Состояние документации и документооборота

Акт

ревизии финансово-хозяйственной деятельности СНТ «Заречное» за период с 28.05.2016 года по 18.06.2017 года

Ленинградская область, Кировский район

Ревизионной комиссией СНТ «Заречное» в составе председателя комиссии Пирозерской О.Л. и членов комиссии Дмитриевой М.Н. и Гусевой Н.Н., действующей на основании Устава СНТ «Заречное», решения общего собрания от 28.05.2016 года, и в соответствии с Федеральным законом «О садоводческих, огороднических и дачных некомерческих объединениях граждан» № 66-ФЗ, 10.09.16г. проведена проверка финансово-хозяйственной деятельности СНТ «Заречное» за период с 28.05.2016 года по 18.06.2017 года.

Ревизионная комиссия в соответствии с решением ОС должна была проводить ревизию не менее двух раз в летний период и не менее, чем раз в пол года – в зимний период, а также по мере необходимости в период испытательного срока работы нового председателя и членов Правления. Однако, по причине не предоставления документов ревизия была проведена лишь дважды: в сентябре 2016 и июне 2017г. С 10.06.17 по 24.06.17 ревизия осуществлялась в присутствии председателя правления Староверова В.Н., бухгалтера –Мальковой О.Г. и кассира Цибиной И.Н.

План проверки:

1. Состояние документации и документооборота;

2. Проверка формирования доходной части. Проверка сбора членских взносов;

3. Проверка расходов СНТ «Заречное»;

4. Проверка соответствия доходной и расходной части утвержденной смете.

5. Оценка результатов деятельности Староверова В.Н. в должности председателя СНТ «Заречное», правления, бухгалтера и кассира.

Состояние документации и документооборота

1. Ревизионной комиссией была изучена представленная на проверку бухгалтерская и финансовая документация СНТ «Заречное» за указанный период, приходные ведомости, ведомости выплаты зарплаты, кассовая книга, расходные и приходные документы (квитанции, ордера, чеки, талоны, договора на выполнение отдельных видов работ, в частности на обслуживание мусоросборника). Заведены журналы входящей и исходящей документации. Однако, основополагающий документ - Устав СНТ «Заречное» - так и не был представлен, в связи с чем в правомерности многих действий председателя Правления и Правления убедиться не удалось.

Документы, подтверждающие передачу документов основного делопроизводства вновь избранному председателю, отсутствуют вопреки предписанию Общего собрания о передаче таковых.

Представлена следующая документация основного делопроизводства СНТ «Заречное»: протоколы ОС, кроме протокола №6 за 2015 год, штатное расписание, трудовые договоры и должностные инструкции на всех, кроме председателя Правления. Выявлено несоответствие штатного расписания и записи в протоколе ОС от 28.05.2016 утверждённой смете, хотя проверенный ревизионной комиссией протокол ОС имеется у бухгалтера. Так, зарплата председателя Правления и бухгалтера превышает заявленную в смете и утверждённую на ОС на 1000 рублей в месяц у каждого из них, что за год составляет 24000 рублей без учета отчислений.

Таблица 1. Отчет о поступлении денежных средств на р/счет СНТ «Заречное»

Месяц	Взято под отчет председателем, руб	Остаток на руках (отчета нет)
Июнь
Июль (13.07.16)
Август (28.08.16)
Сентябрь 03.09.16
Сентябрь 18.09.06
30.09.2016
30.12.2016
18.06.12017
24.06.2017
Итого

В сентябре Ревизионной комиссией было рекомендовано: установить лимиты по кассе в соответствии с таблицей 2, обязать ответственных лиц осуществлять внесение денежных средств на р/счет СНТ «Заречное» не реже 3 раз в месяц, запретить кассиру выдавать денежные средства под отчет любому члену СНТ «Заречное», включая председателя и членов Правления в случае непредставления ими полностью и правильно оформленных отчетных документов по предыдущему расходному ордеру. Однако, данная рекомендация не была учтена, поскольку по заявлению кассира Цибиной И.Н. председатель Правления Староверов В.Н. требовал отдавать ему внесённые садоводами в кассу деньги, что видно по его постоянной авансовой задолженности крупных размеров.

