Образец внешней докладной записки.

Кировское районное Генеральному директорукниготорговое объединение объединение "Москнига" МАГАЗИН №196 А. В.Горбунову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 09.03.90 № 3 Москва О дополнении выделения лимита книг в обмен на сданную макулатуру В связи с угрозой невыполнения плана реализации товаров в 1 квартале 1990 г. прошу Вас дать указание книготорговой базе о выделении лимита следующих книг в обмен на сданную макулатуру:

Автор книги	название	Количество экземпляров	Сумма
1.
2.
Всего:

Директор магазина подпись И. П. Трибина

 

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему.

Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель.

Текст служебной записки обычно составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Датой служебной записки является дата ее подписания.

ПИСЬМО

 

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различие сведения, уведомлять о событиях.

Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Реквизиты формуляра - образца ПИСЬМА:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства) - автора документа;

- справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке);

- дата, номер;

- адресат (кому направляется, однако не более четырех адресатов на одном письме);

- ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса (например, инициативного письма) только на бланке для писем;

- заголовок к тексту (не более 28 знаков в строке; при более длинной строке заглавие делят на строчки (пишут через 1 интервал), имеющие законченный смысл; в конце строчек не ставят, точку и кавычки;

- текст;

- отметка о наличии приложений;

- подпись (указывают наименование должности, проставляют личную подпись и расшифровывают ее);

- печать (если нужно);

- отметка об исполнителе (фамилию и телефон исполнителя проставляют от левого поля, внизу бланка);

- отметка об исполнении документа (Ф. И. О. машинистки, количество экземпляров, если нужно);

- гриф ограничения доступа к документу ("секретно", "конфиденциально" и т.п.).

Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа - письмо - не пишут.

Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное под-разделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.

Реквизит "Адресат" оформляют с 4-го положения табулятора (32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организациям или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже.

Например:

1. Завод "Луч"; "Школа 561"

 

2. Завод "Луч"

Отдел сбыта

 

3. Московский государственный университет

Факультет журналистики

 

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации пишут в именительном падеже, название должности, Ф. И. О. - в дательном.

Например:

1. Завод "Луч"

Начальнику отдела сбыта

Фролову Н.В.

 

2. Завод "Луч"

Отдел сбыта

Начальнику отдела

Фролову Н.В.

 

Если письмо адресовано руководителю предприятия, то после названия должности указывают наименование предприятия.

 

Например:

1. Директору завода "Луч"

Сидорову Н.Г.

 

2. Директору школы 561

Васильевой Н.Г.

В реквизит "Адресат" может входить и почтовый адрес организации.

 

Например:

 

Директору завода "Прогресс"

г-ну Маркову И. М.

 

000000, Москва

ул. Петрова, 18

 

При отправлении письма частному лицу вначале пишут адрес, затем лилию, инициалы (или имя, отчество полностью).

Элементы реквизита "Адресат" отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.

Адресуя письмо нескольким, получателям, адрес основной организации пишут первым, затем указывают другие. Если документ направляют болee чем в четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Письмо может быть адресовано однородным организациям. В этом случае адрес указывают обобщенно:

 

Директорам школ

и техникумов

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме только, если они взаимосвязаны.

Факты, события излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.

Текст письма состоит из вводной и основной частей.

В водной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д. В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, общение, отказ и т.д., Письмо может состоять только из основной части (например, - просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля).

Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.

Текст, как правило, излагаются: от третьего лица единственного числа - "Организация сообщает...", от третьего лица множественного числа -"Педагогический коллектив и ученики школы приглашают...", от первого лица единственного числа - "Прошу...", от первого лица множественного числа - "Просим...".

Начало письма может иметь варианты обращения:

Уважаемый Николай Петрович!

Николай Петрович!

Господин Петров!

Уважаемые господа! (если не известны имена получателей письма)

Уважаемый господин Петров!

Письмо оформляют в двух экземплярах (факс - в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй - направляют в дело.

К тексту письма могут прилагаться документы. В этом случае после текста (через 1,5-2 интервала) пишут слово Приложение (от начального поля, с большой буквы).

Текст приложения пишут столбиком, через 1 интервал. Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами, отделяя друг от друга двумя интервалами.

Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается на предприятии. Виза состоит из следующих элементов: название должности (от поля), личная подпись (от левого поля), расшифровка подписи (инициалы, фамилия - 2-ое положение табулятора или 16 печатных знаков от левого поля), дата (от левого; поля). Элементы визы отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами.

На входящих письмах ставят отметку о поступлении в организацию и резолюцию руководителя.

Отметка о поступлении документа в организацию состоит из следующих элементов: дата поступления документа, порядковый регистрационный номер. Проставляют отметку в правом нижнем углу документа.

Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Если исполнителей документа несколько, их перечисляют. Ответственным за исполнение считается тот, чья фамилия указана первой. Резолюцию пишут между реквизитами "Адресат" и "Текст" или на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Письма подписывают руководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит "Подпись" включает следующие элементы:

Наименование должности лица,

подписавшего документ Подпись И.О.Фамилия

При подписании письма несколькими должностными лицами, подписи располагают друг под другом в соответствии с занимаемой должностью.

 

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1 Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации.

Справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей.

В первой Части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные.

Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.

В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые приходятся сведения, приведенные в документе. Например, "О... за 1 квартал 1997 года".

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.

Образец внешней справки.

Московское объединение Генеральному директоруКнижной торговли "Москнига" объединения "Москнига" МАГАЗИН № 96 Гаврилову В.В. СПРАВКА 09.01.90 № 1 Москва О комплектовании товарных фондов в 1990 году В 1990 году комплектование товарных фондов магазина происходило за счет следующих источников (в тыс. руб.): 1. Книготорговая база "Москнига" - 00000 2. Объединение "Антенна" - 0000 3. Объединение "Книгоэкспорт" - 000000 Директор магазина Подпись А. В. Титова

Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает и главный бухгалтер учреждения.

Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата А4, а внутренние - на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами.

Датой справки является дата ее подписания.

Адресат оформляют как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.

 

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. Их выдают по запросам заинтересованных лиц или учреждений. Это наиболее многочисленная и ежедневно составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

 

Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть текста. Текст начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название организации, куда она представляется.

Перемененные и недостающие данные могут быть вписаны в трафаретную форму справки от руки или на пишущей машинке.

В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: "настоящая справка", "действительно учится". Текст заверяют подписью и печатью.

 

Образец справки.

 

Управление Администрациякнижной торговли Невского района МАГАЗИН № 1 Отдел жилой площади СПРАВКА 26.12.96 № 28 Санкт-Петербург Иванова Татьяна Андреевна работает продавцом с 10 апреля 1992 года по настоящее время. Директор магазина Подпись O.В.Носова

 

Формуляр-образец СПРАВКИ состоит из реквизитов:

-

наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения - для внутренних справок) - автора документа.;

- наименова6ние вида документа - СПРАВКА;

- дата, номер;

- место составления (город);

- заголовок;

- текст;

- адресат;

- отметка о наличии приложений (если есть);

- подпись;

- печать (при необходимости).