Лекция 6. Управление человеческими ресурсами

 

Человеческие ресурсы – эти люди, которые работают в вашем проекте. Но сначала рассмотрим общий состав участников проекта. Этот состав, роли участников, распределение функций и ответственности зависят от типа, масштаба и сложности проекта, а также от фаз жизненного цикла проекта.

Участники проекта – это физические лица и организации, которые непосредственно вовлечены в проект и чьи интересы могут быть непосредственно затронуты при осуществлении проекта, заинтересованные в его успешной или неуспешной реализации.

Постоянными являются функции по реализации проекта, а состав участников, их роли могут меняться жестких правил тут не существует. В простых краткосрочных проектах все основные функции могут осуществляться одним человеком (он же прожект-менеджер). Если проект долгосрочный и сложный, например, строительство и оборудование спортивного комплекса, понадобится полный набор участников с детальным разделением функций.

Каждый проект затрагивает интересы различных сторон: местных властей, населения, работников предприятия, которое выступает заказчиком проекта, бизнес-партнеров, поставщиков и т.д. Вот примерный круг участников проекта:

§ Заказчик (владелец)

§ Инициатор проекта

§ Инвесторы

§ Консультанты

§ Руководитель проекта (прожект-менеджер)

§ Команда проекта (исполнители)

§ Конкуренты

§ Подрядчики и субподрядчики

§ Владелец земельного участка или объекта недвижимости

§ Поставщики

§ Органы власти

§ Лицензоры

§ Продавцы продукции

§ Общественные группы населения

§ Другие заинтересованные стороны

Некоторые из перечисленных участников могут совпадать друг с другом. Например, Заказчик, Инициатор и Инвестор могут выступать в одном лице. Могут совпадать Руководитель проекта и Заказчик, если вы выполняете проект для себя, своей организации. В конкретных проектах какие-то из перечисленных ролей могут отсутствовать, например, если ваш проект не связан с приобретением или арендой недвижимости, если деятельность не подлежит обязательному лицензированию, если вы не привлекаете подрядчиков. Другими заинтересованными сторонами могут быть надзорные органы, проектировщики, целевая группа потребителей предполагаемой продукции, средства массовой информации и т.д.

Для реализации проекта важно заранее выявить всех влиятельных участников проекта и идентифицировать их потребности и ожидания. Без успешного управления потребностями и ожиданиями участников вероятность успешного осуществления проекта снижается. Руководителю проекта важно уметь находить компромиссы между противоречивыми требованиями участников, осознавая при этом приоритет интересов заказчика.

Заказчик – главный участник проекта, его будущий владелец или пользователь. Заказчик может быть юридическим лицом или физическим, может представлять одну организацию или несколько, объединивших свои капиталы для реализации проекта.

Для нас особое значение имеет команда проекта. Команда проекта – это совокупность работников, осуществляющих функции управления проектом и персоналом проекта. Она представляет собой специфическую временную организационную структуру, возглавляемую руководителем проекта. Состав и функции команды зависят от масштабов, сложности и других характеристик проекта.

На верхнем уровне находится менеджер проекта, на нижних – исполнители, отделы и специалисты, отвечающие за отдельные функциональные сферы.

Менеджер проекта – это лицо, которому заказчик делегирует полномочия по руководству работами по проекту: планированию, контролю и координации работ участников проекта. Конкретный состав полномочий менеджера проекта определяется контрактом с заказчиком. Как правила, это юридическое лицо, но при осуществлении проекта внутри организации менеджером проекта может быть назначен кто-то из сотрудников, руководителей подразделений. Иногда возникают проблемы при создании эффективной временной системы управления, которая должна функционировать совместно с постоянно действующей системой управления в организации.