Также Ревизионная комиссия рекомендует ОС вменить в обязанность кассиру внесение собранных денежных средств в банк, вместо передачи их бухгалтеру или председателю Правления. Также для уменьшения денежной наличности, РК рекомендует производить оплату по квитанциям путем внесения денег в банк, и сократить время работы кассира до 5 месяцев – с мая по сентябрь включительно.

Таблица 2. Лимиты по кассе (поставить на голосование)

Период времени	Верхний предел денежной наличности в кассе, руб.
С июня по сентябрь
Октябрь-ноябрь
Декабрь-март	Ноль
Апрель-май

С расчетного счета СНТ «Заречное» должна производится оплата за потребленную электроэнергию только по выставленному счету, за обслуживание расчетного счета, за утилизацию мусора, налоги, в частности, на земли общего пользования, взносы в массив «Славянка» на ремонт дороги.

Платежи за электроэнергию осуществляются председателем Правления СНТ «Заречное» путем передачи денежных средств председателю Правления садоводства «Большевик» Петровской В.Б. без затребования счета на оплату. Необходимые документы, позволяющие судить о правильности взимания платы за электроэнергию, отсутствуют. Так, ревизионной комиссии не представлены подлежащие проверке следующие первичные учетные документы: Акты проверки показаний электросчетчиков потребителей за проверяемый период и Акты ежемесячных показаний потребления электроэнергии по уличным счетчикам, в трансформаторе, на уличное освещение и в правлении, а также по счетчику медпункта (данные показания должен снимать электрик). Представленные в июне 2017 председателем правления копии документов, на основании которых осуществляются платежи (счет и акт сверки), не позволяют установить достоверность выставленных счетов.

Денежные средства, выделенные согласно смете, на привлечение юриста с целью возвращенияСНТ «Заречное» принадлежащего ему ранее имущества, расходуются председателем Правления не по назначению, а соответствующая работа до сих пор не проведена.

В нарушение решения ОС, Правление и его председатель Староверов В.Н. не взыскали с предыдущего председателя Правления Григорьева П.А. документы, подтверждающие передачу им денежных средств на оплату электроэнергии в соседнее садоводство за предыдущий отчетный период.

Ревизионной комиссией рекомендовано следующее:

Платежи за электроэнергию осуществлять только через р/счет на основе выставленных счетов сбытовой компании. Ксерокопии счетов и распределение израсходованного количества электроэнергии по садоводствам согласно показаниям счетчиков, необходимо проверять и прикладывать к документам об оплате.

2.Выделить из общего количества потребляемой электроэнергии долю, приходящуюся на медпункт. Определить условия организации и содержания медпункта на территорииСНТ «Заречное». Соответствующие денежные средства за использование площадей имущества нашего садоводства включить в статью доходов СНТ «Заречное». Взыскать денежные средства за потреблённую медпунктом электроэнергию за проверяемый период в размере 20000 рублей ( со слов председателя).

Устранить все выявленные нарушения, представить первичные документы и расходные ордера минимум за 2 года, а также запретить передачу наличных денежных средств как в чужие садоводства, так и в массив «Славянка».

В соответствии с действующим законодательством бухгалтерский учет в СНТ должен вестись на основании учетной политики, сформированной в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организаций». Учетная политика организации является основным внутренним документом, который регулирует порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности, а также налогового учета в целях налогообложения. Согласно ст.8 Закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ учетная политика разрабатывается бухгалтером и утверждается приказом руководителя организации. В СНТ «Заречное» на момент первой и второй проверки приказ об учетной политике отсутствует. Ревизионная комиссия повторно рекомендует Председателю и бухгалтеру разработать и утвердить учетную политику СНТ «Заречное».

