Документооборот ЧП «Белоусов В.Н.»

ВВЕДЕНИЕ

Практика является составной частью образовательной программы и представляет собой одной из форм организации учебного процесса, заключающуюся в профессионально-практической подготовке обучающихся, содействует закреплению теоретических знаний, установлению необходимых деловых контактов с предприятиями, организациями и учреждениями.

Учебная практика является обязательной и представляет собой вид учебных занятий, непосредственно ориентированных на профессионально-практическую подготовку обучающихся. В период прохождения практики у студентов формируются практические навыки работы по направлению подготовки, умения принимать самостоятельные решения на конкретных участках работы в реальных условиях, целостное представление о содержании, видах и формах профессиональной деятельности.

Цель проведения учебной практики: учебная практика носит ознакомительно-познавательный характер и преследует цель профессиональной ориентации студентов, а также закрепление и углубление теоретической подготовки обучающихся, выработка умений и навыков в работе с различного рода документами, приобретение опыта профессиональной деятельности.

Задачи учебной практики:

¾ проверка и закрепление теоретический знаний, полученных в рамках учебных занятий;

¾ получение представлений о содержании конкретных видов профессиональной деятельности;

¾ начальная профессиональная адаптация на рабочем месте, ознакомление с основными функциями должностных лиц и задачами работы по документационному обеспечению управления;

¾ изучение нормативных документов конкретного предприятия;

¾ изучение опыта работы конкретной базы практики;

¾ приобретение и развитие навыков работы в коллективе, изучение приемов управления совместной деятельностью;

¾ формирование устойчивого интереса, чувства ответственности и уважения у избранной профессии;

¾ приобретение навыков сбора и анализа информации, необходимой для последующего обучения по направлению «Документоведение и архивоведение»;

¾ развитие правовой культуры, как важнейшего условия успешного решения задач будущей профессиональной деятельности;

¾ изучение передового опыта по избранной профессии.

Я проходила практику в ЧП «Белоусов В.Н.», располагающегося по адресу: г.Луганск, ул. 21 МЮДа 29-а. Практика проходила в приемной предприятия в должности секретаря с 26.06.2017г. по 09.07.2017г. под непосредственным руководством директора Белоусова В. Н. К основным видам деятельности предприятие относится к розничной торговли продуктами питания. Основная деятельность предприятия — реализация широкого ассортимента продовольственных товаров. К основному ассортименту реализуемой продукции можно отнести: соки, плодовоовощную, рыбную и мясную консервацию, ликероводочные изделия, пиво и другие алкогольные и безалкогольные напитки, колбасные и хлебобулочные изделия, молочную продукцию. В основном здесь реализуются товары отечественных производителей. Фрукты, некоторые овощи, ликероводочные изделия, бытовые приборы – в основном товары зарубежного производства.
Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас успех партнеров и клиентов фирмы. Основные функции секретаря:

¾ прием, оформление, распределение и рассылка документов, писем, телеграмм, факсов;

¾ организация приема посетителей;

¾ прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка документов к сдаче в архив фирмы;

¾ техническое и канцелярское обеспечение рабочего места руководителя;

¾ телефонное обеспечение;

¾ стенографирование;

¾ ведение табеля рабочего времени.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

От того насколько правильно составлен и оформлен документ зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия, поэтому ведение документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых зафиксирована деятельность организации или фирмы.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения, до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Целью работы является - изучение документооборота и организационной деятельности секретаря на предприятии.

Задачи работы:

¾ описание бездокументарной деятельности секретаря на предприятии;

¾ описание и порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

 

Телефонное обслуживание

Значительное время при прохождении практики в ООО «Набаз» мне приходилось отвечать на телефонные звонки.

Этот процесс включал в себя:

- прием вызовов;

- соединение с директором;

- в случае, если директора нет на месте запись информации.

При разговоре я придерживалась некоторых этических требований, это:

- сдержанность;

- вежливость;

- краткость.

