц на схеме данных не находятся в подчиненных отношениях.

Загрузка таблицы ИЗУЧЧЕНИЕ должна производится после загрузки таблиц ГРУППА, ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТНЛЬ, т.к. таблица ИЗУЧЕНИЕ в схеме данных подчинена этим таблицам.

Загрузка таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ может производиться только после загрузки таблиц СТУДЕНТ и ИЗУЧЕНИЕ, т.к. таблица УСПЕВАЕМОСТЬ в схеме данных подчинена этим таблицам.

Технология загрузки базы данных “Учебный процесс” может быть представлена в виде таблицы и (см. табл. 4.1).

Таким образом, в результате определена последовательность этапов загрузки данных “Учебный процесс”, а также объекты загрузки на отдельных этапах и соответствующие документы-источники данных.

Таблица 4.1. Технология загрузки базы данных “Учебный процесс”

Таблица БД-объекты загрузки	Документы-источники	Вид информации	Этап загрузки	Примечание
ПРЕДМЕТ	Учебный план, программа	Справочная	|
ГРУППА -> СТУДЕНТ	Список студентов группы	Справочная	|	Независимые
КАФЕДРА -> ПРЕПОДАВАТЕЛЬ	Список преподавателей кафедры	Справочная	|	Этапы
ИЗУЧЕНИЕ	План занятий группы	Учетная	||
УСПЕВАЕМОСТЬ	Экзаменационная ведомость	Учетная

 

Определив этапы загрузки БД можно приступить непосредственно к проектированию форм и их созданию средствами Access. Технология разработки форм на примере базы данных “Учебный процесс” будет рассмотрена после изложения основ конструирования форм в Access.

Основы создания однотабличных форм

Форма на основе таблицы может быть построена как самостоятельная для загрузки, просмотра и корректировки таблиц, а также как вспомогательная для включения в какую-либо составную форму.

Любая форма, с помощью которой можно просматривать, вводить или редактировать записи таблиц БД, должна быть предварительно спроектирована и далее сконструирована средствами Access.

Для создания формы могут быть использованы мастера Access.Однако, точное формирование макета формы в соответствии с требованиями, выработанными пользователем в процессе ее проектирования, обеспечивается средствами конструирования форм. Ниже рассматриваются основные понятия и техника конструирования однотабличных форм.

Конструирование формы

Для конструирования форм в Access используется Конструктор форм (Form Design). При конструировании однотабличной формы определяется таблица БД, на основе которой создается форма, выбираются поля таблицы, которые должны быть представлены в форме, осуществляется их размещение в макете формы, создаются вычисляемые поля и другие графические элементы: кнопки, выключатели, элементы оформления, поясняющий текст, рисунки. Для настройки различных элементов форм используется типовой набор их свойств.

Области и элементы формы в режиме конструктора

Форма в режиме Конструктора форм (Form Design) имеет три области: Область данных (Detail) Заголовок формы (Form Header), и Примечание формы (Form Footer), которые могут быть образованы по команде меню Вид|Заголовок/примечание формы (). Области формы наполняются различными графическими объектами.

Элементы или графические объекты. Графические объекты, связанные с записями таблиц и предназначенные для отображения данных некоторого поля, называются элементами управления. Основными типами элементами управления: Поле (Text Box) Поле со списком(List Box), Список (Combo Box). Тип элемента управления, выбираемый для поля по умолчанию, определяется в свойствах поля таблицы базы данных, с которым связано поле формы. Задается это свойство при определенных типах данных поля в режиме конструктора таблиц на вкладке Подстановка (Lookup).

Графические объекты, не связанные с таблицами или запросами, предназначены прежде всего для создания макета формы и содержат надписи полей (пользовательские названия реквизитов).

Создание однотабличной формы

Создание в режиме автоформы

В окне базы данных Учебный процесс: база данных (см. рис. 4.9) выбираем элемент Формы (Forms) в группе Объекты (Objects) и нажимаем кнопку Создать (New). В окне Новая форма (New Form) (рис. 4.10) выбираем в качестве источника данных таблицу ПРЕДМЕТ и режим создания – Автоформа: в столбец (AutoForm: Columnar). Этот режим обеспечит ввод/вывод всех полей выбранной таблицы в однозаписевой форме, которая удобна в данном случае, т.к. поле ПРОГР(тип MEMO) требует много места в форме.

Работа команды Автоформа: в столбец (AutoForm: Columnar) завершается отображением формы (рис. 4.11). При этом появляется панель инструментов Режим формы (Form View). Кнопки этой панели по назначению аналогичны кнопкам панели Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet), рассмотренной в главе 3.

Рис 4.11. Результат работы команды Автоформа: в столбец (AutoForm: Columnar) по таблице ПРЕДМЕТ

 

Внимание Подписи полей в форме соответствуют заданным в их свойствах при определении структуры таблицы. Подпись формы соответствует имени таблицы источника, при сохранении формы можно подтвердить это имя или изменить его.

