Унификация и стандартизация документов

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

В целях эффективного использования средств современных информационных технологий устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также технологических процессов работы с документами.

Для сокращения количества применяемых форм документов организация (предприятие, фирма) разрабатывает унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами, и расположенных в определенном порядке на носителе инфор-мации. Работы по унификации документации включают в себя:

· установление номенклатуры действующих форм;

· построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца;

· разработку структур документов;

· создание общих синтаксических правил построения документа;

· определение методов контроля информации документа.

УФД должны быть гармонизированы с требованиями международных и межгосударственных документов, устанавливающих структуру и состав реквизитов форм.

УФД на бумажном носителе рекомендуется проектировать на основе формуляра-образца, который используется в качестве шаблона при подготовке документов средствами вычислительной техники. Необходимость разработки формуляра-образца определяется разработчиком УСД.

Контрольные вопросы к теме №1:

1. Что такое делопроизводство?

2. Назовите функции, которые исполняют документы.

3. Назовите основные проблемы, определяющие качество документационного обслуживания.

4. Назовите сопряженные отрасли науки, также изучающие вопросы документооборота.

5. Укажите основные типовые документируемые операции.

6. Чем регулируется технология делопроизводства?

7. Назовите главные требования к регистрации документов.

8. В чем состоит главная цель делопроизводственного контроля?

9. По каким признакам можно классифицировать документы?

10. Назовите две основные группы документов.

11. Что такое стандартизация документов?

12. Что включает в себя работа по унификации документов?

13. Что делается для эффективного использования современных технологий в делопроизводстве?

 

ТЕМА 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Лекция 3. Требования нормативно-правовой базы

Основные понятия:

юридическое основание возникновения документов; подготовка документа; ответственность составителя документа; юридическая сила документов; бланки документов; реквизиты документа; номенклатура реквизитов документов; трафаретная часть текста; стандартные положения табулятора; заголовочная часть формуляра-образца; содержательная часть формуляра-образца; оформляющая часть формуляра-образца; обязательные реквизиты; дополнительные реквизиты; код организации по классификатору предприятий и организаций (КПО); код документа по классификатору управленческой документации (КУД); название вида документа; гриф ограничения доступа к документу; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования; визы; печать; фамилия исполнителя и номер его телефона; отметка о заверении копии; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о переносе данных на машинный носитель; отметка о поступлении; внутреннее согласование; внешнее согласование .

 

Основные правила подготовки и оформления документов устанавливаются действующим законодательством, нормативными документами, "Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь", другими нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (например, "Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38-95 ''Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"), "Правилами подготовки, принятия, учета и систематизации нормативных актов министерств, госкомитетов и ведомств", другими нормативно-методическими документами Министерства юстиции, уставами и положениями министерств, госкомитетов, ведомств, учреждений, организаций и предприятий. Эти документы имеют своей целью совершенствование документационного обеспечения управления и повышение его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, а также технологии работы с ними.

Основные положения "Примерной инструкции" распространяются на организационно-распорядительную документацию. На организационно-распорядительные документы с грифами "Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно" и другие документы ограниченного доступа; письма, заявления и жалобы граждан, а также на документы, не относящиеся к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), действие "Примерной инструкции" распространяется в части, касающейся общего порядка работы с документами и подготовки их к сдаче в архив. Особенности оформления и обработки указанных документов регламентируются специальными инструкциями.

Организации ведут делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих "Примерной инструкции".

Положения инструкций распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники – машиночитаемые и другие, независимо от их носителей.

Юридическим основанием возникновения распорядительных документов в деятельности организаций (учреждений, предприятий, фирм) являются:

· законы Республики Беларусь;

· указы и распоряжения Президента Республики Беларусь;

· постановления парламента Республики Беларусь;

· указы и постановления руководящих органов парламента Республики Беларусь;

· постановления, распоряжения правительства Республики Беларусь;

· поручения вышестоящих органов;

· осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;

· необходимость правового регулирования работы аппарата управления.

Согласно действующему законодательству министерства, государственные комитеты и другие центральные органы управления, учреждения, организации, предприятия наделены правом издавать только те распорядительные документы, которые предусмотрены действующим законодательством и соответствующими положениями и уставами.

Коллегиальные органы министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления издают решения коллегий, вводимые в действие приказом и другими распорядительными документами.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование).

Составитель документа отвечает за правильность его содержания, оформления, своевременность подготовки. На службу ДОУ возлагается проверка правильности оформления документов.

Право издания документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств связи, вычислительной и организационной техники.

Юридическая сила документов определяется следующими факторами:

· наличием соответствующих законодательных и подзаконных актов, распорядительных документов высших органов государственной власти по данному вопросу;

· соответствием оформления документа действующим нормативным и нормативно-методическим документам;

· заверением подлинности документа подписью должностного лица, имеющего на это полномочия;

· заверением подлинности подписи печатью организации, учреждения, предприятия или фирмы.

 

Лекция 4. Порядок разработки бланков и оформления документов

Требования к бланкам документов

Бланки организационно-распорядительных документов должны разрабатываться на бумаге форматов А4 и А5. Применение бланка того или иного формата в каждом конкретном случае определяется объемом текста подготавливаемого документа. Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять-семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т.д.).

Каждая организация разрабатывает и применяет два основных вида бланков: для писем и общий бланк (для приказов, распоряжений, протоколов, актов и др.). При необходимости в организациях с большим объемом документооборота (министерствах, государственных комитетах и т.д.) могут быть введены бланки структурных подразделений.

Ниже приведены образцы общего бланка и бланка письма (с угловым и продольным расположением реквизитов).