В настоящее время бухгалтерский учет СНТ «Заречное» ведется на бумажных носителях. Сведения в журнале не систематизированы, подсчет и привязка израсходованных денежных средств к соответствующим статьям сметы отсутствует (корреспонденция счетов отсутствует). Для осуществления проверки ревизионная комиссия вынуждена производить большинство расчетов самостоятельно, частично выполняя работу кассира и бухгалтера, что крайне усложняет проведение ревизии, и абсолютно недопустимо.

На каждого члена СНТ должен быть заведен лицевой счет, в котором отражаются все поступления денежных средств от члена СНТ по оплате членских взносов и электроэнергии, фиксируются показания электросчетчика. Председателем правления закуплено ПО, позволяющее это осуществить. Однако, на проверку данные счета представлены не были, и их ревизия не производилась.

Ревизией установлено: замечания, отмеченные в предыдущих Актах проверки за 2014, 2015 и 2016 год (от 28.05.16) в части ведения документооборота и оформления первичных документов, не устранены. Бухгалтерский учёт ведётся с грубыми нарушениями.

Ревизионная комиссия в очередной раз рекомендует:

· кассиру СНТ «Заречное»: 1 .в приходных ордерах в обязательном порядке указывать вид взносов (членские, целевые и т.д.) и соответствующую сумму; 2.оплату потреблённой электроэнергии оформлять отдельными приходными ордерами; 3. ознакомиться с порядком и правилами ведения кассовых операций в 2016 году, и строжайше соблюдать кассовую дисциплину.

· бухгалтеру СНТ «Заречное» - бухгалтерский учёт осуществлять в соответствии с Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010, с изм. от 08.07.2016) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".

Журнал регистрации заявлений, поступающих в Правление от членов СНТ «Заречное», заведён с июня 2016 года, но представлен на проверку РК лишь в июне 2017 года. Сведений о том, как ведется рассмотрение поступивших заявлений, и в какие сроки дается ответ, установить не удалось. Однако, от садоводов поступали многочисленные жалобы на то, что они никак не могут застать председателя Правления на рабочем месте, и их вопрос длительное время не решается. В частности, по заявлению Цекало Т.В. (уч.433 по 3 линии) о затоплении её участка действий не предпринимается уже в течение года.

Ревизионной комиссией рекомендовано председателю и Правлению установить порядок и предельные сроки рассмотрения заявлений садоводов, если по объективным причинам в сроки, установленные законом вопрос решить невозможно, а также вести регистрацию и учет сведений о предпринимаемых действиях по решению вопросов, изложенных в заявлениях садоводов.

Правление СНТ в соответствии со ст.22 Закона №66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» является коллегиальным исполнительным органом. В компетенцию Правления СНТ в первую очередь входит практическое выполнение решений Общего собрания и собственно Правления, оперативное руководство текущей деятельностью объединения. Однако отмечены случаи, когда решения, принятые Общим собранием, не исполняются в течение длительного времени, а предпринимаемые председателем и поддерживаемые Правлением действия идут вразрез с интересами садоводства и здравым смыслом. Так, например, помимо выше перечисленного, Правление поддержало председателя и приняло решение о покупке по завышенной цене сильно изношенного пухто, на восстановление и покраску которого были израсходованы дополнительные средства: 3415рублей плюс работа, а в новой смете планируется заложить дополнительные расходы на очередной ремонт и покраску пухто. Д окументы о данном приобретении за 86000 рублей отсутствуют.

Также, вместо ухода за водоемами была произведена вырубка прекрасной березовой рощи, и теперь вместо неё торчат пни, а спиленные деревья пошли на дрова неустановленным личностям. Фактически за счет садоводов была произведена вырубка леса в чьих –то личных целях и нанесен существенный ущерб экологии.

