Характеристика программного пакета Winpost

В настоящее время в исследуемой организации для автоматизации работы используется программный продукт Winpost. Представим его харкетристику.

Система WinPost поддерживает функционирование АРМ оператора почтовой связи и осуществляет решение всего набора задач операционного дня [37].

WinPost включает в себя такой функционал [34]:

· выдача наличных средств по банковским картам;

· оформление подписки на периодические издания;

· прием, оплата денежных переводов «Телеграфный плюс»;

· приём внутренних и международных переводов, а также выдача переводов клиентам;

· приём коммунальных платежей;

· прием платежей за услуги электросвязи;

· приём телеграмм;

· приём, вручение, возврат и досыл внутренних и международных почтовых отправлений;

· продажа товаров;

· формирование «электронной очереди».

Система WinPost является компонентом прикладного программного обеспечения для автоматизации рабочего места сотрудника почтовой связи. Система WinPost предназначается для автоматизации процесса учета, формирования, а также первичной обработки данных, получаемых из почтово кассовых операций в результате оказания услуг населению со стороны почты России (рисунок 12).

Рисунок 12 – Система Winpost

Автоматизированное рабочее место Winpost предназначено для оказания целого спектра услуг. ПО - это почтово-кассовый терминал, который включает фискальный регистратор и персональный компьютер.

Дополнительно АРМ оператора почтового отделения может быть оборудовано такими устройствами, как электронные весы, сканер штрихового кода, считыватель пластиковых карт.

В ИС WinPost реализованы такие функции:

· оформление подписки на печатные издания;

· приём внутренних и международных переводов, а также выдача переводов клиентам;

· осуществление выплат клиентам и приём различных платежей;

· приём телеграмм;

· приём, досыл, возврат, вручение внутренних и международных почтовых отправлений;

· проведение возвратных операций;

· проведение электронных платежей;

· продажа товаров;

· формирование «электронной очереди».

Процесс оплаты услуг в WinPost может быть проведен:

· в счет авансового платежа;

· по безналичному расчету;

· по наличному расчету;

· с расчетной пластиковой карты.

Перейдем к рассмотрению основного функционала системы.

Процесс обработки почтовых отправлений

Для операций по обслуживанию клиентов применяется раздел «Новый клиент» в основном меню ИС. Этот пункт меню доступен к выбору после открытия нового операционного дня. Для запуска операций применяетсяя меню по работе с клиентами.

Работа с внутренней почтой

Для запуска операций по приему почтовых отправлений в пределах Росии нужно в меню экранной формы по работе с клиентами выбрать пункт «Услуги», в нем выбрать «Прием почтовых отправлений», затем «Внутренняя почта» либо использовать комбинацию предустановленных клавиш (HotKey).

В системе предусмотрены такие виды почтового отправления, как:

· экспресс-письмо;

· ценное письмо;

· ценная посылка;

· ценная бандероль;

· обыкновенная посылка;

· заказное письмо;

· заказная карточка;

· заказная бандероль.

Значение определенного пункта выбирается из списка значений. В зависимости от выбранного пункта вида почтового отправления определенные элементы управления скрываются, а значения остальных элементов управления, наоборот, становяться доступными.

Для запуска операций вручения почтового отправления в пределах России требуется зайти в меню работы с клиентами и там выбрать пункты «Услуги», затем «Вручение почтовых отправлений», далее «Внутренняя почта».

Для запуска операций по возврату почтового отправления в пределах России требуется зайти в меню работы с клиентами и там выбрать пункты «Услуги», затем «Возврат почтовых отправлений», далее «Внутренняя почта».

Работа с международной почтой

Для запуска операций по приему почтового отправления для адресатов, которые находятся за пределами России, требуется зайти в меню работы с клиентами и там выбрать пункты «Услуги», затем «Прием почтовых отправлений», далее выбрать пункт «Международная почта». После таких действий происходит вызов экранной формы, где задаются параметры клиента таким же образом, как это делается для операций с внутренней почтой.

Предусмотрены такие виды почтовых отправлений:

· экспресс-письмо;

· ценное письмо;

· ценная посылка;

· простой мешок;

· простое письмо;

· простая бандероль;

· почтовая карточка;

· обыкновенная посылка;

· мелкий пакет;

· заказной мешок;

· заказное письмо;

· заказная карточка;

· заказная бандероль;

· евро-письмо.