Нужно сказать, что такое разделение людей, работающих в проекте, характерно для крупных проектов, которые обычно являются и долговременными. За время выполнения проекта персонал может меняться по мере решения тех или иных задач, но команда проекта остается неизменной. В случаях когда вы имеете дело с небольшими, а часто, и средними проектами, количество всех людей, которые работают в них, бывает не слишком велико (в пределах малой группы), все они работают как малая группа, подчиняются законам динамики малой группы, так или иначе участвуют в принятии решений и решении возникающих проблем. Людей, которые выполняют отдельные поручения, не задумываясь об общей цели проекта, в них практически нет, либо разовые поручения узким специалистам являются скорее исключением, чем правилом. В таких случаях команду проекта составляют все, кто работает над ним.

Основной интегрирующий фактор создания и деятельности команды – реализация проекта. Именно под проект формируется система управления, а исходя из системы управления в команду набираются соответствующие люди. В процессе деятельности команда приобретает свои характерные черты, в ней происходят процессы групповой динамики, складывается своя культура, как набор ценностей, норм, способов деятельности. Схематически этот процесс можно изобразить следующим образом.

 

 

 

Команда работает как единое целое, как социальный организм, который имеет свое начало, осуществляет процесс жизнедеятельности и завершает свое существование, т.е. расформировывается. В процессе достижения целей проекта команда приобретает свои черты, использует возможности участников и ресурсы проекта. Возможности участников должны соответствовать целям и задачам проекта, поэтому важно сформировать команду правильно.

Для формирования команды сначала нужно определиться, какие способности и качества людей нужны для решения тех или иных задач. Также нужно прикинуть насколько плотно люди будут заняты в проекте. Может быть так, что кто-то должен быть занят полный рабочий день, а какие-то функции (например, бухгалтер в небольшом проекте) не требуют такой нагрузки. Таким образом, можно определить, какие позиции требуют привлечения человека на полную занятость, а какие – предполагают возможное совместительство, ведь не всегда необходимые вам люди в нужный момент оказываются без работы и готовы уделять вашему проекту весь свой рабочий день. Для подбора необходимых вам членов команды можно в качестве инструмента воспользоваться следующей таблицей.

 

Таблица 11. Команда проекта

 

	Должность в проекте	Требования (знания умения, навыки, опыт)	совместительство
	Помощник менеджера
	Бухгалтер
	Администратор

 

Сначала нужно рассчитать, сколько людей вам нужно для работы и их функции (должность), потом сформулировать требования, исходя из специфики проекта. Требования не должны носить абстрактный характер, например, «высшее образование, владение компьютером». Нужно предельно конкретно для себя, прежде всего, уяснить, что требуется от членов команды: умение составлять договора подряда, знание предпринимательского права, основ земельного законодательства, опыт ведения переговоров с подрядчиками и поставщиками, навыки использования определенных компьютерных программ, скажем, «1С Бухгалтерия», Excel и т.п. Можно оговорить наличие личного автотранспорта либо умение водить машину. Иногда важными оказываются и некоторые психологические характеристики: умение быстро и самостоятельно принимать решения в критических ситуациях, коммуникабельность, все это тоже можно указать в требованиях.

И, наконец, последний столбец – условия совместительства, здесь мы отмечаем, нужен ли нам человек на полный рабочий день либо мы можем принять его на основе совместительства. Этот момент становится важным, когда вы планируете рабочее время членов команды. Необходимо, чтобы человек, который является совместителем у вас в проекте, знал, в какое время он будет занят в работе над проектом, а какое он может посвятить основному месту работу. При ненормированном рабочем дне он может сказать, в какие дни он занят, и отрывать его от работы категорически нельзя, а в какие он менее загружен и может отдать свое время проекту. С учетом этого нужно будет планировать его рабочее время. Если работа, к примеру, бухгалтера в небольшом проекте не требует ежедневной восьмичасовой работы, то лучше привлечь совместителя. Плюсом здесь окажется и экономия на заработной плате.

Себя прожект-менеджер в эту таблицу не вписывает и требования к себе не выдвигает. Таблица – инструмент для формирования команды. Сюда заносятся только те члены команды, которых менеджер набирает для работы в проекте. Себя искать и привлекать для работы ему не нужно.

