Этапы разработки и организации BTL-мероприятий

Разработка BTL-мероприятий включает в себя несколько этапов:

1) Определение целей;

2) Определение Целевой аудитории;

3) Определение бюджета;

4) Разработка BTL-мероприятия;

5) Оценка эффективности;

6) Информационная поддержка;

7) Разработка системы контроля;

8) Проведение BTL-мероприятия;

9) Подготовка материалов для последующего продвижения;

10) Подготовка фото-отчета.

Подробнее о каждом:

1) Для успешного проведения BTL-мероприятия необходимо четко понимать, для каких целей проводится событие и что необходимо достичь с помощью BTL-мероприятия.

В данной дипломной работе, рассматривается разработка BTL-мероприятий для ресторана «Морковь», поэтому цели могут быть следующими:

Повысить имидж заведения;

Привлечь новую Целевую аудиторию;

Удержать постоянных посетителей;

Познакомить посетителей с новыми блюдами;

Повысить уровень известности заведения.

2) Общая целевая аудитория ресторана (семейные пары 35-45 лет), для достижения лучшего эффекта необходимо деление на целевые группы, для которых будет проводиться BTL-мероприятие. Самой большой ошибкой при планировании мероприятия может быть неправильное определение целевой аудитории.

Важный этап при анализе целевой аудитории – это раскрытие ее особенностей и взглядов на объекты информационной компании.

Следовательно, мероприятия, организованные для молодежи, должны отличаться от мероприятий, нацеленных на людей среднего возраста.

3) Важная, но в тоже время непростая задача для рекламиста является разработка бюджета. После изучения существующего списка BTL-инструментов и интересов целевой аудитории, необходимо определить стоимость BTL-акции, для этого требуется понимать какие средства и расходные материалы могут понадобиться. Здесь все зависит от целей акции и рекламируемого продукта.

4) После определения целей и задач мероприятия, целевой аудитории и бюджета, отведенного на это мероприятие, необходимо разработать концепцию BTL-мероприятия – выбрать инструмент продвижения и выработать общую идею продвижения. Способ продвижения, план мероприятия, партнеры мероприятия, система приглашения, регистрация участников, брендирование площадок, тайминг мероприятия, текстов для промоутеров. Если это какие-либо конкурсы и лотереи, то критерии оценки победителей и условия награждения и т.п..

От точности и полноты выполнения данного этапа зависит успех всего BTL-мероприятия и достижение поставленных целей.

Если у компании нет маркетингового отдела, и они до этого этапа не пользовались услугами BTL-агентств, то на данном этапе необходимо обратиться к квалифицированным профессионалам в данной области, а иначе мероприятие по продвижению может обернуться упадком статуса и имиджа компании.

5) Для того, что бы акция была успешной необходимо не только достижение цели, но и что бы достигнутая цель оправдывала затраченные средства. Необходимо рассчитать ожидаемый охват аудитории, количество ожидаемых гостей на мероприятии. Если цель оправдывает средства можно переходить к следующему этапу, если нет, то необходимо вернуться к предыдущему этапу.

6) Для того, что бы BTL-мероприятие не прошло незамеченным(или малозамеченным) необходимо распространить информацию подходящим способом. Выбор средств информирования отталкивается от целевой аудитории мероприятия. Если это презентация для партнеров или специально приглашенных гостей, то необходимо воспользоваться директ-маркетингом и разослать приглашения лично каждому с кратким описанием программы, местом и временем мероприятия. Если акция проводится для широкого круга лиц, потенциальных потребителей или определенного сегмента целевой аудитории, то лучше задействовать СМИ и разработать рекламное сообщение с призывом посетить мероприятие, краткая программа, его место и время. Исходя от целевой аудитории необходимо понимать, где лучше разместить рекламу события, что бы она дошла до нужных людей.

В случае если это крупное событие, то необходимо его дальнейшее продвижение.

7) В организации мероприятия главное контроль. Для четкого соблюдения плана мероприятия и во избежание непредвиденных обстоятельств необходимо четко распределить обязанности среди участников BTL-мероприятия и создать систему контроля за их исполнением.

8) Все мероприятие должно идти четко по сценарию, в случае непредвиденных обстоятельств решения принимает координатор мероприятия. Важно следить за реакцией людей, не допускать утомления и усталости. Для этого необходимо организовать удобство участников, что бы они смогли воспринимать информацию не искаженную негативным восприятием на период проведения мероприятия.

9) Необходимо проследить за выходом последующей рекламы BTL-мероприятия. Это могут быть статьи, отчет в социальных сетях, интервью по радио и т.д.

10) После проведения BTL-мероприятия необходимо предоставить фото-отчет генеральному директору, о его проведении. Если есть необходимость отправить тезисы и отчет о прошедшей акции партнерам компании.