Нужное значение требуется выбрать из данного списка. В зависимости от указанного вида почтового отправления определенные элементы управления меню становятся неактивными, а значения других элементов автоматически активируется. Для запуска операций вручения почтового отправления международной почты требуется в меню системы по работе с клиентами запустить пункт «Услуги», затем «Вручение почтовых отправлений», далее «Международная почта».

Операция по возврату почтового отправления международной почты запускается аналогично операции по возврату внутренней почты: нужно в меню формы по работе с клиентами запустить пункт «Услуги», далее «Возврат почтовых отправлений», затем «Международная почта».

Выполнение операций с платежами

В ИС WinPost предусматривается возможность по приему платежей разного назначения от физических и юридических лиц [28]. Отдельной операцией предусмотрены действия по приему платежей оплаты услуг мобильной связи.

Для запуска операций приема платежей требуется в меню формы по работе с клиентами выбрать раздел «Услуги», заетм «Платежи», далее «Платежи».

С целью оплаты услуг мобильной связи требуется в меню формы по работе с клиентами выбрать раздел «Услуги», далее «Платежи», затем «Online платежи».

Работа с переводами денежных средств

Одним из основных видов услуг, которые предоставляются клиентам, являются услуги по приему денежных переводов как в пределах России, так и за рубеж. Выполнение этой операции определяется автоматически в зависимости от адреса пункта назначения. Исходя из этого денежные переводы разделены в системе на:

· переводы в страны СНГ и Балтии – денежные переводы в страны Балтии и страны Содружества Независимых Государств;

· местные переводы – денежные переводы в рамках одного региона, местности и т.д. - этот параметр настраивается в системе в модуле конфигуратора;

· международные переводы;

· внутренние переводы, то есть денежные переводы по России.

Операции денежных переводов запускаются в основной форме оказания услуг клиентам почтового отделения с выбором типа перевода и указанем категории, к которой принадлежит клиент.

Для запуска операций по переводу денежных средств в рамках определенного региона нужно в меню формы по работе с клиентами выбрать пункт «Услуги», далее «Прием переводов», затем «Местные переводы».

Для запуска процесса перевода денежных средств по России нужно зайти в меню формы по работе с клиентами и там выбрать пункт «Услуги», затем «Прием переводов», далее «Внутренние переводы».

Операции перевода средств по СНГ и странам Балтии выполняются посредством выбора в меню пункта «Услуги», затем «Прием переводов», далее «Переводы по СНГ и странам Балтии».

Для международных денежных переводов применяется пункт меню «Услуги», затем «Прием переводов», далее «Международные переводы».

Для запуска операции перевода всех четырех ранее рассмотренных типов применяется единая экранная форма, отличающаяся заданием некоторых параметров, причем определенные значения задаются системой автоматически, что указывается соответствующими опциями в модуле конфигуратора Winpost.

Для внутренних и местных переводов предусматриваются такие виды переводов:

· телеграфный срочный;

· телеграфный;

· почтовый.

Нужное значение вида перевода выбирается из указанного списка. Для перевода по СНГ и в страны Балтии, а также для проведения международных переводов предусматривается только операции почтового перевода. Оплата таких переводов может быть осуществлена только российскими рублями.

Проект «КиберДеньги» представляет собой электронные денежные переводы и расширяет возможности обычных переводов денежных средств. Можно выделить такие основные особенности электронных переводов денежных средств:

· предоставление информационной поддержки, такой как отчеты об осуществленных ранее денежных переводах;

· получение уведомлений при доставке перевода;

· использование различных криптографических систем по защите передаваемых данных;

· для корпоративных клиентов применяется гибкая система тарификации;

· быстрота перевода денежных средств.

