Организационные документы, их назначение и основные виды

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, Материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам. К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Формуляр-образец этих документов отличается друг от друга некоторыми реквизитами.

Схема подготовки распорядительных документов:

- всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

- согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);

- обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.

Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказ - это основной распорядительный документ.

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Приказы издают только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

Подготовка проекта приказа включает следующие стадии:

- изучение существа вопроса, знакомство с законодательными актами и другими документами, издававшимися по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем);

- подготовка текста документа;

- согласование текста;

- подписание приказа;

- доведение до сведения исполнителей.

Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц, отдельному должностному лицу.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле). Текст делят на пункты.

Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:

- исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация);

- действие;

- срок.

Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, то пункт о контроле писать не надо.

Дата приказа - это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие - заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают. Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускаются без разрешения подписавшего документ.

К проекту приказа составляют список рассылки, куда входят подразделения, организации, должностные лица, которых касается приказ.

Проект приказа до подписания согласовывают (виза) с руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителями руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом. Виза включает элементы: название должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата.

 

Образец приказа Администрация N-ской областиУправление школ ПРИКАЗ _________ №42г. N-ск О подготовке школ области к новому учебному году В целях своевременной и качественной подготовки школ к новому учебному годуПРИКАЗЫВАЮ: 1. Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ предоставить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.97. 2. Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.08.97. 3. Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до 15.08.97. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии. 4. Создать приемочную комиссию в составе: 5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ Тимофеева С.И. Начальник управления подпись О.И.Леонтьев

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.

Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как "в соответствии", "в связи", "в целях" и т.п.

Формуляр-образец РАСПОРЯЖЕНИЯ состоит из реквизитов:

-

наименование организации - автора документа;

- наименование вида документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ;

- дата, номер (в пределах календарного года);

- место издания;

- заголовок;

- подпись;

- текст;

- гриф согласования;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Распоряжение оформляют на бланках формата А4.

Проект распоряжения должен быть согласован с организациями или должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.

Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте указывают лиц, на которых возлагают контроль за исполнением распоряжения.

Образец распоряжения

Закрытое акционерное общество

«РЕАЛ»

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

15 октября № 163

 

éО запрещении использовать ù

служебные телефоны в личных целях

 

В связи с участившимися случаями использования служебных телефонов для переговоров в личных целя

 

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Запретить использование служебных телефонов для разговоров в личных целях.

2. Руководителям структурных подразделений ознакомить свои трудовые коллективы с приказом под роспись.

3. Контроль за исполнение постоянного приказа возложить на зам директора Иванова. М.Г

 

 

Директор подпись Петров. Е.В.

 

Указание - распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д.).

В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделении, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается с устойчивых формулировок: "Во исполнение...", "В целях...", "В соответствии..."

Распорядительная часть начинается словом "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ". Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строят по схеме:

исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) - действие - срок исполнения;

В последнем пункте указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (указывают должность, инициалы, фамилию). Если контроль за исполнением указания берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт не нужен. Датой указания является дата его подписания. Оформляют указание на бланках формата А4 или листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.

Формуляр-образец УКАЗАНИЯ состоит из реквизитов:

- наименование организации (наименование министерства, ведомства,

- структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - УКАЗАНИЕ;

- дата, номер (в пределах календарного года);

- место издания - город;

- заголовок;

- текст (пишется через 1,5 интервала); - подпись;

- визы или гриф согласования;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

 

Постановление - документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Различают постановления, организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана). Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления, обязательные для исполнения.

Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера ("Предложить", "Рекомендовать"). В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.

Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной части. Подписывает постановление председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.

Постановление печатают на бланках формата А4.

Реквизиты ПОСТАНОВЛЕНИЯ:

- наименование организации - автора документа;

- наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ;

- место издания;

- дата, номер (дату проставляют при подписании);

- заголовок;

- текст;

- подпись;

- гриф (визы) согласования (если нужно);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами.

Решения издают организации (при коллегиальном управлении и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указывают причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издают на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.

Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо) - действие - срок исполнения.

Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста.

Решение оформляется на бланках формата А4.

Формуляр-образец РЕШЕНИЯ состоит из реквизитов:

- наименование организации - автора документа;

- наименование вида документа - РЕШЕНИЕ;

- дата (принятие решения на заседании коллегиального органа), номер;

- место издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись (председателя, секретаря);

- визы согласования (составителя, руководителя подразделения, вносящего проект решения, исполнителей, юрисконсульта, должностных лиц, ответственных за исполнение решения);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Образец протокола

ОАО «РЕАЛ-КОНТРАКТ»

ПРОТОКОЛ

0.9.09.2003 № 21

г. Пенза

 

заседания Совета директоров

 

Председатель: А. Р. Серов

Секретарь: И. В. Розова

Присутствовали: А. В. Громов, И. С. Караев, М. И. Шувалов, М. А. Яров.