В команде проекта можно выделить постоянных и привлекаемых членов. Привлекаемые члены команды – это люди, которые выполняют разовые поручения, либо их знания и навыки нужны для очень ограниченного круга задач на короткий период времени. Например, юрист, специализирующийся на сделках с недвижимостью, необходим на период выбора объекта недвижимости и сопровождения сделки купли-продажи.

В крупных проектах целесообразно ввести должность администратора проекта – специалиста, отвечающего за официальное делопроизводство внутри проекта, протоколирующего вносимые изменения, жалобы и другие вопросы, связанные с контрактными обязательствами, он может отвечать также и за ведение архива проекта.

После формирования команды строят схему организационной структуры, изображенную рисунке ниже, на которой показывают подчиненность участников. В большинстве случаев выбирается плоская организационная структура проекта в которой все участники, включая администратора, подчиняются менеджеру. В больших и сложных проектах, когда в состав рабочей группы входит количество участников большее, чем стандартная норма управляемости - семь, в организационную структуру проекта вводят промежуточные уровни. Сотрудники, занимающие промежуточные уровни становятся менеджерами своих подпроектов.

 

Набирая команду проекта, следует избегать излюбленной в России практики: сначала пригласить для работы в проекте своих друзей и знакомых, а потом решать, что можно поручить каждому из них и смогут ли они справиться с поставленными задачами. Начинать нужно именно с определения количества людей, их функций и требованиями, а потом уже под эти требования подбирать конкретных людей.

Другая ошибка – это слишком большая или слишком маленькая команда. В слишком большой команде люди часто простаивают, имеют свободные или очень слабо загруженные дни, получая при этом полноценную зарплату, которая заложена в бюджете проекта. Если команда слишком мала, то люди перегружены, срываются сроки выполнения задач. Для того, чтобы избежать таких ошибок, вы рассчитывали трудоемкость каждой задачи, она поможет сориентироваться, сколько людей вам нужно.

Смысл командной работы по реализации проекта заключается в возможности синергетического эффекта от объединения групповых усилий. Такая кооперация значительно эффективнее, чем конкуренция.

Необходимо подобрать команду таким образом, чтобы были обеспечены:

§ соответствие количественного и качественного состава команды целям и требованиям проекта

§ эффективную групповую работу по управлению проектом

§ психологическую совместимость членов команды и создание стимулирующей внутрипроектной культуры

§ эффективное внутригрупповое общение и выработку оптимальных групповых решений

Можно выделить пять характеристик эффективной проектной группы:

- высокие результаты в работе;

- высокая удовлетворенность членов группы работой и принадлежностью к группе;

- большое количество предлагаемых решений и идей;

- большое количество решенных проблем;

- положительный эмоциональный опыт.

В профессиональном отношении эффективность команды – это нацеленность всей команды на конечный результат, инициатива, творческий подход к решению задач. Но не менее важен и социально-психологический климат в команде. Важнейшие составляющие благоприятного социально-психологического климата:

- наряду с формальной системой отношений в команде развита и неформальная;

- задача вполне понятна и принимается;

- члены команды прислушиваются друг к другу;

- все члены команды участвуют в осуждении задач;

- члены команда выражают не только свои мысли и чувства;

- существующие конфликты и разногласия концентрируются вокруг идей и методов, а не личностей;

- решение группы основывается на осознанном согласии, а не голосовании большинства.

Если эти составляющие присутствуют, то климат в команде благоприятный. В таких условиях команда не только высоко ориентирована на достижение цели проекта и успешно справляется с поставленными задачами, но и удовлетворяет личные и межличностные потребности своих членов.

Менеджер проекта не должен думать, что стоит только собрать подходящих людей и работа закипит, и каждый будет с энтузиазмом работать в общих интересах. Существуют законы групповой динамики, которые действуют независимо от срочности выполнения работ, загруженности руководителя и других членов проекта. Поэтому менеджеру нужно быть готовым потратить часть своего времени и усилий, иногда немалую часть, на то, чтобы члены команды успешно сработались друг с другом.