Редактирование формы

Переход в режим конструктора формы. Для уточнения текста надписей, местоположения, размера, шрифта и других параметров отображения элементов формы необходимо перейти в режим конструктора форм. При открытой форме переход в режим конструктора можно осуществить нажатием кнопки Вид (View) панели инструментов Режим формы (Form View) (рис 4.12).Кнопка Вид (View) обеспечена списком, развернув который можно выбрать необходимый режим представления формы.

Рис. 4.12. Список режимов кнопки Вид (View)

Переход в режим конструктора можно осуществить также выполнением команды меню Вид | Конструктор (View | Design View). После перехода в режим конструктора созданная форма откроется в окне конструктора форм (рис. 4.13).

Рис. 4.13. Режим конструктора формы, полученной командой Автоформа: в столбец (AutoForm: Columnar) по таблице ПРЕДМЕТ

 

После выбора режима конструктора в окне Access появляются панель Конструктор форм (Form Design) (см. рис. 4.3) и Панель элементов (Toolbox) (см. рис. 4.8). Панель форматирования Формат (Форма/ Отчет) (Formatting(Form |Report)) (см. рис 4.4) может быть вызвана при активном окне формы по команде меню Вид|Панели инструментов|Формат (Форма/Отчет) (View|Toolbars|Formatting (Form Report)).

Создание заголовка. Для ввода текста заголовка в полученную форму в окне конструктора (рис. 4.13) расширим область заголовка формы, установив курсор мыши на границу области данных и перетаскивая эту границу на нужное расстояние.

Для ввода текста заголовка надо создать графический элемент Надпись (Label). Начинается создание элемента щелчком мыши на кнопке панели элементов Надпись (Label) (см. рис.4.8). Теперь на панели форматирования (см. рис.4.4) можно выбрать нужный шрифт и другие параметры оформления. Переместим курсор мыши на место начала текста. Нажмем кнопку мыши и, не отпуская ее, растянем рамку текста до нужного размера. Введем текст. Создание элемента Надпись (Label) завершается нажатием клавиши или щелчком мыши вне рамки элемента.

Форматирование элемента Надпись (Label) может быть выполнено в любой момент. Для этого элемент надо выделить щелчком мыши внутри его рамки. Для изменения текста надписи курсор должен быть переведен на текст, при этом сам элемент остается невыделенным, а команды форматирования недоступны.

Элемент Надписи (Label) может быть перемещен в пределах области заголовка, могут быть также изменены размеры рамки элемента. Рамка помеченного элемента может быть растянута или сжата при размещение курсора на специальных точках рамки, в которых появляется двунаправленная стрелка. Перемещение возможно при появлении изображения руки.

Замечание При установке курсора мыши на любой границе рамки курсор отображается в виде раскрытой ладони и тогда возможно перемещать элемента и за пределы области. При установке курсора в левом верхнем углу курсор отображается в виде указательного пальца и перемещение возможно только в пределах области, которая при этом может автоматически расширяться. Для удаления элемента его надо выделить и нажать клавишу (Del).

Изменение надписей и отображения значений полей. При редактировании связанных элементов Поле (Text Box) и Надпись (Label), если между ними установлена связь, или аналогичной пары элементов, полученной с помощью кнопки Список полей (Field List) на панели конструктора форм, следует иметь в виду, что независимое перемещение поля и его надписи возможно, только если курсор примет вид указательного пальца. В противном случае оба элемента перемещаются синхронно. Остальные действия по внесению изменений в эти элементы осуществляется аналогично рассмотренному при формировании элемента в области заголовка.

Изменение свойств. Редактирование формы и ее элементов может быть выполнено не только графическими средствами, но и путем изменения их свойств. Для этого при выделенном элементе должно быть открыто диалоговое окно свойств (командой Вид|Свойства (View|Properties) или с помощью контекстного меню). На рис 4.14 показана вкладка Макет (Format) в окне свойств Поле: НП (Text Box: НП).

Сохранение формы после редактирования. По завершении редактирования формы она может быть сохранена. Если редактируемая форма еще не сохранялась, выполняется команда меню Файл|Сохранить (Files|Save) или нажимается кнопка панели инструментов Сохранить (Save). Можно сохранить форму и при ее закрытии командой Файл|Закрыть (File|Close) или нажатием кнопки (Закрыть) окна формы. Далее надо подтвердить необходимость их сохранения, и в диалоговом окне Сохранение (Save) ввести название (ПРЕДМЕТ-ПРОГРАММА) в текстовом поле Имя формы (Form Name) (рис. 4.15).

Если редактируемая форма была ранее сохранена, то для сохранения измененной формы под новым именем над выполнить команду меню Файл| Сохранить как (Files|Save As).

Окончательный вид отредактированной формы в режиме конструктора представлен на рис 4.16.

Рис 4.14. Свойства для поля НП в форме, установленные мастером при создании формы для таблицы ПРЕДМЕТ

 

Рис. 4.15. Ввод имени формы при ее сохранении

 

Рис. 4.16. Форма ПРЕДМЕТ-ПРОГРАММА в режиме конструктора форм