При приеме входящего звонка, я не сразу брала трубку, я выдерживала третьего – четвертого.

Голос при беседе не должен был дрожать, я наоборот должна звучать заинтересованность.

Трубку поднимала левой рукой, потому – что в правой я держала ручку для возможной записи. В основном поступали звонки директору, и мне приходилось соединять абонента с руководителем. Но бывали случаи, когда его не было на месте и мне приходилось записывать в блокнот дату, время поступившего звонка, фамилию имя и отчество позвонившего, суть сообщения, и номер телефона, по которому можно будет перезвонить.

Например: - «Что ему передать?» или – «Продиктуйте, пожалуйста, я запишу».

В случае отъезда директора в командировку, мне приходилось информировать некоторых абонентов о времени прибытия начальника и часах приема.

 

 

2.2 Подготовка и проведение совещаний, деловых встреч, подготовка деловых поездок

Большинство совещаний проводятся в организации по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Совместно с директором мы оговаривали дату, время и место проведения совещания, его повестку и состав участников.

Затем я готовила кабинет для встречи:

¾ производила уборку помещения;

¾ поливала цветы;

¾ накрывала на стол;

¾ подготавливала необходимые принадлежности (ручки, бумагу, цветные маркеры и т. д.).

После этого я готовила документы и материалы, необходимые для совещания.

Когда я присутствовала на совещании, в мои обязанности входило ведение протокола. Но в большинстве случаев не было необходимости в моем присутствии и мне приходилось выполнять свои основные функции. Во время совещания я ни в коем случае не должна была отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам могла понадобиться моя помощь. Основную часть времени я отвечала на телефонные звонки.

Так же в обязанности секретаря входила подготовка руководителя к выездным деловым встречам. За несколько дней до совещания по факсу было получено приглашение на имя директора, о предстоящем событии, с указанием характера совещания, даты, времени, места, продолжительности, рассматриваемые вопросы, а так же инициалы и должность инициатора. Секретарю необходимо было подготовить необходимые документы, канцелярские принадлежности. А по возвращению руководителя составлялся отчет о встрече. Кроме этого в обязанности секретаря входит подготовка деловых поездок руководителя.

Для этого мне необходимо было:

¾ подобрать всю необходимую для командировки руководителя информацию;

¾ подготовить и подобрать материалы и документы, которые могли бы понадобиться руководителю в поездке;

¾ обеспечить директора канцелярскими принадлежностями (блокнот, авторучки, карандаши, бланки учреждения, папки и т.д.);

¾ напечатать программу командировки в двух экземплярах, в которых указывала (название организации, содержание намеченных мероприятий, место и время их проведения, удобный маршрут проезда к гостинице и организации).

Если командировка внеплановая, я обязана была оповестить всех записавшихся на отменяемый прием, и затем согласовать время, на которое он будет перенесен.

Во время отсутствия руководителя в мои обязанности входило:

¾ выполнение своих обычных обязанностей;

¾ формирование дел;

¾ переадресация телефонных вызовов заместителю руководителя.

По возвращению руководителя из командировки я проинформировала его о выполненных поручениях, а так же вопросах, возникших в период его отсутствия, и о ходе их решения.

Далее мною обрабатывались материалы командировки – печать, размножение, передача в структурные подразделения исполнителям, и оформление отчетных о командировке документов.

 

Заключение

Работа с документами показалась мне очень интересной и познавательной. Благодаря данной практике я поняла, сколько важных операций выполняется предприятием и как много зависит не только от смысла документа, но и от его оформления. Частично познакомилась с документооборотом предприятия, порядком прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов. Так же ознакомилась с бездокументарной деятельностью.

Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций.

Я считаю, что организация делопроизводства на предприятии поставлено на отлично. Кабинет оснащен необходимыми техническими средствами, созданы все условия для работы. Все поставленные цели, и задачи выполнила. Работа с документами давалась очень легко и была интересной благодаря хорошей поддержке руководителя и очень сплоченному коллективу.

