Форматирование структуры текстового документа

Введение

Процесс создания текстовых документов сопровождает различные сферы деятельности человека. Однако любой набранный текст можно назвать документом весьма условно. Существуют определенные правила по оформлению собственно текста, которых необходимо придерживаться, чтобы документ выглядел красиво, легко читался, не имел "дыр" и т.д. Поскольку понятие вкуса у всех разное, эти правила установлены в разработанных Государственных и отраслевых стандартах, регламентирующих общие требования к структуре документа и его форме. Установленные требования объясняются не только необходимостью следовать регламентированному порядку, но также и тем, что выполнение единых правил обеспечивает юридическую силу документов и облегчает работу с ними.

В зависимости от назначения документа и сферы его применения используются различные стандарты оформления. Так, например, оформление литературного текста значительно отличается от оформления делового документа, который в свою очередь оформляется иначе, чем научный отчет, научная статья или монография. Совершенно специфическое оформление имеют документы, создаваемые в сфере рекламного бизнеса.

Требования к стандартным текстовым документам

В соответствии с используемыми стандартами к оформлению документов предъявляются требования по следующим характеристикам:

- параметры страницы документа,

- величина межстрочного интервала,

- формат абзаца,

- гарнитура и размер шрифта,

- структура документа (разделы, подразделы, пункты),

- оформление иллюстраций и ссылок на иллюстрации,

- оформление таблиц и ссылок на таблицы,

- оформление сносок и ссылок на использованные источники,

- оформление оглавления.

Технология создания документов

Введение

Процесс создания текстовых документов сопровождает различные сферы деятельности человека. Однако любой набранный текст можно назвать документом весьма условно. Существуют определенные правила по оформлению собственно текста, которых необходимо придерживаться, чтобы документ выглядел красиво, легко читался, не имел "дыр" и т.д. Поскольку понятие вкуса у всех разное, эти правила установлены в разработанных Государственных и отраслевых стандартах, регламентирующих общие требования к структуре документа и его форме. Установленные требования объясняются не только необходимостью следовать регламентированному порядку, но также и тем, что выполнение единых правил обеспечивает юридическую силу документов и облегчает работу с ними.

В зависимости от назначения документа и сферы его применения используются различные стандарты оформления. Так, например, оформление литературного текста значительно отличается от оформления делового документа, который в свою очередь оформляется иначе, чем научный отчет, научная статья или монография. Совершенно специфическое оформление имеют документы, создаваемые в сфере рекламного бизнеса.

Требования к стандартным текстовым документам

В соответствии с используемыми стандартами к оформлению документов предъявляются требования по следующим характеристикам:

- параметры страницы документа,

- величина межстрочного интервала,

- формат абзаца,

- гарнитура и размер шрифта,

- структура документа (разделы, подразделы, пункты),

- оформление иллюстраций и ссылок на иллюстрации,

- оформление таблиц и ссылок на таблицы,

- оформление сносок и ссылок на использованные источники,

- оформление оглавления.

Технология создания документов

Форматирование структуры текстового документа

Перед началом набора текста и его последующего форматирования, необходимо провести форматирование страницы документа. В противном случае, после изменения параметров страницы отформатированный ранее текст будет расположен в соответствии с новыми установками, и время, потраченное на размещение абзацев, окажется потерянным. Форматирование страницы производится путем установки ее параметров, которыми являются:

- размеры полей,

- ориентация текста,

- формат и размер бумаги, на которой должен печататься документ,

- расположение текста на странице,

- вид и содержание колонтитулов.

Установка параметров страницы производится с помощью элементов группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы. Щелчок по значку группы Параметры страницы вызывает появление диалогового окна Параметры страницы (рис.1), которое позволяет задать структуру документа следующим образом:

1. На вкладке Поля дается возможность установить размеры левого, правого, нижнего и верхнего полей, определяющих границы области печати, а также возможность выбрать требуемую ориентацию текста: книжную или альбомную. Альбомная ориентация выбирается в случае, если фрагмент документа не помещается в заданных пределах и его необходимо повернуть на 90 градусов при последующей печати. Она часто выбирается для помещенных в текстовый документ рисунков или таблиц. На рис.1 показано, что установленные параметры страницы могут быть применены или ко всему документу, или к текущему разделу документа, или от места положения курсора до конца документа.

Рисунок 1

2. При выборе вкладки Размер бумаги (рис.2) в диалоговом окне фиксируются формат и размер бумаги (поле Размер бумаги, параметры Ширина и Высота), на которой должен печататься документ.

3. При выборе вкладки Источник бумаги (рис.3) в диалоговом окне фиксируется расположение на странице текста (поле Вертикальное выравнивание) и колонтитулов (область Различать колонтитулы).

Рисунок 2

Рисунок 3

 

Помимо форматирования страницы, необходимо установить способ нумерации страниц, формат абзаца, гарнитуру и размер используемого в тексте шрифта.

Для ввода нумерации страниц необходимо выполнить команду Номера страниц на вкладке Вставка (группа Колонтитулы), после чего в окне Номера страниц определяется местоположение номера страницы.

Для создания разных колонтитулов для первой, четных и нечетных страниц нужно:

- Перейти в режим отображения колонтитулов.

- Во вкладке Работа с колонтитулами/Конструктор щелкнуть по кнопке Параметры и в появившемся меню установить соответствующий флажок.

- Последовательно создать все необходимые колонтитулы.

Установка параметров шрифта производится с помощью команд группы Шрифт (вкладка Главная). Щелчок по значку группы Шрифт вызывает появление диалогового окна Шрифт (рис.4).

В этом окне на вкладке Шрифт дается возможность установить гарнитуру (поле Шрифт), и вид (поле Начертание) шрифта, а также размер и внешнее оформление шрифта. Установка параметров абзаца производится с помощью команд группы Абзац вкладки Главная. Для установки параметров абзаца на вкладке Разметка страницы (или вкладке Главная) в группе Абзац нажмите кнопку запуска диалогового окна Абзац (рис.5).

Рисунок 4

Рисунок 5