Отчет по практической работе 7

«Организация приема посетителей.»

1 Цель работы: научиться работать в приемной с посетителями.

2 Ход работы:

Задание 2.1 Ответить на вопросы:

 

Вопросы	Ответы
Виды приема посетителей:
С кем согласовывается время приемапосетителей других организаций?
Можно ли направлять прибывшие лица к руководителю без уведомления?
Ставится ли руководитель в известность о вопросе, который будет решаться во время встречи?
Что записывают в специальный журнал предварительной записи посетителей?
Что указывают в визитных карточках?
Кем составляется список лиц, которые могут быть приняты руководителем в любое время без предварительной договоренности?
Если посетитель пришел без предварительной договоренности?
Если после доклада руководителю о посетителе, получен отказ в его приеме?
Что делать, когда посетитель, не слушая возражений секретаря, пытается пройти в кабинет руководителя?
Что делать, если прием руководителем отменяется по неожиданным обстоятельствам (болезнь, командировка)?
Что делать, если посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками?

 

Задание 2.2

1. Изучить и описать, что должен сделать секретарь при входе посетителя?

 

Задание 3. Выполнив практическую работу, необходимо уметь ответить на следующие контрольные вопросы:

 

1. Как быть, если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует?

2. Действия секретаря при приеме командированных работников.

3. Действия секретаря при приеме делегаций.

4. Действия секретаря при приеме сотрудников своего предприятия по текущим вопросам.

Отчет по практической работе 8

«Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных
мероприятий».

1 Цель работы: научиться организовывать совещания.

2 Ход работы:

.Задание 2.1 Ответить на вопросы:

 

Вопросы	Ответы
С чего начинается работа по подготовке совещания?
Что указывается в повестке дня?
Что должен знать секретарь, чтобы приступить к организации совещания?
Какие документы необходимо разослать участникам совещания?
Какие документы составляет секретарь на подготовительном этапе?
Когда начинается обслуживание совещания?
Что такое документирование совещания?
Что такое протокол совещания?
Как можно вести запись совещания?
Кто ведет протокол?
Какоформляется протокол?

 

Задание 2.2

1. Изучить и описать подготовительные организационно-технические мероприятия по подготовке совещания, входящие в обязанность секретаря.

 

 

2. Составить повестку дня совещания.

 

 

3. Изучить и описать операции, которые проводит секретарь в первый день совещания, а если есть приглашенные из других городов, то накануне?

Задание 2.3 Оформить протокол совещания (по приведенному макету).

Задание 2.4 Выполнив практическую работу, необходимо уметь ответить на следующие контрольные вопросы:

1. Когда можно начинать организацию совещания?

 

МАКЕТ ПРОТОКОЛА

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

справочные данные об организации

 

ПРОТОКОЛ

00.00.0 № 00

 

Место составления

 

Форма заседания

Председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Присутствовали 00 чел (указываются инициалы, фамилия или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке, столбцом).

 

Повестка дня:

1. Первый вопрос (формулировка).

Доклад (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).

2. Второй вопрос (формулировка). Доклад (оформление аналогичное).

 

1 СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия (в именительном падеже) – краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица).

 

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия – излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего).

 

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т.п.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.

1.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.

 

2. СЛУШАЛИ:

Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.

 

Председатель (подпись) И.О. Фамилия

Секретарь (подпись) И.О. Фамилия

 

В дело 00-00 Подпись дата

Идентификатор электронной копии документа