Отчет об израсходованных суммах по командировке

 

Отчет об израсходованных суммах составляется по установленной форме. К отчету по командировке прилагаются оправдательные документы на произведенные расходы; по требованию нанимателя - отчет о проделанной работе.

За время командировки работнику возмещаются следующие расходы: по найму жилого помещения; суточные; расходы по проезду к месту командировки и обратно; другие расходы.

Оплата расходов по найму жилья. Количество дней для оплаты расходов по найму жилого помещения определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки.

Оплата суточных. Суточные (расходы по проживанию вне места постоянного жительства) за каждый день нахождения в командировке, включая дни нахождения в пути, оплачиваются по нормам, устанавливаемым Министерством финансов Республики Беларусь.

Нормы суточных и расходов по найму жилья для органов государственного управления и организаций бюджетной сферы применяются в пределах плановых бюджетных ассигнований, утвержденных на эти цели.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются в размере стоимости представленных подлинных проездных документов.

Без представления проездных документов возможна оплата по минимальной стоимости проезда (с разрешения нанимателя) в случае отсутствия транспортного сообщения и только в пределах одного административного района.

Оплата других расходов. Работникам возмещаются расходы по междугородным телефонным переговорам в случае, когда они производились в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих квитанций с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

При командировках внутри республики на автотранспорте предприятия стоимость приобретенного бензина или другого топлива на основании подтверждающих документов не включается в командировочные расходы, а возмещается командируемому работнику как расходы по приобретению материалов за наличный расчет при наличии разрешения обслуживающего банка в пределах установленных законодательством норм расчетов наличными денежными средствами.

Синтетический и аналитический учет расчетов

С подотчетными лицами

 

Для учета операций по расчетам с подотчетными лицами применяется активно-пассивный субсчет 160 "Расчеты с подотчетными лицами". Дебетовый остаток этого субсчета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации, кредитовый - сумму задолженности организации перед работниками по произведенным ими расходам.

Выдача наличных денежных средств подотчетным лицам отражается записью:

Д-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами"

К-т субсч. 120 "Касса", 121 "Валютные средства в кассе".

Израсходованные суммы согласно отчетам подотчетных лиц отражаются записью:

Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету", 211 "Расходы по внебюджетным средствам", 082 "Затраты на научно-исследовательские работы по договорам", 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности", 064 "Топливо, горючее и смазочные материалы" и др.

К-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами".

Возврат в кассу неизрасходованных сумм отражается записью:

Д-т субсч. 120 "Касса", 121 "Валютные средства в кассе"

К-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами".

При удержании из заработной платы работника невозвращенного остатка подотчетных сумм (в пределах, разрешенных законодательством) делается запись:

Д-т субсч. 180 "Расчеты с персоналом"

К-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами".

Работник, направленный в служебную командировку за границу, может получить наличную иностранную валюту в банке (с текущего или специального валютного счета). Если полученная работником сумма не превышает сумму, предназначенную для выдачи организацией этому лицу, можно не сдавать ее в кассу организации. В этом случае выдача иностранной валюты подотчетному лицу отражается записью:

Д-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами"

К-т субсч. 101 "Текущий валютный счет по бюджету", 118 "Текущий валютный счет по внебюджетным средствам".

Организация вправе перечислять на карт-счета своих работников (держателей дебетовых личных карточек) суммы денежных средств, предназначенных для оплаты расходов, связанных со служебными командировками данных работников. Разрешается перечислять суммы денежных средств, подлежащих возмещению данным работникам в связи с произведенными ими за свой счет расходами, связанными с хозяйственной деятельностью организации (включая расходы на представительские цели, а также расходы, связанные со служебными командировками указанных работников). В этих случаях составляется запись:

Д-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами"

К-т субсч. 100 "Текущий счет по бюджету", 101 "Текущий валютный счет по бюджету", 111 "Текущий счет по внебюджетным средствам", 118 "Текущий валютный счет по внебюджетным средствам".

При возврате держателями дебетовых личных карточек неиспользованных средств (средств, израсходованных не по назначению) составляется обратная бухгалтерская запись. Названные средства могут быть внесены в кассу организации (Д-т субсч. 120, 121 - К-т субсч. 160).

Если дебиторская задолженность и обязательства (кредиторская задолженность) по расчетам с работниками по подотчетным суммам выражены в иностранной валюте, они подлежат переоценке при изменении Национальным банком Республики Беларусь курсов иностранных валют на дату совершения операции (полного или частичного погашения дебиторской или кредиторской задолженности), а также на дату составления бухгалтерской отчетности за отчетный период.

Курсовые разницы, возникающие в результате переоценки, относятся на увеличение (уменьшение) бюджетного финансирования и источников внебюджетных средств.

При переоценке дебиторской задолженности:

на сумму положительных курсовых разниц:

Д-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами"

К-т субсч. 140 "Расчеты по финансированию из бюджета", 230 "Финансирование из бюджета", 410 "Прибыли и убытки";

на сумму отрицательных курсовых разниц:

Д-т субсч. 140 "Расчеты по финансированию из бюджета", 230 "Финансирование из бюджета", 410 "Прибыли и убытки"

К-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами".

При переоценке кредиторской задолженности составляются обратные бухгалтерские записи.