Изменение мнения Заказчика в ходе процесса формирования и согласования содержания обязанностей.

9.9.1. Одной из проблем, влияющей на процесс формирования и согласования содержания обязанностей, является то, что в процессе их обсуждения Заказчик может изменить свое мнение по тем элементам, которые ранее уже были согласованы.

Например, содержание Задач уже согласовано, и уже завершен процесс согласования правил преобразования информации. В этот момент Заказчик меняет свое мнение о содержании Задач. Это означает, что содержание правил преобразования информации необходимо определять и согласовывать повторно.

9.9.2. Повторное определение влечет за собой дополнительные трудозатраты как Заказчика, так и Исполнителя и приводит к общему увеличению периода времени, требующегося на формирование и согласование содержания регулярных обязанностей, – в этом состоят отрицательные последствия такого сценария.

Тем не менее, Заказчик имеет право на ошибки, а также на изменение своего мнения. Если Заказчик меняет свое мнение, значит отрицательные последствия от возникновения дополнительных трудозатрат он оценивает, как «меньшее зло» по сравнению с отрицательными последствиями от будущего применения содержания обязанностей, в которых неверно определен некоторый элемент.

9.9.3. Как уже говорилось, в этом случае дополнительные трудозатраты возникают, в том числе, и у Исполнителя. Для Заказчика это означает необходимость их оплаты. Однако многие Заказчики не готовы к необходимости оплаты таких дополнительных трудозатрат. Перед Исполнителем встает выбор – или делать повторную работу бесплатно или идти на конфликт с Заказчиком.

9.9.4. Один из вариантов избежать указанной ситуации – закладывать в стоимость услуг по организационным действиям стоимость того или иного количества повторной работы. Отрицательными последствиями такого сценария является завышение начальной стоимости предлагаемых Заказчику организационных услуг. Положительными последствиями – снижение вероятности наступления тех рисков, которые описаны в предыдущем абзаце.

9.9.5. В рамках применения метода, основанного на предварительном учете повторных действий, встает вопрос о том, какое количество повторов надо учесть. Если заложить чрезмерно большое количество повторов – предложенная Заказчику стоимость организационных действий может оказаться слишком высокой и отпугнет Заказчика. Если заложенное количество повторов окажется меньше необходимого – возникает риск бесплатного труда.

На наш взгляд, вероятное количество повторов зависит от содержания и сложности поставленной Заказчиком задачи.

9.10. Способ оформления и хранения содержания обязанностей.

9.10.1. Содержание установленных обязанностей может храниться либо в мозгу у организатора (или других лиц) либо на некоторых носителях информации (бумажных, электронных). У каждого из этих двух вариантов имеются свои сравнительные преимущества и недостатки.

9.10.2. Преимуществом способа хранения содержания обязанностей без использования носителей информации является существенно меньший объем трудозатрат, необходимый на процесс фиксации обязанностей как в момент их первичного формирования, так и в случае последующих изменений.

9.10.3. Недостатками способа хранения содержания обязанностей без использования носителей информации является следующее.

А) Формулировки обязанностей имеются только в мозгу некоторого человека (людей). Человеческая память несовершенна, и из-за этого правила могут быть случайным образом изменены или утеряны.

Б) Человек – хранитель содержания обязанностей имеет возможность в любой момент изменять их и утверждать, что так и было всегда.

В) Если человек – хранитель содержания обязанностей по каким-либо причинам уходит из процесса и не передает свои знания некоторому остающемуся в процессе человеку, то для этого процесса содержание обязанностей будет утеряно.

9.10.4. Чем сложнее и масштабнее требующий организации процесс, тем в большей степени отрицательные последствия метода хранения содержания обязанностей, не основанного на использовании носителей информации, превышают положительные последствия от его преимуществ.

Бухгалтерские и налоговые процессы достаточно сложны. Поэтому мы будем исходить из обязательного применения следующего принципа: «Специалист уходит – содержание обязанностей остается». Другими словами, мы исходим из того, что в подавляющем большинстве случаев для бухгалтерских и налоговых процессов положительные последствия хранения содержания обязанностей на бумажных или электронных носителях многократно превосходят отрицательные последствия этого способа хранения.

9.10.5. Письменное содержание обязанностей может быть оформлено или в виде текста или в виде таблиц или в виде сочетания того и другого способа.

Наиболее распространенным способом письменного оформления обязанностей является текстовой способ. Например, государственные нормативные документы (законы и др.) в подавляющем большинстве случаев оформляются именно в виде текстовых документов.

Преимуществами текста перед таблицами является использование обычного языка, отсутствие большого количества условных обозначений. Недостатком текста является его значительно больший объем по сравнению с таблицами.

Главными недостатками табличной формы оформления являются схематичность представления и необходимость использования большого количества условных обозначений. Преимуществом является возможность компактного изложения содержания обязанностей.