Ревизионная комиссия рекомендует ОС поставить вопрос о выявлении виновных, истребовании с них в доход СНТ средств за приобретенные дрова, а также обязать виновных лиц либо облагородить указанную территорию за свой счет, либо оплатить эти работы садоводству СНТ «Заречное» путем снесения необходимых средств в кассу.

Далее, несмотря на принятое решение ОС СНТ «Заречное» о необходимости обязать бывшего председателя правления Григорьева П.А. в течение месяца вернуть денежные средства, рассматриваемые как прямые убытки, в кассу СНТ "Заречное", а по остальным суммам представить подтверждающие документы либо вернуть их в кассу, указанные средства до сих пор не возвращены.

Далее, вопреки решению Общего собрания о возвращении и об инвентаризации имущества СНТ (протокол от 28.05.2016 года), замечаниям ревизионной комиссии об отсутствии каких-либо документов на имущество СНТ «Заречное», и в нарушение ст.11 Закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ до настоящего времени не определен перечень имеющегося имущества и основные средства не поставлены на баланс. Основной целью инвентаризации является выявление фактического наличия имущества в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов.

Ревизионная комиссия в очередной раз настоятельно рекомендует Председателю и Правлению СНТ создать комиссию, провести инвентаризацию имущества СНТ «Заречное» путем пересчета объектов в натуре, определить фактически произведенные затраты на создание данных объектов, и поставить на баланс до 15.07.17. Далее необходимо определить и отразить в учетной политике количество инвентаризаций в отчетном году и перечень имущества, проверяемого при инвентаризации. Также необходимо составить документы о передаче имущества, числящегося за предыдущим председателем СНТ Григорьевым П.А.

В связи с отсутствием имущества на балансе заключение договоров на охрану имущества СНТ «Заречное» не имеет смысла, т.к. объектом охраны в договоре №06-ОХ от 01.08.16 является здание правления. Во втором договоре № 06-СН от 01.08.16 указано, что в обязанность охранной фирмы входит «содействие охране имущества заказчика» и, что если «силы исполнителя оказались недостаточными для отражения нападения», то он не несет ответственности за ущерб. Какие силы имеются у охраны не указано, и как определить их достаточность, также. Подпись и печать на договоре отсутствует.

Ревизионная комиссия не рекомендует ОС принимать решение о заключении указанных договоров, по крайней мере без соответствующего их изменения.

Проверка протоколов заседания Правления показала следующее. Члены правления присутствуют на заседаниях не в полном составе. Распределения обязанностей нет. Не смотря на то, что заместителем председателя предложен Лоховинин А.Б. (протокол заседания Правления №1 от 11.06.2016), работа по «руководству в рассыпке асфальтовой крошки» и «руководству по расчистке территории пожарного водоема» поручена Улитушкину Н.И., причем за денежное вознаграждение в размере 1000 рублей за каждое «руководство». Оба расходных кассовых ордера от 13.08.2016. Данное расходование средств признано РК необоснованным, т.к. данная работа входит в обязанности председателя. Ревизионная комиссия рекомендует ОС взыскать с Улитушкина Н.И. или председателя Правления 2000 рублей.

Даже в особенно важных вопросах, касающихся изменения утверждённой сметы, в частности, перераспределения денежных средств по статьям затрат и расходовании их не по назначению, члены правления занимают позицию соглашательства. Решения принимаются без проведения соответствующих проверок и поиска альтернатив.

Лишь однажды Веселкова Л.И. была против решения Правления о превышении расходов на охрану садоводства зимой более, чем в 2 раза, и выплате Улитушкину Н.И. вместо 20000 рублей – 47500рублей (протокол заседания Правления № 6 от 3.09.2016). На некоторых протоколах отсутствуют подписи и даты. На первом заседании правления Тукмакова З.А. сама вызвалась найти формы документов по делопроизводству, но данную работу так и не выполнила.

