В первой главе рассматриваются теоретические аспекты изучения организации как системы.

Во второй главе проанализировано предприятие ООО «Техкомп» как системная организация.

В третьей главе рассмотрены основные проблемы функционирования предприятия ООО «Техкомп» и предложены пути их совершенствования.

Глава 1. Теоретические аспекты изучения организации как системы

Понятия организации и системы, признаки и свойства

По определению организация представляет собой, прежде всего совокупность людей, объединенных стремлением к достижению общей цели. Наличие человека в организации делает ее социальной, а стремление людей к достижению экономических целей – еще и экономической.

Свойства организации как системы проявляются в следующих характеристиках:

- система стремится сохранить свою структуру (проявление закона самосохранения);

- система имеет потребность в управлении;

- в системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее подсистем (проявление свойства эмерджентности и закона синергии).

Организация представляет собой систему как совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность, и в то же время, сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, имеющее специфический набор взаимосвязанных целей. Организация, как правило, является открытой системой, так как взаимодействует с внешней средой неограниченное число раз. В любой организации реализуются три ключевых процесса: получение ресурсов из внешней среды, трансформация ресурсов в готовый продукт (или услугу) и передача его во внешнюю среду. [9, с. 85]

Находясь во взаимозависимости, взаимосвязи и взаимодействии, т. е. совместно функционируя, составляющие компоненты системы обеспечивают функционирование системы как целого. При этом принципиально важным является не простое функционирование, а Функционирование для получения интегрального или комплексного эффекта по достижению цели, ради чего собственно составляющие множества и организуются в систему, сохраняя себя при этом так же, как целостное образование (рис. 1.1)

 

Рис. 1.1. Организация как система

При этом организация любой системы требует такого подбора и сочетания элементов, который не только обеспечивал бы ее гармоничное функционирование и развитие как единого целого, но и сочетаемость с более крупной системой, элементом которой она является.[10, с. 145]

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т. п. На рис. 1.2 представлена схема системы и ее окружения.

 

Рис. 1.2. Системные объекты

 

Входомназывается то, что воздействует на систему со стороны внешней среды. Функцией входа является возбуждение силы, которая обеспечивает систему ресурсами, поступающими в процесс.

Выходомназывается результат или конечное состояние процесса. Выход может быть определен как назначение, для достижения которого системные объекты, свойства и связи соединены вместе.

Процесс переводит вход в выход. Способность переводить данный вход в данный выход называется свойством данного процесса. Связь определяет следование процессов, т.е. что вход одного процесса является выходом другого.[12, с. 24]

Рассматривая организацию как систему, необходимо учитывать все составляющие ее подсистемы, их взаимодействие между собой и взаимоотношения с внешним и внутренним окружением.

Существует граница, которая отделяет систему от ее окружения. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение.[15]

Схематически внешняя среда представлена на рис. 1.3.

 

 

 

Рис. 1.3. Внешняя среда организации

Организация должна отражать состояние внешней среды. В основе ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достижении поставленных целей. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать на воздействия внешней среды.[12, с.26]

Внешняя среда организации как системы характеризуется как совокупностью переменных (элементом), которые находятся за границами организации и не являются сферой непосредственного воздействия со стороны ее менеджмента, окружающих ее и оказывающих на ее деятельность заметное влияние. Для облегчения анализа факторов внешней среды их разделяют па факторы прямого и косвенного воздействия.

Факторы внешней среды прямого воздействия непосредственно влияют па действие организации и испытывают на себе прямое воздействие деятельности организации. К этим факторам относятся поставщики, трудовые ресурсы, законы, учреждения государственного регулирования, потребители и конкуренты.

Факторы внешней среды косвенного воздействия могут не оказывать прямого немедленного воздействия на действия организации, но тем не менее сказываются на них - это состояние экономики, уровень научного и технического прогресса, социально-культурные и политические перемены, влияние национальных, групповых интересов к существенные для организации события (войны, кризисы) в Других странах. Эти факторы предопределяют стратегически важные решения, принимаемые менеджментом организации.[10, с. 146]

Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Очевидно, что при группировке видов деятельности и рас­пределении полномочий внутри любой организационной системы необходимо учитывать недостатки и привычки людей. Это не означа­ет, что организация должна создаваться применительно к людям, а не на основе целей и сопутствующих их достижению видов деятельнос­ти. Однако весьма важным для руководителя, зачастую сдерживаю­щим, фактором является то, какие лица будут работать в организа­ции, какие роли они будут выполнять (табл. 1.1).

Поведение членов организации может рассматриваться как ее вну­тренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, могу­щие изменить ее положение. Чтобы все элементы организации дейст­вовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники уволь­няются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресур­сы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

Таблица 1.1.