 

Наименование ведомства,

учреждения, организации

Наименование вида документа

Дата №____

Место составления (издания)

 

Образец общего бланка с угловым расположением реквизитов

 

Наименование ведомства, учреждения, организации

Наименование вида документа

Дата №_____

Место составления (издания)

 

Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов

 

Герб республики Назва ведамства, установы, арганізацыі, прадпрыемства Даведачныя дадзеныя бланка Название ведомства, учреждения, организации, предприятия Справочные данные бланка Дата №______ На №______ от

Адресат

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

 

Назва ведамства, установы, арганізацыі, прадпрыемства Даведачныя дадзеныя бланка Дата №_____ На №_______ ад

Герб республики

Наименование ведомства, учреждения, организации, предприятия Справочные данные бланка   Адресат

Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов

Разработку бланков следует начинать с определения перечня реквизитов, которые должны быть напечатаны на бланке, что необходимо проводить отдельно по каждому виду документов. При изготовлении бланков конкретных видов документов, на них печатаются реквизиты соответствующие только данному виду документов. Применение бланков конкретных видов документов рекомендуется в случаях, когда этих бланков в организациях создается белее 200 в год.

Допускается использование должностных бланков. Решение об изготовлении и применении должностного бланка принимается самими организациями (министерствами, государственными комитетами и т.д.).

Бланки документов массового применения, содержащие типовую информацию, как правило, должны иметь трафаретные части текста, которые при оформлении документа дополняются переменной информацией. В целях обеспечения удобства внесения машинописного текста в документы с трафаретным текстом основания смежных строк трафаретного текста должны располагаться друг от друга на расстоянии кратном или равном межстрочному интервалу пишущих машин.

С этой же целью допускается печатать текст машинописным способом в указанные документы со смещением ±0,5 мм по вертикали.

Организации, в которых общее количество исходящих документов составляет менее 200 в год, могут пользоваться при оформлении документов резиновым штемпелем. Состав и расположение реквизитов в штемпеле должны соответствовать требованиям СТБ 6.38-95.

Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее тиражирование документов.

Для облегчения работы с документами рекомендуется на бланках формата А4 наносить отметки для пробивки отверстий дыроколами. Эти отметки располагаются симметрично к оси листа на левом поле бланка, расстояние между центрами отверстий 80±0,5 мм., диаметр отверстий – 6±0,5 мм и расстояние от центра отверстия до ближайшего края листа 12±1,0 мм.

На бланке документа проставляется предупредительный знак, являющийся знаком внимания для машинистки и свидетельствующий, что до границы нижнего поля бланка осталось 5 машинописных строк. Предупредительный знак располагается на левом поле бланка на расстоянии 60 мм от нижней границы листа и наносится только на бланки формата А4.

Для облегчения складывания документа перед помещением его в конверт на бланке письма допускается наносить отметки для фальцовки в виде линий по коротким сторонам листа на 105 мм от любого края, по длинным сторонам листа на 148,5 мм от любого края.

Бланки типовых документов массового применения, как правило, должны иметь трафаретные части текста с постоянной информацией, которые при оформлении документа дополняются переменной информацией.

При печатании документов используются восемь стандартных положений табулятора:

0. от границы левого поля для печатания реквизитов "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметки о наличии приложения", "фамилия исполнителя и номер его телефона", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "подпись" и "гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ";

1. после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2. после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3. после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4. после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";

5. после 40 печатных знаков для реквизитов "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";

6. после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись";

7. после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал.

Для изготовления бланков учреждений типографским способом необходимо составить макет (чертеж) бланка, который строится на основе конструкционной сетки. Чертеж следует выполнять тушью в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в ГОСТ 6.38–90, и он должен точно представлять будущий бланк документа. На чертеже должны быть проставлены: формат бланка, размеры полей, площади каждого реквизита. К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги, цвет типографской краски, название шрифта и размеры кеглей (для набора реквизитов), перечень реквизитов, исполняемых типографским способом.

При изготовлении бланков следует применять типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля литературной, обыкновенной, газетной гарнитуры. Допустимо выделять наименование учреждения рисованным шрифтом от 6 до 24 кегля.

Следует учитывать, что в пределах одного бланка применяемые шрифты не должны значительно различаться по размерам. Допускается применять шрифты других гарнитур, при этом необходимо соблюдать следующие условия:

· умеренный контраст между основными и соединительными линиями литер;

· вертикальное начертание литер;

· соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и машинописного текста.

На бланках документов должны быть предусмотрены поля: левое–20 мм, верхнее–не менее 10 мм, правое и нижнее – не менее 8 мм.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые будет вноситься машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов печатают на бланке в виде уголков или других обозначений. Кроме того, допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

Рукопись документа пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, красными и зелеными чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, ссылки, исправления Рукописный документ должен содержать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.

При передаче рукописи в печать или на ввод в компьютер составитель указывает необходимое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок исполнения, дату сдачи в печать и подпись, могут быть указаны дополнительные требования к оформлению документа (например, шрифты, качество бумаги и пр.). Это может быть оформлено в виде отдельного сопроводительного документа.

Документы печатаются на одной стороне листа, на двух сторонах допускается печатать только документы со сроком хранения до трех лет.

Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным знакам, максимальное количество печатных строк для формата А4 – 41. Для документов, подготовленных на средствах вычислительной и организационной техники, максимальная длина строки и максимальное количество строк определяется параметрами используемого шрифта при сохранении стандартных полей.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля.

Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без сокращения ''стр." и без знаков типа "30", "28" Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15мм. Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы, первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.

Оформление реквизитов документов