Раскрытие процессов и информированность

В условиях иерархии процессы носят замкнутый характер, разрабатываются без участия персонала и реализуются не вполне осмысленно. В основном они ориентированы на результат, а не на способ его достижения. Однако недостаточная информированность в отношении применяемых в организации процессов искажает, сворачивает или совершенно лишает организацию или команду способности добиваться лучших результатов.

Что более значимо и долговечно — цель или способ ее достижения? Очевидно, что правильным ответом на этот вопрос будет способ достижения цели или процесс, поскольку, располагая процессом или технологией, мы можем добиваться определенных целей многократно. При изготовлении обуви мы производим не только саму обувь, но и технологию производства, поэтому, если с изделием что-то произойдет, мы можем изготовить такой же продукт, применяя разработанный процесс.

Невинное на первый взгляд распространение информации о процессе сопряжено со значительным риском, поскольку здесь необходимо менять привычные поведенческие модели. Когда мы рассматриваем процессы коммуникаций, принятия решений или реализации ценностей, мы вынуждены критиковать наш собственный тип поведения, оценивать последствия собственных поступков, отказываться от упования на привычные, классические решения и методы, принимая альтернативные варианты, для успешной реализации которых у нас может не хватить квалификации или уверенности в себе. Если мы не осведомлены о сути применяемых процессов, они просто входят в привычку, вынуждая, как предостерегала писательница Эдит Уортон, держаться всех одной колеи:

Основной причиной старости является привычка: роковой фатальный процесс, состоящий в том, что день за днем, в один и тот же час, одним и тем же способом мы делаем одно и то же, сначала от беззаботности, потом из-за пристрастия или склонности, наконец, из-за трусости или инерции. К счастью, ведение беспорядочного образа жизни не является единственной альтернативой, ведь прихоть столь же разрушительна, как и рутина. Привычка необходима; однако, чтобы оставаться в живых, важно последовательно бороться с привычкой иметь привычки, благодаря которой широкий путь превращается в узкую колею.

Когда мы идем по колее и не намерены с нее сворачивать, мы пытаемся ее обезопасить, либо погрязая в предсказуемых и проверенных процессах, либо, поддерживая реформаторскую деятельность на словах и одновременно подрывая и обескровливая ее. Пользуясь такой тактикой, бюрократия успешно превращает инновационные идеи в хорошо знакомые, набившие оскомину методы, в результате чего с каждой новой реформой, имеющей характер «легкого увлечения», цинизм персонала становится все более основательным. Даже прорывные, революционные, идеи ослабляются реакцией и имеют конечным результатом закрепление статус-кво только потому, что одновременно с преобразованием объекта применения реформы не был продуман процесс преобразования. Когда дело доходит до канцелярской рутины, даже наиболее революционно настроенные теоретики превращаются в махровых реакционеров. И действительно, старые методы реанимируются благодаря именно устоявшейся, рутинной, общепринятой практике.

Иерархия, бюрократия и автократия — это не просто структуры, но также «обычный порядок» и процессы. Когда кто-то занимает место всеобщего внимания, складываются отношения начальник-подчиненный, по этому же принципу складывается монархический строй, когда подданные склоняют голову перед королевой. Бюрократия рождается тогда, когда формы начинают заполнять в трех экземплярах, а демократия — когда люди получают право голоса. С этой точки зрения можно интерпретировать любой используемый организацией процесс, установив степень согласованности организационных процессов с ценностями и намерениями.

Расширяя процессы гласности, мы получаем возможность трансформировать ставшие деструктивными собрания, которые впустую отнимают время. Для этого порой достаточно поинтересоваться у участников собрания, что, но их мнению, следовало бы предпринять, чтобы эти собрания стали более успешными, либо согласовать некоторые базовые правила, закрепляющие принцип уважительных коммуникаций, либо тщательно продумать в группах по пять-шесть человек рекомендации для последующих собраний, либо организовать диалог в отношении трудных, принципиально важных вопросов.

Распространение информации о процессах является первым шагом на пути разработки и реализации простых, отлаженных, открытых процессов, построенных на основе сотрудничества. Когда мы получаем такую информацию, мы можем значительно упростить процессы, устранив те элементы, которые определяют их неэффективность и потери. Для преобразования осведомленности о процессах в конкретное, принципиально новое решение полезно применение метода составления схемы процесса.