Изучение организации в субъекте хозяйствования претензионной работы, порядка регистрации и учёта предъявленных и поступающих претензий

Работа с претензиями и исками направлена на укрепление договорной и финансовой дисциплины, на усиление мер по сохранности собственности Общества, на уменьшение непроизводительных расходов и потерь, уменьшения просроченной дебиторской задолженности и в целом на улучшение экономических показателей деятельности Общества. Реализация вышеперечисленных задач осуществляется посредством действующего в Обществе Положения «О претензионно-исковой работе», которое закрепляет необходимость достижения следующих целей в рамках осуществления подобной деятельности:

- восстановления нарушенных имущественных прав и защиты законных интересов Общества.

- выявления причин и условий, влекущих невыполнение договорных обязательств, выпуска продукции ненадлежащего качества, непроизводительных расходов и потерь, и других нарушений хозяйственной дисциплины.

- выявление лиц, виновных в причинении ущерба (убытков) Обществу.

Здесь необходимо обратить внимание на то, каким образом осуществляется распределение функций по ведению претензионно-исковой работы между структурными подразделениями общества. Общую организацию претензионно-исковой работы в Обществе обеспечивает начальник юридического управления, которому, в свою очередь в области осуществления методического руководства по подготовке и рассмотрению претензионно-исковых материалов подчиняется договорно-правовой отдел ОАО «Нафтан».

Что же касается подбора документов, необходимых для предъявления претензий(договоров, дополнительных соглашений, расчетов, актов, накладных и т.п.), то данный объём работы производится исполнителем договора;. Служба бухгалтерии Общества – оказывает содействие в подготовке необходимых для предъявления претензии товарно-транспортных накладных, доверенностей, справок, счетов-фактур, платежных документов. В последствии, подготовленный для предъявления претензии комплект документов передается вместе с докладной запиской, подписанной руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, в договорно-правовой отдел в 10-тидневный срок после установления факта нарушения обязательств, причинения ущерба имущественным интересам Общества. Приняв от соответствующего структурного подразделения комплект документов, необходимый для предъявления претензии, договорно-правовой проверяет правильность оформления и полноту обоснования надлежащими документами факта нарушения, достаточность документально подтвержденных доказательств для предъявления претензии. В том случае, когда комплект документов оказался неполным и/ или неправильно оформленным, договорно-правовой отдел вправе истребовать дополнительные материалы, имеющее непосредственное отношение к рассматриваемому вопросу [ 11].

В отношении порядка оформления и направления претензий Обществом действуют правила, которые соотносятся во многом с требованиями действующего законодательства. Так, договорно-правовой отдел по представленным материалам оформляет и предъявляет претензии стороне, нарушившей обязательства и другие хозяйственные интересы Общества, или причинившей ущерб (убытки) Обществу в соответствии со следующими правилами:

1.Претензия предъявляется в письменной форме и оформляется в двух экземплярах.

2.В претензии указывается:

· Наименование организации (иного субъекта), к которой предъявляется претензия, дата предъявления и номер претензии.

· Обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, доказательства, подтверждающие изложенные в претензии обстоятельства, ссылка на соответствующие нормативные правовые акты.

· Требования заявителя.

· Сумма претензии и ее расчёт (если претензия подлежит денежной оценке);

· Перечень прилагаемых к претензии документов.

По общему правилу, в данный перечень в

3. К претензии прилагаются копии документов, подтверждающие заявленные требования.

4.Претензия подписывается руководителем Общества или его заместителями в соответствии с их компетенцией, либо лицом, обладающим правом подписи договоров данного типа, претензий на основании выданной доверенности. Так, полномочия подписанта претензии (Приложение 2), к которой прилагался счёт на уплаты пеней (инвойс) (Приложение 3) удостоверялись в рамках доверенности (Приложение 4).

5.Претензия отправляется заказным письмом, либо вручается под расписку уполномоченному представителю адресата. Претензия может быть передана дополнительно по телеграфу, телетайпу, факсу.

Порядок учёта, регистрации и хранения претензий, предъявляемых Обществом, также не содержит каких-то особенных новелл. После подписания руководителем Общества или другим уполномоченным лицом претензия передается для регистрации и отправки адресату в канцелярию общего отдела.