 

Повестка дня:

1. Об организации филиала предприятия в г. Дубне

Докладчик А. В. Громов.

2. О….

1.СЛУШАЛИ:

Громов А.В. – краткое изложение содержания выступления.

ВЫСТУПИЛИ:

Караев И. С. – изложение содержания выступления или вопроса

Яров Т. В. – изложение содержания или вопроса.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия до 15.09.1995. (Отв. М. И. Шувалов).

1.2 Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений А. В. Громова до 15.09.1995. (Отв. И. С. Караев).

2.СЛУШАЛИ: …

(пункт 2 оформляется так же, как пункт 1).

 

Председатель подпись А. Р. Серов

Секретарь подпись И. В. Розова

 

Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица.

Реквизиты внутренней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:

- наименование структурного подразделения - автора документа;

- наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

- дата, номер (не обязательно);

- адресат;

- заголовок;

- текст;

- приложение (если есть);

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты внешней ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

- дата, номер;

- место издания; адресат;

- заголовок;

- текст;

- приложение (если есть);

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

ПИСЬМО

 

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различие сведения, уведомлять о событиях.

Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Реквизиты формуляра - образца ПИСЬМА:

- наименование организации (наименование министерства или ведомства) - автора документа;

- справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке);

- дата, номер;

- адресат (кому направляется, однако не более четырех адресатов на одном письме);

- ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса (например, инициативного письма) только на бланке для писем;

- заголовок к тексту (не более 28 знаков в строке; при более длинной строке заглавие делят на строчки (пишут через 1 интервал), имеющие законченный смысл; в конце строчек не ставят, точку и кавычки;

- текст;

- отметка о наличии приложений;

- подпись (указывают наименование должности, проставляют личную подпись и расшифровывают ее);

- печать (если нужно);

- отметка об исполнителе (фамилию и телефон исполнителя проставляют от левого поля, внизу бланка);

- отметка об исполнении документа (Ф. И. О. машинистки, количество экземпляров, если нужно);

- гриф ограничения доступа к документу ("секретно", "конфиденциально" и т.п.).

Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа - письмо - не пишут.

Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное под-разделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.

Реквизит "Адресат" оформляют с 4-го положения табулятора (32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организациям или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже.

Например:

1. Завод "Луч"; "Школа 561"

 

2. Завод "Луч"

Отдел сбыта

 

3. Московский государственный университет

Факультет журналистики

 

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации пишут в именительном падеже, название должности, Ф. И. О. - в дательном.

Например:

1. Завод "Луч"

Начальнику отдела сбыта

Фролову Н.В.

 

2. Завод "Луч"

Отдел сбыта

Начальнику отдела

Фролову Н.В.

 

Если письмо адресовано руководителю предприятия, то после названия должности указывают наименование предприятия.

 

Например:

1. Директору завода "Луч"

Сидорову Н.Г.

 

2. Директору школы 561

Васильевой Н.Г.

В реквизит "Адресат" может входить и почтовый адрес организации.

 

Например:

 

Директору завода "Прогресс"

г-ну Маркову И. М.

 

000000, Москва

ул. Петрова, 18

 

При отправлении письма частному лицу вначале пишут адрес, затем лилию, инициалы (или имя, отчество полностью).

Элементы реквизита "Адресат" отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.

Адресуя письмо нескольким, получателям, адрес основной организации пишут первым, затем указывают другие. Если документ направляют болee чем в четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Письмо может быть адресовано однородным организациям. В этом случае адрес указывают обобщенно:

 

Директорам школ

и техникумов

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме только, если они взаимосвязаны.

Факты, события излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.

Текст письма состоит из вводной и основной частей.

В водной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д. В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, общение, отказ и т.д., Письмо может состоять только из основной части (например, - просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля).

Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.

Текст, как правило, излагаются: от третьего лица единственного числа - "Организация сообщает...", от третьего лица множественного числа -"Педагогический коллектив и ученики школы приглашают...", от первого лица единственного числа - "Прошу...", от первого лица множественного числа - "Просим...".

Начало письма может иметь варианты обращения:

Уважаемый Николай Петрович!

Николай Петрович!

Господин Петров!

Уважаемые господа! (если не известны имена получателей письма)

Уважаемый господин Петров!

Письмо оформляют в двух экземплярах (факс - в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй - направляют в дело.

К тексту письма могут прилагаться документы. В этом случае после текста (через 1,5-2 интервала) пишут слово Приложение (от начального поля, с большой буквы).

Текст приложения пишут столбиком, через 1 интервал. Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами, отделяя друг от друга двумя интервалами.

Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается на предприятии. Виза состоит из следующих элементов: название должности (от поля), личная подпись (от левого поля), расшифровка подписи (инициалы, фамилия - 2-ое положение табулятора или 16 печатных знаков от левого поля), дата (от левого; поля). Элементы визы отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами.

На входящих письмах ставят отметку о поступлении в организацию и резолюцию руководителя.

