Назначение и цели создания системы.

Цель - автоматизация деятельности представителя в отеле, то есть снижение нагрузки на специалиста и увеличение скорости его работы.

Основные задачи, подлежащие разработке в ходе выполнения работы, подразумевают учет следующих возможностей:

1) Автоматизация процесса встречи гостей;

2) Автоматизация процесса регистрации гостей;

3) Автоматизация процесса консультации по телефону;

4) Автоматизация процесса организации экскурсий;

5) Автоматизация процесса информирования гостей в случае ЧП.

 

ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ.

Объект автоматизации – турагентство. Система предназначена для турагентства с широкой клиентской базой, а так же имеющей крупные международные связи. В обязанности представителя в отеле входит встреча гостей, регистрация гостей, консультирование по телефону, организация экскурсий, информирование гостей в случае ЧП. Поэтому для упрощения и ускорения выполнения профессиональных обязанностей нужна автоматизация.

 

ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ.

Требования к функциям, выполняемым системой.

Таблица 1 - Бизнес-процесс «Встреча гостей»

Функции	Данные на входе функции	Преобразование данных	Данные на выходе функции
Ответить на вопросы гостей	Вопросы гостей	Ответить на вопрос используя должностные инструкции	Ответы на вопросы гостей
Проинформировать о дальнейших действиях	Информация о дальнейших действиях гостей	Используя план заселения гостей в отель, проинформировать их	Готовая информация о заселении

 

Таблица 2 - Бизнес-процесс «Регистрация гостей»

Функции	Данные на входе функции	Преобразование данных	Данные на выходе функции
Передача документов на стойку регистрации	Получение документов гостей	Передать документы на стойку регистрации	Переданные документы гостей
Обработка документов гостей	Документы гостей	Обработка документов для заселения	Готовые документы гостей для заселения в номер
Расселение гостей по номерам	Информация по заселению гостей	Обработка информации о номерах гостей	Информация о номерах и ключи от номеров гостей

 

Таблица 3 - Бизнес-процесс «Консультирование клиентов»

Функции	Данные на входе функции	Преобразование данных	Данные на выходе функции
Консультирование клиента	Вопросы клиента	Выполнить предусмотренные должностные инструкции	Решение проблемы клиента
Формирование отчета о проблеме	Информация о проблеме	Обработка информации о проблеме и составление отчета	Отчет о проблеме

 

Таблица 4 - Бизнес-процесс «Организация экскурсий»

Функции	Данные на входе функции	Преобразование данных	Данные на выходе функции
Формирование списка гостей	Список гостей	Система составляет фиксированный список гостей	Список гостей
Формирование списка экскурсий	Список экскурсий	Система составляет фиксированный список экскурсий	Список экскурсий
Формирование отчета	Информация о клиентах которые отказались или согласились на экскурсии	Система формирует отчет об экскурсиях	Отчет

Таблица 5 - Бизнес-процесс «Информирование гостей в случае ЧП»

Функции	Данные на входе функции	Преобразование данных	Данные на выходе функции
Формирование списка гостей	Список гостей	Система составляет фиксированный список гостей	Список гостей
Формирование информации о ЧП	Информация о произошедшем ЧП	Система обрабатывает данные о ЧП	Информация о ЧП
Формирование отчета	Информация об проинформированных гостях	Система составляет список гостей которые были проинформированы о ЧП	Отчет о проделанном информировании

 

Требования к численности и квалификации персонала АИС.

К квалификации персонала, эксплуатирующего Систему «Оформление туристического пакета в турагентстве», предъявляются следующие требования:

· Администратор системы - знание методологии проектирования баз данных; знание СУБД; знание языка запросов SQL.

Система реализуется в Web-приложении на персональном компьютере, поэтому требования к организации труда и режима отдыха при работе с системой должны устанавливаться с учетом этого типа вычислительной техники.

 

Требования по сохранности информации.

Должна обеспечиваться сохранность информации при наступлении следующих событий:

· отказ оборудования рабочей станции, в случае хранение данных на серверах АИС;

· отключение питания на сервере баз данных;

· отказ линий связи;

· отказ аппаратуры сервера (процессор, накопители на жестких дисках).

Средствами обеспечения сохранности информации при авариях и сбоях в процессе эксплуатации являются:

· носители информации;

· создание резервной копии базы данных;

· создание резервной копии программного обеспечения.

Для восстановления данных и программного обеспечения из резервной копии должны использоваться средства резервного копирования и архивирования.

АИС должна обеспечивать возможность резервирования всех данных, хранящихся на серверах АИС, а также возможность их восстановления.

Резервное копирование данных должно осуществляться эксплуатационным персоналом ежедневно, автоматически по расписанию. Для сокращения объема копируемых данных процедура копирования может быть инкрементальной (копирование только изменений с предыдущего копирования), но при этом не реже раза в неделю должно производиться и полное копирование.