Роли в организации

Понятие ролей	Группировка ролей
Определение основных обязанностей или областей деятельности Определение свободы действий или полномочий Обеспечение информацией и другим инструментарием	Межличностные роли (главный руководитель, лидер, связующее звено) Информационные роли (приемник информации, распространитель информации, представитель) Роли, связанные с принятием решений (предприниматель, устраняющий нарушения; распределитель ресурсов, ведущий переговоры)

 

Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаи­модействия и скоординированности разных участков организации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают вкладывать свои сбережения, является неудовлетворенность этих групп условиями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недовольство может стать таким сильным, что возникнет угроза самому существованию организации.[12, с. 25] Внутренняя среда организации схематически показана на рис. 1.4.

 

 

Рис. 1.4. Внутренняя среда организации

 

Внутренняя среда организационной системы формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние па осуществляемые здесь процессы. Именно они предопределяют структуру организации, необходимые ресурсы и культуру, которые отражают состояние и главные черты внутренней среды. Основные переменные внутренней среды организации, которые требуют внимание анализа и оценки со стороны менеджмента, - это цели, структура, задачи, технология, люди, ресурсы и культура поведения.

Для организации характерен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять производственный цикл. Доходы, полученные промышленными организациями, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность деятельности устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.[12, с. 27]

Внутренняя среда организации зависит от внешней среды, получая из нее все необходимое для того, чтобы реализовывать свое предназначение, и предлагает ей результаты своих усилий по преобразованию ресурсов в продукцию и услуги. По существу, это характеризует иерархичность построения общественной жизни, и организация является всего лишь подсистемой, входящей в состав системы более высокого уровня. Преобразования, происходящие в ней, связаны с выполнением различных взаимосвязанных между собой процессов.[10, с. 149]

Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают взаимодействие с внешней средой, что, в свою очередь, предотвращает резкие изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса. Одна стратегия, например, ориентирована на обеспечение стабильности системы путем покупки, технического обслуживания и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования правил и процедур. Другая стратегия сосредоточивается на изменении системы посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т. п. И то, и другое необходимо в интересах выживания организации. Стабильные организации, которые не способны адаптироваться к изменению условий, долго просуществовать не смогут. То же самое можно сказать о приспособляемых к изменениям, но нестабильных, т. е. неэффективных, организациях.

Организационная система может достичь своих целей, используя различные комбинации ресурсов и стратегий. Вот почему необходи­мо рассматривать разнообразные формы и способы решения возни­кающих проблем, а не искать какой-либо один «оптимальный» вы­ход, приводящий к быстрым результатам.[12, с.27]

 

 

Классификация систем

Системы разделяют на классы по различным признакам, и в зависимости от решаемой задачи можно выбирать разные признаки классификации. Отнесение системы к определенному классу позволяет использовать соответствующие ему методы исследования.

Системы бывают:

- абстрактными (гипотезы, теории, лингвистические, логические и др.) и материальными (делятся на неживые (физические, геологические, химические и др.) и живые (биологические, в т.ч. человек, и социальные) системы);

- детерминированными (однозначно реагирующие на определенные воздействия и допускающие полное описание). Эти системы функционируют по заранее заданным правилам с заранее определенным результатом; вероятностными, илистохастическими (реагирующие на воздействия неоднозначно и допускающие описание только с привлечением теории вероятности) - они характерны тем, что результаты их деятельности не всегда совпадают с запланированными;

- по количеству входящих элементов: простыми, сложными и сверхсложными (не поддающиеся полному описанию - живые организмы, человек, общество;

- естественными и искусственными (созданными людьми);

- открытыми (обменивающиеся веществом, энергией, информацией с внешней средой) и закрытыми (не совершающими такого обмена);

- целенаправленными и целеустремленными. В этом классе можно выделить системы, в которых цели задаются извне, и системы, в которых цели формируются внутри системы;

- статическими и динамическими (состояние которых изменяется во времени).

Классификация систем по степени организованности предусматривает выделение классов хорошо организованных и плохо организованных, или диффузных, систем. Позднее к этим двум классам был добавлен еще класс самосохраняющихся систем.[6, с.32]

Отдельно выделяют класс кибернетических систем, способных воспринимать, запоминать и перерабатывать информацию, а также обмениваться ею. К ним относятся: технические, биологические (в т.ч. человек) и социальные системы. Все кибернетические системы являются целенаправленными и стремятся к некоторому целесообразному поведению и достижению наиболее предпочтительных состояний. Поэтому у них одинаково протекают процессы управления.

Рассмотрение организации как системы является весьма продуктивным, так как позволяет систематизировать и классифицировать организации по ряду общих признаков. Так достаточно обобщенная классификация систем по признаку иерархии дается К. Боулдингом. Она может быть применена к существующему многообразию организаций в природе и обществе.[2, с. 31]

 

 

Рис. 1.5. Классификация организаций

 

Классификации всегда относительны. Так, в детерминированной системе можно найти элементы стохастичности, и, напротив, детерминированную систему можно считать частным случаем стохастической.[18, с. 19]