Применение систем электронных деженых переводов предоставляет выгодные преимущества для кредитных и торговых предприятияй, а также для мобильных операторов, интернет-провайдеров, других компаний, которые предоставляют услуги приема платежей от населения. Этот функционал Winpost может значительно расширить географию деятельности предприятия, опираясь на развитую сеть почтовых отделений в России. Для запуска операции с электронными денежными переводами нужно в меню формы выполнения операций с клиентами нажать на пункт:

· для приема международного перевода – «Услуги», затем «Переводы Elpay», далее «Прием международных переводов»;

· для приема внутреннего перевода – «Услуги», затем «Переводы Elpay», далее «Прием внутренних переводов»;

· для выплаты средств по международным денежным переводам – «Услуги», далее «Переводы Elpay», затем «Выплата международных переводов»;

· для выплаты средств по внутренним денежным переводам – «Услуги», далее «Переводы Elpay», затем «Выплата внутренних переводов».

Для ускорения процесса выполнения операции вместо выбора пункта меню можно использовать комбинации «горячих» клавиш, которые указываются рядом с именами пунктов меню системы Winpost.

 

Глава 3 Внедрение специализированной информационной системы управления почтового отделения номер 4 (город Киров)

3.1 Направление улучшения информационной системы почтового отделения № 4 (город Киров)

На текущий момент в почтовом отделении № 4 г.Кирова используется информационная система WinPost. В результате рассмотрения функционала программы, а также сбора жалоб со стороны работников отделения во время прохождения преддипломной практики, можно выделить набор недостатков информационной системы Wipost, и рассмотреть, каким образом новая система ЕАС ОПС устраняет выделенные недостатки Winpost.

1) Для организации полноценной работы почтового отделения непосредственно в области оказания услуг населению к основной системе Winpost требовалось подключать и синхронизировать работу таких дополнительных систем, как [30]:

· ИС «ОПС – Почтовые отправления» (предназначена для создания системы сбора информации о регистрируемых почтовых отправлений)

· ППП «Партионная почта» (предназначен для приема, обработки и создания информации о регистрируемых почтовых отправлениях, обработки партионной почты, проверки корректности информации и тождественности информации и отправлений и другие операции)

· Модуль «Лайконикс» (торговля)

Оператору приходится постоянно работать в разных программных продуктах, переключаться между ними, синхронизировать их. К тому же применение разного ПО увеличивает риск ошибок как всей системы в целом, так и оператора в частности.

При внедрении ЕАС ОПС заменяет:

· ППП WinPost

· ИС «ОПС – Почтовые отправления»

· ППП «Партионная почта»

· Модуль «Лайконикс»

Функции данных систем сведены в единую ИС ЕАС ОПС, что облегчает и ускоряет работу оператора отделения, а также повышает надежность работы системы и снижает количество ошибок оператора.

2) Для оказания услуг, ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения безопасности, то есть для комплескной автоматизации деятетельности организации могут применяться дополнительны программные продукты:

· 1С

· ОАСУ РПО и ЦХДПА

· ИС Информационно-выплатной центр

· База террористов

· Подписка (уровня почтамта)

· Western Union

· Форсаж СБП

· ЕСПП

· База эталонных индексов

· Post Pay

· Свободная Касса

· АРФУ Почта Финанс

· УФС (ж\д билеты)

· Виртуальная карта

· Банк Москвы Платежи и Пенсия

· СтоЛото

Программная система Winpost не содержит средств для интеграции с данными продуктами, в то время как в «ЕАС ОПС» она предусмотрена. То есть упрощяется инфорационный обмен между приложениями, сокращается число рутинных операций работника на ввод данных и снижается вероятность ошибок при переключении от одного приложения к другому, ведь в «ЕАС ОПС» информационный обмен с данными системами автоматизирован и скрыт от оператора.

В таблице 8 представлены преимущества «ЕАС ОПС» по сравнению с Winpost.

Таблица 8 – Преимущества «ЕАС ОПС» по сравнению с Winpost

Исключается	Автоматизируется
Региональные доработки/разработки программ и систем	Обмен между Базами данными
Корректировки Дневника ф. 130 на уровне ОПС	Контроль за актированными операциями
Промежуточный свод Дневников ф. 130 в Информационных пунктах	Передача информации из/в ОПС в Почтамт (1С АСКУ, АСЗУП, Подписка, Почта Маркет)
Транзитная передача файлов с РПО в ОАСУ РПО	Производственные процессы (движение денежных средств в ОПС, входной контроль партионной почты, проверка по Перечню террористов)
Часть отчетов с уровня ОПС и Почтамта: статистические отчеты, отчеты по кассовым операциям, отчеты по ТМЦ и услугам (поэтапно)	Отчетность на уровне ОПС/Почтамт/Филиал по переводам, пенсиям, пособиям, ТМЦ, 2а-п и 2б-п

