Документирование хозяйственных операций

Документом в бухгалтерии называют письменное свидетельство о совершенной хоз операции со всеми вытекающими отсюда последствиями – правовыми и материальными.

Бухгалтерский документ – это любой носитель информации, с помощью которого в данной организации на любом участке производства регистрируются хозяйственные операции.

Бухгалтерскими документами регистрируются все хозяйственные операции и в той последовательности, в которой они совершаются на производстве. Именно так обеспечивается сплошной и непрерывный учет всех объектов учета предприятия.

Форма документа определяется совокупностью показателей, а число показателей зависит от содержания хозяйственной операции. Выделяют реквизиты основные, т. е. обязательные для каждого бухгалтерского документа. Они придают документу доказательную силу.

К основным реквизитам относят наименование документа и наименование организации, от имени которой составлен документ; дату составления документа; содержание операции, которую документ отражает; измерители в натуральном и денежном выражении; наименование должностей работников, которые отвечают за конкретную хозяйственную операцию, и их личные подписи. Перечень лиц, имеющих право производить хозяйственные операции с оформлением первичных учетных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции, либо, если такой возможности нет, сразу же по окончании операции. Ответственность за своевременное и правильное оформление документов, за достоверность данных, содержащихся в них, несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

На предприятии должен быть график документооборота, в котором нормируется своевременное и достоверное создание первичных документов, а также передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.

Документы составляют на бланках установленной формы. Если какие-то реквизиты не заполняются, то место, отведенное для них, перечеркивают.

Документы заполняют чернилами, шариковой ручкой, на пишущих и счетных машинах, принтерах. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко, разборчиво, денежную сумму указывают цифрами и прописью.

Ошибки в бухгалтерских записях нельзя исправлять с помощью подчисток. Неправильная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, затем сверху дописывается правильная информация. При этом исправление специально оговаривается. Текст оговорки таков: «Написанному во исправление ошибки (новый текст или сумма) верить.» Затем следует подпись лица, производившего исправление, и указывается дата исправления.

В денежных документах (например, приходных и расходных кассовых ордерах) исправления не допускаются.

Документы, поступившие в бухгалтерию, обязательно проверяют: по форме, устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие подписей, четкость заполнения документа. Затем проводится арифметическая проверка: определяют правильность подсчетов. Далее проверяют документ по существу: проверяют законность хозяйственной операции.

После этих проверок документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают их расценку, группировку и разметку.

Расценка (таксировка) документов – это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей. Группировка документов – это подбор однородных документов, чтобы делать записи общими итогами. Разметка (контировка) – это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции.

После разметки данные о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а сами документы сдают в архив. Этот процесс прохождения документов от момента выписки до сдачи на хранение называют документооборотом.

Все бухгалтерские документы подлежат обязательному хранению, срок которого устанавливается Главным архивным управлением. В соответствии с существующими в настоящее время правилами большинство первичных документов и вспомогательные учетные регистры (счета, ведомости, журналы) хранятся 3 года, отчеты и Главная книга – 5 лет, лицевые счета работников предприятия – 75 лет.

Во время хранения изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям Главный бухгалтер (другое должностное лицо) с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, может снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты.

Если первичные документы пропали, руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин пропажи. Результаты работы комиссии оформляют актом с утверждением руководителем предприятия.

В Российской Федерации все первичные документы, учетные документы и отчетность должны составляться на русском языке

План счетов бюджетного учета

План счетов утвержден инструкцией №25Н. Состоит из 5 разделов и забалансовых счетов.

1 раздел- Нефинансовые активы- ОС (010100000), непроизводственные активы(010200000), амортизация(01040000010, НМА(010300000), материальные запасы(010500000), капитальные вложения.

2 раздел -Финансовые активы- Денежные средства всех видов, денежные документы, финансовые вложения, все виды дебиторской задолженности, включая бюджетную (ден ср-ва учреждений- 020100000, расч по выдан авансам- 020600000, расч с подотчетн лицами-020800000, расч по недостачам- 020900000, расч с проч дебиторами-021000000).

3 раздел- Обязательства- Кредиторская задолженность учреждений всех видов по оплате труда, поставщики, подрядчики(расч с поставщ и подрядч-030200000, расч по платеж бюдж- 030300000, расч с депонентами-030400000, расч по удержан из ЗПЛ-030403000).

4 раздел- Финансовый результат –Объединены сч, предназначенные для отражения положительных либо отрицательных разниц между доходами и расходами учреждений: результат деятельности за текущий год, предыдущих лет, доходов будущих периодов, результат по кассовому исполнению бюджета и др. (финанс. Результат учреждений- 040100000).

5 раздел-Санкционирование расходов бюджета- Лимит получения и передачи бюджетных обязательств, а также бюджетных ассигнований. Учет на счетах этого раздела ведут распорядители бюджетных средств и органы казначейства (лимиты бюдж обязат- 050100000, принятые бюдж обязат текущ года- 050200000, бюдж ассигнования-050300000).

Забалансовые счета- счета для учета обеспечения исполнения обязательств гос. и муниципальн. гарантий, арендованных ОС, невыясненных поступлений в бюджет и др. На счетах этой группы в стоимостной оценке учитывается наличие и движение ценностей, не принадлежащих учреждению. Данные таких счетов не учитываются при подготовке бухгалтерского баланса.