Ревизионная комиссия считает, что для более эффективной работы Правления СНТ, выполнения решений, принятых Общим собранием и Правлением СНТ, необходимо конкретизировать круг обязанностей каждого члена Правления в соответствии с возложенной на него частью хозяйственной деятельности, и ввести отчет на заседаниях Правления о проделанной работе, а также представлять на проверку результаты поименного голосования членов правления по каждому рассматриваемому вопросу.

На основе выше изложенного как необоснованно израсходованные деньги, или убытки СНТ «Заречное» без учета оплаты отдельных работ по завышенным расценкам, можно считать расходы на сумму 398043 рубля, что с учетом авансовой задолженности председателя Правления Староверова В.Н. составит 740443 рубля.

При продаже участков в кассу садоводства должны быть внесены денежные средства в размере числящегося за продавцом долга. РК рекомендует ОС инициировать поверку правильности поступления таковых средств.

Таблица 3. Сопоставление затрат статьям утвержденной сметы

приход	ФОТ	факт израсхо-довано	перерас+/-не исп
	Зарплата	в месяц
	председатель
	электрик
	бухгалтер
	кассир
	консультации ОН
	Итого
	членские взносы
	Потрачено членских
	налоги и сборы
	налоги			-6860
	нал по труд. Догов			-45000
	нал на землю			-11983
	обсл банком			-1881
	Итого			-65724
	Благоустройство территории
	покос травы и вырубка кустарника по общей территории			-500
	ремонт мусорной площадки			-20000
	рем колонок			-25750
	расчистка снега
	уход за пожарн водоемами			-50000
	грейдеровка линий
	вывоз мусора			-76412
	замена фонарей на светодиоды (покупка прожекторов)			-19458
	осушительная канава
	внутр дороги			-102500
	Итого			-219870
	Прочие
	талоны на мусор
	предм пожарной безоп			-7000
	ремонт здания			-20000
	канц + хоз		11486,6	-3513,4
	непредвиденные расх		213406,2	163406,2
	почта, иски			-20000
	сторож 5000*4
	новый ген план			-25000
	юрист			-100000
	Итого		307663,8	15663,8
	целевые взносы
	потрачено целевых		1004257,8
	Общие сборы в массив "Славянка"
	ямочный ремонт дорог общ пользования			-65000
	взнос			-25000
	охрана на пер. просушки			-15000
	грейдеровка дорог ОП
	Итого			-105000
	взнос на рем дор
	общий взнос
	потрачено взнос на ремонт дорог
	Остатки на дату	28.05.2016
	остаток банк	118058,59
	остаток касса	74976,08
	минус	689,41
	итого годовой взнос	6125,55
	Итого планируется использавать	1908188,0
	Итого потрачено с 28.05.16 по 18.05.17 без эл-энергии 1562257,8

 

Получено за год без эл-энергии	1820013,78	разница	потрачено без эл-эн	1562257,8
Получено за год с прошлым остатком по кассе и банку без эл-энергии	2013048,45		потрачено с учетом эл-эн	2060250,8
с электроэнергией	2769782,51		наличие в кассе и банке	316088,2
баланс расходится на	42156,51	51043,51	на руках у председ
штрафы

 

По отдельным статьям сметы, расход меньше запланированного в связи с тем, что соответствующие работы вообще не производились. В проверяемый период расход денежных средств по большинству статей сметы Староверов В.Н. производил, руководствуясь своими личными соображениями, вопреки решениям Общего собрания.

Ревизионная комиссия рекомендует ОС:

1) собранные, но не использованные в прошлом году деньги по отдельным статьям затрат, т.е. экономию денежных средств исключить из новой сметы;

2) принять меры по недопущению злоупотребления своим положением председателем и членами Правления;

Обязать председателя правления отчитаться за деньги, взятые под отчет в двух недельный срок, в противном случае обязать внести их на расчетный счет до 31.07.2017 с учетом пересчета по ставке рефинансирования за использование их в личных целях.