Отметка о поступлении документа в организацию состоит из следующих элементов: дата поступления документа, порядковый регистрационный номер. Проставляют отметку в правом нижнем углу документа.

Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Если исполнителей документа несколько, их перечисляют. Ответственным за исполнение считается тот, чья фамилия указана первой. Резолюцию пишут между реквизитами "Адресат" и "Текст" или на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Письма подписывают руководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит "Подпись" включает следующие элементы:

Наименование должности лица,

подписавшего документ Подпись И.О.Фамилия

При подписании письма несколькими должностными лицами, подписи располагают друг под другом в соответствии с занимаемой должностью.

 

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1 Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации.

Справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей.

В первой Части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные.

Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.

В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые приходятся сведения, приведенные в документе. Например, "О... за 1 квартал 1997 года".

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.

Образец внешней справки.

Московское объединение Генеральному директоруКнижной торговли "Москнига" объединения "Москнига" МАГАЗИН № 96 Гаврилову В.В. СПРАВКА 09.01.90 № 1 Москва О комплектовании товарных фондов в 1990 году В 1990 году комплектование товарных фондов магазина происходило за счет следующих источников (в тыс. руб.): 1. Книготорговая база "Москнига" - 00000 2. Объединение "Антенна" - 0000 3. Объединение "Книгоэкспорт" - 000000 Директор магазина Подпись А. В. Титова

Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает и главный бухгалтер учреждения.

Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата А4, а внутренние - на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами.

Датой справки является дата ее подписания.

Адресат оформляют как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.

 

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. Их выдают по запросам заинтересованных лиц или учреждений. Это наиболее многочисленная и ежедневно составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

 

Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть текста. Текст начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название организации, куда она представляется.

Перемененные и недостающие данные могут быть вписаны в трафаретную форму справки от руки или на пишущей машинке.

В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: "настоящая справка", "действительно учится". Текст заверяют подписью и печатью.

 

Образец справки.

 

Управление Администрациякнижной торговли Невского района МАГАЗИН № 1 Отдел жилой площади СПРАВКА 26.12.96 № 28 Санкт-Петербург Иванова Татьяна Андреевна работает продавцом с 10 апреля 1992 года по настоящее время. Директор магазина Подпись O.В.Носова

 

Формуляр-образец СПРАВКИ состоит из реквизитов:

-

наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения - для внутренних справок) - автора документа.;

- наименова6ние вида документа - СПРАВКА;

- дата, номер;

- место составления (город);

- заголовок;

- текст;

- адресат;

- отметка о наличии приложений (если есть);

- подпись;

- печать (при необходимости).

Оформление трудовой книжки

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях". Это основной справочный материал для сотрудников, работающих с трудовыми книжками.

Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовые книжки вносят сведения:

- о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- о работе: прием, перевод, увольнение;

- о награждениях и поощрениях;

- об открытиях, на которые выданы дипломы, об изобретениях и рационализаторских предложениях.

Взыскания не вносят в трудовую книжку.

Все записи в трудовую книжку делают после издания приказа, не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Записи соответствуют тексту приказов, должны вестись аккуратно перьевой или шариковой ручкой, черным, синим или фиолетовым цветом.

Фамилию, имя, отчество пишут полностью, на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование удостоверяют соответствующие документы - дипломы, аттестаты, удостоверения.

Запись о незаконченном образовании подтверждают справки учебного заведения, зачетная книжка.

Трудовые книжки ведут только по месту основной работы. Работник организации своей подписью заверяет правильность внесенных сведений и ставит печать.

Номенклатура дел

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в про­цессе деятельности организации;

• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот­ветствии со степенью важности и сроком хранения доку­ментации.

Названиями разделов номенклатуры дел предприятия являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хра­нения и примечания.

Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по Перечню	При­меча­ние
01—02 01—03	Устав фирмы Штатное рас­писание		Пост., ст. 37 Пост., ст.52

 

Графы номенклатуры дел предприятия, его структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного на предприятии цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

12-05, где 12-обозначение структурного подразделения, 05-порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в такой последовательности:

- название вида дела (переписка, документы к заседаниям совета директоров и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);

- наименование предприятия или структурного подразделения;

- краткое содержание документов дела.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный), номера статей по перечню. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до мино­вания надобности» (например, инструктивные письма выше­стоящих организаций, присланные для сведения) или «до заме­ны новыми» (например, положения, инструкции).

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответствен­ным за документационное обеспечение, и согласовывается с ар­хивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если докумен­ты поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, прини­мающий дела данной организации, и только после этого утвер­ждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна со­ставляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в струк­турном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составлять­ся в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два эк­земпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Вто­рой экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а чет­вертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразде­ления для заведения дел.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих опера­ций:

- распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам);

- расположение документов внутри дел в опреде­ленной последовательности;

- оформление обложек дел.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систе­матизация документов в