 

Поясним таблицу 8. Столбец «Исключается» содержит сведения о функциях работников почтового отделения, которые ранее им приходилось делать дополнительно вследствие несовершенства системы Winpost. Например, ранее каждое почтовое отделение проводило региональные доработки или разработки ПО, что отнимало много времени, делало системы ненадежными. К тому в разных почтовых отделениях получалось разное ПО, что затрудняло информационных обмен между ними.

С введением «ЕАС ОПС» операции автоматизируются (столбец «Автоматизируются»), в частности, формируется механизм обмена между базами данных почтовых отделений.

Одной из основных видов деятельности организации является подготовка отчетности. В Winpost этот процесс был мало автоматизирован.

В таблице 9 представлен список отчетов, которые в WinPost ранее собирались вручную, а в ЕАС ОПС автоматизированы.

Таблица 9 – Список отчетов, которые в WinPost собирались вручную, а в ЕАС ОПС автоматизированы

Наименование отчета	Периодичность	WinPost	ЕАС ОПС
Статистический отчет ф. 2а-п, 2б-п	1 раз в месяц	Частичная выгрузка	Автоматизировано
Отчет о движении ТМЦ (ЗПО, комиссионных и собственных по наименованию каждого товара)	1 раз в месяц	вручную
Отчет по выплаченным пенсиям/пособиям	ежедневно	вручную
Отчет о движении лотерейных билетов	1 раз в месяц	вручную
Отчет о реализации периодический печатных изданий	1 раз в месяц	вручную
Отчет о приеме миграционных уведомлений	1 раз в месяц	вручную
Отчет по оказанным услугам (ксерокопирование, интернет, услуги электросвязи Телеграммы)	1 раз в месяц	вручную
Отчет по сетевым услугам	1 раз в месяц	-
Отчет по аннулированным и актированным операциям с детализацией по сотрудникам	1 раз в месяц	-
Отчет по сомнительным операциям (в соответствии с ФЗ – 115)	ежедневно	-
Отчет по корректировкам Дневника ф. 130	1 раз в месяц	-

 

Таким образом, внедрение ЕАС ОПС должно значительно уменьшить количество ошибок операторов, повысить автоматизацию процессов и сделать все виды услуг доступными во всех окнах почтовых отделений, что позволяет быстрей обслуживать клиентов. В среднем время обслуживания одного клиента должно сократиться в 2-3 раза в зависимости от типа услуги.

С помощью ЕАС ОПС сотрудники организации смогут регистрировать входящие и исходящие почтовые отправления, оформлять прием и выплату денежных переводов (в т.ч. «Форсаж» и Western Union), подписку на печатные издания, осуществлять выплату пенсий и пособий, оформлять услуги страхования, брокерского обслуживания, банковских вкладов, кредитов и микрозаймов, продавать лотерейные, авиа и жд-билеты, оформлять услуги телеграфной и голосовой связи.

Благодаря синхронизации ЕАС ОПС с базой данных почтовых отправлений оператор сможет в оперативном режиме отслеживать статус прохождения отправления, отмечали в «Почте». Система позволяет осуществлять многоуровневый контроль прохождения денежных средств, что гарантирует их дополнительную сохранность для клиента.

Оказание некоторых услуг система позволяет перевести на «безбланковую технологию» (заполнение информации только в электронном виде).

Кроме того, с помощью ЕАС можно будеть решать задачи по формированию и ведению табеля учета рабочего времени, учета выработки персонала отделений, а также значительно упростить отчетность благодаря получению унифицированной информации в электронном виде.

 

Таким образом, предложено внедрить более совершенную систему ЕАС ОПС (RetailPOS) [31-33]. За счет оптимизации бизнес процессов, заявленных производителем данного ПО, планируется снизить трудоемкость выполнения бизнес процессов почтового отделения, тем самым сэкономив не только трудовые, но и финансовые ресурсы на заработную плату.