Учет претензий, предъявляемых Обществом, производится работниками договорно-правового отдела в специальном журнале по установленной форме с присвоением порядкового номера и заносится в электронную базу данных Общества "Претензии и иски". После регистрации и постановки на учет претензия согласно порядковому номеру хранится в отдельном деле, до получения на нее ответа должника, которому предъявлена претензия. При наличии однотипных или периодически выставляемых претензий (в т.ч. в адрес одного лица) допускается хранение нескольких претензий в одном деле. При удовлетворении претензии, юрисконсульт отмечает ее исполнение в журнале учета и в электронной базе данных «Претензии и иски». В случае отказа в удовлетворении, неудовлетворении претензии в установленный срок или неполучения ответа на претензию, претензия может быть направлена повторно либо направляется в исковое производство, о чем в журнале учета претензий, в электронной базе данных «Претензии и иски» делается соответствующая запись. В случае обоснованного отказа в удовлетворении заявленной претензии заведенное претензионное дело подлежит закрытию. Законченные дела хранятся в договорно-правовом отделе в течение сроков, установленных номенклатурой дел Общества. Порядок учёта поступающих претензий не содержит каких-либо значительных расхождений с порядком, описанным выше.

Подготовка проектов претензий контрагентам субъекта хозяйствования по различным основаниям и ответов на поступившие претензии.

По каждой поступившей в адрес Общества претензии договорно-правовой отдел в лице юрисконсульта определяет круг вопросов, подлежащих решению. Сформулированные вопросы, а также указание на необходимый перечень материалов для разрешения претензии передаются в виде докладной записки соответствующему структурному подразделению для их рассмотрения и выдачи по ним заключения. Если к претензии не приложены все документы, необходимые для ее рассмотрения, то они запрашиваются договорно-правовым отделом у заявителя (Приложение 5). При неполучении затребованных документов, претензия рассматривается по имеющимся документам, но в любом случае принимаются все меры для досудебного урегулирования спора. Структурные подразделения Общества в соответствии со своими функциональными обязанностями дают заключения по полученным претензиям в срок до 10 дней, если иное не указано в докладной записке договорно-правового отдела. Заключение дается в письменном виде и подписывается руководителем (заместителем руководителя) данного структурного подразделения. К заключению должны быть приложены необходимые документы и расчеты, полностью или частично подтверждающие либо опровергающие предъявленные претензионные требования. При подтверждении обоснованности требований к заключению должны быть приложены объяснения лиц, виновных в нарушениях, повлекших предъявление претензии, и предложения руководителя структурного подразделения о привлечении указанных лиц к ответственности.

В соответствии с пунктом 4.2. Положения о претензионно-исковой работе ответственный исполнитель обязан своевременно реагировать на нарушение контрагентом договорной дисциплины и в 10-тидневный срок с даты установления факта нарушения передавать материалы в юридический отдел. Однако, своевременное реагирование заключается не только в оперативной передаче всех требуемых документов изначально, но и в предоставлении сведений, касательно принятого по проводу проекту претензии решения. Указанная норма не всегда выполняется, что ведет к несвоевременному взысканию Обществом задолженности. Так, подготовленный проект претензии на сумму 4 034,7 евро был передан в службу материально-технического обеспечения, однако до настоящего времени в договорно-правовом отделе отсутствует информация о подписании претензии (Приложение 6).

Кроме того, организация эффективной системы взаимодействия структурных подразделений Общества имеет определяющее значение в связи с тем, что необходимо минимизировать риск создания такого положения, в условиях которого будет отсутствовать возможность взыскания задолженности с субъекта хозяйствования в пользу Общества, так как принятие мер правового воздействия договорно-правовым отделом не представляется возможным в связи с пропуском исковой давности. В ОАО «Нафтан» издан и действует по настоящее время приказ генерального директора от 08.10.2014 №2018 «Об организации работы по предотвращению необоснованного роста дебиторской и кредиторской задолженностей и сокращению просроченной задолженности [12 ]. С целью материальной заинтересованности в работе, Положением о премировании, утв. приказом генерального директора от 26.02.2014 №348 работникам, допустившим увеличение просроченной дебиторской (кредиторской) задолженности, а также наличие необоснованной просроченной дебиторской (кредиторской) задолженности предусмотрено снижение размера премии до 50 % включительно по Положению. Решение о снижении премии принимается генеральным директором Общества на основании предложений комиссии по проблемам дебиторской и кредиторской задолженностей в ОАО «Нафтан» [13 ].