Должна быть предусмотрена возможность восстановления данных за день сбоя с помощью их повторного ввода или импорта (для данных из внешних систем, получаемых автоматически).

Так же есть требования к защите персональных данных работников:

· Информация о персональных данных Работника.

· Документы на бумажных носителях, содержащие персональные данные Работника.

· Персональные данные, содержащиеся на электронных носителях.

Требования по эргономике и технической эстетике.

Реализация графического многооконного режима. Взаимодействие пользователя с системой осуществляется с помощью ПК.

Интерфейс должен обеспечивать удобную навигацию в диалоге с работником турфирмы, который хорошо знает свою предметную область и не является специалистом в области автоматизации.

 

Требования к видам обеспечения системы.

Требования к информационному обеспечению.

Информационный обмен между подсистемами должен осуществляться через единое информационное пространство и посредством использования стандартизированных протоколов и форматов обмена данными.

Все компоненты подсистем АИС должны функционировать в пределах единого логического пространства, обеспеченного интегрированными средствами серверов данных и серверов приложений.

Программное обеспечение системы должно обеспечивать интеграцию и совместимость на информационном уровне с другими системами. Информационная совместимость должна обеспечиваться на уровне экспорта-импорта XML-документов.

Требования к составу данных и режимам информационного обмена между подсистемами АИС и системами, эксплуатируемыми на объекте автоматизации, определяются в общем регламенте взаимодействия.

Необходимыми условиями, налагаемыми на архитектуру взаимодействия, являются:

· согласованность с разработанными регламентами использования системы;

· использование открытых форматов обмена при организации взаимодействия между подсистемами АИС и системами, эксплуатируемыми на объекте автоматизации.

 

Требования к организационному обеспечению.

Для обеспечения внедрения и эффективной работы с использованием прикладной системы рекомендуется на договорном уровне произвести регламентацию взаимоотношений по следующим позициям:

1. Права Исполнителя:

· получать доступ к информации, предоставляемой прикладными системами АИС;

· посылать предложения для формирования информации, размещаемой в прикладных системах.

2. Обязанности Исполнителя:

· организовать рабочие места и оборудовать их средствами вычислительной техники, периферийным оборудованием, программным обеспечением и средствами связи, обеспечивающими своевременное и достоверное предоставление информации в соответствии с требованиями Заказчика;

· обеспечить ведение журнала учета получаемых предписаний, рекомендации по проведению работ, донесений и другой информации, получаемой от Заказчика;

· организовать профилактические мероприятия и работы c учетом информации, получаемой от прикладных систем Заказчика;

· предоставлять Заказчику информацию о проводимых мероприятиях и выполняемых работах в соответствии с регламентом;

· своевременно информировать Заказчика о ликвидации последствий нештатных ситуаций;

· оперативно устранять недостатки по предписанию Заказчика с отражением факта выполнения работ в журнале учета;

· предоставлять планы мероприятий и работ по запросу Заказчика.

3. Права Заказчика:

· выдавать предписания на выполнение работ в случаях нарушения технологии содержания и невыполнения нормативных требований;

· требовать предоставление планов мероприятий и работ на основании данных прикладных систем;

· контролировать несение дежурств и ведение журнала учета;

· при ежемесячной приемке выполненных работ и услуг, сопоставлять представленные объемы и виды работ с данными, получаемыми от прикладных систем; при существенном расхождении этих данных требовать предоставление обоснований.

4. Обязанности Заказчика:

· формировать и передавать информацию, способствующую эффективной работе Исполнителя с использованием прикладных систем;

· предоставлять данные об осуществлении взаиморасчетов с кредиторами.

· предоставить доступ к необходимой информации;

· обеспечить регулярное обновление информации, размещаемой на сайте.

5. Ответственность сторон:

· исполнитель несет имущественную ответственность (штрафные санкции) за несвоевременное выполнение предписанных обязанностей, в случае если информация от Заказчика была получена своевременно;

· исполнитель обязан предоставлять обосновывающие материалы по факту существенного расхождения объемов отдельных видов работ, объема и видов выполненных работ в целом, представленных при приемке работ, по сравнению данными, получаемыми от прикладных систем АИС.

 

СОСТАВ И СОДЕРЖАНИЕ РАБОТ ПО СОЗДАНИЮ СИСТЕМЫ.

Работы по созданию системы выполняются в три этапа:

1) Проектирование. Разработка эскизного проекта. Разработка технического проекта.

2) Разработка рабочей документации. Адаптация программ.

3) Ввод в действие.

Конкретные сроки выполнения стадий и этапов разработки и создания Системы определяются Планом выполнения работ, являющимся неотъемлемой частью Договора на выполнение работ по настоящему техническому заданию.