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Практика является составной частью образовательной программы и представляет собой одной из форм организации учебного процесса, заключающуюся в профессионально-практической подготовке обучающихся, содействует закреплению теоретических знаний, установлению необходимых деловых контактов с предприятиями, организациями и учреждениями.

Учебная практика является обязательной и представляет собой вид учебных занятий, непосредственно ориентированных на профессионально-практическую подготовку обучающихся. В период прохождения практики у студентов формируются практические навыки работы по направлению подготовки, умения принимать самостоятельные решения на конкретных участках работы в реальных условиях, целостное представление о содержании, видах и формах профессиональной деятельности.

Цель проведения учебной практики: учебная практика носит ознакомительно-познавательный характер и преследует цель профессиональной ориентации студентов, а также закрепление и углубление теоретической подготовки обучающихся, выработка умений и навыков в работе с различного рода документами, приобретение опыта профессиональной деятельности.

Задачи учебной практики:

¾ проверка и закрепление теоретический знаний, полученных в рамках учебных занятий;

¾ получение представлений о содержании конкретных видов профессиональной деятельности;

¾ начальная профессиональная адаптация на рабочем месте, ознакомление с основными функциями должностных лиц и задачами работы по документационному обеспечению управления;

¾ изучение нормативных документов конкретного предприятия;

¾ изучение опыта работы конкретной базы практики;

¾ приобретение и развитие навыков работы в коллективе, изучение приемов управления совместной деятельностью;

¾ формирование устойчивого интереса, чувства ответственности и уважения у избранной профессии;

¾ приобретение навыков сбора и анализа информации, необходимой для последующего обучения по направлению «Документоведение и архивоведение»;

¾ развитие правовой культуры, как важнейшего условия успешного решения задач будущей профессиональной деятельности;

¾ изучение передового опыта по избранной профессии.

Я проходила практику в ЧП «Белоусов В.Н.», располагающегося по адресу: г.Луганск, ул. 21 МЮДа 29-а. Практика проходила в приемной предприятия в должности секретаря с 26.06.2017г. по 09.07.2017г. под непосредственным руководством директора Белоусова В. Н. К основным видам деятельности предприятие относится к розничной торговли продуктами питания. Основная деятельность предприятия — реализация широкого ассортимента продовольственных товаров. К основному ассортименту реализуемой продукции можно отнести: соки, плодовоовощную, рыбную и мясную консервацию, ликероводочные изделия, пиво и другие алкогольные и безалкогольные напитки, колбасные и хлебобулочные изделия, молочную продукцию. В основном здесь реализуются товары отечественных производителей. Фрукты, некоторые овощи, ликероводочные изделия, бытовые приборы – в основном товары зарубежного производства.
Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас успех партнеров и клиентов фирмы. Основные функции секретаря:

¾ прием, оформление, распределение и рассылка документов, писем, телеграмм, факсов;

¾ организация приема посетителей;

¾ прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка документов к сдаче в архив фирмы;

¾ техническое и канцелярское обеспечение рабочего места руководителя;

¾ телефонное обеспечение;

¾ стенографирование;

¾ ведение табеля рабочего времени.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

От того насколько правильно составлен и оформлен документ зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия, поэтому ведение документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых зафиксирована деятельность организации или фирмы.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения, до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Целью работы является - изучение документооборота и организационной деятельности секретаря на предприятии.

Задачи работы:

¾ описание бездокументарной деятельности секретаря на предприятии;

¾ описание и порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

 

Документооборот ЧП «Белоусов В.Н.»

Документооборот - это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ (Государственной системой документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения) установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени.

Анализируя документооборот ЧП «Белоусов В.Н.»за последний год, была выявлена тенденция к его росту. Документооборот ЧП «Белоусов В.Н.»включает в себя три потока документов:

¾ входящие (поступающие);

¾ исходящие (отправляемые);

¾ внутренние.