Работу бухгалтера РК признает удовлетворительной. Однако, отмечает, что в своих действиях её следует руководствоваться решением ОС, а не председателя, если его мнение таковому противоречит, а также строго соблюдать правила ведения бухгалтерского учета и отчетности.

Ревизионная комиссия рекомендует ОС не рассматривать смету на новый год без письменного постатейного обоснования расходов за 2016/2017 год и объяснения причин отсутствия деятельности по направлениям, утвержденным принятой на ОС 28.05.2016 сметой. Для написания обоснований установить срок – до 31.07.2017г.

Поскольку в Уставе СНТ «Заречное» указано, что работа РК должна оплачиваться, рекомендуем установить оплату работы членов Ревизионной комиссии в сумме 5000 рублей на каждого её члена за каждую проведенную ревизию и включить эти расходы в новую смету. Оплатить работу РК в 2016/2017 году в указанном выше размере из неизрасходованных средств на консультации Максимовой О.Н.

Акт

ревизии финансово-хозяйственной деятельности СНТ «Заречное» за период с 28.05.2016 года по 18.06.2017 года

Ленинградская область, Кировский район

Ревизионной комиссией СНТ «Заречное» в составе председателя комиссии Пирозерской О.Л. и членов комиссии Дмитриевой М.Н. и Гусевой Н.Н., действующей на основании Устава СНТ «Заречное», решения общего собрания от 28.05.2016 года, и в соответствии с Федеральным законом «О садоводческих, огороднических и дачных некомерческих объединениях граждан» № 66-ФЗ, 10.09.16г. проведена проверка финансово-хозяйственной деятельности СНТ «Заречное» за период с 28.05.2016 года по 18.06.2017 года.

Ревизионная комиссия в соответствии с решением ОС должна была проводить ревизию не менее двух раз в летний период и не менее, чем раз в пол года – в зимний период, а также по мере необходимости в период испытательного срока работы нового председателя и членов Правления. Однако, по причине не предоставления документов ревизия была проведена лишь дважды: в сентябре 2016 и июне 2017г. С 10.06.17 по 24.06.17 ревизия осуществлялась в присутствии председателя правления Староверова В.Н., бухгалтера –Мальковой О.Г. и кассира Цибиной И.Н.

План проверки:

1. Состояние документации и документооборота;

2. Проверка формирования доходной части. Проверка сбора членских взносов;

3. Проверка расходов СНТ «Заречное»;

4. Проверка соответствия доходной и расходной части утвержденной смете.

5. Оценка результатов деятельности Староверова В.Н. в должности председателя СНТ «Заречное», правления, бухгалтера и кассира.

Состояние документации и документооборота

1. Ревизионной комиссией была изучена представленная на проверку бухгалтерская и финансовая документация СНТ «Заречное» за указанный период, приходные ведомости, ведомости выплаты зарплаты, кассовая книга, расходные и приходные документы (квитанции, ордера, чеки, талоны, договора на выполнение отдельных видов работ, в частности на обслуживание мусоросборника). Заведены журналы входящей и исходящей документации. Однако, основополагающий документ - Устав СНТ «Заречное» - так и не был представлен, в связи с чем в правомерности многих действий председателя Правления и Правления убедиться не удалось.

Документы, подтверждающие передачу документов основного делопроизводства вновь избранному председателю, отсутствуют вопреки предписанию Общего собрания о передаче таковых.

Представлена следующая документация основного делопроизводства СНТ «Заречное»: протоколы ОС, кроме протокола №6 за 2015 год, штатное расписание, трудовые договоры и должностные инструкции на всех, кроме председателя Правления. Выявлено несоответствие штатного расписания и записи в протоколе ОС от 28.05.2016 утверждённой смете, хотя проверенный ревизионной комиссией протокол ОС имеется у бухгалтера. Так, зарплата председателя Правления и бухгалтера превышает заявленную в смете и утверждённую на ОС на 1000 рублей в месяц у каждого из них, что за год составляет 24000 рублей без учета отчислений.