Каждая команда в процессе своего формирования и деятельности проходит определенные стадии своего жизненного цикла, каждый из которых имеет свои характеристики.

На стадии формирования происходит знакомство членов команды друг с другом, с проектом, обговариваются нормы и правила взаимодействия, ставятся задачи команды и определяются пути и принципы их достижения.

На стадии срабатываемости члены команды испытывают некоторую психологическую напряженность. Это период начала совместной работы, когда различия в характерах, подходах, методах и стилях решения задач провоцируют повышенную конфликтность. В это время активно идут процессы групповой динамики: выявление лидеров, формирование неформальных групп, определяется место в команде каждого работника. Именно в это время складывается социально-психологический климат и внутренняя культура проекта. Руководителю проекта в это время нужно быть особенно внимательным к своим сотрудникам, потому что от того, как сложатся отношения в команде, зависит эффективность дальнейшей работы. Следует предупреждать те виды конфликтов, которые поддаются профилактике, быть посредникам в других конфликтах, где сталкиваются интересы участников, препятствовать формированию взаимно враждебных группировок, способствовать налаживанию доброжелательной атмосферы при обсуждении задач и проблем.

На рабочей стадии, которая является самой продолжительной, идет нормальный продуктивный процесс работы, общение носит деловой характер, детали взаимодействия уточняются по ходу выполнения задач. Члены команды учатся понимать друг друга и объединять свои усилия, расрывают свою индивидуальность, проявляют творческие способности. Конфликты на этой стадии тоже возникают, но носят конструктивный характер и касаются вопросов, связанных с проектной деятельностью.

Стадия реорганизации возникает, когда происходят изменения в количественном и качественном составе команды, например в больших длительных проектах при переходе к очередному крупному этапу работы. Когда завершается как-то этап проекта, или приходится внедрять существенные изменения, или происходит замена работников из-за профессионального несоответствия, привлекаются новые специалисты, временные эксперты. Этот период чреват повышенной напряженностью, поскольку структура команды меняются, новые члены ищут свое место в ней. Однако к этому моменту проектная (корпоративная) культура уже сложилась, и новые члены склонны скорее вписываться в существующую систему, чем выстраивать новую, скорее усваивать групповые ценности и нормы, нежели насаждать свои правила. Тем не менее, в процессе адаптации возможны попытки пересмотреть существующие нормы, или кто-то из новичков будет пытаться бороться за лидерство. В это время менеджеру проекта следует внимательно отнестись к тому, как складываются отношения в команде в процессе реорганизации.

И, наконец, стадия расформирования команды. По завершении проекта расформировывается его команда. Если члены команды привлекались из организации, в которой был реализован проект, то они возвращаются в свои подразделения и не испытывают неуверенности и беспокойства в связи с необходимостью поиска новой работы. Как правило, если команда работала успешно, то в новых проектах их будут привлекать к работе снова. Если же команда создавалась из людей, набранных «со стороны», то менеджер сталкивается с проблемой дальнейшего их трудоустройства. Как минимум ему следует позаботиться о хороших рекомендациях для тех, чья работа в проекте была достаточно эффективной. Если ожидается заказ на новый проект, есть возможность пригласить часть специалистов в новую команду. В таких случаях члены команды стремятся повысить свою производительность, доказать свой профессионализм и компетентность.

Для организации работы команды нужно иметь офис проекта. Это штаб проекта, центр, где проводятся совещания и встречи, где, по возможности, должны располагаться рабочие места членов команды. Это обязательно и для больших масштабных проектов и желательно для небольших.

 

Вопросы и задания для самоконтроля:

 

1. Кто такие участники проекта?

2. Могут ли роли участников совпадать?

3. Кто является главным участником проекта? Почему?

4. Как формируется структура команды проекта?

5. По каким принципам подбирается команда проекта?

6. Каковы преимущества и недостатки совместительства для членов команды?

7. Каковы характеристик эффективной проектной группы?

8. Каковы важнейшие составляющие благоприятного социально-психологического климата?

9. Каковы стадии жизненного цикла команды?