Структура электронного письма

1. электронный адрес отправителя	От кого: [email protected]
2. электронный адрес получателя. При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится e-mail адрес получателя.	Кому: [email protected]
3. Тема письма в поле «Тема». Содержит краткую информацию основного содержания письма, которая поможет адресату быстро найти нужную информацию. Является необходимым полем для заполнения.	Тема: Re: информация о товаре «Компьютер Apple iMac»
4.Информация о прикрепленных файлах. (если необходимо) прикрепляются файлы.
5.Текст письма. (При наличии конкретного адресата (фамилия, имя, отчество) текст письма начинается с фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма. Деловое электронное письмо должно быть максимально лаконичным. Писать следует только по делу, не отклоняясь от темы. Лучше, чтобы предложения были короткими.	Уважаемый, Николай Васильевич! Прошу предоставить информацию о товаре “Компьютер Apple iMac 21.5 MC309” под кодовым наименованием AMC0039281. В письме, прошу изложить подробные технические характеристики в сравнении с аналогичными моделями других производителей. Будем рады рассмотреть Ваши предложения о скидках или бонусных программах, предоставляемых в рамках нашего дальнейшего сотрудничества.
6. Приложение(при необходимости). Если письмо имеет вложения в виде дополнительных файлов, то в тексте основного письма следует упомянуть об их наличии во вложении. (размером до 2–3 мегабайт).
7.Заключительная часть письма и подпись отделяются от основного текста пустой строкой. В подписи к электронному деловому письму принято указывать свои ФИО, должность, рабочие телефоны, e-mail, ссылку на сайт компании. Перед подписью может стоять фраза этикетного характера: «С уважением,…».	С уважением, Егоров Андрей Николаевич, начальник службы технической поддержки ЗАО “Информационные системы” Телефоны: моб. 099 493-55-19 тел. (062) 349-64-72 е-mail: [email protected] официальный сайт компании: www.infsistem.ru
8.«Важность письма» (при необходимости). В случае, когда письмо содержит важную или срочную информацию, установите важность «высокая». Это позволит выделить ваше письмо среди входящих писем. Но не злоупотребляйте напрасно этой функцией.

Общие правила сетикета

В виртуальном пространстве существуют своя социально-этическая система норм этикета. Все это определяется понятием сетикета.

1. Не следует даже в деловом электронном сообщении указывать персональные данные (паспортные, номер расчетного счета и т.д.), так как нет ни одной надёжной электронной почтовой системы.

2. Регулярно проверяйте содержимое своего почтового ящика.

3.Безотлагательно отвечайте на каждое письмо, адресованное непосредственно вам, даже если это письмо с испорченной кодировкой. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось. Время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, необходимо объяснить причины задержки.

3. Не отправляйте клиентам или деловым партнерам письмо с уведомлением о получении, т. к. по правилам сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте позвонить адресату и уточнить, дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма перед вашей электронной подписью пишется фраза:

«Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

4. Всегда указывайте в письме тему.

5. Отвечая на письмо, сохраняйте исходное письмо отправителя в тексте своего ответа (можно воспользоваться кнопкой «Ответ»).

6. Как и в телефонном общении, электронную переписку должен заканчивать тот, кто был инициатором общения. Соблюдение перечисленных правил деловой переписки по Интернету – гарантия репутации солидного и надежного партнера.

Общаясь в сети Интернет необходимо помнить, что к позитивным сторонам такого общения относится доступ к любой информации в любое время, а также возможность общения с человеком, где бы он ни находился. Однако электронные средства коммуникации создают и новые проблемы, в частности, проблему несанкционированного доступа к информации. Такой доступ могут пытаться осуществить как злоумышленники, так и службы или отделы соответствующего профиля.

Перечисленные выше виды электронного общения дают более или менее полную картину о том сложном процессе коммуникаций, без которого трудно представить сегодня деловую сферу жизни. Для повышения личного профессионализма требуется овладение и постоянное совершенствование в каждом из этих видов электронной деловой коммуникации.